कार्यालय 2016 में वास्तविक समय में दस्तावेजों पर कैसे सहयोग करें
Microsoft Office 2016 ने अपने सहयोग सुविधाओं में सुधार किया है ताकि कई लेखक वास्तविक समय में दस्तावेज़ पर काम कर सकें। आप OneDrive में एक दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं और यह देख सकते हैं कि कौन इस पर काम कर रहा है, और यहां तक कि दस्तावेज़ तक आसान पहुंच के लिए दूसरों को भेजने के लिए एक लिंक प्राप्त करें.
हम इस लेख में Word का उपयोग यह बताने के लिए करेंगे कि दस्तावेजों पर कैसे सहयोग किया जाए; हालाँकि, यह वास्तविक समय सहयोग सुविधा Excel और PowerPoint में भी उपलब्ध है.
शुरू करने के लिए, उस दस्तावेज़ को खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं और वर्ड विंडो के ऊपरी-दाएं कोने में रिबन बार पर "शेयर" बटन पर क्लिक करें।.
नोट: अपने दस्तावेज़ को साझा करने के लिए सेट करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके वनड्राइव खाते में एक साझा फ़ोल्डर है। या, आप "सार्वजनिक" फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं जो डिफ़ॉल्ट रूप से आपके खाते में मौजूद है.
"शेयर" फलक प्रदर्शित करता है। अपने OneDrive खाते में आपके द्वारा साझा किए गए फ़ोल्डर में दस्तावेज़ को सहेजने के लिए, "बादल को सहेजें" पर क्लिक करें.
"इस रूप में सहेजें" बैकस्टेज स्क्रीन पर, उस साझा स्थान का चयन करें, जिस पर आप अपने दस्तावेज़ को सहेजना चाहते हैं, या अपने OneDrive खाते में स्थान का चयन करने के लिए "ब्राउज़ करें" बटन पर क्लिक न करें हाल ही की सूची में.
यदि आवश्यक हो, तो "इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स पर साझा फ़ोल्डर में नेविगेट करें। यदि आप फ़ाइल का नाम बदलना चाहते हैं, तो "फ़ाइल का नाम" संपादित करें बॉक्स में एक नया नाम दर्ज करें। "सहेजें" पर क्लिक करें.
आप दस्तावेज़ में वापस आ जाते हैं और "शेयर" फलक कनेक्ट हो जाता है और आपको लोगों को फ़ाइल को देखने या संपादित करने या इसे देखने के लिए आमंत्रित करने की अनुमति मिलती है। दस्तावेज़ पर सहयोग करने के लिए किसी को आमंत्रित करने के लिए, उस उपयोगकर्ता के ईमेल पते को "लोगों को आमंत्रित करें" संपादित करें बॉक्स में दर्ज करें। चयन करें कि क्या वे ड्रॉप-डाउन सूची से "संपादित कर सकते हैं" या "देख सकते हैं"। यदि आप एक कस्टम संदेश भेजना चाहते हैं, तो इसे "एक संदेश शामिल करें" बॉक्स में दर्ज करें। दस्तावेज़ साझा करने के लिए, "साझा करें" पर क्लिक करें.
उपयोगकर्ता को उन लोगों की सूची में जोड़ा जाता है जिनके साथ आपने दस्तावेज़ साझा किया है.
आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या "ऑलवेज" या "नेवर" में परिवर्तन स्वचालित रूप से या ("मुझसे पूछें") हर बार "स्वचालित रूप से परिवर्तन साझा करें" ड्रॉप-डाउन सूची से एक विकल्प का चयन करके परिवर्तन किया जाता है।.
जिस उपयोगकर्ता के साथ आपने दस्तावेज़ साझा किया है, वह निम्न छवि के समान एक ईमेल प्राप्त करता है। वे दस्तावेज़ तक पहुँचने के लिए "वनड्राइव में देखें" पर क्लिक करते हैं.
नोट: आप आसानी से साझा किए गए दस्तावेज़ का लिंक प्राप्त कर सकते हैं ताकि आप "साझा करें" लिंक पर क्लिक करके "शेयर" फलक के नीचे उपयोगकर्ताओं को ईमेल कर सकें।.
"साझा करें" फलक पर दो बटन प्रदर्शित होते हैं। यदि आप एक लिंक भेजना चाहते हैं जो उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ देखने और संपादित करने की अनुमति देता है, तो "एक लिंक बनाएं संपादित करें" बटन पर क्लिक करें। एक लिंक भेजने के लिए जो केवल उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ देखने की अनुमति देता है, और इसे संपादित नहीं करता है, "केवल दृश्य-लिंक बनाएं" बटन पर क्लिक करें.
दस्तावेज़ को उचित अनुमतियों के साथ एक्सेस करने के लिए URL वाले "लिंक को संपादित करें" बॉक्स प्रदर्शित करता है। URL कॉपी करने के लिए बॉक्स के दाईं ओर "कॉपी" बटन पर क्लिक करें ताकि आप ईमेल में लिंक साझा कर सकें, उदाहरण के लिए.
ईमेल में उपयोगकर्ता द्वारा प्राप्त लिंक पर क्लिक करने से दस्तावेज़ को उपयुक्त Office 2016 ऐप के ऑनलाइन संस्करण में खोला जाता है.
जब उपयोगकर्ता दस्तावेज़ को संपादित करना शुरू करता है, तो एक पॉपअप आपको बताता है कि "अतिथि इस दस्तावेज़ को संपादित कर रहा है".
अन्य व्यक्ति द्वारा किए गए परिवर्तन दस्तावेज़ के आपके उदाहरण में हाइलाइट किए गए पाठ के रूप में प्रदर्शित होते हैं.
यदि आपने किसी उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ संपादित करने की अनुमति दी है, और फिर अपना मन बदल दिया है, तो आप आसानी से उस उपयोगकर्ता के लिए अनुमतियाँ बदल सकते हैं। सूची में उपयोगकर्ता के नाम पर राइट-क्लिक करें और "अनुमति को बदलें: देख सकते हैं" का चयन करें। आप उपयोगकर्ता को केवल यह देखने की अनुमति देने के बाद दस्तावेज़ को संपादित करने की अनुमति देते हुए, दूसरे तरीके से भी जा सकते हैं.
यदि आप उपयोगकर्ता के साथ दस्तावेज़ साझा कर रहे हैं, तो आप उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ देखने या संपादित करने की अनुमति देना बंद कर सकते हैं। सूची में उपयोगकर्ता के नाम पर राइट-क्लिक करें और पॉपअप मेनू से "उपयोगकर्ता निकालें" चुनें.
"साझा करें" फलक को बंद करने के लिए, फलक के ऊपरी-दाएँ कोने में "X" पर क्लिक करें.
चाहे आप एक बड़े या छोटे प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों, Office 2016 में रीयल-टाइम संपादन और OneDrive के साथ क्लाउड एकीकरण के साथ यह नई सहयोग सुविधा शक्तिशाली है.
