अपने जीमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका यहाँ की नौटंकी भूल जाओ

ईमेल इनबॉक्स नौटंकी पॉप अप करते रहें। पहले Google ने प्रायोरिटी इनबॉक्स शुरू किया था, और अब वह श्रेणी टैब का उपयोग कर रहा है। ड्रॉपबॉक्स ने मेलबॉक्स खरीदा, जो आपके इनबॉक्स को एक टू-डू सूची में बदल देता है। Microsoft के Outlook.com में एक स्वीप सुविधा है जो आपके इनबॉक्स को स्वचालित रूप से साफ़ करती है.

ये सभी आपके लिए आपके ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने का प्रयास कर रहे हैं। ये नौटंकी कभी भी उतने स्मार्ट नहीं होते जितना कि आप खुद हैं, इसलिए आप अधिक सक्रिय भूमिका लेकर अपने ईमेल को अधिक स्मार्ट बना सकते हैं.

हम यहां जीमेल का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन सिद्धांत किसी भी ईमेल क्लाइंट के लिए समान होना चाहिए.

एक क्लासिक इनबॉक्स का उपयोग करें

सबसे पहले, हम आज जो भी जीमेल इनबॉक्स जीमेल का उपयोग कर रहे हैं, उससे छुटकारा पा लेंगे। ये इनबॉक्स कभी भी श्रेणियों और प्राथमिकता को पूरी तरह से सही नहीं पाते हैं। वे आपको यह सुनिश्चित करने के लिए अपने सभी ईमेल के माध्यम से जाने के लिए मजबूर करते हैं कि आप कुछ भी याद न करें और गलीचा के नीचे झाड़ू लगाकर अनचाहे बेकार ईमेल प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करें।.

जीमेल में अधिक क्लासिक इनबॉक्स का उपयोग करने के लिए, गियर आइकन पर क्लिक करें और सेटिंग्स का चयन करें। इनबॉक्स टैब पर क्लिक करें, इनबॉक्स प्रकार बॉक्स पर क्लिक करें, और पहले अपठित का चयन करें। सभी टैब और प्राथमिकता विकल्प गायब हो जाएंगे.

ईमेल से सदस्यता समाप्त करें आप परवाह नहीं करते हैं

टैब्ड श्रेणियों और प्राथमिकताओं को अक्षम करने के साथ, आपके सभी ईमेल को एक बड़े ढेर में सॉर्ट किया जाएगा। उन सभी बेकार सोशल-नेटवर्क सूचना ईमेल और समाचारपत्रिकाएं जिनके बारे में आप परवाह नहीं करते हैं वे आपके वास्तविक महत्वपूर्ण ईमेल के साथ-साथ आपके इनबॉक्स में होंगे।.

यह अच्छा है - केवल ऐसे ईमेल को स्वीप करने के बजाय जिन्हें आप गलीचा के नीचे नहीं देखना चाहते हैं, आपको उन्हें पूरी तरह से आने से रोकना चाहिए.

उन ईमेलों के प्रकार पर विचार करें जिन्हें आप देखना नहीं चाहते हैं। बेकार ईमेल के सामान्य प्रकारों में फेसबुक और Google+ सूचनाएं, प्रचार ईमेल और समाचार पत्र शामिल हैं जिनके लिए आपने अनजाने में साइन अप किया हो सकता है। जब भी आपको कोई ईमेल दिखाई दे, तो उसे खोलें और अनसब्सक्राइब लिंक का उपयोग करें - आप आमतौर पर ईमेल के बहुत नीचे पाएंगे - ईमेल से सदस्यता समाप्त करने और इसे भविष्य में आने से रोकने के लिए।.

(ध्यान दें कि यदि कोई ईमेल वास्तव में स्पैम है, तो आप अनसब्सक्राइब लिंक का उपयोग नहीं करना चाहिए, क्योंकि स्पैमर इसे एक संकेत के रूप में ले जाएगा, कोई व्यक्ति ईमेल पढ़ रहा है और अपने तरीके से और भी स्पैम भेज सकता है। स्पैम बटन पर क्लिक करें यदि यह एक वास्तविक स्पैम ईमेल है। और यदि यह एक वैध संगठन है तो सदस्यता समाप्त करें पर क्लिक करें।)

बेशक, वास्तव में सदस्यता समाप्त करना थोड़ा अधिक काम है, लेकिन यह लंबे समय में आपके ईमेल को अधिक प्रबंधनीय बनाता है। जब भी आपको कोई ईमेल आता है, तो आप अनसब्सक्राइब लिंक का उपयोग करें और भविष्य के ईमेल को आने से तुरंत रोकें.

