Outlook में एक फ़ोल्डर दृश्य कैसे बनाएं और कस्टमाइज़ करें

यदि आप एक कार्यालय में काम करते हैं, तो संभावना है कि आप ईमेल के साथ काम करने में बहुत समय व्यतीत कर रहे हैं, जो कि संभवत: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में है। आउटलुक पाने के लिए आपको आवश्यक जानकारी प्रदर्शित करने में थोड़ा समय लगने लायक है। ईमेल के लिए, ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका फ़ोल्डर विचारों के साथ है। यहां बताया गया है कि वे कैसे काम करते हैं.

फ़ोल्डर दृश्य क्या है?

हर वह जगह जो आप अपने ईमेल को आउटलुक में रखते हैं-चाहे वह इनबॉक्स हो, भेजे गए आइटम, आर्काइव, डिलीट किए गए आइटम या कोई अन्य जगह हो-एक फोल्डर है। उन फ़ोल्डरों में से प्रत्येक डिफ़ॉल्ट रूप से एक ही दिखता है, जिसमें कॉलम होते हैं जिसमें ईमेल के बारे में मेटाडेटा होता है, जैसे प्रेषक, विषय, तिथि और प्राप्त समय, और इसी तरह। आउटलुक तारीखों को ईमेल (शीर्ष पर नवीनतम के साथ) में समूहित करता है, संदेश को बोल्ड ब्लू टेक्स्ट में अपठित करता है, और उन संदेशों को दिखाता है जिन्हें आपने नियमित रूप से काले फ़ॉन्ट में पढ़ा है.

यह है डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर दृश्य.

लेकिन आप चाहें तो उस दृश्य को बदल सकते हैं। आप प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए एक अलग दृश्य बना सकते हैं, या आप अपनी पसंद का एक फ़ोल्डर दृश्य बना सकते हैं और इसे प्रत्येक फ़ोल्डर में लागू कर सकते हैं। आउटलुक में कुछ वैकल्पिक अंतर्निहित विचार भी हैं जिनसे आप शुरुआत कर सकते हैं.

दूसरे अंतर्निहित दृश्य में कैसे बदलें

शुरू करने के लिए, आइए देखें> परिवर्तन देखें पर क्लिक करके अन्य अंतर्निहित विचारों में से एक को बदलें.

कॉम्पैक्ट दृश्य वह डिफ़ॉल्ट दृश्य है जिसका उपयोग प्रत्येक फ़ोल्डर करता है, लेकिन आप अन्य दो में से किसी में भी परिवर्तन कर सकते हैं:

• एक: यह बाय डेट ग्रुपिंग को हटाता है और आपके सभी संदेशों को एक साधारण सूची में दिखाता है.
• पूर्वावलोकन: यह (कुछ प्रति-सहज रूप से) पूर्वावलोकन पैनल निकालता है.

मौजूदा दृश्य को कैसे अनुकूलित करें

आप दृश्य> दृश्य सेटिंग पर क्लिक करके वर्तमान फ़ोल्डर दृश्य को अनुकूलित कर सकते हैं.

यह एडवांस्ड व्यू सेटिंग्स विंडो खोलता है, जहां आप व्यू के बारे में सभी तरह की चीजें बदल सकते हैं.

हम उदाहरण के रूप में प्रदर्शित कॉलम और सॉर्ट सेटिंग्स को बदल देंगे। कॉलम दिखाएँ विंडो खोलने के लिए "कॉलम" पर क्लिक करें.

दाएं हाथ के कॉलम में "मेंशन" चुनें, "निकालें" बटन पर क्लिक करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें।

उन्नत दृश्य सेटिंग विंडो में वापस, सॉर्ट विंडो खोलने के लिए "सॉर्ट" बटन पर क्लिक करें.

"ड्रॉप-डाउन मेनू द्वारा आइटम सॉर्ट करें" में, "से" चुनें और फिर "ओके" पर क्लिक करें।

अब एडवांस्ड व्यू सेटिंग्स पर "ओके" पर क्लिक करें। फ़ोल्डर दृश्य अब बदल गया है ताकि "मेंशन" कॉलम छिपा हो और फ़ोल्डर को मेल भेजने वाले व्यक्ति द्वारा सॉर्ट किया गया हो.

ये केवल दो त्वरित उदाहरण हैं जो आप कर सकते हैं। आप कई अलग-अलग कॉलम, समूह और संदेशों को अलग-अलग तरीकों से जोड़ या हटा सकते हैं, और यहां तक ​​कि संदेशों को प्रदर्शित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले फोंट और शैलियों को भी बदल सकते हैं। आपके लिए सबसे अच्छा काम करने के लिए विभिन्न विकल्पों के साथ खेलें.

