समय व्यतीत करने और ईमेल प्राप्त करने पर वापस कट

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ईमेल संचार को आसान बना सकता है, लेकिन यह आपके समय को खत्म भी कर सकता है। आने वाले ईमेल को प्रोसेस करना सीखें और समय बचाने के लिए आउटगोइंग ईमेल लिखें.

2005 के एक सर्वेक्षण के अनुसार, कर्मचारी साक्षात्कार में पता चला है कि ईमेल पर समय बर्बाद होने से 10,000 कर्मचारियों के साथ प्रति वर्ष लगभग $ 152 मिलियन का नुकसान हुआ है।.

ईमेल में स्पष्ट रूप से इसके डाउनसाइड हैं। अस्पष्ट ईमेल महत्वपूर्ण कार्य-संबंधित कार्यों, क्लाउड संचार चैनलों से कर्मचारियों को विचलित करते हैं, और अक्सर अतिरिक्त कार्य बनाते हैं। नीचे दिए गए सुझावों का पालन करके ईमेल के नुकसान से बचें.

आने वाला ईमेल आपका समय कैसे बर्बाद कर सकता है

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कई तरह के ईमेल संदेश हैं जो आपका समय बर्बाद कर सकते हैं। वे वह:

कई संदेशों से काट दिया जा सकता है और व्यापक रूप में संघनित किया जा सकता है
सीधे आप से संबंधित नहीं है
आपसे संबंधित हैं, लेकिन प्रत्यक्ष रूप से नहीं, जो आपको इस बात का अनिश्चित बनाता है कि आपको कैसे या यदि आपको प्रतिक्रिया देनी चाहिए (और समय खाती है)
कुछ कार्रवाई करने के लिए आपको निर्देशित न करें (जो अनुत्पादक है)
ध्यान भटकाने और / या वेब पर समय बर्बाद करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं
ईमेल के लिए उपयुक्त नहीं है, और एक गतिशील संचार चैनल के माध्यम से और अधिक समझ में आता है जैसे कि एक व्यापार बैठक या कुछ प्रारूप जो सामग्री के लिए अधिक उपयुक्त हैं (जैसे सूचना-समृद्ध स्टैंड अकेले दस्तावेज़)

आने वाली ईमेल को कुशलतापूर्वक कैसे संसाधित करें

ईमेल को कुशलतापूर्वक पढ़ने और संसाधित करने के लिए, आपको दो चीजों पर ध्यान देने की आवश्यकता है - ईमेल के संदेश (या कमी) का पता लगाना और प्रतिक्रिया में क्या कार्रवाई करना है, इस पर निर्णय लेना।.

चरण 1: संदेश का चित्र (या अभाव)

जब भी आप एक नया ईमेल पढ़ते हैं, तो यह पता लगाने के लिए जितना संभव हो उतना कम समय लें:

चाहे स्पीकर आपको प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संबोधित कर रहा हो
क्या स्पीकर ने आपको बताया है कि वे आपसे क्या उम्मीद करते हैं
चाहे वह स्पष्ट तरीके से किया गया हो
क्या समग्र संदेश आपके लिए प्रासंगिक है या नहीं
क्या समग्र संदेश उचित लगता है, प्रेषक को आपके रिश्ते का संदर्भ (या कमी, यदि वे उदाहरण के लिए व्यावसायिक संबंध शुरू करने की कोशिश कर रहे हैं)

इससे आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि ईमेल का संदेश क्या है, और आप कैसे प्रतिक्रिया देना चाहते हैं। यही है, यदि आप पहली जगह में जवाब देने का इरादा रखते हैं.

यह नोट करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर स्पीकर एक या एक से अधिक चीजें कर रहा है जो आपको कीमती समय बर्बाद कर सकता है, जैसे:

वे क्या कहना चाह रहे हैं, इसके बारे में स्पष्ट नहीं है
ठोस शब्दों में बोलने से बचने के लिए भ्रामक या व्यंजनापूर्ण तरीके से भाषा का उपयोग करना (जैसे "मुझे लगता है कि हमें किसी बिंदु पर दिल की आवश्यकता है" बनाम "क्या आप मुझे इस सप्ताह कॉल कर सकते हैं ताकि हम फोन पर कुछ महत्वपूर्ण बात कर सकें?" ")
विषय को छोड़ना या जाना
ऐसी जानकारी शामिल करना जो आपके व्यवसाय में से कोई भी हो, अनुचित, आक्रामक या असंगत
Cc या bcc'ing आपको उन संदेशों पर जो आपके लिए प्रासंगिक नहीं हैं
विभिन्न ईमेल के माध्यम से एक ही संदेश को दोहराना, या जो पहले से ही ईमेल के अलावा अन्य संचार में कवर किया गया है उसे दोहराना
किसी ऐसी चीज के बारे में लिखना जिसे आप पहले से ही चर्चा और हल कर चुके हैं - एक भुलक्कड़ या लापरवाह तरीके से