बेकार ईमेल भेजें आप कचरा से अनसब्सक्राइब नहीं कर सकते

अमेरिकी कानून (विशेष रूप से, CAN-SPAM अधिनियम) के तहत, यह वास्तव में एक कंपनी के लिए अवैध है कि वह अपने ईमेल में कोई सदस्यता समाप्त लिंक नहीं दे सकती है ताकि आप भविष्य के ईमेल से बाहर निकल सकें। हालाँकि, कुछ कंपनियों ने मेमो प्राप्त नहीं किया है या परवाह नहीं है। उनकी ईमेल सूचियों को प्राप्त करने के लिए कानूनी कार्रवाई को आगे बढ़ाने के बजाय, आप बस एक फ़िल्टर बना सकते हैं जो भविष्य के सभी ईमेल को आपके कूड़ेदान में भेजता है, जहाँ आपको उन्हें देखना नहीं है।.

जीमेल में इस तरह के ईमेल के साथ काम करते समय, इसे खोलें, अधिक लिंक पर क्लिक करें, और इन जैसे फ़िल्टर संदेशों का चयन करें। ईमेल को ब्लॉक करने के लिए अपने फ़िल्टर को ट्यून करें - उदाहरण के लिए, यदि आप उस प्रेषक से अन्य ईमेल प्राप्त करने के बारे में कभी परवाह नहीं करते हैं, तो आप उनके ईमेल पते के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं। ऐसे सभी ईमेल को ट्रैश में भेजने के लिए अपने फ़िल्टर का उपयोग करें.

स्वचालित रूप से पुरालेख ईमेल आप देखना नहीं चाहते हैं

कुछ ईमेलों का होना ज़रूरी है, लेकिन आप उन्हें वैसे भी देखना नहीं चाहेंगे। उदाहरण के लिए, ऑनलाइन स्टोर हर बार जब आप उनसे कुछ खरीदते हैं, तो आपको एक पुष्टिकरण रसीद भेज सकते हैं। यदि आपको उनकी आवश्यकता है तो ऐसी रसीदें रखना अच्छा है, लेकिन यदि आप अक्सर उत्पादों की खरीद करते हैं और कभी भी ऐसे ईमेल नहीं देखना चाहते हैं, तो आप उन्हें अपने इनबॉक्स तक पहुंचने से रोकना चाहते हैं।.

यह कई अलग-अलग प्रकार के ईमेल पर लागू होता है - उदाहरण के लिए, जब भी आप पैसे निकालते हैं, तो पेपाल आपको "हम आपके बैंक में पैसे स्थानांतरित कर रहे हैं" ईमेल भेजते हैं। आप इस ईमेल को अपने रिकॉर्ड के लिए चाह सकते हैं, लेकिन आप इसे अपने इनबॉक्स में नहीं देखना चाहते हैं.

यदि आप स्वचालित रूप से ऐसे ईमेल को संग्रहीत करते हैं जैसे वे आते हैं, तो आप इस प्रक्रिया को ऑटोपायलट पर डाल सकते हैं। बस ऐसे ईमेल खोलें, जीमेल में मोर बटन पर क्लिक करें, और इन जैसे फ़िल्टर संदेशों का चयन करें। अपने फ़िल्टर को उन ईमेलों में शामिल करें जिन्हें आप पकड़ना चाहते हैं - शायद विषय पर आधारित, यदि यह हमेशा एक ही हो। Gmail को ईमेलों को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने और उन्हें पढ़ने के लिए चिह्नित करने के लिए कहें ताकि वे आपको परेशान न करें.

आप Gmail को स्वचालित रूप से उन पर एक लेबल लागू कर सकते हैं, जैसे "स्वचालित रूप से संग्रहीत" या अधिक विशिष्ट लेबल। यह आपको भविष्य में जल्दी से ईमेल खोजने की अनुमति देगा यदि आपको वास्तव में उनकी आवश्यकता है.

स्वचालित लेबल सेट करें

यदि आपने इस प्रक्रिया का पालन किया है, तो आपको आने वाले ईमेल की मात्रा में कटौती करने में सक्षम होना चाहिए। अब हम आपको उन ईमेलों को छाँटने में मदद करेंगे, जिनकी आप परवाह करते हैं.

