Outlook में नोट्स फ़ीचर का उपयोग करने के लिए शुरुआती मार्गदर्शिका

किसी दिए गए दिन में आपको प्राप्त होने वाली ईमेल की मात्रा के साथ, उन सभी को सीधे रखना कठिन है, चाहे आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित क्यों न करें। आज हम आपको बताते हैं कि बेहतर व्यवस्थित होने में मदद करने के लिए नोट्स फीचर का उपयोग कैसे करें.

आउटलुक में सुविधाओं में से एक है जिसके बारे में ज्यादा बात नहीं की गई है और शायद इसे नोट किया गया है। Outlook में नोट्स का उपयोग करने से आपको महत्वपूर्ण विचारों को याद रखने और अपने काम को व्यवस्थित करने में मदद मिल सकती है। यहां हम आउटलुक 2010 में नोट्स का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन यह सुविधा कार्यालय 2002 और इसके बाद के संस्करण में उपलब्ध है.

Outlook 2010 में नोट्स का उपयोग करना

Outlook 2010 में नोट्स सुविधा तक पहुँचने के लिए नेविगेशन फलक में नोट्स बटन पर क्लिक करें.

कम या ज्यादा आइटम दिखाने के लिए आप ऐरो बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं। इस तरह से आप नोटों को आसान पहुंच के लिए एक बड़े बटन के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं यदि आप इसे बहुत अधिक उपयोग करते हैं.

नोट्स फीचर खुलता है और नया नोट क्लिक बनाने के लिए नया नोट रिबन से.

आपके द्वारा अपना नोट बनाने के बाद बस उसके बाहर हो जाना और यह स्वचालित रूप से आपकी सूची में सहेज देगा.

करंट व्यू में होम टैब के तहत, आप अपने नोट्स के व्यू ऑप्शन को बदल सकते हैं। यहां हमने इसे सेट कर दिया है नोट्स सूची इसलिए हम आसानी से नोट की सामग्री और अन्य विस्तृत जानकारी देख सकते हैं.

यदि आपके पास उन्हें आइकन के रूप में प्रदर्शित किया जाता है, तो आप माउस को नोट पर देख सकते हैं और उसकी सामग्री का पूर्वावलोकन देख सकते हैं.

आप अपने नोट्स को वर्णानुक्रम में Icon View में भी सॉर्ट कर सकते हैं। विंडो में एक खाली क्षेत्र पर राइट क्लिक करें और संदर्भ मेनू से क्रमबद्ध करें चुनें.

क्रमबद्ध स्क्रीन में चुनें विषय द्वारा आइटम सॉर्ट करें और यदि आप इसे आरोही या अवरोही होना चाहते हैं और ठीक पर क्लिक करें.

तुम वहाँ जाओ! आपके नोट्स तब वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध होते हैं। आप उन्हें कलर, कॉन्टैक्ट, आइकन… आदि द्वारा भी सॉर्ट कर सकते हैं.

यदि आपके पास विंडोज 7 में कुछ नोट खुले हैं, तो आप आसानी से उन्हें टास्कबार से एक्सेस कर सकते हैं, साथ ही आपके पास आउटलुक में खुला सब कुछ हो सकता है।.

त्वरित पहुँच टूलबार में नया नोट बटन जोड़ें

यदि आप पाते हैं कि आप नोट्स सुविधा का उपयोग कर रहे हैं, तो आप इसे क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ना चाह सकते हैं। इसे जोड़ने के लिए, ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें और चुनें अधिक कमांड.

आउटलुक विकल्प खुलेंगे… कमांड मेनू को ड्रॉपडाउन करें और चुनें सभी कमांड.

फिर नीचे स्क्रॉल करें और नया नोट हाइलाइट करें और ऐड बटन पर क्लिक करें.

आपको इसे कस्टमाइज़ क्विक एक्सेस टूलबार सेक्शन के तहत देखना चाहिए, Outlook विकल्प से बाहर जाने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

अब आपको क्विक एक्सेस टूलबार में नया नोट आइकन दिखाई देगा.

इसे क्लिक करें और आप नोट्स अनुभाग में जाए बिना अपने इनबॉक्स को देखते हुए एक नया नोट बना पाएंगे.

ईमेल नोट्स

आउटलुक में नोट्स के साथ एक और साफ-सुथरी सुविधा है कि आप उन्हें ईमेल भी कर सकते हैं। उस नोट पर राइट-क्लिक करें जिसे आप भेजना चाहते हैं और आगे का चयन करें.

अब इसे किसी अन्य ईमेल के रूप में भेज दें.

आप अपने संपर्कों से नोट्स भी लिंक कर सकते हैं। एक नोट खोलें और ऊपरी बाएं कोने में स्थित आइकन पर क्लिक करें और संपर्क चुनें.

अब उस संपर्क के नाम पर टाइप करें जिसे आप नोट से लिंक करना चाहते हैं या अपनी संपर्क सूची के माध्यम से ब्राउज़ करने के लिए संपर्क बटन पर क्लिक करें.

कैलेंडर या अन्य फ़ोल्डर में नोट्स ले जाएँ या कॉपी करें

कभी-कभी आप अपने नोट्स को आउटलुक के किसी अन्य स्थान पर स्थानांतरित या कॉपी करना चाह सकते हैं। यहां हम एक नोट को कैलेंडर में कॉपी करते हुए देखेंगे। रिबन से मूव ड्रॉपडाउन मेनू चुनें और फिर उसे किसी अन्य स्थान पर ले जाने या कॉपी करने के लिए चुनें.

चुनें कि आप उसे कहाँ स्थानांतरित करना चाहते हैं या कॉपी करना चाहते हैं ... इस मामले में कैलेंडर, फिर ठीक पर क्लिक करें.

कैलेंडर खुल जाएगा और फिर आप इसके माध्यम से जा सकते हैं और इसे शेड्यूल कर सकते हैं कि आप कैसे चाहते हैं

अपने नोट्स कस्टमाइज़ करें

यदि आप अपने नोटों के विशिष्ट पीले रंग की उपस्थिति से खुश नहीं हैं, तो उन्हें अनुकूलित किया जा सकता है। बैकस्टेज व्यू को एक्सेस करने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और विकल्प पर क्लिक करें.

नोट्स और जर्नल पर क्लिक करें और नोट्स विकल्पों के तहत आप रंग, फ़ॉन्ट और आकार को अनुकूलित कर सकते हैं.

रंग, आकार और फ़ॉन्ट को कस्टमाइज़ करने के बाद यहां एक नोट का उदाहरण दिया गया है.

निष्कर्ष

यदि आप व्यावसायिक दिन के दौरान आउटलुक में रहते हैं, और अपने विचारों को संक्षेप में बताने के लिए एक त्वरित और आसान तरीका चाहते हैं, तो नोट्स सुविधा का उपयोग करना आसान हो सकता है। इस गाइड को निश्चित रूप से आपको Outlook में नोट्स को समझना और उपयोग करना शुरू करना चाहिए। आप क्या? क्या आप नोट्स सुविधा का उपयोग करते हैं? क्या आप उन्हें अपने काम को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए एक सहायक उपकरण मानते हैं? एक टिप्पणी दें और हमें बताएं.