माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज के साथ अपने ईमेल लेखन उत्पादकता को बढ़ावा दें

Microsoft Word का मेल मर्ज एक उत्कृष्ट उत्पादकता उपकरण है। यह जानना कि वैयक्तिकृत विषय रेखाएँ और अटैचमेंट कैसे बनाते हैं, जो Word की मेल मर्ज बेसिक सुविधा का समर्थन नहीं करता है, जब आप बल्क में ईमेल लिखना चाहते हैं तो यह एक जीवन रक्षक हो सकता है।.

आज के लेख में, आप सीखेंगे कि Word के 2010 मेल मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कैसे करें, व्यक्तिगत ईमेल विषय लिखें, और अपने प्रत्येक कंप्यूटर प्राप्तकर्ता के लिए अलग-अलग अनुलग्नक सेट करें।.

एम! आर द्वारा छवि

वितरण सूची बनाना

वर्ड का मेल मर्ज हमें आउटलुक कॉन्टैक्ट्स, एक्सेल या एक्सेस डेटा स्रोतों, या वर्ड डेटा फ़ाइलों से ईमेल पतों को आयात करने की अनुमति देकर मैन्युअल रूप से प्रत्येक प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को दर्ज करने के थकाऊ कार्य से बचाता है।.

आउटलुक का संपर्क तीनों में सबसे अच्छा विकल्प है, और यदि आपने इसका उपयोग नहीं किया है, तो अब अपनी आउटलुक एड्रेस बुक को अपडेट करने का एक अच्छा समय होगा, और हम आपको दिखाएंगे कि ऐसा कैसे करें। आप अगले अनुभाग को छोड़ सकते हैं और अपना मेल मर्ज लिखना शुरू कर सकते हैं, यदि आप पहले से ही जानते हैं कि आउटलुक संपर्क कैसे सेटअप करें, अन्यथा अगले दो खंड आपको अपनी वेब आधारित संपर्क सूची आयात करके अपने आउटलुक संपर्क को सेटअप करने के बारे में कुछ मूल बातें देंगे।.

अपना मेल प्रोफ़ाइल सेट करें

आउटलुक संपर्क स्थापित करना एक मेल प्रोफ़ाइल बनाने के साथ शुरू होता है जो आपके खाते के ईमेल पते, पासवर्ड, सर्वर की जानकारी और अन्य डेटा जैसे कि ईमेल संदेश और पते को संग्रहीत करता है।.

आप कुछ प्रोफ़ाइल बना सकते हैं, प्रत्येक विशिष्ट ईमेल खाते के अनुरूप होगी.

एक उचित प्रोफ़ाइल नाम आपको उस ईमेल खाते की पहचान करने देता है जिसे आप अपने मेल प्रोफ़ाइल के साथ जोड़ते हैं.

आपके पास अपने ईमेल पते का उपयोग करके अपने मेल प्रोफ़ाइल को कॉन्फ़िगर करने का विकल्प है जो आपको अपने आईएसपी से प्राप्त हुआ है, या तीसरे विकल्प का चयन करके अपना स्वयं का ईमेल खाता है।.

एक ईमेल प्रदाता का उपयोग करने के लिए "इंटरनेट ई-मेल" चुनें, जो पीओपी सेवा प्रदान करता है - उदाहरण के लिए, जीमेल.

प्रत्येक इंटरनेट ईमेल प्रदाता के पास अलग-अलग पीओपी कॉन्फ़िगरेशन होते हैं, अपने पीओपी सेटअप को जानने के लिए अपने उपयोगकर्ता मैनुअल को पढ़ना सुनिश्चित करें.

बधाई हो! यदि आप यह स्क्रीन देखते हैं, तो आपने अपनी मेल प्रोफ़ाइल को सफलतापूर्वक सेटअप कर लिया है। अब, हम अपने आउटलुक के संपर्क फ़ोल्डर को सेटअप करने के लिए तैयार हैं.

