शुरुआत 2013 में आउटलुक में कैसे बनाए रखें, पुरालेख और अपने डेटा का बैकअप लें

आज, हम "बोरिंग" आउटलुक सामान को कवर कर रहे हैं। रखरखाव और सुरक्षा, जैसा कि आपके Outlook 2013 डेटा फ़ाइल को बनाए रखने और सुरक्षित करने में, आपके सभी महत्वपूर्ण डेटा से भरा - बैक अप करके और इसे संग्रहीत करके.

इस तक, यदि आप आउटलुक की रचना और भेजने के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, और आपने अपने एड्रेस बुक में अपने जी-मेल कॉन्टैक्ट्स को आयात करने के लिए समय लिया है, या तथ्य यह है कि आप आउटलुक का उपयोग भी कर रहे हैं पता पुस्तिका, इसका मतलब है कि आपके पास बहुत सारे डेटा हैं जिनकी सुरक्षा की आवश्यकता है.

इसी तरह, आपने शायद बहुत समय बिताया है और अपने कैलेंडर बनाते हुए काम करते हैं, कार्यों और टूडू सूचियों को जोड़ते हैं, और शायद आपके पास नोट्स का एक गुच्छा भी है जिसे आप सहेजना चाहते हैं।.

यह सब उबलता है यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कम से कम कभी-कभी अपनी डेटा फ़ाइल का बैक अप लें क्योंकि हम में से कोई भी अटैच कर सकता है, यह आपके सभी डेटा को खोने के लिए बहुत निराशाजनक और निराशाजनक है और शुरू करना है.

मेल कंट्रोल पैनल

शुरू करने के लिए, आइए विंडोज में मेल कंट्रोल पैनल पर एक त्वरित नज़र डालें.

जैसा कि छवि से पता चलता है, आपके पास अपने आउटलुक सेटअप के तीन प्रमुख क्षेत्रों तक पहुंच है। "ई-मेल खाते ..." या "डेटा फ़ाइलें ..." बटन पर क्लिक करने पर कहा गया कि बटन एक ही विंडो खोलेंगे, उनके संबंधित टैब पर.

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, हम ई-मेल टैब देखते हैं, जो आपको अपने ई-मेल खाते (ओं) पर कार्रवाई करने देगा जैसे कि उन्हें सुधारना या बदलना। आप यह भी देख सकते हैं कि प्रत्येक खाते के लिए डेटा कहाँ संग्रहीत है.

यदि आप इन डेटा फ़ाइलों को सीधे प्रभावित करना चाहते हैं, तो आपको "डेटा फ़ाइलें" टैब पर क्लिक करना होगा। कुछ आसान चीजें हैं जो आप यहां कर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, आप "ओपन फाइल लोकेशन" बटन पर क्लिक करके देख सकते हैं कि आपकी डेटा फाइलें कहाँ स्थित हैं। यह आसान है, क्योंकि आप जानना चाहेंगे कि वे मामले में आपको कभी स्कैन करने और मरम्मत करने की आवश्यकता है (अगले भाग में चर्चा की गई है).

एक और बढ़िया सुविधा है जिसका उपयोग आप खाता सेटिंग विंडो से कर सकते हैं। यदि आपकी डेटा फ़ाइल बड़ी हो गई है और डिस्क स्थान पर टन ले जा रही है (कुछ लोग पुराने ई-मेल के गीगाबाइट पर गीगाबाइट एकत्र करते हैं), तो आप इसे संपीड़ित कर सकते हैं.

डेटा फ़ाइल टैब पर "सेटिंग" बटन पर क्लिक करें और फिर अपनी आउटलुक डेटा फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए "कॉम्पैक्ट नाउ" पर क्लिक करें.

मेल कंट्रोल पैनल आपकी डेटा फ़ाइलों और प्रोफाइल को बनाए रखने के लिए एक विश्वसनीय तरीका है, लेकिन यह एकमात्र तरीका नहीं है, और आउटलुक एप्लिकेशन आपको अपने मेलबॉक्सेज़ को भी प्रशासित करने देगा। आपके डेटा फ़ाइलों की मरम्मत करने के तरीके को प्रदर्शित करने के बाद हम आपको ये नियंत्रण दिखाएंगे.