यह हिस्सा वैकल्पिक है, लेकिन यदि आप बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं तो यह मदद कर सकता है - विशेष रूप से विभिन्न उद्देश्यों के लिए। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपने कई जीमेल खातों को एक इनबॉक्स में संयोजित किया हो और एक ही स्थान पर आपके सभी व्यक्तिगत और कार्य ईमेल प्राप्त करें.

ऐसे फ़िल्टर बनाने का प्रयास करें जो आपके आने वाले ईमेल को विशिष्ट लेबल में स्वचालित रूप से सॉर्ट करें। उदाहरण के लिए, आप अपने बैंक से ईमेल प्राप्त कर सकते हैं और स्वचालित रूप से एक "बैंक" लेबल प्राप्त कर सकते हैं। आपके पास व्यक्तिगत ईमेल "व्यक्तिगत" लेबल प्राप्त कर सकते हैं और कार्य ईमेल को "कार्य" लेबल मिलता है। खरीदे गए उत्पादों के लिए प्राप्तियों को "रसीद" लेबल मिल सकता है। इस भाग को मैन्युअल रूप से करने की कोई आवश्यकता नहीं है - बस जीमेल सेट करें ताकि यह आपके ईमेल को स्वचालित रूप से आपके लिए श्रेणियों में क्रमित कर दे.

इन सभी लेबल को कलर-कोड करें और आप अपने ईमेल क्लाइंट को अपने ईमेल को स्वचालित रूप से वर्गीकृत कर सकते हैं और आपको एक नज़र में दिखा सकते हैं कि वे कहाँ से हैं। जीमेल में एक लेबल को कलर-कोड करने के लिए, बाएं फलक में इसके रंग बॉक्स पर क्लिक करें और एक नया रंग चुनें.

इस तरह के एक लेबल प्रणाली के साथ, आप एंड्रॉइड पर जीमेल ऐप भी रख सकते हैं और अन्य प्लेटफार्मों पर ईमेल नोटिफ़ायर आपको केवल तभी सूचित कर सकते हैं जब नए संदेश महत्वपूर्ण लेबल में आते हैं, अधिसूचना अधिभार को रोकते हैं।.

यदि कुछ निश्चित ईमेल हैं, जिन्हें आप हाइलाइट करना चाहते हैं - शायद आपके बॉस या पति या पत्नी के ईमेल - आप उस प्रेषक के संदेशों को स्वचालित रूप से फ़िल्टर कर सकते हैं जब वे आते हैं। आप अपने जीमेल इनबॉक्स सेटिंग्स में एक "स्टारड फर्स्ट" इनबॉक्स प्रकार का चयन कर सकते हैं, इसलिए इस तरह के महत्वपूर्ण ईमेल स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर पहुंच जाएंगे। यह ठीक उसी तरह होगा जैसे आप जीमेल को कॉन्फ़िगर करते हैं - आपको इनबॉक्स प्राथमिकता प्रणाली से नहीं लड़ना होगा और जीमेल को सिखाने की कोशिश करनी चाहिए कि वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है.

यह एक सेट-इट-एंड-भूल-इट प्रक्रिया है। निश्चित रूप से, ईमेल से सदस्यता समाप्त करने या फ़िल्टर स्थापित करने के बाद, आपका ईमेल क्लाइंट आने वाले सभी ईमेल पर कार्रवाई करना जारी रखेगा - लेकिन हमेशा नए प्रकार के ईमेल आते रहेंगे। आपको अपने ईमेल इनबॉक्स को फिर से असंगठित होने से रोकने के लिए, उन्हें अनसब्सक्राइब करने और उन्हें ठीक से फ़िल्टर करने की कार्रवाई करनी होगी.

ईमेल नौटंकी इस प्रक्रिया को स्वचालित करने की कोशिश करते हैं - वे स्वचालित रूप से उन ईमेल को छिपाने की कोशिश करते हैं जिन्हें आप नहीं देखना चाहते हैं, जो महत्वपूर्ण है, उसे उजागर करें और आपके ईमेल को आपके लिए श्रेणीबद्ध करें। लेकिन, थोड़े अधिक अप-फ्रंट वर्क के साथ, आप अपने ईमेल इनबॉक्स को ठीक उसी तरह से काम करने के लिए सेट कर सकते हैं जैसे आप इसे कैसे चाहते हैं, इन सभी नौटंकी की आवश्यकता को समाप्त कर सकते हैं.