ऑटोटेक्स्ट के साथ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टेक्स्ट के ब्लॉक को जल्दी से कैसे डालें
हम सभी के पास पाठ के कुछ बड़े हिस्से होते हैं जिन्हें हमें नियमित रूप से लिखना होता है-जैसे कि आपका पता, लंबे नाम या वाक्यांश, या यहां तक कि टेबल और चित्र भी अक्सर उपयोग करते हैं। Word में ऑटोटेक्स्ट फीचर आपको पाठ के इन हिस्सों को संग्रहीत करने और उन्हें कुछ कीस्ट्रोक्स के साथ जल्दी से सम्मिलित करने की अनुमति देता है, जिससे आप कम समय टाइप कर सकते हैं.
ऑटोटेक्स्ट फीचर लंबे समय से ऑफिस का हिस्सा है, लेकिन अब क्विक पार्ट्स का हिस्सा है, जिसे ऑफिस 2007 में जोड़ा गया था। ऑटोटेक्स्ट एंट्रीज के अलावा, क्विक पार्ट्स फीचर आपको डॉक्यूमेंट प्रॉपर्टीज (जैसे शीर्षक और लेखक) सम्मिलित करने की अनुमति देता है। ) और फ़ील्ड (जैसे दिनांक और पृष्ठ संख्या)। त्वरित भागों और ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों को "बिल्डिंग ब्लॉक्स" के रूप में भी जाना जाता है और वर्ड कई पूर्वनिर्धारित बिल्डिंग ब्लॉकों के साथ आता है। आप जितने चाहें उतने कस्टम बिल्डिंग ब्लॉक भी जोड़ सकते हैं.
नोट: हमने पहले Word में अन्य दस्तावेज़ों से पाठ को संदर्भित करने के तरीके के बारे में लिखा है ताकि आप पुन: प्रयोज्य सामग्री को अन्य दस्तावेज़ों में सम्मिलित कर सकें जो स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे। उस लेख में चर्चा की गई ट्रिक एक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि का उपयोग करने के समान है। हालाँकि, एक बार ऑटोटैक्स्ट प्रविष्टि का उपयोग करके सामग्री डालने के बाद, ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को बदलने पर वह सामग्री स्वतः अपडेट नहीं होगी.
विंडोज के लिए मुफ्त PhraseExpress की तरह वहाँ एक और सॉफ्टवेयर है, जो एक समान कार्य-प्रणाली का प्रदर्शन करता है। यह बहुत अच्छा है क्योंकि यह हर ऐप में काम करता है, न केवल वर्ड, बल्कि ऑटोटेक्स्ट के अपने स्वयं के नाम से कुछ फायदे हैं, इसके पास फॉरेसेएक्सप्रेस की तुलना में अधिक प्रारूपण विकल्प (विशेष रूप से वर्ड-विशिष्ट वाले) हैं, और यह जहां भी है वर्ड उपलब्ध है। इसलिए, यदि आपको अपने कार्य कंप्यूटर पर तृतीय-पक्ष प्रोग्राम स्थापित करने की अनुमति नहीं है, उदाहरण के लिए, आप अभी भी ऑटोटेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं.
आप केवल दस्तावेजों में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों को स्टोर कर सकते हैं, स्वयं दस्तावेजों में नहीं। डिफ़ॉल्ट रूप से, नई ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियां Normal.dotm टेम्पलेट में संग्रहीत की जाती हैं। यह आपके ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों की उपलब्धता को आपकी मशीन तक ही सीमित करता है, जब तक कि आप अन्य मशीनों के साथ अपने Normal.dotm टेम्पलेट को साझा नहीं करते हैं। आप कस्टम टेम्प्लेट में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियाँ जोड़ सकते हैं, लेकिन इसकी सीमाएँ हैं जिन्हें हम इस लेख में बाद में चर्चा करेंगे.
कैसे एक नया ऑटोटेक्स्ट एंट्री बनाएँ
शुरू करने के लिए, एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं और उस कंटेंट (टेक्स्ट, इमेज, टेबल आदि) को एंटर करें, जिसे आप ऑटोटेक्स्ट एंट्री के रूप में जोड़ना चाहते हैं। फिर, सामग्री को हाइलाइट करें और "सम्मिलित करें" टैब पर क्लिक करें.
