केवल महत्वपूर्ण ईमेल के लिए आउटलुक अधिसूचना कैसे प्राप्त करें

Microsoft ने सोचा कि जब वे नए ईमेल के लिए सूचनाएँ सेट करते हैं तो वे मददगार साबित होते हैं। हालाँकि, सूचनाओं का निरंतर बैराज भी आपके विचार की ट्रेन को बाधित कर सकता है। आप सूचनाओं को पूरी तरह से बंद कर सकते हैं, या बेहतर अभी तक-आप केवल महत्वपूर्ण ईमेल के बारे में आपको सूचित करने के लिए आउटलुक सेट कर सकते हैं.

कैसे एक साधारण नियम बनाने के लिए

यदि आपको कुछ लोगों, जैसे क्लाइंट, आपके बॉस, या आपके परिवार के सदस्यों के प्रति उत्तरदायी होने की आवश्यकता है, तो आप केवल कुछ संदेशों के बारे में सूचनाएँ प्राप्त करने के लिए Outlook में नियमों का उपयोग कर सकते हैं। यहां एक नियम स्थापित करने का तरीका बताया गया है जो केवल एक निश्चित प्रेषक से ईमेल सूचनाएं दिखाता है.

इस नियम को स्थापित करने का सबसे आसान तरीका उस व्यक्ति का ईमेल ढूंढना है। इस उदाहरण के लिए, मुझे अपने बॉस से ईमेल प्राप्त होने पर मुझे सूचित करने के लिए एक नियम स्थापित करना होगा, क्योंकि आपके बॉस के ईमेल हमेशा महत्वपूर्ण होते हैं, है ना? इसलिए, मैं हाउ-टू गीक के प्रधान संपादक, व्हाट्सन गॉर्डन से ईमेल पर राइट-क्लिक करता हूं, और पॉपअप मेनू से "नियम" और फिर "नियम बनाएं" चुनें।.

"नियम बनाएँ" संवाद बॉक्स में, उन शर्तों का चयन करें जिन पर आप नए ईमेल के बारे में सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं। मैं व्हाट्सन से प्राप्त होने वाले ईमेल के बारे में तत्काल सूचनाएं प्राप्त करना चाहता हूं, इसलिए मैं पहले चेक बॉक्स का चयन करता हूं.

मैं "भेजा गया" चेक बॉक्स भी चुनता हूं और सुनिश्चित करता हूं कि मेरा नाम ड्रॉप-डाउन सूची से चुना गया है, इसलिए मुझे सीधे व्हाट्सन से भेजे गए ईमेल के लिए सूचनाएं प्राप्त होंगी। यदि आप उन ईमेलों से सूचित नहीं होना चाहते हैं जहाँ आप CC'ed हैं या कई प्राप्तकर्ताओं में से एक हैं, तो "मुझे केवल" "भेजे गए" से ड्रॉप-डाउन सूची चुनें। अपनी पसंद बनाने के बाद "ओके" पर क्लिक करें.

एक "सफलता" संवाद बॉक्स "वर्तमान फ़ोल्डर में पहले से ही संदेशों पर अब इस नियम को चलाएं" के विकल्प के साथ प्रदर्शित होता है। ओके पर क्लिक करें"। मैं यह पता लगाना चाहता हूं कि व्हाट्सन से मेरे इनबॉक्स में कौन से ईमेल हैं, इसलिए मैं चेक बॉक्स का चयन करता हूं.

"नया मेल अलर्ट" संवाद बॉक्स दिखाई देगा, तत्काल कार्रवाई की मांग करेगा। मेरे पास वर्तमान में मेरे इनबॉक्स में केवल एक ईमेल व्हाट्सन से है, इसलिए वह केवल इस संवाद बॉक्स पर सूचीबद्ध है। हालाँकि, अगर व्हिटसन के और भी ईमेल थे, तो वे सभी यहाँ सूचीबद्ध होंगे। यदि आप इस संवाद बॉक्स से सीधे ईमेल देखना चाहते हैं, तो "ओपन आइटम" देखने और क्लिक करने के लिए ईमेल का चयन करें। संवाद बॉक्स बंद करने के लिए "बंद करें" पर क्लिक करें.

"नया मेल अलर्ट" डायलॉग बॉक्स तब तक खुला रहता है जब तक आप "क्लोज़" पर क्लिक नहीं करते हैं, तब भी जब आप डायलॉग बॉक्स से एक ईमेल संदेश खोलते हैं और फिर संदेश को बंद करते हैं।.

