Outlook में ईमेल में एक समाप्ति तिथि कैसे जोड़ें (और वे किस लिए हैं)

आउटलुक आपको ईमेल भेजने या प्राप्त करने के लिए एक समाप्ति तिथि जोड़ने देता है। एक बार समाप्ति तिथि बीत जाने के बाद ईमेल को अलग-अलग फॉर्मेटिंग के साथ प्रदर्शित किया जाएगा, और आप स्वचालित रूप से समय-सीमा समाप्त करने के लिए आउटलुक के बिल्ट-इन टूल्स का उपयोग कर सकते हैं।.

समाप्ति तिथियां केवल ईमेल पर लागू होती हैं, कैलेंडर घटनाओं या कार्यों पर नहीं क्योंकि उन वस्तुओं की अपनी तिथियां होती हैं जिन्हें आप उनके प्रबंधन के लिए उपयोग कर सकते हैं

ईमेल पर एक समाप्ति तिथि कैसे सेट करें

आपके द्वारा भेजे जा रहे ईमेल में एक समाप्ति तिथि जोड़ने के लिए, आपको ईमेल के लिए गुण विंडो खोलने की आवश्यकता है। ईमेल खोलें और फिर संदेश> टैग पर क्लिक करें.

यह ईमेल के लिए गुण विंडो खोलेगा, जिसे आप विकल्प> अधिक विकल्प, या फ़ाइल> गुण पर क्लिक करके भी एक्सेस कर सकते हैं। "समाप्ति के बाद" चेकबॉक्स पर स्विच करें और फिर एक तिथि और समय चुनें.

अपने ईमेल पर लौटने के लिए बंद करें पर क्लिक करें। कोई भी दिखाई देने वाला संकेत नहीं होगा कि एक समाप्ति तिथि जोड़ी गई है, और आप ईमेल को सामान्य रूप में भेज सकते हैं.

आपके द्वारा प्राप्त की गई ईमेल में एक समाप्ति तिथि जोड़ने के लिए, ईमेल खोलें और संदेश> टैग (या फ़ाइल> गुण) पर क्लिक करें।.

यह ईमेल के लिए गुण विंडो खोलता है। प्राप्त ईमेल के लिए उतने विकल्प नहीं हैं जितने कि आपके द्वारा भेजे जा रहे संदेश के लिए हैं, लेकिन आप अभी भी एक समाप्ति तिथि और समय निर्धारित कर सकते हैं.

एक समाप्ति तिथि क्या करता है?

इसलिए आपने एक ईमेल में एक समाप्ति तिथि जोड़ी है। यह बहुत अच्छा और सब है, लेकिन इसे करने से क्या फायदा?

समय-समय पर समाप्ति तिथियों का उपयोग आउटलुक द्वारा विभिन्न तरीकों से किया जाता है ताकि आपको इस बात पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिले कि क्या महत्वपूर्ण है। जिन ईमेल की समय सीमा समाप्त हो गई है वे आम तौर पर ईमेल के रूप में महत्वपूर्ण नहीं हैं जो समाप्त नहीं हुए हैं, इसलिए आउटलुक स्वचालित रूप से ईमेल के अलग-अलग स्वरूपों को समाप्त करता है.

यदि आपने आउटलुक में सशर्त स्वरूपण स्थापित करने पर ध्यान दिया है, तो आपने "निष्कासित आइटम" स्वरूपण नियम पर ध्यान दिया हो सकता है.

यह नियम किसी भी ईमेल को प्रारूपित करता है, जिसने इसकी समाप्ति तिथि एक ग्रे फ़ॉन्ट और पाठ के माध्यम से पारित की है.

इससे आपको पता चलता है कि ईमेल की अवधि समाप्त हो गई है, इसलिए आप पहले अधिक महत्वपूर्ण ईमेल पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। यदि आपने एक समाप्ति तिथि के साथ एक ईमेल भेजा है, तो यह स्वरूपण प्राप्तकर्ता के Outlook में भी लागू किया जाएगा, लेकिन अन्य ईमेल क्लाइंट जैसे थंडरबर्ड, या जीमेल या याहू जैसे वेब ऐप! मेल, तिथि को अनदेखा करेगा और इसके साथ कुछ भी नहीं करेगा.

आप एक फ़ोल्डर में एक कॉलम भी जोड़ सकते हैं जो किसी भी ईमेल की समाप्ति तिथि दिखाता है। उस फ़ोल्डर में एक कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करें जिसमें आप कॉलम जोड़ना चाहते हैं और फिर "फ़ील्ड चयनकर्ता" पर क्लिक करें।

ड्रॉप-डाउन से "दिनांक समय फ़ील्ड" चुनें और फिर "समाप्ति" विकल्प चुनें.

