आउटलुक 2013 में ईमेल कैसे लिखें और भेजें

आउटलुक ईमेल का पर्याय है। इसलिए, इसकी सभी अन्य विशेषताओं से परे, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप ई-मेल के साथ इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं.

हम कुछ समय के लिए आउटलुक के पहलुओं का उपयोग कर रहे हैं और घबराए हुए ऑफिस वेट्स को यह सब सामान पहले से ही पता होगा, लेकिन नए उपयोगकर्ता, जैसे कि उन लोगों को पता होना चाहिए जिन्हें आफिस सेटिंग में आउटलुक का उपयोग करना है, उन्हें आउटलुक का उपयोग करने का तरीका जानना होगा दैनिक आधार पर। उस ने कहा, यह एक बहुआयामी और परिपक्व ई-मेल अनुप्रयोग है जो विंडोज उपयोगकर्ताओं को अपने टूलबॉक्स में होना चाहिए.

चूंकि सीखने के लिए बहुत कुछ है, हमारे पास खोने के लिए बहुत कम समय है, इसलिए आइए अभी शुरुआत करें कि कैसे संदेश लिखें और भेजें, साथ ही साथ उन सभी विकल्पों का टूटना भी होगा जो आप Outlook को अधिक उपयोगी और सुखद अनुभव बनाने के लिए ट्विक कर सकते हैं।.

जल्दी से संदेश भेजना और भेजना

यदि आप चाहते हैं या आउटलुक के मूल सिद्धांतों को समझने की आवश्यकता है, तो हमने इसके लिए एक आसान शुरुआती गाइड लिखा है। यदि आप आउटलुक आपके लिए पूरी तरह से नए हैं तो हम आपको इसे पढ़ने की सलाह देते हैं.

अन्यथा, आउटलुक इनबॉक्स से, आप "नया ईमेल" बटन पर क्लिक कर सकते हैं या "CTRL + N" का उपयोग कर सकते हैं.

परिणामी नई संदेश विंडो बहुत सीधी होनी चाहिए। यदि आपने कभी Microsoft Word या इसी तरह के टेक्स्ट एडिटिंग प्रोग्राम का उपयोग किया है, तो बेसिक टेक्स्ट फीचर्स आपके लिए परिचित नहीं होंगे.

इस बिंदु पर, आप निर्दिष्ट करेंगे कि आप किसे अपना संदेश भेज रहे हैं, अपना संदेश लिखें और "भेजें" बटन पर क्लिक करें। यह सब ठीक है और अच्छा है यदि आप सिर्फ एक बार संदेश भेज रहे हैं और फिर आप इसके साथ काम कर रहे हैं, लेकिन इसके अलावा भी बहुत कुछ है.

एक संपर्क ताज़ा करनेवाला

जब आप एक नया ईमेल बनाते हैं, तो पहली चीज जो आप शायद करेंगे, वह है आपका प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता। आप ऐसा उनके ईमेल पते (टाइप) में टाइप करके कर सकते हैं या आप "To ..." पर क्लिक कर सकते हैं और अपनी पता पुस्तिका से नाम चुन सकते हैं.

याद रखें, यदि आप जल्दी से एक साथ दो या अधिक पते चुनना चाहते हैं, तो CTRL पकड़ें और प्रत्येक नाम जिसे आप चुनना चाहते हैं पर क्लिक करें, फिर अपने पते के विकल्प चुनें: To और Cc (या Bcc)। जब आपने अपने सभी प्राप्तकर्ता चुन लिए हों, तो "ओके" पर क्लिक करें।

यदि आपके पास पहले से कोई पता पुस्तिका नहीं है, तो हमने आपको कवर कर दिया है। आप अपने Gmail या इसी तरह की ई-मेल सेवा से अपने संपर्कों को आउटलुक में आयात कर सकते हैं.

उत्तर-पता बदलने के लिए

मान लें कि आपके पास Outlook से संबद्ध एक से अधिक ईमेल खाता है। आप अपने अन्य खातों से ईमेल कैसे भेजते हैं?

आप देखेंगे कि "से" बटन पर एक छोटा तीर है। उस बटन पर क्लिक करें, और आप अपने अन्य खातों को एक ड्रॉप-डाउन सूची में देखेंगे ताकि आप दूसरा ईमेल खाता चुन सकें.

वैकल्पिक रूप से, आप एक ऐसे ईमेल खाते का उपयोग कर सकते हैं जो आउटलुक के साथ संबद्ध नहीं है, जैसे कि आप किसी और के कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं या आप काम में अपने कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं और आप अपने व्यक्तिगत खाते में उत्तर देना चाहते हैं।.