पीएसटी रखरखाव उपकरण चल रहा है

यदि आपने अब तक ध्यान नहीं दिया है, तो आउटलुक डेटा को .PST या .OST फ़ाइल में संग्रहित किया जाता है, और अधिकांश समय, इसमें कुछ भी गलत नहीं होता है.

दुर्भाग्य से, कभी-कभी आपका डेटा दूषित हो जाता है, जो यह कहते हुए नहीं है कि यह खराब है या वसूली से परे निराशाजनक है, आपको बस शामिल इनबॉक्स मरम्मत उपकरण चलाने की आवश्यकता है। इनबॉक्स मरम्मत उपकरण या "स्कैनपीएसटी" आपके भ्रष्ट फ़ोल्डर का बैकअप बनाते समय किसी भी त्रुटि को मान्य और सही करने के लिए आपकी व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल को स्कैन और मरम्मत करेगा, बस पुनर्प्राप्ति के दौरान कुछ गलत हो जाता है।.

ScanPST टूल आपके Outlook के इंस्टॉल फ़ोल्डर में पाया जा सकता है, आमतौर पर C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15। जब आप इसका पता लगा लें, तो इसे शुरू करने के लिए ScanPST उपयोगिता पर डबल-क्लिक करें.

पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह यह है कि आपके .PST या .OST फ़ाइल कहाँ स्थित हैं। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि वे हमारे कंप्यूटर पर कहाँ स्थित हैं। हम एक को चुनते हैं और "ओपन" पर क्लिक करते हैं।

यदि ScanPST टूल को कोई त्रुटि मिलती है, तो यह आपको सूचित करेगा और मरम्मत करने की पेशकश करेगा। कहा मरम्मत शुरू करने के लिए aptly- शीर्षक वाले बटन पर क्लिक करें.

एक बार समाप्त होने के बाद, स्कैनपीएसटी टूल आपको यह बता देगा कि आपकी आउटलुक फ़ाइल सफलतापूर्वक मरम्मत कर दी गई है.

आप उपकरण को बंद कर सकते हैं या आवश्यकतानुसार किसी अन्य डेटा फ़ाइलों पर प्रक्रिया को दोहरा सकते हैं.

अपने डेटा को स्वचालित रूप से संग्रहित करना

आइए कुछ महत्वपूर्ण जानकारी के साथ चीजों को हवा दें कि कैसे सबसे अच्छा संग्रह करें और अपने डेटा का बैकअप लें। पहली बात जिस पर हम चर्चा करना चाहते हैं, वह आपके ऑटोरिचिव विकल्प हैं। शुरू करने के लिए, रिबन पर "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें ताकि आपको निम्न स्क्रीन दिखाई दे.

तुरंत ध्यान दें, आप खाता बटन के ऊपर स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके आप (यदि लागू हो) में शामिल होना चाहते हैं, कौन सा खाता चुन सकते हैं.

चलो "सफाई उपकरण" बटन पर क्लिक करें और फिर विकल्पों में से "मेलबॉक्स सफाई" चुनें। नीचे विकल्प हैं जो आप देखेंगे। यहां सब कुछ आपके इनबॉक्स से वसा को ट्रिम करने और पुराने संदेशों को संग्रहीत करने के लिए समर्पित है.

“AutoArchive” बटन पर क्लिक करने का अर्थ है कि आउटलुक किसी भी मेल फ़ोल्डर को ऑटोकार्इवर करेगा जो इस तरह से कॉन्फ़िगर किया गया है। अपने ऑटोकरेक्टिव विकल्पों को सेट करने के लिए, आपको एक मेल फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करना होगा और "AutoArchive" टैब का चयन करना होगा।.

यहाँ हम एक विशिष्ट मेल फ़ोल्डर गुण विंडो देखते हैं। AutoArchive टैब आपको समायोजित करेगा कि फ़ोल्डर को ऑटोकार्ट कैसे किया जाता है। ध्यान दें, इस स्क्रीनशॉट में, हमारे पास स्वयं की अनुसूची और कार्यों के अनुसार AutoArchive में कॉन्फ़िगर किया गया फ़ोल्डर है.

आप आउटलुक के समग्र डिफ़ॉल्ट ऑटोकैरिव सेटिंग के अनुसार फोल्डर को ऑटोकार्इव को भी असाइन कर सकते हैं। यदि आप फ़ोल्डर को डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पर सेट करते हैं, और फिर "डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स ..." पर क्लिक करें, तो आपको निम्नलिखित संवाद दिखाई देगा (क्योंकि वे "डिफ़ॉल्ट" हैं, जो भी आप यहां सेट करते हैं, वह डिफ़ॉल्ट ऑटोकारक को कॉन्फ़िगर किए गए प्रत्येक फ़ोल्डर पर लागू होगा).

