किसी के लिए अपना आउटलुक अकाउंट कैसे डेलिगेट करें
आउटलुक में अपने कैलेंडर को साझा करना काफी सामान्य है, और कई कंपनियों में, सभी आउटलुक कैलेंडर डिफ़ॉल्ट रूप से पूरे कार्यालय को दिखाई देते हैं। लेकिन आप अपने खाते को प्रत्यायोजित करके किसी को उच्च स्तर की दृश्यता और नियंत्रण दे सकते हैं ताकि वे आपके लिए बैठकों और ईमेलों को बना सकें और उनका जवाब दे सकें। आइए देखें कि यह कैसे काम करता है.
अपने मेलबॉक्स को किसी को सौंपने के लिए, फ़ाइल> खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें और फिर "डेलिगेट एक्सेस" कमांड पर क्लिक करें.
यह डेलिगेट्स विंडो खोलता है, जो आपके द्वारा इसे खोलने पर पहली बार खाली होगा। एक प्रतिनिधि स्थापित करने के लिए "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें.
यह ग्लोबल एड्रेस लिस्ट (आपकी कंपनी के सभी लोगों की सूची) को खोलता है, इसलिए आप एक प्रतिनिधि चुन सकते हैं। (आप अपने खाते को अपने ईमेल डोमेन से बाहर किसी को नहीं सौंप सकते, जिसका अर्थ है कि यदि आपका ईमेल पता [email protected] है, तो आप केवल अपने मेलबॉक्स को किसी ऐसे ईमेल पते के साथ किसी व्यक्ति को सौंप सकते हैं जो "@ mycompany.com" समाप्त होता है। ")
उस व्यक्ति का चयन करें, जिसे आप प्रतिनिधि बना रहे हैं और फिर प्रतिनिधि अनुमतियाँ खोलने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.
डिफ़ॉल्ट अनुमतियाँ आपके कैलेंडर और टास्क सूची में प्रतिनिधि संपादक को अधिकार देती हैं, लेकिन उन्हें आपके इनबॉक्स, संपर्क या नोट्स तक किसी भी पहुंच की अनुमति नहीं देती हैं। हालाँकि, आप इनमें से किसी भी श्रेणी के लिए डिफ़ॉल्ट अनुमति बदल सकते हैं। विकल्प हैं:
- कोई नहीं: प्रतिनिधि के पास कोई पहुंच नहीं है.
- समीक्षक: प्रतिनिधि आइटम पढ़ सकते हैं, लेकिन उन्हें संपादित नहीं कर सकते.
- लेखक: प्रतिनिधि वे आइटम पढ़ और बना सकते हैं, और जो आइटम बनाते हैं उन्हें बदल सकते हैं और हटा सकते हैं (जैसे मीटिंग अनुरोध या कार्य).
- संपादक: प्रतिनिधि वह सब कुछ कर सकता है जो एक लेखक कर सकता है और आपके द्वारा बनाई गई वस्तुओं को बदल और हटा भी सकता है.
यदि आप अपने प्रतिनिधि को अपने कैलेंडर (और कार्य, जो अन्य लोगों को सौंपा जा सकता है) का प्रबंधन करना चाहते हैं, तो डिफ़ॉल्ट अनुमतियाँ ठीक काम करेंगी। "प्रतिनिधि को मेरे द्वारा भेजे गए मीटिंग-संबंधित संदेशों की प्रतियां प्राप्त होती हैं" विकल्प चालू है, इसलिए प्रतिनिधि को आपके इनबॉक्स तक पहुंचने की आवश्यकता नहीं है। मीटिंग के अनुरोध और प्रतिक्रियाएँ स्वचालित रूप से उनके पास भेज दी जाती हैं जब यह चालू हो जाता है.
आपके प्रतिनिधि ने आपके द्वारा बनाई गई और निजी के रूप में कोई भी मीटिंग या अपॉइंटमेंट नहीं देखा होगा; वे बस देखेंगे कि एक निजी नियुक्ति है। यदि आप चाहते हैं कि वे आपकी निजी नियुक्तियों को देखें (और संपादित करें), तो "प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकते हैं" विकल्प पर स्विच करें.
अंत में, आमतौर पर "इन अनुमतियों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए एक संदेश भेजना" विकल्प पर स्विच करना एक अच्छा विचार है, ताकि प्रतिनिधि को पता हो कि उन्हें आपके मेलबॉक्स तक पहुंचने की अनुमति मिल गई है.
प्रतिनिधि पैनल पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें। नीचे दिए गए तीन विकल्प जो आपके द्वारा एक प्रतिनिधि जोड़े जाने से पहले धूसर हो गए थे, अब उपलब्ध हैं.
डिफ़ॉल्ट विकल्प-मीटिंग अनुरोध आपके प्रतिनिधियों को भेजे जाते हैं, और अधिकांश लोगों के लिए संदर्भ-कार्यों के लिए एक प्रति आपके पास भेजी जाती है, लेकिन यदि आप चाहें तो अन्य विकल्पों में से एक में परिवर्तन करें।.
एक बार जब आप "ओके" पर क्लिक करते हैं तो आपका प्रतिनिधि जोड़ा जाता है। वे अब आपके मेलबॉक्स को अपनी आउटलुक प्रोफ़ाइल में जोड़ सकते हैं और जो भी आपने उन्हें एक्सेस करने दिया है, उसे एक्सेस कर सकते हैं.