अधिक उन्नत नियम कैसे बनाएं

नियम बनाते समय, आप मुख्य "बनाएँ नियम" संवाद बॉक्स पर उपलब्ध अतिरिक्त, अधिक विशिष्ट विकल्पों का चयन कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "नियम बनाएँ" संवाद बॉक्स खोलें, जैसा कि इस लेख में पहले बताया गया है। फिर "उन्नत विकल्प" पर क्लिक करें.

"नियम विज़ार्ड" डायलॉग बॉक्स पर पहली स्क्रीन की जाँच करने के लिए विस्तृत शर्तों की एक सूची प्रदर्शित करता है। उन स्थितियों के लिए चेक बॉक्स चुनें, जिन्हें आप ईमेल सूचनाओं के लिए जांचना चाहते हैं। जब मैं व्हाट्सन से केवल मुझे भेजे गए ईमेल प्राप्त करता हूं, तो मैं सूचनाएं प्राप्त करना चाहता हूं, इसलिए मैं उन शर्तों का चयन करता हूं.

नीली रेखांकित पाठ वे लिंक हैं जो आप उस स्थिति में चेक किए गए मान को निर्दिष्ट करने के लिए क्लिक करते हैं। एक बार जब आप उस स्थिति का चयन करते हैं, तो मूल्यों को संपादित करने के लिए "चरण 2" बॉक्स में उस स्थिति पर नीले लिंक पर क्लिक करें.

एक बार जब आप उन शर्तों को चुन लेंगे जिन्हें आप जांचना चाहते हैं, तो "अगला" पर क्लिक करें.

अब, यह इंगित करने के लिए विकल्पों का चयन करें कि आपको प्राप्त संदेश के साथ क्या किया जाना चाहिए जो चयनित स्थितियों से मेल खाता है। आप संदेश को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाने, एक या एक से अधिक लोगों को अग्रेषित करने, टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर देने या इसे पढ़ने के रूप में चिह्नित करने जैसी चीजें कर सकते हैं। जब मैं व्हाट्सन से एक ईमेल संदेश प्राप्त करता हूं, तो मैं डेस्कटॉप अलर्ट प्राप्त करना चाहता हूं, इसलिए मैं सूची पर अंतिम विकल्प का चयन करता हूं, "डेस्कटॉप अलर्ट प्रदर्शित करें"। एक बार जब आप संदेश के साथ जो करना चाहते हैं वह चुन चुके हैं, तो "अगला" पर क्लिक करें.

अगली स्क्रीन नियम के अपवादों को सेट करने के लिए विकल्प प्रदान करती है, जैसे कि यदि आप एक सूचना प्राप्त करना चाहते हैं यदि संदेश मीटिंग आमंत्रण या अपडेट है। कोई भी अपवाद चुनें जिसे आप अपने नियम पर लागू करना चाहते हैं और "अगला" पर क्लिक करें। मुझे कोई अपवाद नहीं चाहिए, इसलिए मैं इस स्क्रीन को छोड़ने के लिए सिर्फ "अगला" पर क्लिक करता हूं.

अंतिम स्क्रीन आपको नियम के लिए एक नाम निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है, और कुछ नियम विकल्प सेट करता है, जिसमें से एक को तुरंत "इस नियम को चालू करें" शामिल है। यदि आप इनबॉक्स में संदेशों पर तुरंत नियम चलाना चाहते हैं, तो "इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों पर अब इस नियम को चलाएँ" का चयन करें.

"चरण 3" के तहत नियम विवरण की समीक्षा करें और जब आप पूर्ण कर लें तो "समाप्त करें" पर क्लिक करें.

अब, जब मुझे व्हाट्सन से एक ईमेल प्राप्त होता है, तो एक डेस्कटॉप अलर्ट विंडोज डेस्कटॉप पर प्रदर्शित होता है। ध्यान दें कि यह "नई मेल अलर्ट" संवाद बॉक्स से अलग है, इसके बजाय, यह एक देशी विंडोज अधिसूचना है। यदि आप अधिसूचना की इस शैली को पसंद करते हैं, तो आपको अपने द्वारा बनाए गए प्रत्येक नियम के लिए "उन्नत विकल्प" से गुजरना होगा.

अपने नियमों को कैसे संपादित करें

संशोधित करना, हटाना या अस्थायी रूप से अपने नियमों को बंद करना आसान है। मैं "डेस्कटॉप अलर्ट" के बजाय "नया मेल अलर्ट" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए अपने नियम को संशोधित करना चाहता हूं। ऐसा करने के लिए, मैं "होम" टैब पर क्लिक करता हूं.

"मूव" अनुभाग में "नियम" बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" चुनें.

"नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। "ई-मेल नियम" टैब पर, "नियम बदलें" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "नियम संपादित करें" चुनें.