यदि आप ऐसा करते हैं, तो कुछ बातों का ध्यान रखें। सबसे पहले, आप जो भी संदेश भेजते हैं, उसे भेजे गए मेल फ़ोल्डर में कॉपी किया जाएगा, इसलिए जब तक आप इसे हटाने और कचरा खाली करने का इरादा नहीं रखते तब तक कुछ भी व्यक्तिगत न भेजें। इसके अलावा, यदि आप अपने काम से एक संदेश भेजते हैं, तो वे संभवतः इसे अपने मेल सर्वर पर संग्रहीत करेंगे.

हस्ताक्षर और स्टेशनरी

आप पहले से ही हस्ताक्षर की अवधारणा से परिचित हो सकते हैं, या आप स्वयं भी उनका उपयोग कर सकते हैं। मूल रूप से, हस्ताक्षर पाठ के विशेष पूर्व-निर्मित बिट्स हैं जिन्हें आप हर संदेश में जोड़ सकते हैं। यह आपके संपर्क विवरण, आपके द्वारा प्रचारित किसी उत्पाद या घटना के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी या आपके द्वारा पसंद किए जाने वाले गहन उद्धरण के बारे में हो सकता है.

इस उदाहरण में, हम भविष्य की छुट्टियों की योजनाओं के विवरण पर हस्ताक्षर करने जा रहे हैं। हम इस हस्ताक्षर को अपने कार्य खाते से उत्पन्न होने वाले सभी ईमेलों पर संलग्न करेंगे, लेकिन उत्तरों और अग्रेषित करने के लिए नहीं.

यहां से, जब तक आप इन सेटिंग्स का उपयोग करके हस्ताक्षर नहीं हटाते हैं, तब तक आपकी छुट्टियों की चेतावनी हर बार जब आप एक नया ईमेल संदेश लिखते हैं, तब दिखाई देगा.

स्थिर?

हस्ताक्षर आसानी से पता लगाने के लिए पर्याप्त हैं लेकिन स्थिर के बारे में क्या? जब तक यह ठीक है, तब तक आगे बढ़ें और इस पर चर्चा करें। जैसे हस्ताक्षर के साथ, आपने शायद किसी न किसी रूप में ईमेल स्टेशनरी देखी है, लेकिन मूल रूप से यह इस तरह से काम करती है: चूंकि आप ई-मेल को HTML के रूप में भेज रहे हैं, इसलिए स्टेशनरी आपको पृष्ठभूमि, अलग-अलग फ़ॉन्ट शैली और अपने रंग को असाइन करने देता है। संदेशों.

आप यहां देखें कि यह कैसे काम करता है। हमने सूची में से "बियर्स" थीम का चयन किया, जो हमें एक पृष्ठभूमि देता है जिसमें टेडी बियर के साथ इसे सजाते हैं.

बेशक, यदि आप काम पर हैं, तो आप टेडी बियर के साथ संदेशों से बचना चाह सकते हैं और ऐसे लेकिन अगर आप चाहते हैं कि आपके संदेश वास्तव में बाहर खड़े हों, तो आप कुछ वास्तविक आकर्षक परिणाम बनाने के लिए स्थिर सुविधा का उपयोग कर सकते हैं.

संदेश भेजने और अग्रेषित करने के लिए

संदेशों का जवाब देना और अग्रेषित करना सरल है और आपने शायद पहले ही रिबन पर प्रतिक्रिया उपकरण देख लिए हैं.

आप उत्तर देखें, सभी का उत्तर दें (सावधानी के साथ उपयोग करें), और आगे के विकल्प, जो काफी आत्म-व्याख्यात्मक हैं, लेकिन अन्य विकल्पों में से क्या हैं?

यदि आप "मीटिंग" पर क्लिक करते हैं, तो जब आप उत्तर देते हैं, तो आप मीटिंग का अनुरोध कर सकते हैं; ऐसा करने पर आपको मिलने वाले सभी विकल्पों की जाँच करें.

हम आगामी लेख में अधिक से अधिक बैठकों को कवर करने जा रहे हैं जहां हम आउटलुक की कैलेंडरिंग शक्तियों पर चर्चा करेंगे.