इस प्रकार की स्थितियों में, एक प्रभावी तरीके से प्रतिक्रिया करने के लिए विशेष रूप से सावधान रहें जो यह बताता है कि संचार पर आप कितना समय बिताते हैं। क्योंकि उपरोक्त अस्पष्ट ईमेल परिदृश्यों को आपके समय से बाहर जाने देना आसान है.

चरण 2: क्या कार्रवाई करने का निर्णय लें

जब आप जानते हैं कि संदेश क्या है, तो प्रतिक्रिया करने के लिए सबसे अधिक उत्पादक तरीका पता करें। यहाँ कुछ विशिष्ट प्रतिक्रियाएं हैं:

बातचीत को टेलीफोन और कॉन्फ्रेंस कॉल जैसे बेहतर संचार माध्यम में स्थानांतरित करना
एकाधिक लोगों द्वारा पूछे गए एक आवर्ती प्रश्न का जवाब देना - ईमेल के माध्यम से नहीं - बल्कि अधिक जानकारी युक्त माध्यम से, जिसे साझा किया जा सकता है, जैसे कि Google डॉक
उन संदेशों पर प्रतिक्रिया न देना जो यह स्पष्ट नहीं करते हैं कि स्पीकर आपसे क्या उम्मीद करता है (भले ही वह थोड़ा अड़ियल लगता हो)
प्रत्यक्ष और संक्षिप्त ठोस प्रश्नों के साथ अस्पष्ट संदेशों को संबोधित करते हुए, जैसे कि, "जब आप इस रिपोर्ट को पूरा करना चाहेंगे?" या "आप मुझे इस परियोजना में कैसे योगदान देना चाहेंगे?"
फोन उठाना और किसी भी समय ड्रामा या कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन व्यक्ति को कॉल करना शुरू हो जाता है - ईमेल के माध्यम से इसे ड्रा करने में केवल अधिक समय लगेगा और संघर्ष तेज हो सकता है।

चरण 3: कार्य पर वापस जाओ

सबसे महत्वपूर्ण बात, जब आप किसी ईमेल का जवाब देते हैं (जिसमें जवाब नहीं देना और संदेश को डिलीट करना शामिल हो सकता है), तो आपको काम पर वापस जाना होगा। अपने इनबॉक्स में प्रतीक्षा कर रहे अगले ईमेल पर जाएं, या गियर स्विच करें और अन्य लोगों के अनुरोधों का जवाब देने के बजाय वास्तव में काम करने के लिए वापस जाएं.

ईमेल भेजने में आपका समय कैसे बर्बाद हो सकता है

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इसके अतिरिक्त, ईमेल संदेश कई प्रकार के होते हैं आप भेजो जो आपका समय बर्बाद कर सकता है। वे वह:

कई संदेशों में अनावश्यक रूप से फंसे हुए हैं, जिनमें से प्रत्येक को एक व्यापक के बजाय समय और दर्जी के लिए सोचा जाता है
सीधे प्राप्तकर्ता से संबंधित न हों, जो आपके हिस्से का प्रयास बेकार है
पर्याप्त रूप से स्पष्ट नहीं है, और लंबी ईमेल वार्तालापों और / या गलतफहमी, या कोई भी उत्पादक कार्रवाई बिल्कुल भी नहीं है (जिसका अर्थ है कि आपको बाद में फिर से बातचीत शुरू करने में समय बिताना होगा)
प्राप्तकर्ता को कुछ कार्रवाई करने के लिए निर्देशित न करें, जो अनुत्पादक है
वेब पर समय बर्बाद करने के लिए प्राप्तकर्ता को विचलित और प्रोत्साहित करें - जिसका अर्थ है कि यह आप में से उसी को प्रोत्साहित करता है
ईमेल प्रारूप के लिए उपयुक्त नहीं है, लेकिन वास्तविक समय की बातचीत के माध्यम से या एक मैनुअल, ब्लॉग लेख, एफएक्यू पेज, कंपनी रिपोर्ट, या पावरपॉइंट प्रस्तुति जैसे निर्देशात्मक या सूचना-समृद्ध दस्तावेज़ के माध्यम से बेहतर संवाद किया गया है।

कुशल से ईमेल कैसे भेजें

लंबे समय में अपना समय बर्बाद न करने वाले ईमेल लिखने के लिए (अपने प्राप्तकर्ता के समय का उल्लेख नहीं करने के लिए), आपको पांच चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है: एक स्पष्ट संदेश संचार करना, अपने प्राप्तकर्ता से अनुरोध करना, अच्छी संरचना का उपयोग करना, संपादन करना इससे पहले कि आप हिट भेजें, और प्रभावी रूप से अनुसरण करें.