कॉलम में जोड़ने के लिए "फ़ोल्डर" आइटम को अपने फ़ोल्डर में खींचें और छोड़ें.

जब आप एक एक्सपायर्ड ईमेल खोलते हैं, तो आउटलुक हेडर में एक संदेश के साथ आपको सूचित करता है.

आप अभी भी समाप्त हो चुके ईमेल का उत्तर दे सकते हैं या अग्रेषित कर सकते हैं, लेकिन यदि आप इसे अग्रेषित करने का प्रयास करते हैं, तो आउटलुक आपको एक चेतावनी दिखाता है.

ईमेल भेजने के लिए "हां" पर क्लिक करें, या रद्द करने के लिए "नहीं".

अपने ईमेल को प्रबंधित करने के लिए समाप्ति तिथि का उपयोग करना

आउटलुक के कुछ अंतर्निहित टूल भी समाप्ति तिथियों का उपयोग करते हैं। यदि आपने आउटलुक में ऑटोराइविंग की स्थापना की है, तो आपने "समाप्त हो चुकी वस्तुओं (केवल ईमेल फ़ोल्डर) हटाएं" का विकल्प देखा होगा।

यदि इस पर स्विच किया जाता है, तो ऑटोअरेक्टिव डिलीट हो जाएगा या स्थानांतरित हो जाएगा (अन्य सेटिंग्स के आधार पर) किसी भी ईमेल को जहां तारीख बीत चुकी है। यह स्वचालित रूप से समय सीमा समाप्त ईमेल को हटाने और उन्हें अपने मेलबॉक्स को अव्यवस्थित करने से रोकने का एक शानदार तरीका है.

यदि आप नहीं चाहते कि आपके एक्सपायर्ड ईमेल डिलीट हो जाएं या चले जाएं, लेकिन आप उन्हें आउटलुक में नहीं देखना चाहते हैं, तो आप उन्हें एक्सचेंज ईमेल सर्वर से डाउनलोड होने से रोकने के लिए आउटलुक के सिंक्रोनाइज़ेशन रूल्स सेट कर सकते हैं।.

जब आप अपने सिंक्रनाइज़ेशन फ़िल्टर का निर्माण कर रहे हों, तो "उन्नत" टैब और फिर "फ़ील्ड" बटन पर क्लिक करें.

मेनू से दिनांक / समय फ़ील्ड> समय सीमा समाप्त करें चुनें। फ़ील्ड "सभी मेल फ़ील्ड" और "सभी पोस्ट फ़ील्ड" विकल्पों में भी उपलब्ध है.

"स्थिति" को "कल या उससे पहले" और "मान" को "कल" ​​पर सेट करें और फिर "सूची में जोड़ें" पर क्लिक करें।

यह सभी समाप्त हो चुके कार्यों को फ़िल्टर कर देगा ताकि यदि वे कल या उससे पहले समाप्त हो गए हैं, तो वे Outlook के साथ सिंक्रनाइज़ नहीं होंगे और आपके मेलबॉक्स में दिखाई नहीं देंगे। यदि आप उन्हें वहां देखना चाहते हैं तो वे अभी भी आउटलुक वेब ऐप में उपलब्ध होंगे.

आप स्वचालित रूप से आने वाली ईमेल में समाप्ति तिथियों को जोड़ने के लिए या एक बटन के प्रेस में एक समाप्ति तिथि को लागू करने वाले त्वरित कदम बनाने के लिए नियम निर्धारित नहीं कर सकते हैं, लेकिन आप स्वचालित रूप से सभी आउटगोइंग ईमेल में एक समाप्ति तिथि जोड़ सकते हैं। फ़ाइल> विकल्प> मेल पर क्लिक करें, संदेश भेजने के लिए नीचे स्क्रॉल करें और "मार्क ईमेल पर स्विच करें क्योंकि यह कई दिनों के बाद समाप्त हो गया है।"

उन दिनों की संख्या दर्ज करें, जिसके बाद आप संदेश समाप्त करना चाहते हैं और फिर "ओके" पर क्लिक करें। इससे आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी ईमेल में स्वचालित रूप से एक समाप्ति तिथि जुड़ जाएगी।.

समाप्ति तिथियां कम रोशनी वाले संदेशों द्वारा आपकी प्राथमिकताओं और आपके मेलबॉक्स को प्रबंधित करने का एक उपयोगी तरीका है जो अब प्रासंगिक नहीं हैं और आपको उन संदेशों को हटाने या छिपाने के लिए Outlook टूल का उपयोग करने की अनुमति देता है जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है। यह आपके मेलबॉक्स को नियंत्रण से बाहर करने से रोकने के लिए लड़ाई में एक और उपकरण है और उस पर एक बहुत उपयोगी उपकरण है.