यदि आप चाहते हैं कि आपका ऑटोटेक्स्ट एंट्री टेक्स्ट पैराग्राफ फॉर्मेटिंग के साथ प्रविष्टि में सभी पैराग्राफों के साथ संग्रहीत किया जाए, तो अंतिम पैराग्राफ सहित, सुनिश्चित करें कि अंतिम पैराग्राफ के अंत में पैराग्राफ मार्क आपके चयन में शामिल है। पैरा मार्क पैराग्राफ को पैराग्राफ के लिए संग्रहीत करता है। जब आप पैराग्राफ के अंत में पैराग्राफ मार्क का चयन नहीं करते हैं, तो वह पैराग्राफ आपके द्वारा सम्मिलित किए जाने पर आसपास के टेक्स्ट की पैराग्राफ शैली को लेता है। यदि आपको प्रत्येक पैराग्राफ के अंत में पैराग्राफ मार्क नहीं दिखता है, तो आप उन्हें विकल्पों में प्रदर्शित करने के लिए चुन सकते हैं। आपके द्वारा अपने ऑटोटेक्स्ट कंटेंट पर लागू किया गया कोई भी कैरेक्टर फॉर्मेट स्वतः ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि में संग्रहीत हो जाता है.
"टेक्स्ट" अनुभाग में, "त्वरित भागों का अन्वेषण करें" बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू पर अपने माउस को "ऑटोटेक्स्ट" पर ले जाएं। उसके बाद, सबमेनू से "ऑटोटेक्स्ट गैलरी में सेव सिलेक्शन" चुनें.
नोट: आप "त्वरित भाग गैलरी के लिए चयन सहेजें" विकल्प को "क्विक पार्ट्स" मेनू पर सीधे देख सकते हैं। यह विकल्प "त्वरित भागों" प्रविष्टि के रूप में चयनित पाठ को जोड़ता है, न कि "ऑटोटेक्स्ट" प्रविष्टि। "क्विक पार्ट्स" और "ऑटोटेक्स्ट" प्रविष्टियां दोनों बिल्डिंग ब्लॉक्स हैं। आप इस तरह से प्रविष्टि जोड़ सकते हैं, लेकिन हम इसे एक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि के रूप में जोड़ने पर चर्चा करने जा रहे हैं.
"नई बिल्डिंग ब्लॉक बनाएं" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। "नाम" संपादित करें बॉक्स में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि के लिए एक नाम दर्ज करें.
हम आपके ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों के नामों को अलग-अलग बनाने की सलाह देते हैं ताकि आपको दस्तावेज़ में प्रत्येक प्रविष्टि को डालने के लिए केवल नाम के कुछ अक्षर लिखने हों। यदि कई ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों में ऐसे नाम हैं जो बहुत समान हैं, तो आपको पर्याप्त नाम लिखना होगा, इसलिए वर्ड को पता है कि आप कौन सी प्रविष्टि सम्मिलित करना चाहते हैं.
आप इस प्रविष्टि के लिए श्रेणी भी बदल सकते हैं। "श्रेणी" ड्रॉप-डाउन सूची एक "नई श्रेणी बनाएँ" विकल्प प्रदान करती है जो आपको इस ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को कस्टम श्रेणी में जोड़ने की अनुमति देती है। आप "गैलरी" भी बदल सकते हैं जिसमें प्रविष्टि बनाई गई है.
"विकल्प" ड्रॉप-डाउन सूची आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है कि दस्तावेज़ में प्रविष्टि कैसे डाली गई है। यदि आप एक छोटा सा पाठ सम्मिलित कर रहे हैं, जैसे कि कंपनी का नाम, "केवल सामग्री सम्मिलित करें" चुनें, जो कर्सर पर प्रविष्टि इनलाइन की सामग्री सम्मिलित करता है। आप सामग्री को अपने पैराग्राफ या अपने स्वयं के पेज पर भी डाल सकते हैं (मानक कवर पेज बनाने के लिए एकदम सही).
"सहेजें" ड्रॉप-डाउन सूची के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग स्वीकार करें। यह आपके सामान्य टेम्पलेट में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को बचाएगा.
अपना नया ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि सेट करने के बाद, "ओके" पर क्लिक करें.
जब आप अपने द्वारा खोले गए अंतिम वर्ड डॉक्यूमेंट को बंद करते हैं, तो निम्न डायलॉग बॉक्स पूछ सकता है कि क्या आप Normal.dotm टेम्प्लेट में किए गए परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं, यदि आपने नॉर्मल टेम्प्लेट को सहेजने के लिए संकेत दिए जाने वाले विकल्प को चालू कर दिया है। "Normal.dotm" टेम्पलेट में अपने ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को बचाने के लिए, "सहेजें" पर क्लिक करें।.
