Microsoft Outlook में त्वरित चरणों के लिए एक गाइड

आउटलुक में क्विक स्टेप्स फीचर शामिल है जो आपको एक क्लिक पर एक संदेश में कई क्रियाओं को लागू करने देता है। आउटलुक में कई डिफॉल्ट क्विक स्टेप्स शामिल हैं, लेकिन आप भी अपना खुद का बना सकते हैं (और जरूरत न होने पर डिफॉल्ट लोगों को हटा सकते हैं)। यदि आप नियमित रूप से एक ही कार्य करते हैं, तो एक त्वरित चरण बनाना और इसे हॉटकी असाइन करना आपको बहुत समय बचा सकता है। यहां बताया गया है कि वे कैसे काम करते हैं.

डिफ़ॉल्ट क्विकस्टेप्स

आप Outlook के "होम" टैब पर त्वरित चरण पा सकते हैं। जब आप पहली बार शुरू करते हैं, तो आपको वहां डिफ़ॉल्ट त्वरित चरण दिखाई देंगे। आप किसी चयनित संदेश में सम्मिलित कार्यों को लागू करने के लिए उनमें से किसी पर भी क्लिक कर सकते हैं.

डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों में शामिल हैं:

1. करने के लिए कदम ?: आपके लिए एक विंडो खोलता है जिसमें आप उस फ़ोल्डर का चयन करना चाहते हैं जिसमें आप संदेश को स्थानांतरित करना चाहते हैं.
2. प्रबंधक को: वर्तमान में चयनित संदेश की एक अग्रेषित प्रति आपके प्रबंधक के पते के साथ बनाता है.
3. टीम ईमेल: आपकी टीम के सदस्यों को संबोधित एक रिक्त संदेश बनाता है। (यदि आपका ईमेल आपके नियोक्ता द्वारा प्रबंधित किया जाता है, तो आपके एक्सचेंज व्यवस्थापक ने आपके मेलबॉक्स को कैसे कॉन्फ़िगर किया है, इस पर निर्भर करते हुए, आउटलुक को पहले से ही पता चल सकता है कि आपके प्रबंधक और टीम के सदस्य कौन हैं। यदि नहीं, तो आपको पहली बार इनका उपयोग करने पर भरना होगा। त्वरित कदम।)
4. किया हुआ: संदेश को पढ़ने और पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है, और फिर उसे एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में भेजता है। पहली बार जब आप इसका उपयोग करते हैं, तो आपने फ़ोल्डर निर्दिष्ट किया होगा, लेकिन तब से आउटलुक आपकी पसंद को याद रखेगा और हर बार जब आप क्विक स्टेप का उपयोग करते हैं, तो उस फ़ोल्डर में भेजें.
5. फिर से खेलना और हटाना: वर्तमान में चयनित संदेश का उत्तर खोलता है और फिर उत्तर भेजने के बाद वर्तमान में चयनित संदेश को हटा देता है.

Outlook केवल त्वरित चरण प्रदर्शित करता है जो उपलब्ध हैं। यदि आपको कोई संदेश चयनित नहीं मिला है, उदाहरण के लिए, तो केवल "टीम ईमेल" त्वरित चरण दिखाया गया है क्योंकि अन्य चूक किसी मौजूदा संदेश पर काम करती हैं.

क्विक स्टेप कैसे बनाएं

एक नया त्वरित चरण जोड़ने के लिए, त्वरित चरण बॉक्स में "नया बनाएँ" विकल्प पर क्लिक करें.

यह एक नई विंडो खोलता है जहां आप अपने त्वरित कदम का नाम दे सकते हैं और उन कार्यों को चुन सकते हैं जिन्हें आप प्रदर्शन करना चाहते हैं.

जब आप "एक्शन चुनें" ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करते हैं, तो आपको संभावित कार्यों की एक सूची मिलती है, जिनमें से प्रत्येक आपको चयन करने के लिए अतिरिक्त विकल्प दे सकता है।.