आपके संपर्क फ़ोल्डर को आबाद करना

आप अपनी वितरण सूची को आउटलुक में मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं, या अन्य वेब आधारित पता पुस्तिकाओं का आयात कर सकते हैं - जैसे जीमेल, याहू या हॉटमेल एड्रेस बुक। अधिकांश वेब आधारित ईमेल प्रदाता हमें अपनी पता पुस्तिका को आउटलुक-संगत डेटा स्रोत में निर्यात करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल हमें अपने संपर्कों को एक आउटलुक-संगत सीएसवी फ़ाइल में निर्यात करने का विकल्प देता है.

Outlook आयात फ़ंक्शन विभिन्न प्रकार की फ़ाइल प्रकारों का समर्थन करता है: csv, vcard, RSS, iCalendar, और कई और अधिक, यह आपकी मेल मर्ज वितरण सूची बनाने के लिए एक महान उपकरण बनाता है।.

CSV फ़ाइल Outlook में "अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल" श्रेणी के अंतर्गत आती है.

एसीटी फाइल, डॉस सीएसवी, लोटस, एक्सेस 97-2003, पीएसटी फाइलें, कुछ प्रोग्राम फाइलें हैं जो आउटलुक का समर्थन करता है - हमारे लिए, हमने कोमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (विंडोज) फ़ाइल प्रकार चुना.

अब, CSV फ़ाइल का पता लगाएं, जिसे हमने अभी जीमेल एड्रेस बुक से एक्सपोर्ट किया है.

इन सभी फ़ोल्डरों में से, संपर्क फ़ोल्डर हमारे मेल मर्ज उद्देश्य के लिए सबसे अच्छा विकल्प है.

आपके द्वारा आयात किए जा रहे ईमेल पतों की संख्या के आधार पर आउटलुक को आपके संपर्क को आयात करने के लिए कुछ मिनटों की आवश्यकता होती है.

मेल मर्ज के लिए, Outlook ने आपके सभी संपर्कों को आयात करने के बाद, इस संपर्क फ़ोल्डर का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए.

मेल मर्ज विज़ार्ड

एक रिक्त दस्तावेज़ से शुरू करें और हमारे मेल मर्ज को शुरू करने के लिए "मेलिंग" रिबन खोलें.

जादूगर शुरुआती मेल मर्ज एक्सरसाइज पर शुरुआत करने का सबसे अच्छा तरीका है.

संदेश प्राप्तकर्ता का चयन करना

विज़ार्ड हमें अपने मेल मर्ज के लिए दस्तावेज़ प्रकार चुनने के लिए कहेगा, ई-मेल संदेश आज के मेल मर्ज अभ्यास के लिए उपयुक्त दस्तावेज़ प्रकार है.

हम अपने ईमेल संदेश को रिक्त दस्तावेज़, टेम्पलेट या मौजूदा दस्तावेज़ से लिखना शुरू कर सकते हैं.

चरण 3 में हमारी मेल मर्ज वितरण सूची के रूप में हमारा Outlook संपर्क फ़ोल्डर चुनें.

हमारे पास किसी भी मेल प्रोफ़ाइल का उपयोग करने का विकल्प है जिसे हम अपने सिस्टम में सेटअप करते हैं.

यदि Outlook आपके Gmail पते को सफलतापूर्वक आयात करता है तो आपकी संपर्क गणना शून्य से अधिक होनी चाहिए.

उन लोगों को चुनें जिन्हें आप अपने ईमेल वितरण में शामिल करना चाहते हैं उपयुक्त चेक बॉक्स को टिक करके.

ईमेल संदेश रचना

अपना ईमेल संदेश लिखना शुरू करें और जहाँ आप वैयक्तिकृत संदेश रखना चाहते हैं, वहां मैरिज फ़ील्ड डालें - जैसे कि आपके दस्तावेज़ में उपयुक्त स्थान पर शीर्षक या अंतिम नाम.