डॉक्यूमेंट में ऑटोटेक्स्ट एंट्री कैसे डालें
अब जब हमने एक नया ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि बनाया है, तो इसे एक दस्तावेज़ में डालें। एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं या किसी मौजूदा को खोलें। फिर से "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू पर अपने माउस को "ऑटोटेक्स्ट" पर ले जाएँ। आप देखेंगे कि आपके द्वारा जोड़ा गया ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि सीधे "ऑटोटेक्स्ट" सबमेनू पर उपलब्ध है। उस प्रविष्टि में सामग्री सम्मिलित करने के लिए इसका चयन करें.
आप बस ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि का नाम टाइप करके शुरू करके एक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि भी डाल सकते हैं। मिलान करने वाले ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि के नाम के साथ एक छोटा पॉपअप प्रदर्शित करता है और आपको डालने के लिए "एन्टर" दबाने के निर्देश देता है। अपने दस्तावेज़ में संपूर्ण ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि डालने के लिए "एंटर" दबाएँ। आप "F3" भी दबा सकते हैं.
ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि की सामग्री को मूल पंक्ति विराम और प्रारूपण के साथ पूरा किया गया है.
ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियाँ डालने के लिए इसे जल्दी और आसान बनाने के लिए, आप क्विक एक्सेस टूलबार में "ऑटोटेक्स्ट" बटन जोड़ सकते हैं.
"स्वत: पूर्ण सुझाव दिखाएं" कैसे चालू करें
यदि आप अपने ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि का नाम टाइप करते समय स्वत: पूर्ण सुझाव नहीं देख रहे हैं, तो आपको "स्वत: पूर्ण सुझाव दिखाएँ" विकल्प चालू करना पड़ सकता है।.
"स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएं" चालू करने के लिए, एक मौजूदा वर्ड डॉक्यूमेंट खोलें या एक नया बनाएँ और "फाइल" टैब पर क्लिक करें.
बैकस्टेज स्क्रीन पर, बाईं ओर के विकल्पों की सूची में "विकल्प" पर क्लिक करें.
"वर्ड विकल्प" संवाद बॉक्स के बाईं ओर आइटम की सूची में "उन्नत" पर क्लिक करें.
"संपादन विकल्प" अनुभाग में, "स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएं" चेक बॉक्स पर क्लिक करें ताकि बॉक्स में एक चेक मार्क हो.
अब, आप इसे सम्मिलित करने के लिए ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि के नाम का एक भाग टाइप करने के बाद "एंटर" दबा पाएंगे.
मौजूदा ऑटोटेक्स्ट एंट्री की सामग्री को कैसे संपादित करें
कहते हैं कि आप एक नए घर में चले गए और आपको अपने ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि में अपना पता बदलने की आवश्यकता है। यह करना आसान है। जैसे ही आप इसे एक नए वर्ड डॉक्यूमेंट में चाहते हैं, एंट्री टाइप करें, इसे सिलेक्ट करें, और फिर "AutoText" सबमेनू को एक्सेस करें जैसा कि पहले चर्चा की गई थी। किसी भी मौजूदा ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों के नीचे स्थित सबमेनू पर "सेव सेलेक्ट को ऑटोटेक्स्ट गैलरी में सेव करें" विकल्प चुनें.
"नाम" संपादन बॉक्स में मौजूदा ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि के समान नाम दर्ज करें और "ओके" पर क्लिक करें.
एक पुष्टिकरण संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। पिछली ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को नए के साथ बदलने के लिए "हां" पर क्लिक करें.
अब, आप अपडेट किए गए ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को किसी नए या मौजूदा वर्ड डॉक्यूमेंट में डाल सकते हैं जैसा आपने पहले किया था.
नोट: याद रखें, ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को बदलना किसी भी मौजूदा दस्तावेज़ में उस प्रविष्टि की सामग्री को नहीं बदलता है जहाँ आपने पहले ही इसे डाला था। ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि की संशोधित सामग्री का उपयोग केवल तब किया जाता है जब इसे बदलने के बाद किसी भी समय प्रवेश सम्मिलित किया जाता है.
मौजूदा ऑटोटेक्स्ट एंट्री के गुणों को कैसे संपादित करें
ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि की सामग्री को संपादित करने के अलावा, आप प्रविष्टि के गुणों को भी बदल सकते हैं, जैसे कि वह टेम्पलेट जिसमें यह संग्रहीत है, श्रेणी, और इसी तरह.