जैसा कि पहले चर्चा की गई है, "नियम विज़ार्ड" की पहली स्क्रीन उन शर्तों की एक सूची प्रदर्शित करती है जिन्हें आप आने वाले ईमेल संदेशों पर देख सकते हैं। जब मैंने पहली बार नियम प्रदर्शन को सूची के शीर्ष पर स्थापित किया था और "चरण 2" के तहत बॉक्स में वर्तमान सेटिंग्स डिस्प्ले के साथ विवरण का चयन किया था। मैं शर्तों को बदलना नहीं चाहता, इसलिए मैं "अगला" पर क्लिक करता हूं। यदि आप अपने नियम में शर्तों को बदलना चाहते हैं, तो अपने बदलाव करें और फिर "अगला" पर क्लिक करें.

आने वाले ईमेल संदेशों (शर्तों के आधार पर) पर कार्रवाई करने के लिए स्क्रीन को सूचीबद्ध करने पर, मैं "डेस्कटॉप अलर्ट प्रदर्शित करता हूं" विकल्प को अक्षम करता हूं, जो सूची के शीर्ष पर प्रदर्शित होता है, और फिर "अगला" पर क्लिक करें।.

मान लीजिए कि आप इसके बजाय "नया मेल अलर्ट" डायलॉग बॉक्स में अधिक-अपने-अपने चेहरे को प्रदर्शित करना चाहते हैं। कार्रवाई की सूची के नीचे स्क्रॉल करें और "नई आइटम अलर्ट विंडो में एक विशिष्ट संदेश प्रदर्शित करें" चेक बॉक्स का चयन करें। "नया मेल अलर्ट" संवाद बॉक्स पर प्रदर्शित होने वाले संदेश को अनुकूलित करने के लिए, "चरण" के तहत बॉक्स में "एक विशिष्ट संदेश" लिंक पर क्लिक करें।.

"अलर्ट संदेश" संवाद बॉक्स में, "नया मेल अलर्ट" संवाद बॉक्स पर प्रदर्शित करने के लिए एक संदेश दर्ज करें और "ओके" पर क्लिक करें.

यदि आप कोई अपवाद जोड़ना या हटाना चाहते हैं, तो अपवादों की सूची तक पहुँचने के लिए "अगला" पर क्लिक करें और अपने बदलाव करें। नियम का नाम बदलने के लिए या "नियम विज़ार्ड" के अंतिम स्क्रीन पर अन्य विकल्पों को बदलने के लिए, अपवाद स्क्रीन पर फिर से "अगला" पर क्लिक करें। मैं कुछ और बदलना नहीं चाहता, इसलिए मैं अपने परिवर्तनों को स्वीकार करने और "नियम विज़ार्ड" को बंद करने के लिए कार्रवाई स्क्रीन पर "समाप्त" पर क्लिक करता हूं.

आप "नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स में वापस आ गए हैं। इसे बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। नियम को तुरंत चलाने के लिए, "ई-मेल नियम" टैब के शीर्ष पर "नियम चलाएं" पर क्लिक करें.

"नियम चलाएं" संवाद बॉक्स में, "चलाने के लिए नियम चुनें" बॉक्स में, उस नियम के लिए चेक बॉक्स चुनें जिसे आप चलाना चाहते हैं और "अब चलाएं" पर क्लिक करें।.

नोट: नियम चलाने के बाद, "नियम अभी चलाएँ" संवाद बॉक्स स्वचालित रूप से बंद नहीं होता है। इसे बंद करने के लिए आपको "बंद" पर क्लिक करना होगा। "नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स अपने आप बंद नहीं होता है, इसलिए इसे बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

शीर्ष पर आपके कस्टम संदेश के साथ "नया मेल अलर्ट" संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है.

आउटलुक में रूल्स फीचर आपके ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से संभालने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। आपके पास विशिष्ट फ़ोल्डर में स्थानांतरित किए गए विशिष्ट संदेश हो सकते हैं, विषय पंक्ति में कुछ पाठ के साथ ईमेल संदेशों पर कार्रवाई कर सकते हैं, या कुछ शर्तों के आधार पर स्वचालित रूप से संदेशों को हटा सकते हैं। सभी विकल्पों के उपलब्ध होने के कारण आउटलुक नियम पहले से ज्यादा भारी लग सकते हैं। हालाँकि, यदि आप जानते हैं कि आप कुछ ईमेल संदेशों को कैसे प्रबंधित करना चाहते हैं, तो यह मुश्किल नहीं है कि आप अपने स्वयं के नियमों को बनाएं और प्रबंधित करें.