पेपरलेस स्टॉप प्रिंटिंग एवरीथिंग और डिजिटल लाइफ का आनंद लें

"कागज रहित कार्यालय" हम वादा किया गया था कि कई लोगों के लिए कभी नहीं लगता है। हालांकि, वास्तविकता यह है कि यदि आप इसका लाभ उठाना चाहते हैं, तो एक पेपरलेस कार्यालय आज यहां है.

यदि आप अभी भी ईमेल, वेब पेज और अन्य दस्तावेजों को प्रिंट करने वाले व्यक्ति हैं, तो आप अभी रुक सकते हैं। आपकी जानकारी पर नज़र रखने और इसे और अधिक तेज़ी से एक्सेस करने के लिए बेहतर तरीके हैं - आप कागज के भौतिक टुकड़ों पर शब्दों की खोज नहीं कर सकते, आखिरकार.

मुद्रण के खिलाफ मामला

जब महंगा इंकजेट प्रिंटर अनिवार्य रूप से विफल हो जाता है, तो मुद्रण महंगा और असुविधाजनक होता है, जिसके लिए अक्सर महंगे स्याही कारतूस, प्रिंटर पेपर और नए प्रिंटर की आवश्यकता होती है। वह सब कागज अव्यवस्थित हो जाता है जिसे ठीक से व्यवस्थित होना चाहिए, या आप कभी भी वह नहीं पा सकेंगे जो आप खोज रहे हैं। जब आप अपने कार्यालय से दूर होते हैं, तो आप इसे एक्सेस नहीं कर सकते हैं, आप इसे भर में नहीं खोज सकते हैं, और आपके पास केवल एक प्रति है, ताकि अगर आपको कुछ भी हो जाए तो आप मुश्किल में पड़ जाएं।.

जब कंप्यूटर भारी ईंटें जो डेस्क से जुड़ी हुई थीं, तब मुद्रण आवश्यक था। अब हम अपनी जेब में कंप्यूटर के साथ घूमते हैं, टैबलेट जो कागज के एक टुकड़े के आकार को अनुमानित कर सकते हैं, और क्लाउड सेवाएं जो आपके सभी उपकरणों में आपके सभी दस्तावेजों को बैकअप और सिंक कर सकती हैं। आप अपने द्वारा सहेजे गए दस्तावेज़ों को खोज सकते हैं जिनमें वे शामिल होते हैं ताकि आपको एक जटिल फाइलिंग सिस्टम सेट और मास्टर न करना पड़े.

प्रिंट कैसे नहीं

हम geeks ने बहुत पहले ही छपाई बंद कर दी होगी, लेकिन कई लोग ऐसे हैं जो अभी भी ईमेल और वेब पेज नियमित रूप से प्रिंट करते हैं। हम आपको प्रिंटर से दूर और जानकारी को सहेजने और व्यवस्थित करने के एक नए तरीके में मार्गदर्शन करने के लिए कुछ सुझाव देने की कोशिश करेंगे.

एक डिजिटल फ़ाइल कैबिनेट बनाएँ: सबसे पहले, आप यह तय करना चाहेंगे कि आप उन्हें प्रिंट करने के बजाय कहाँ सहेजेंगे। यह एक सुसंगत स्थान होने में मदद करता है जहां आप सब कुछ बचाते हैं। हम कुछ प्रकार की क्लाउड सेवा की अनुशंसा करेंगे जो आपके सभी उपकरणों पर सिंक करती हैं ताकि आप उन्हें स्मार्टफ़ोन और टैबलेट के साथ-साथ अपने पीसी पर भी एक्सेस कर सकें। कई लोग अपने सभी नोट्स और दस्तावेजों के लिए एवरनोट को अपने संग्रह के रूप में उपयोग करते हैं, लेकिन आप ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव, या Microsoft वनड्राइव जैसी क्लाउड स्टोरेज सेवा को बचाने का विकल्प भी चुन सकते हैं। यदि आप वास्तव में स्थानीय भंडारण पसंद करते हैं, तो आप अपनी फ़ाइलों को अपने पीसी पर एकल फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं - लेकिन इसका बैकअप लेना सुनिश्चित करें। यह कम सुविधाजनक होगा क्योंकि यदि आप कहीं और देखना चाहते हैं, तो आपको अपने अन्य उपकरणों पर फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से कॉपी करना होगा.
पीडीएफ पर प्रिंट करें: कोई भी चीज जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं - चाहे वह रसीद, दस्तावेज, ईमेल या वेब पेज हो - एक पीडीएफ फाइल में प्रिंट किया जा सकता है। सबसे पहले, आपको अपने विंडोज कंप्यूटर पर एक पीडीएफ प्रिंटर स्थापित करना होगा। फिर आप वर्चुअल पीडीएफ प्रिंटर का चयन करते हुए सामान्य रूप से मुद्रण प्रक्रिया से गुजर सकते हैं। आपको एक फाइल मिलेगी जिसे आप एवरनोट या ड्रॉपबॉक्स जैसी किसी भी चीज़ में स्टोर कर सकते हैं.