ऐसा करने के लिए, एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट बनाएं या किसी मौजूदा को खोलें। “इन्सर्ट” टैब पर क्लिक करें और फिर “टेक्स्ट” सेक्शन में “एक्सप्लोर क्विक पार्ट्स” बटन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू पर "बिल्डिंग ब्लॉक्स ऑर्गनाइज़र" चुनें.
"बिल्डिंग ब्लॉक्स ऑर्गनाइज़र" डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करता है। सभी "बिल्डिंग ब्लॉक्स" की एक सूची, प्रत्येक के "नाम" और "गैलरी", "श्रेणी" और "टेम्पलेट" दिखाती है, वे "गैलरी" के अनुसार वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध हैं। हमारी नई "पता" प्रविष्टि शीर्ष पर सूचीबद्ध है क्योंकि यह "ऑटोटेक्स्ट" गैलरी में है। इसे चुनने के लिए प्रविष्टि पर क्लिक करें। प्रविष्टि का पूर्वावलोकन संवाद बॉक्स के दाईं ओर प्रदर्शित होता है.
"पता" प्रविष्टि का चयन करने के बाद, "बिल्डिंग ब्लॉक" की सूची के नीचे "गुण संपादित करें" पर क्लिक करें.
जब आप ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि बनाते हैं तो वही डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करता है; हालाँकि, अब इसे "बिल्डिंग ब्लॉक को संशोधित करें" कहा जाता है। हम "विकल्प" को "अपने पैराग्राफ में सामग्री" डालने जा रहे हैं, इसलिए पता हमेशा एक अलग लाइन पर शुरू किया जाता है, भले ही कर्सर दूसरी पंक्ति के अंत में हो। एक बार बदलाव करने के बाद "ओके" पर क्लिक करें.
एक पुष्टिकरण संवाद बॉक्स फिर से प्रदर्शित करता है, पुष्टि करता है कि आप संशोधित एक के साथ ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को बदलना चाहते हैं। "हाँ" पर क्लिक करें.
ऑटोटेक्स्ट एंट्री को कैसे डिलीट करें
यदि आपको पता चलता है कि आपको अब ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं है, तो आप इसे बिल्डिंग ब्लॉक्स के संग्रह से हटा सकते हैं। ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को हटाने के लिए, "बिल्डिंग ब्लॉक्स ऑर्गनाइज़र" डायलॉग बॉक्स खोलें, जैसा कि पिछले भाग में बताया गया है। उस स्वतः संग्रह प्रविष्टि का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं और "बिल्डिंग ब्लॉक्स" की सूची के नीचे "हटाएं" पर क्लिक करें।.
एक पुष्टिकरण संवाद बॉक्स दिखाता है कि क्या आप सुनिश्चित हैं कि आप चयनित बिल्डिंग ब्लॉक को हटाना चाहते हैं, इस मामले में एक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि। प्रविष्टि को हटाने के लिए "हां" पर क्लिक करें। आप "बिल्डिंग ब्लॉक्स ऑर्गनाइज़र" डायलॉग बॉक्स पर लौट आएंगे। इसे बंद करने और अपने दस्तावेज़ पर वापस जाने के लिए "बंद करें" पर क्लिक करें.
कस्टम टेम्प्लेट का उपयोग करते समय ऑटोटेक्स्ट के पास एक क्वर्की होता है। हमने एक कस्टम टेम्पलेट में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों को जोड़ने का परीक्षण किया, लेकिन जब हमने उस टेम्पलेट के आधार पर एक नया दस्तावेज़ बनाया, तो ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि उपलब्ध नहीं थी। हालाँकि, जब हमने सामान्य टेम्पलेट पर आधारित एक नया दस्तावेज़ बनाया और फिर उस दस्तावेज़ में कस्टम टेम्पलेट संलग्न किया, तो ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि उपलब्ध थी। इसलिए, यदि आप अपने स्वयं के कस्टम टेम्प्लेट में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों को सहेजना चाहते हैं, तो उन्हें बनाने के बाद अपने दस्तावेज़ों को टेम्पलेट संलग्न करना सुनिश्चित करें अन्यथा आपकी ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियाँ उपलब्ध नहीं होंगी। यदि आप अन्यथा खोजते हैं, तो कृपया हमें टिप्पणियों में बताएं.
Word (2003 और पूर्व) के पुराने संस्करणों ने आपको ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों को एक टेम्पलेट से दूसरे में कॉपी करने की अनुमति दी। हालाँकि, Word 2007 के अनुसार, उस कार्यक्षमता को हटा दिया गया था.