चरण 1: अपने संदेश पर स्पष्ट हो जाओ

इससे पहले कि आप एक ईमेल का मसौदा तैयार करें, आपको संदेश पर क्रिस्टल स्पष्ट करने की आवश्यकता है। निर्धारित करें:

आप क्या संवाद करना चाहते हैं
आप इसे क्यों संवाद करना चाहते हैं
आप अपने प्राप्तकर्ता को क्या कार्यवाही करना चाहते हैं
आप उन्हें इस तरह की कार्रवाई करने के लिए कैसे राजी कर सकते हैं

ईमेल भेजने के कुछ सामान्य कारण इस प्रकार हैं:

किसी की समय सीमा याद दिलाने के लिए
किसी कार्य पर किसी को लिखित निर्देश देने के लिए
एक त्वरित प्रश्न पूछने के लिए जिसे लेखन के माध्यम से पर्याप्त रूप से उत्तर दिया जा सकता है
एक त्वरित प्रश्न का उत्तर देने के लिए जिसे उत्तर लेखन के माध्यम से पर्याप्त रूप से दिया जा सकता है
समय के प्रति संवेदनशील जानकारी के साथ पारित करने के लिए
मीटिंग शेड्यूल करने के लिए उपलब्ध तिथियों की पेशकश करने के लिए
एक बैठक के बाद का पालन करने और प्रशंसा दिखाने के लिए

इन सभी उदाहरणों में, पिछले एक को छोड़कर, आप चाहते हैं कि आपका प्राप्तकर्ता कुछ कार्रवाई करे (भले ही वह आपको जवाब दे रहा हो).

कभी-कभी कार्रवाई एक कार्रवाई की तरह नहीं लगती है। शायद आप चाहते हैं:

अपने सहकर्मी के लिए एक टिप के साथ गुजरें
अपने दोस्तों को बताएं कि आप अपने यात्रा गंतव्य पर सुरक्षित रूप से उतर चुके हैं
आप अपने नए गंतव्य पर कैसे कर रहे हैं और अगले कई हफ्तों में आप तक कैसे पहुंचा जा सकता है, इस पर एक संक्षिप्त अपडेट दें

इन स्थितियों में से प्रत्येक में, आप एक निश्चित कार्रवाई करने के लिए अपने प्राप्तकर्ता को नहीं बता रहे हैं। हालांकि, यह निहित है कि जब तक आप ईमेल को उचित रूप से बंद नहीं करते, या कम से कम आपके नाम पर हस्ताक्षर करने की अपेक्षा करते हैं, तब तक उन्हें कोई कार्रवाई करने की उम्मीद नहीं है। वे समझते हैं कि संचार आसानी से आपके ईमेल के साथ समाप्त हो सकता है; कि उन्हें जवाब देने की आवश्यकता नहीं है.

चरण 2: अपने प्राप्तकर्ता से अनुरोध करें कि आप कदम उठाएं

प्रभावी ईमेल लिखने के लिए जो आपको समय बचाते हैं, आपको उन्हें क्रियाशील बनाने की आवश्यकता है। और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपका प्राप्तकर्ता स्पष्ट है कि उनसे क्या कार्रवाई की उम्मीद है.

यदि आप इसके लिए लक्ष्य नहीं बना रहे हैं, लेकिन अपनी जीवन कहानी को समझने की कोशिश कर रहे हैं या समझाते हैं कि आप नवीनतम iPhone प्राप्त करने के बजाय अगले iPhone मॉडल के लिए क्यों पकड़े हुए हैं, तो आप समय बचाने के बारे में भूल सकते हैं क्योंकि पेन पाल लेखन में मदद मिलती है बहुत सोचा और समय.