हम दो कार्यों को जोड़ने जा रहे हैं: एक संदेश को फ़ोल्डर में ले जाने के लिए और एक इसे पढ़ने के लिए चिह्नित करने के लिए.

"फ़ोल्डर में ले जाएँ" कार्रवाई का चयन करें और उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप संदेश स्थानांतरित करना चाहते हैं.

इसके बाद, दूसरी क्रिया जोड़ने के लिए "Add Action" पर क्लिक करें.

ड्रॉप-डाउन मेनू से "मार्क के रूप में पढ़ें" का चयन करें.

वैकल्पिक रूप से, आप बिल्ट-इन शॉर्टकट कुंजियों में से एक चुन सकते हैं और जब आप अपने पॉइंटर के साथ क्विक स्टेप पर होवर करते हैं, तब प्रदर्शित होने के लिए कुछ टेक्स्ट जोड़ सकते हैं (क्विक स्टेप में आपकी कार्रवाई को याद दिलाने वाला एक संक्षिप्त विवरण सहायक है).

"समाप्त करें" पर क्लिक करें और आपका नया क्विक स्टेप आउटलुक में क्विक स्टेप्स बॉक्स में दिखाई देगा। यदि आप क्विक स्टेप पर मंडराते हैं, तो आपके द्वारा चुनी गई शॉर्टकट कुंजी और आपके द्वारा दर्ज किया गया कोई टूलटिप टेक्स्ट दिखाई देगा.

अब आपको बस अपने संदेशों का चयन करना है और अपने कार्यों को लागू करने के लिए नए QuickStep (या शॉर्टकट कुंजी कॉम्बो पर क्लिक करें) पर क्लिक करना है.

क्विकस्टेप को कैसे संपादित या डिलीट करें

यदि आप क्विक स्टेप को एडिट या डिलीट करना चाहते हैं, तो रिबन पर क्विक स्टेप्स ग्रुप के निचले दाईं ओर छोटे तीर पर क्लिक करें.

यह "त्वरित कदम प्रबंधित करें" विंडो खोलता है.

यहां आपको संपादित करने, डुप्लिकेट करने का विकल्प मिला है (जो चयनित क्विक स्टेप की एक सटीक कॉपी बनाता है यदि आप एक समान चाहते हैं लेकिन थोड़े बदलाव के साथ), या एक त्वरित चरण हटाएं.

आप उस क्रम को भी बदल सकते हैं जिसमें आपके त्वरित चरण रिबन पर दिखाई देते हैं या एक नया त्वरित चरण बनाते हैं.

अंत में, "डिफ़ॉल्ट पर रीसेट करें" का विकल्प है।

"रीसेट टू डिफॉल्ट्स" विकल्प का चयन करने से आपके द्वारा बनाए गए किसी भी त्वरित चरण को हटा दिया जाता है और आपके द्वारा हटाए गए किसी भी त्वरित त्वरित चरण को पुन: बनाता है। यह आपके द्वारा डिफ़ॉल्ट त्वरित चरणों में किए गए किसी भी परिवर्तन को भी हटा देता है। क्योंकि आप इस क्रिया को पूर्ववत नहीं कर सकते, इसलिए आपको एक चेतावनी दिखाई जाएगी। रीसेट होने के लिए "हां" पर क्लिक करें.

आप रिबन में क्विक स्टेप पर राइट-क्लिक करके "क्विक स्टेप्स" विंडो को अलग-अलग क्विक स्टेप क्रियाओं के लिए बायपास कर सकते हैं। यह एक संदर्भ मेनू लाता है जहां आप त्वरित चरण को संपादित, डुप्लिकेट या हटा सकते हैं.

और यह त्वरित कदम है। हम उन सभी संभावित क्रियाओं से नहीं गुजरे हैं जिन्हें आप एक त्वरित चरण में जोड़ सकते हैं क्योंकि उनमें से कई टन हैं और यह एक बहुत सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस है जब आप जानते हैं कि यह कैसे काम करता है। यदि आप अपने आउटलुक अनुभव को अधिक कुशल और कम समय लेने वाला बनाना चाहते हैं, तो क्विक स्टेप्स शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है.