अन्य फ़ोल्डर के लिए एक दृश्य लागू करें

एक बार जब आप अपना दृश्य कस्टमाइज़ कर लेते हैं, तो आप एक दूसरे को कस्टमाइज़ किए बिना उसी दृश्य को किसी अन्य फ़ोल्डर में लागू कर सकते हैं। दृश्य> फिर से सेटिंग देखें पर क्लिक करें और इस बार "अन्य फ़ोल्डर के लिए वर्तमान दृश्य लागू करें" कमांड पर क्लिक करें.

उन फ़ोल्डरों का चयन करें, जिन्हें आप दृश्य लागू करना चाहते हैं और फिर "ओके" पर क्लिक करें।

आप जितने चाहें उतने फ़ोल्डर (या सबफ़ोल्डर) का चयन कर सकते हैं.

एक स्वनिर्धारित फ़ोल्डर दृश्य सहेजें

आप अपने अनुकूलित दृश्य को एक टेम्पलेट के रूप में भी रख सकते हैं ताकि आप इसे भविष्य में अन्य फ़ोल्डरों पर लागू कर सकें। दृश्य> फिर से सेटिंग्स देखें पर क्लिक करें और "वर्तमान दृश्य को एक नए दृश्य के रूप में सहेजें" कमांड का चयन करें.

यह प्रतिलिपि दृश्य विंडो खोलता है, जहाँ आप अपने दृश्य को एक नाम दे सकते हैं और यह चुन सकते हैं कि कौन दृश्य देख सकता है। जब आप सब कुछ सेट कर लें तो "ओके" पर क्लिक करें.

यदि आप दृश्य> दृश्य सेटिंग्स फिर से क्लिक करते हैं, तो Outlook आपके नए दृश्य को उपलब्ध विकल्प के रूप में प्रदर्शित करता है। उन सभी दृश्यों को देखने के लिए "प्रबंधित दृश्य" पर क्लिक करें, जिन तक आपकी पहुंच है.

सभी दृश्य प्रबंधित करें विंडो आपको दृश्य जोड़ने, संपादित करने और हटाने की सुविधा देती है, साथ ही प्रत्येक दृश्य पर लागू सेटिंग्स भी देखती है.

स्क्रैच से एक दृश्य बनाएँ

यदि आप एक नया दृश्य बनाना चाहते हैं, तो सभी दृश्य विंडो प्रबंधित करें में "नया" बटन पर क्लिक करें। यह Create a New View विंडो खोलता है.

आप जिस आधार दृश्य को शुरू करना चाहते हैं उसका चयन करें और "ओके" बटन पर क्लिक करें। उन्नत दृश्य सेटिंग विंडो खुलती है, और आप अपने दृश्य को अपने इच्छित तरीके से अनुकूलित कर सकते हैं। जब आप कर लें, तब तक "ओके" पर क्लिक करें जब तक कि आप सभी व्यू विंडो को मैनेज न कर लें और फिर करंट फोल्डर में व्यू को लागू करने के लिए "व्यू अप्लाई" पर क्लिक करें.

एक बार जब आप एक नया दृश्य बना लेते हैं, तो आप किसी भी अन्य फ़ोल्डर में आवेदन कर सकते हैं, इसे आगे अनुकूलित कर सकते हैं, या किसी अन्य नए दृश्य के लिए आधार के रूप में उपयोग कर सकते हैं.

कस्टमाइज़ेशन को किसी दृश्य से निकालें

यदि आपने अपने मौजूदा दृश्य में कुछ अनुकूलन किए हैं, तो आप मौजूदा दृश्य पर आसानी से वापस लौट सकते हैं। यदि आपके लिए बदलाव काम नहीं करते हैं, तो उन्हें पूर्ववत करने की चिंता किए बिना चीजों को आज़माने का यह एक अच्छा तरीका है। वर्तमान फ़ोल्डर से किसी भी सहेजे गए अनुकूलन को हटाने के लिए दृश्य> रीसेट दृश्य पर क्लिक करें.

इन उपकरणों को देखने के लिए, आप अपने फ़ोल्डरों को ठीक उसी तरह से काम कर सकते हैं, जिस तरह से आप चाहते हैं, और उस अतिप्रवाह सूची को बनाना शुरू कर सकते हैं.