ईमेल को कार्रवाई योग्य बनाते समय निम्नलिखित पर ध्यान दें:

समय-सीमा निर्धारित करना
आकस्मिक योजना की रूपरेखा
क्रिया के अगले कोर्स के लिए संभावित विकल्प प्रदान करना (जैसे कि आप किसी व्यक्ति-बैठक के लिए उपलब्ध हैं, आपके द्वारा मिलने के लिए उपलब्ध स्थान)
एक के लिए पूछे जाने पर एक राय प्रदान करना
एक अनुरोध करना जो लेखन के लिए उपयुक्त है और वास्तव में अधिक सुविधाजनक है जो संचार के किसी अन्य मोड का उपयोग कर रहा है
किसी ऐसे कार्य के लिए दिशा-निर्देश प्रदान करना जिसे आपके प्राप्तकर्ता ने पूरा करने के लिए सहमति व्यक्त की है

क्रियात्मक चरणों की रूपरेखा बनाते समय सक्रिय और मुखर रहें। जब तक कोई अन्य विकल्प न हो, ओपन एंडेड प्रश्न पूछने से बचें। क्योंकि खुले-आम सवाल एक्शन करने योग्य सामग्री के विपरीत हैं.

यहाँ कुछ उदाहरण हैं:

अपने प्राप्तकर्ता को अपना शेड्यूल देने के लिए कहने के बजाय (और प्रक्रिया में ईमेल बर्बाद करना) - उन्हें अपनी उपलब्ध बैठक भेजकर शुरू करें.
अपने प्राप्तकर्ता से पूछने के बजाय कि वे एक निश्चित व्यावसायिक निर्णय के बारे में क्या सोचते हैं, संभावित निर्णय की रूपरेखा तैयार करें और प्रतिक्रिया का अनुरोध करें; इस तरह से उन्हें अपने साथ कुछ लेकर नहीं आना पड़ेगा और इसके बजाय कुछ के साथ काम करना होगा

आप पाठक को स्पष्ट निर्देश प्रदान करके और खुले अंत के बजाय सामग्री को कार्रवाई योग्य रखकर ईमेल को कार्रवाई योग्य रखते हैं.

सबसे महत्वपूर्ण बात, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप अपने पाठक से जो भी कार्रवाई की उम्मीद करते हैं वह स्पष्ट रूप से संप्रेषित हो। यह मत समझिए कि आप इस सप्ताह एक बैठक स्थापित करना चाहते हैं, बस आप अपने उपलब्ध समय की पेशकश करते हैं। यह मत समझो कि आपके निर्देशों का सेट किस कार्य के लिए लागू होता है। स्पष्ट रूप से बताएं और कृपया उन्हें बताएं कि आप उन्हें क्या करना चाहते हैं.

चरण 3: अच्छी संरचना बनाएं

आपके पास अपना संदेश स्पष्ट रूप से परिभाषित है और आपने इसे कार्रवाई योग्य बना दिया है, इसे स्पष्ट करने के लिए इस तरह से व्यवस्थित करने का समय आ गया है और आपके कार्रवाई योग्य अनुरोध.

अनुच्छेद: पालन करने के लिए एक सामान्य नियम पैराग्राफ को पांच वाक्यों के तहत रखा गया है। वेब रीडिंग के दौरान केवल लंबे पैराग्राफ पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल नहीं है, लेकिन क्लंकी पैराग्राफ प्राप्तकर्ता को फोकस खोने का मौका देते हैं और शायद सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर याद करते हैं। इसके बाद मैला या निरर्थक प्रतिक्रियाएं होती हैं, जो संचार चैनल को बादल देती हैं.

वाक्य: वाक्यों को लिखते समय सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें। वाक्यों को छोटा और बिंदु तक रखें। स्पर्शरेखा पर जाने से बचें या अनावश्यक रूप से अपने तर्क या चीजों के बारे में भावनाओं को समझाएं। इसके बजाय, तथ्यों से चिपके रहें और आप अपने प्राप्तकर्ता से क्या अनुरोध करते हैं.

शब्द: बड़े शब्दों या स्लैंग का उपयोग न करने का प्रयास करें, जब तक कि आप नहीं जानते कि आपके दर्शक उन्हें समझेंगे। मजाक और सांस्कृतिक संदर्भों से बचें, जो गलत समझा जा सकता है, क्योंकि कुछ भी जो आसानी से गलत समझा जा सकता है, प्रभावी संचार के लिए एक संभावित बाधा है.

अतिरिक्त शब्दों और योग्य वाक्यांशों से बचें। "वर्तमान स्थिति जिसमें यह वर्तमान में हो रहा है, को देखते हुए, मुझे लगता है कि यह बुद्धिमान हो सकता है ..." एक योग्य कथन है जो न केवल शब्दों और समय को बर्बाद करता है, बल्कि वास्तविक संदेश से विचलित करता है। इसके बजाय, अपनी योग्यता को बताए बिना इसे योग्य बनाएं.

एक और उदाहरण: "मैं सोच रहा था कि क्या मैं आपसे पूछ सकता हूं ..." इस वाक्यांश को काटें और बस सवाल पूछें। यह आपके आत्मविश्वास को भी बढ़ाएगा, क्योंकि आप अवचेतन रूप से लगातार संवाद करने की अनुमति नहीं लेंगे.