उत्तर और फ़ॉरवर्ड विकल्प सेट करना

चलो एक त्वरित देखो के लिए उत्तर और आगे के विकल्प खोलें पॉप। ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप बदल सकते हैं कि जब आप उत्तर देते हैं या अग्रेषित करते हैं तो मूल संदेश कैसे दिखते हैं, या इसे अनुलग्नक के रूप में शामिल किया जाता है या नहीं.

आप यह भी सेट कर सकते हैं कि उत्तर कैसे और आगे खुले, और क्या आपकी टिप्पणी आपके नाम के साथ पूर्वनिर्धारित है.

आउटलुक के मेल विकल्प के बाकी

मेल विकल्पों में बहुत सी अन्य चीजें चल रही हैं, इसलिए आज आपको छोड़ने से पहले, हम उनके बारे में बात करने के लिए कुछ समय बिताना चाहते हैं.

यहां कुछ बुनियादी सामान जैसे संपादक विकल्प बदलने के लिए कि आप संदेश, वर्तनी और स्वत: सुधार विकल्प और हस्ताक्षर और स्थिर विकल्प कैसे बनाते हैं, जिसे हमने पहले ही छू लिया था.

इनमें से कई विकल्प उप-विकल्पों तक खुलते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप "संपादक विकल्प ..." पर क्लिक करते हैं, तो आप आगे की जाँच करने के लिए पूरे चेकबॉक्स (दो श्रेणियों में विभाजित, प्रूफ़िंग और एडवांस) में जा सकते हैं।.

नीचे स्क्रॉल करते हुए, संदेश के आगमन के विकल्प हैं कि आपके इनबॉक्स में संदेश आने पर Outlook आपको कैसे अलर्ट करता है.

साथ ही साथ जब आप पठन फलक का उपयोग करते हैं तो आउटलुक के आइटम कैसे पढ़े जाते हैं.

आप यह तय कर सकते हैं कि संदेश कितनी बार स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं, वे कहाँ सहेजे जाते हैं, इत्यादि.

जब आप संदेश भेजते हैं तो क्या होता है? "संदेश भेजें" विकल्प के साथ, डिफ़ॉल्ट महत्व और संवेदनशीलता के स्तर, स्वचालित नाम की जाँच, और कुछ अन्य छोटे लेकिन अलग-अलग ट्वीक का चयन करें जिन्हें आप अपने उपयोगकर्ता अनुभव के लिए कर सकते हैं.

यदि आप संदेशों को ट्रैक करने में रुचि रखते हैं, तो इसके लिए समायोजन करने के भी तरीके हैं। उदाहरण के लिए, यह यहां है कि आप रीड रसीदें चालू कर सकते हैं, जो जब भी कोई आपके ईमेल को पढ़ता है तो आपको एक अधिसूचना भेजता है.

अंत में, हमें आपके संदेशों के प्रारूप को बदलने के लिए कुछ विकल्प मिलते हैं, जिनका आप शायद कभी उपयोग न करें.

अन्य विकल्पों में कुछ उपयोगी विशेषताएं हैं, जैसे पेस्ट विकल्प दिखाना (संभवतः कष्टप्रद) और क्या संदेश हेडर में अगले और पिछले लिंक दिखाना है जब आपके इनबॉक्स में कई संदेशों के माध्यम से पढ़ना (संभवतः उपयोगी).

यह भी कॉन्फ़िगर करने के लिए विकल्प हैं कि प्रोग्राम वार्तालाप सफाई कैसे करता है, लेकिन हम आगामी लेख में आउटलुक मेल के प्रबंधन के अन्य पहलुओं को कवर करेंगे।.

ईमेल आउटलुक का ऐसा अभिन्न अंग है, यह थोड़ा आश्चर्य है कि इसे कॉन्फ़िगर करने के कई तरीके हैं। अनावश्यक-से-कहने के लिए, जैसा कि आप आउटलुक का उपयोग करना सीखते हैं, आप ई-मेल को स्वरूपित और व्यवहार करने के कुछ पहलुओं को बदलने के लिए स्वयं को मौके पर विकल्पों में लौटेंगे।.

हम आउटलुक की खोज नहीं कर रहे हैं, हमारे पास आपको दिखाने के लिए अभी भी बहुत कुछ है, जैसे कि आप संलग्नक, कैलेंडरिंग, कार्य और बहुत कुछ भेजने और प्राप्त करने के तरीके को संभालेंगे, और भी बहुत कुछ। हालाँकि कुछ समय के लिए, हम आपसे और अधिक सुनना चाहते हैं, इसलिए कृपया हमारी चर्चा में हमें एक त्वरित नोट छोड़ने के लिए एक क्षण ले लो.