कैसे फ़िल्टर करें कि Outlook एक्सचेंज से आइटम डाउनलोड करता है

यदि आपको सीमित स्थान या धीमा इंटरनेट कनेक्शन मिल गया है, तो आप Outlook की किन चीजों को डाउनलोड करना चाहते हैं, इसे सीमित करना चाहते हैं। हमने आपको दिखाया है कि उन आइटम्स को कैसे नियंत्रित किया जाए जो आउटलुक आइटम की उम्र के आधार पर डाउनलोड करता है, लेकिन यह बहुत लचीला नहीं है। यह केवल आपके मेलबॉक्स में ईमेल पर काम करता है (और, आउटलुक 2016 और बाद के लिए, मेलबॉक्सेस को डेलिगेट करता है), इसलिए यदि आपको सार्वजनिक या साझा किए गए फ़ोल्डर्स तक पहुँच मिली है, या आपको बहुत सारे कैलेंडर ईवेंट और कार्य मिल गए हैं, तो आपको ज़रूरत है एक अन्य विकल्प। आगे कदम फ़ोल्डर सिंक्रनाइज़ेशन, जो आपको फ़ोल्डर-फ़ोल्डर आधार पर आउटलुक डाउनलोड को फ़िल्टर करने देता है.

ध्यान दें: जब आप Microsoft Exchange सर्वर से जुड़े होते हैं, तो हॉटमेल या Outlook.com सहित, Outlook क्लाइंट के सभी समर्थित संस्करणों के साथ फ़ोल्डर सिंक्रनाइज़ेशन काम करता है। यदि आप किसी अन्य सेवा से कनेक्ट होते हैं, जैसे जीमेल या व्यक्तिगत मेल सर्वर, तो आप इन विकल्पों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं लेकिन आउटलुक उन्हें अनदेखा कर सकता है.

आप फ़ोल्डर> फ़ोल्डर गुण पर क्लिक करके किसी फ़ोल्डर के लिए सिंक्रनाइज़ेशन विकल्पों तक पहुंच सकते हैं.

आप नेविगेशन फलक में फ़ोल्डर को राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और फिर "गुण" कमांड पर क्लिक कर सकते हैं.

फ़ोल्डर के गुण विंडो पर, "सिंक्रनाइज़ेशन" टैब पर जाएं.

अच्छी खबर यह है कि इस टैब पर करने के लिए केवल एक चीज है: अपना फ़िल्टर बनाएं। फ़िल्टर विंडो खोलने और आरंभ करने के लिए "फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें.

फ़िल्टर विंडो आपको उस स्थिति (या शर्तों) को चुनने की सुविधा देती है जो Outlook को इस फ़ोल्डर में डाउनलोड करने के लिए मिलना है। कोई भी ईमेल जो इन शर्तों को पूरा नहीं करता है, अभी भी सर्वर पर मौजूद है, और आप उन ईमेलों को आउटलुक वेब ऐप या आउटलुक ऑनलाइन के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं.

प्रत्येक फ़ोल्डर में अलग-अलग सिंक्रनाइज़ेशन फ़िल्टर हो सकते हैं, इसलिए यदि आप अपने इनबॉक्स पर एक फ़िल्टर बनाते हैं, तो यह किसी अन्य फ़ोल्डर को प्रभावित नहीं करेगा। आपको प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए एक अलग फ़िल्टर बनाना होगा, इसलिए यह वास्तव में बहुत सारे आइटम के साथ फ़ोल्डर्स पर इसका उपयोग करने के लिए समझ में आता है.

अभी मेरा इनबॉक्स उन ईमेलों से भरा हुआ है, जहाँ मैं उस सामान पर CC'ed गया हूँ जो इतना महत्वपूर्ण नहीं है, इसलिए हम एक ऐसा फ़िल्टर बनाने जा रहे हैं जो केवल मुझे भेजे गए मेल को सिंक्रोनाइज़ करता है और जहाँ पर मैं अकेला व्यक्ति हूँ " कतार करना.

ऐसा करने के लिए, "भेजे गए" बॉक्स में एक नाम जोड़ें, "मैं कहां हूं" चेकबॉक्स सक्षम करें, और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से दाईं ओर "टू लाइन पर एकमात्र व्यक्ति" चुनें.

"ओके" बटन पर क्लिक करें, और एक चेतावनी संदेश दिखाई देगा.

इस संदेश का अर्थ है कि आपके फ़िल्टर से मेल खाने वाला कोई भी ईमेल फ़ोल्डर में डाउनलोड हो जाएगा और जो भी ईमेल आपके फ़िल्टर से मेल नहीं खाते हैं उन्हें स्थानीय फ़ोल्डर से हटा दिया जाएगा। मेल न खाने वाले ईमेल हटाए जाएंगे-वे अभी भी आउटलुक वेब ऐप में उपलब्ध होंगे, और यदि आप अपना फ़िल्टर बदलते या निकालते हैं, तो आउटलुक उन्हें फिर से डाउनलोड कर सकता है.

संदेश पर "ओके" पर क्लिक करें, और फिर गुण विंडो पर "ओके" करें। आउटलुक को पुनरारंभ करें और फ़िल्टर को तुरंत लागू किया जाना चाहिए, हालांकि हजारों ईमेल वाले फ़ोल्डरों पर इसे फिर से सिंक्रनाइज़ करने में कुछ समय लग सकता है। एक बार जब आपका मेल फ़िल्टर सिंक्रनाइज़ हो जाता है, तो आप अपने मेलबॉक्स को अंतरिक्ष लाभ को अधिकतम करने के लिए कॉम्पैक्ट कर सकते हैं.

फ़िल्टर को निकालने के लिए, फ़िल्टर विंडो पर वापस जाएं और "क्लियर ऑल" बटन पर क्लिक करें। खुली खिड़कियों को बंद करें और परिवर्तनों को लागू करने के लिए Outlook को पुनरारंभ करें.

यह सिंक्रनाइज़ेशन उपकरण साझा मेलबॉक्सों के लिए बहुत अच्छा है, जहाँ आप केवल आपको या आपकी टीम को भेजे गए ईमेल को देखना चाहते हैं। आप इसका उपयोग ईमेल या कैलेंडर ईवेंट दिखाने के लिए भी कर सकते हैं, जो एक निश्चित आयु से बड़े हैं, बड़े अनुलग्नकों को फ़िल्टर करते हैं, विशेष पते से ईमेल सिंक करना बंद करते हैं, और बहुत कुछ। फ़िल्टर मानदंड कई और विविध हैं, इसलिए यदि आप किसी विशेष ईमेल को फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो आपको फ़िल्टर मानदंड का एक संयोजन खोजने में सक्षम होना चाहिए जो आपके लिए है.