विराम चिह्न: विराम चिह्न को सरल रखें। क्वालीफाइंग शब्द और वाक्यांश केवल तभी कुशल होते हैं जब किसी ऐसे व्यक्ति के साथ संचार शुरू करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है जिसके साथ आपका व्यवसाय या व्यक्तिगत संबंध होना चाहिए। ऐसे मामलों में, आप जरूरी नहीं कि आगामी होना चाहते हैं, लेकिन अपने समय के लिए सम्मान दिखाने के लिए कुछ विनम्र वाक्यांशों का उपयोग करें.

अल्पविराम का उपयोग कम से कम करें - यह स्वाभाविक रूप से आपको वाक्यों को छोटा रखने में मदद करता है। आलसी पाठ-प्रेरित बोल से बचें, डॉट-डॉट-डॉट के अति प्रयोग और लगातार अल्पविराम के साथ। इसके बजाय, उचित अंग्रेजी के साथ अपने वाक्यों को विराम दें और जब यह समझ में आए तो संकुचन का उपयोग करें, क्योंकि वे पढ़ने के प्रवाह को बेहतर बनाते हैं.

इसके अतिरिक्त, बुलेट-पॉइंट के साथ पंक्चुएटिंग सूचियों पर विचार करें, और प्रमुख अनुभागों को तोड़ने के लिए डैश की एक पंक्ति का उपयोग करें (जिसमें एक या अधिक अनुच्छेद शामिल हो सकते हैं).

बुलेट-पॉइंट्स और सेक्शन के ब्रेक वेब पठनीयता को बढ़ाते हैं, साथ ही आपके संदेश को अधिक स्पष्ट रूप से व्यवस्थित करने में आपकी मदद करते हैं.

चरण 4: भेजने से पहले संपादित करें

ईमेल भेजने से पहले, इसे ज़ोर से पढ़ने के लिए 1-2 मिनट का समय दें। यह आपको गलतियों को पकड़ने या अजीब भागों को नोटिस करने में मदद करेगा जो आप सामान्य रूप से व्यक्ति में नहीं कहेंगे। उन अतिरिक्त शब्दों को दूर करें और विराम चिह्न को सरल बनाएं। सूचियों को बुलेट करें और अपने पैराग्राफों में कटौती करें.

जब आप "हाँ" के साथ निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं, तो आप "भेजने" के लिए तैयार हैं:

संदेश स्पष्ट है?
क्या उम्मीदें कार्रवाई योग्य हैं और स्पष्ट रूप से बताई गई हैं?
क्या मेरा प्राप्तकर्ता मेरे संदेश को सफलतापूर्वक प्राप्त कर सकेगा? सफलता का मतलब है कि वे जानते हैं कि उनसे क्या प्रतिक्रिया की उम्मीद है.
यदि भूमिकाएं उलट जाती हैं, तो क्या मैं इस संदेश को सफलतापूर्वक प्राप्त कर पाऊंगा?

चरण 5: प्रभावी रूप से पालन करें

इसके अतिरिक्त, अपने ईमेल के साथ सक्रिय रहें। यदि कोई प्रत्यक्ष अनुरोध का जवाब नहीं देता है, तो यह सोचकर समय बर्बाद न करें कि क्या हुआ था। इसके बजाय, उनके साथ जांच करने के लिए एक विनम्र लेकिन प्रत्यक्ष अनुवर्ती ईमेल भेजें। ऊपर सूचीबद्ध सिद्धांतों को लागू करें। और प्रतिक्रिया प्राप्त करने की कोशिश में बहुत समय बर्बाद न करें; यदि प्राप्तकर्ता आपके साथ संवाद नहीं कर रहा है, तो पता करें कि उसके स्थान पर कब चलना है या उनसे संपर्क करना है.

ईमेल का उपयोग समय बचाने के लिए करें

ईमेल आपको बहुत समय बचा सकता है यदि आप जानते हैं कि इसे कुशलता से कैसे उपयोग किया जाए। और यह संदेश भेजने और प्राप्त करने दोनों के लिए जाता है.

ईमेल का उपयोग उन कार्रवाई योग्य संदेशों को देने के लिए किया जाता है जो लेखन के माध्यम से पर्याप्त रूप से संप्रेषित होते हैं। यदि आप ईमेल के लाभों का लाभ उठाते हैं और कई समय बर्बाद करने वाले नुकसान से बचते हैं, तो यह शक्तिशाली उपकरण के रूप में कार्य करता है.