मत भूलो, आप विकल्प खोलकर और "उन्नत" शीर्षक पर क्लिक करके भी इन सेटिंग्स को पा सकते हैं.

अपने डेटा को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करने के लिए अब आगे बढ़ते हैं.

मैन्युअल रूप से अपने डेटा संग्रह

बस, यदि आप स्वप्रेरक का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, या आप अपनी स्वयं की संग्रह प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना चाहते हैं, तो खाता जानकारी स्क्रीन पर पाए गए क्लीनअप टूल पर वापस जाएँ, और निम्नलिखित संवाद को खोलने के लिए "संग्रह" पर क्लिक करें।.

काफी आसान है, आप बस उस फ़ोल्डर को चुनना चाहते हैं जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं, अपने संग्रह आइटमों के लिए तिथि चुनें, और फिर एक फ़ोल्डर चुनें जहां आप अपने संग्रह को सहेजना चाहते हैं। बस, हो गया!

बैकअप लें और अपनी आउटलुक डेटा फ़ाइल को पुनर्स्थापित करें

आपकी आउटलुक डेटा फ़ाइल (बैक) का बैकअप लेना उतना ही आसान है जितना कि आपकी .OST या .PST फ़ाइलों को किसी अन्य हार्ड ड्राइव, क्लाउड सर्वर, थंब ड्राइव या किसी अन्य स्टोरेज माध्यम पर भेजना। आपको याद है कि आपको अपनी डेटा फ़ाइलों का पता कैसे लगाना है?

मेल कंट्रोल पैनल खोलें और "डेटा फाइल्स" बटन पर क्लिक करें। "फ़ाइल स्थान खोलें ..." पर क्लिक करें और फिर आप अपनी डेटा फ़ाइलों का बैकअप ले सकते हैं.

साइड नोट पर, आप स्थायी रूप से अपनी डेटा फ़ाइलों को क्लाउड स्थान पर स्थानांतरित कर सकते हैं, जैसे कि OneDrive या ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर, इस प्रकार आपके आउटलुक डेटा को हमेशा तकनीकी रूप से समर्थित करने का आश्वासन दिया जाता है।.

अपनी बैक-अप डेटा फ़ाइल को पुनर्स्थापित करने के लिए, हम फ़ाइल टैब पर वापस जाएँ और "Outlook डेटा फ़ाइल खोलें" का चयन करें।

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, फ़ाइल एक्सप्लोरर स्वचालित रूप से हमारे अभिलेखागार में खुलता है, लेकिन आप स्पष्ट रूप से जहां भी आपकी डेटा फाइलें स्थित हैं, वहां ब्राउज़ कर सकते हैं.

अपनी इच्छित फ़ाइल का चयन करें, और "खोलें" पर क्लिक करें ताकि आप फ़ाइल में सहेजे गए डेटा तक पहुंच सकें। एक बार बहाल होने के बाद, आप सामान्य रूप से आइटम ब्राउज़ और देख पाएंगे.

यदि आपको अपनी समर्थित डेटा फ़ाइल तक पहुँचने की आवश्यकता नहीं है, तो आप शीर्ष-सबसे फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और बंद विकल्प का चयन कर सकते हैं.

डेटा फ़ाइलों का बैकअप लेना और उन्हें पुनर्स्थापित करना काफी हद तक एक मैन्युअल गतिविधि है, लेकिन यदि आप अपने फोल्डर को ऑटोकार्इव में अक्सर सेट करते हैं, और वे क्लाउड फ़ोल्डर जैसे स्थान पर संग्रहीत हो जाते हैं, तो आपके पास वहां सुरक्षा के कुछ तरीके हैं।.

हालांकि, यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप किसी भी डेटा को खोना नहीं है, अपनी डेटा फ़ाइलों को नियमित रूप से थोक में वापस करना है। कुछ भी आप जोड़ना चाहते हैं? कृपया हमें अपने चर्चा मंच में बताएं। हमेशा की तरह, हम आपकी प्रतिक्रिया के लिए तत्पर हैं.