मुद्रण ईमेल: ईमेल उसी तरह पीडीएफ में प्रिंट किए जा सकते हैं। आप उन्हें अभिनीत करने की कोशिश भी कर सकते हैं (यदि आप जीमेल का उपयोग करते हैं) या उन्हें एक विशेष फ़ोल्डर या लेबल में जोड़ सकते हैं जहां आप बाद में उन्हें संदर्भित कर सकते हैं। आप इन ईमेलों को बाद में ईमेल क्लाइंट के साथ किसी भी डिवाइस से एक्सेस कर सकते हैं - प्रिंटिंग की कोई आवश्यकता नहीं है.
मुद्रण वेब पेज: यदि आप बाद में संदर्भित करने के लिए वेब पेज प्रिंट करते हैं, तो आप उन्हें पीडीएफ के बजाय प्रिंट कर सकते हैं। आप उन्हें बाद में देखने के लिए उन्हें बुकमार्क भी कर सकते हैं (आपके बुकमार्क आपके सभी उपकरणों में सिंक कर सकते हैं)। यदि आप बाद में वेब पेज पढ़ना चाहते हैं, तो आप जो सामान पढ़ना चाहते हैं, उसकी सूची बनाने के लिए पॉकेट या इंस्टापैपर जैसी सेवा का उपयोग करें। इन जैसी सेवाएं एक वेब पेज लेती हैं, इसे पढ़ने योग्य, केवल-पाठ लेख में परिवर्तित करती हैं, और यहां तक कि इसे मोबाइल उपकरणों पर ऑफ़लाइन भी संग्रहीत करती हैं ताकि आप बाद में प्रिंट किए बिना वेब पेज को पढ़ सकें.
प्रिंटिंग मैप्स: यदि आपके पास जीपीएस वाला स्मार्टफोन है तो आपको नक्शे नहीं छापने चाहिए। यदि आप Google मानचित्र का उपयोग कर रहे हैं, तो आप Google मानचित्र ऐप में साइन इन कर सकते हैं और अपने पीसी पर Google मानचित्र वेबसाइट पर आपके द्वारा की गई खोजों की एक सूची देख सकते हैं। आप निश्चित रूप से बस नक्शे को पीडीएफ में प्रिंट कर सकते हैं.
फ़ैक्सिंग दस्तावेज़: कुछ शांत पुराने व्यवसाय अभी भी फैक्स की मांग करते हैं। आप वेब पर फ़ैक्स भेजने के लिए HelloFax जैसी सेवा का उपयोग कर सकते हैं। हैलोफैक्स प्रति माह पांच मुफ्त फैक्स प्रदान करता है - यह घरेलू उपयोगकर्ताओं के लिए पर्याप्त से अधिक होना चाहिए जो केवल कभी-कभी किसी व्यवसाय को फैक्स करने की आवश्यकता होती है.
जब कोई मुद्रित दस्तावेजों पर जोर देता है: अफसोस की बात है कि कुछ संगठन अभी भी मुद्रित दस्तावेजों पर जोर देते हैं। इस के आसपास कोई बस नहीं है। यदि वे ईमेल द्वारा पीडीएफ नहीं लेंगे, तो आपको प्रिंट करना पड़ सकता है.
अपने पुराने कागज दस्तावेजों के साथ क्या करना है: अपने सभी पुराने कागज़ के दस्तावेज़ों को डिजिटल संस्करणों में व्यवस्थित रूप से परिवर्तित करने के बजाय, कागज रहित तरीके से आगे बढ़ना शुरू करना आसान है - यह बहुत काम हो सकता है। फिर भी, आप अपने पुराने दस्तावेजों को एक स्कैनर से पीडीएफ फाइलों में स्कैन कर सकते हैं.

अपनी डिजिटल फ़ाइलों का उपयोग करना

आपके डिजिटल कार्यक्षेत्र में अब कई लाभ हैं जो कागज के पास नहीं हैं:

बैकअप: यदि आपने उन्हें एवरनोट, ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव या स्काईड्राइव जैसी सेवा के साथ संग्रहीत किया है, तो आपकी फ़ाइलों का बैकअप लिया जाता है। यदि आपका घर जलता है, तो आप अपने महत्वपूर्ण दस्तावेज नहीं खोएंगे.
खोज: आप अपने सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कागज के पहाड़ों के माध्यम से स्थानांतरित किए बिना आवश्यक दस्तावेजों को खोजने के लिए आसानी से खोज सकते हैं। एवरनोट, ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव, स्काईड्राइव, यहां तक कि विंडोज - इन सभी में पूर्ण-पाठ खोज विशेषताएं हैं.
हर जगह पहुंच: आपके कागजात को आप कहीं भी पीसी, स्मार्टफोन या टैबलेट से एक्सेस कर सकते हैं। यदि आप बाहर हैं और कुछ देखने की जरूरत है, तो आप इसे अपने स्मार्टफ़ोन से घर जाने और अपने कागजात के माध्यम से खुदाई करने के बजाय कर सकते हैं.
कोई अव्यवस्था नहीं: आपको अपने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने, स्थान बनाने, और अव्यवस्थित करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है.
कोई मुद्रण लागत: यदि आपको महंगी स्याही, सस्ते प्रिंटर और प्रिंटर पेपर के ढेर खरीदने की आवश्यकता नहीं है, तो आप पैसे बचाएंगे.

बेशक, कुछ दस्तावेज़ ऑनलाइन संग्रहीत किए जाने के लिए बहुत संवेदनशील हो सकते हैं। इस तरह की स्थितियों में, आप हमेशा एन्क्रिप्शन का उपयोग कर सकते हैं - एक एन्क्रिप्टेड कंटेनर बनाएं और इसे ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव या स्काईड्राइव जैसी सेवा में संग्रहीत करें। आपके दस्तावेज़ों तक पहुँचने से पहले लोगों को पासवर्ड की आवश्यकता होगी.

छवि क्रेडिट: फ़्लिकर पर सारा कोलब-विलियम्स, फ़्लिकर पर सेलानर, फ़्लिकर पर जेरेमीफ़ू