प्रत्येक मर्ज फ़ील्ड को एक डबल शेवरॉन के अंदर संलग्न किया जाएगा; मेल मर्ज विज़ार्ड को पूरा करने पर उन्हें आपके संपर्क कार्ड की जानकारी के साथ प्रतिस्थापित किया जाएगा.

"अगला: अपने ई-मेल संदेशों का पूर्वावलोकन करें" लिंक पर क्लिक करके यह देखने के लिए कि कैसे मर्ज फ़ील्ड को संसाधित करता है, अपने ईमेल संदेश का पूर्वावलोकन करें.

यदि आप पूर्वावलोकन से खुश हैं, तो "अगला: मर्ज को पूरा करें" लिंक पर क्लिक करें, और वर्ड एक सामान्य विषय पंक्ति के साथ आपके सभी प्राप्तकर्ताओं को मर्ज किया गया ईमेल भेज देगा.

आपकी विषय पंक्ति को निजीकृत करना

विज़ार्ड इन चरणों में मेल मर्ज प्रक्रिया को तोड़ता है: सही दस्तावेज़ प्रकार और टेम्पलेट चुनना, वितरण सूची बनाना, मेल मर्ज पूर्वावलोकन का मूल्यांकन करना और अपने सभी प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजना।.

इस बिंदु पर, आप दो सामान्य ईमेल लेखन गतिविधियों को नोटिस कर सकते हैं, जो विज़ार्ड का समर्थन नहीं करता है, व्यक्तिगत विषय रेखाएं लिखना और विभिन्न अनुलग्नक सेट करना। हमें मेल मर्ज करने के लिए मैक्रो का उपयोग करना होगा, अधिमानतः विज़ार्ड पूरा करने से पहले.

अपने पत्र को खोलने के साथ, "Alt + F11" दबाएं और मैकबुक संपादक को खोलने के लिए अपनी कामकाजी वर्ड विंडो में "ThisDocument" पर डबल क्लिक करें।.

इस मैक्रो कोड को, एक विशेषज्ञ मैक्रो कोडर हचिंसफेल्टर द्वारा लिखे गए रिक्त फलक में पेस्ट करें और इसे सहेजें.

आवेदन के साथ मंद विचलन wdapp मंद EMAIL_SUBJECT स्ट्रिंग के रूप में मंद FIRST_RECORD बूलियन के रूप में
निजी उप Document_Open () Wdapp = अनुप्रयोग सेट करें ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 अंत उप निजी उप Document_Close () Wdapp सेट करें = कुछ भी नहीं अंत उप निजी उप wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (दस्तावेज़ के रूप में बायल डॉक, असूल के रूप में रद्द करें) डिम आई अस इंटेगर ActiveDocument.MailMerge के साथ अगर FIRST_RECORD = फिर सत्य EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = गलत Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT अगर अंत i = .डाटासोर्स.डाटाफैड्स.काउंट करो जबकि मैं> 0 .MailSubject = बदलें (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 लूप के साथ समाप्त करना अंत उप निजी उप wdapp_MailMergeBeforeMerge (दस्तावेज़ के रूप में बायल डॉक्टर, लॉन्ग के रूप में ब्वॉय स्टार्टरकार्ड, लंबे समय तक बायल एंड रीकार्ड, बूलियन के रूप में रद्द करें) FIRST_RECORD = सत्य अंत उप निजी उप wdapp_MailMergeAfterMerge (दस्तावेज़ के रूप में बायल डॉक्टर, बायल डॉक्टर के रूप में) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
अंत उप

अपने दस्तावेज़ पर वापस जाएं और अपना ईमेल भेजने के लिए "अगला: मर्ज पूरा करें" लिंक पर क्लिक करें.

अपना संदेश भेजने के लिए "इलेक्ट्रॉनिक मेल ..." लिंक पर क्लिक करें.

उपयुक्त मर्ज फ़ील्ड रखें, जो विषय पंक्ति में एक शेवरॉन से घिरा हुआ है.

मैक्रो दस्तावेज़ को मर्ज कर देगा और इसे प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम से बदल देगा जब Word दस्तावेज़ को ईमेल करेगा.

अपने ई-मेल पर विभिन्न मदों को संलग्न करना

इस बिंदु तक, हमने सीखा है कि मेल मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कैसे करें और विषय क्षेत्रों को कैसे निजीकृत करें - और आज के ट्यूटोरियल को पूरा करने के लिए, हम आपको एक तृतीय पक्ष ऐड-इन दिखाएंगे जिसमें हमें प्रत्येक ईमेल के लिए अलग फ़ाइल संलग्न करने में सक्षम बनाता है।.

ऐड-इन डाउनलोड करें, इसे अनज़िप करें, और आप पाएंगे कि ऐड-इन Word दस्तावेज़ टेम्पलेट के रूप में आता है। यदि आप शब्द 2003 या 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो “CreateEMailData Word 2007 Ver02” का उपयोग करें, और यदि आप Word 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो “CreateEMailData Word 2003 Ver02” का उपयोग करें।.

अपने "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" फ़ोल्डर में उपयुक्त दस्तावेज़ टेम्पलेट की प्रतिलिपि बनाएँ जहाँ "% appdata%" आपका Microsoft स्टार्टअप फ़ोल्डर है-हमारे मामले में यह "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming" है।.

Microsoft स्टार्टअप फ़ोल्डर में फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाने के बाद, अपने वर्ड को पुनरारंभ करें, और आपको "मेलिंग" रिबन मेनू के तहत दो नए ऐड-इन्स को बनाना चाहिए: डेटा फ़ाइल और ईमेल को मर्ज करें.

एक दो-स्तंभ तालिका के साथ एक डेटा फ़ाइल तैयार करें - बाएं कॉलम में प्राप्तकर्ता ईमेल पता, और दाएं कॉलम में आपकी अटैचमेंट फ़ाइल के लिए पूर्ण पथ, फिर इसे उसी फ़ोल्डर के तहत अपने ईमेल मर्ज दस्तावेज़ के रूप में सहेजें "मर्जअटैचमेंटडैटा"। हमें इस बात पर ज़ोर देना होगा कि आपको फ़ाइल को "MergeAttachmentsData" के रूप में सहेजना होगा, अन्यथा ऐड-इन अनुलग्नकों के लिए देखने के लिए फ़ाइल नहीं मिल सकती है.

अपने मेल मर्ज दस्तावेज़ पर वापस जाएं और दस्तावेज़ों को अलग-अलग फ़ाइलों में विभाजित करें.

एक नया शब्द दस्तावेज़ विंडो दिखाई देनी चाहिए, और ऐड-इन बटन के लिए "मर्ज टू ईमेल" पर क्लिक करें। केवल पीले डायल पर 'ओके' बटन पर क्लिक करें, क्योंकि हमने डेटा फ़ाइल पहले ही तैयार कर ली है.

अपने ईमेल के लिए एक उचित विषय रखें, ठीक पर क्लिक करें और आउटलुक आपके ईमेल को उस अनुलग्नक के साथ भेज देगा जिसे आप डेटा फ़ाइल में निर्दिष्ट करते हैं.

वर्ड, इसकी कई उपयोगी विशेषताओं के साथ, वास्तव में एक महान उत्पादकता उपकरण है। हम अपने पाठकों के लिए अधिक वर्ड लेख लिखने के लिए तत्पर हैं। इस बीच, हमारी साइट पर अन्य शब्दों के लेख देखें.

हम आशा करते हैं कि आपने आज के लेख से वर्ड मेल मर्ज का उपयोग करना सीख लिया होगा। टिप्पणी अनुभाग में अन्य साथी पाठकों के साथ अन्य मेल मर्ज सुझावों पर चर्चा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें.