अपने दस्तावेज़ों में छिपे हुए व्यक्तिगत सूचना Microsoft कार्यालय को कैसे हटाएं

Microsoft Office आपके कार्यालय दस्तावेज़ों में छिपे हुए मेटाडेटा को सहेजता है, जिसमें आप उन पर कितने समय से काम कर रहे हैं, दस्तावेज़ पर काम करने वाले सभी लोगों का नाम, जब दस्तावेज़ बनाया गया था, और दस्तावेज़ के पिछले संस्करण भी.

इससे पहले कि आप कार्यालय के दस्तावेजों को सार्वजनिक रूप से प्रकाशित करें या उन्हें किसी को भेजें, आप संभवतः जांचना चाहेंगे कि दस्तावेज़ में कौन सी छिपी जानकारी है और संवेदनशील डेटा को हटा दें। यह मेटाडेटा आपकी गोपनीयता का उल्लंघन कर सकता है या संभावित रूप से शर्मनाक हो सकता है.

हिडन डेटा देखें और निकालें

Office 2013 या Office 2010 पर, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें, जानकारी पर क्लिक करें और इंस्पेक्ट डॉक्यूमेंट टूल फ्रंट-एंड-सेंटर होगा, जो आपको संभावित संवेदनशील जानकारी के बारे में सूचित करता है जो दस्तावेज़ में है। यह जानकारी ऑफिस के पुराने संस्करणों की तुलना में अधिक स्पष्ट है, लेकिन यह याद रखना आसान है कि यदि आप जागरूक नहीं हैं तो Office आपके दस्तावेज़ों के लिए यह संवेदनशील डेटा जोड़ता है.

Office 2007 पर, रिबन पर Office orb बटन पर क्लिक करें, तैयार करने के लिए इंगित करें, और निरीक्षण दस्तावेज़ पर क्लिक करें.

दस्तावेज़ में छिपी हुई मेटाडेटा को देखने के लिए, मुद्दे के लिए चेक बटन पर क्लिक करें, दस्तावेज़ का निरीक्षण करें पर क्लिक करें, और उस प्रकार के मेटाडेटा को चुनें जिसके लिए आप दस्तावेज़ की जाँच करना चाहते हैं। आप सभी प्रकार के मेटाडेटा के लिए दस्तावेज़ की जांच करने के लिए चयनित सभी विकल्पों को छोड़ सकते हैं.

क्लिक करें निरीक्षण और कार्यालय मेटाडेटा के लिए दस्तावेज़ की जांच करेगा। इसे हटाने के लिए सभी प्रकार के मेटाडेटा के आगे स्थित सभी बटन पर क्लिक करें.

ध्यान दें कि आप इस मेटाडेटा को हटाने के बाद इसे पुनर्प्राप्त नहीं कर पाएंगे। इस कारण से, Microsoft मेटाडेटा को हटाने और दस्तावेज़ को प्रकाशित करने से पहले दस्तावेज़ की एक नई प्रतिलिपि (इस रूप में सहेजें सुविधा का उपयोग करें) बनाने की सिफारिश करता है। फिर आपके पास मेटाडेटा के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति होगी। बेशक, यदि आप इस मेटाडेटा को बिल्कुल नहीं चाहते हैं, तो आप इसे कॉपी की सुरक्षा के बारे में चिंता किए बिना इसे हटा सकते हैं.

किस प्रकार का मेटाडेटा कार्यालय बचाता है?

कार्यालय दस्तावेज़ गुणों को बचाता है जिसमें लेखक, विषय, शीर्षक, आपके द्वारा दस्तावेज़ बनाने की तिथि, जब आपने इसे अंतिम रूप से संशोधित किया है, और आपने दस्तावेज़ पर काम करने में कितना समय बिताया है, जैसे विवरण शामिल हैं। इन संपत्तियों में दस्तावेज़, ईमेल हेडर और अन्य संबंधित जानकारी बनाते समय आपके द्वारा उपयोग किए गए किसी भी टेम्पलेट का नाम भी होगा। यह संभावित रूप से शर्मनाक हो सकता है - उदाहरण के लिए, आप अपने बॉस को एक टीपीएस रिपोर्ट भेज सकते हैं और कह सकते हैं कि आपने इस पर अकेले काम करने में पूरा दिन बिताया। लेकिन मेटाडेटा यह बता सकता है कि आपने केवल कुछ मिनटों के लिए ही TPS रिपोर्ट पर काम किया है, अन्य लोगों के साथ मिलकर काम किया है और इसे बनाते समय आपने "बेकार TPS रिपोर्ट टेम्पलेट" नाम के टेम्पलेट का उपयोग किया है। इससे भी बदतर, यहाँ अन्य गोपनीयता निहितार्थ हैं - आप अपने नाम के साथ जुड़े बिना वेब पर एक दस्तावेज़ प्रकाशित करना चाहते हैं, लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से आपका नाम दस्तावेज़ के गुणों में दिखाई देगा.

हेडर, फुटर, वॉटरमार्क और टेक्स्ट को छुपाए गए पाठ के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, लेकिन आप दस्तावेज़ के सरसरी स्किम करते हैं तो यह दिखाई नहीं देगा। उपकरण आपको बताता है कि क्या आपके दस्तावेज़ में यह जानकारी है.

यदि आपने दस्तावेज़ लिखते समय अन्य लोगों के साथ सहयोग किया है, तो इसमें और भी अधिक डेटा होगा। मेटाडेटा उन सभी के नाम प्रदर्शित करेगा जिन्होंने दस्तावेज़ पर काम किया है और साथ ही साथ किसी भी टिप्पणी, संशोधन चिह्न, स्याही एनोटेशन और दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों को प्रदर्शित किया है। यदि आप एक दस्तावेज़ प्रकाशित कर रहे हैं, जिस पर आपने काम किया है, तो आप संभवतः इसे साझा करने के बजाय यह सभी डेटा निकालना चाहेंगे.

मेटाडेटा को सहेजने से कार्यालय को कैसे रोकें

दुर्भाग्य से, आपको किसी व्यक्ति के साथ प्रकाशित या साझा करने से पहले प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ से संवेदनशील डेटा को निकालने के लिए दस्तावेज़ निरीक्षक उपकरण का उपयोग करना होगा। एक साथ कई दस्तावेज़ों से इस जानकारी को निकालने का कोई अंतर्निहित तरीका नहीं है, और न ही कोई Office-वाइड सेटिंग है जो Office को इस डेटा को दस्तावेज़ों पर लागू करने से रोकती है.

हालाँकि, आप किसी फ़ाइल को सहेजने के बाद हर बार मेटाडेटा को स्वचालित रूप से निकाल सकते हैं। आपको इस सेटिंग को आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ पर लागू करना होगा - यह एक दस्तावेज़-विशिष्ट सेटिंग है, न कि सिस्टम-वाइड सेटिंग.

अपने दस्तावेज़ों के साथ कार्यालय को मेटाडेटा को सहेजने से रोकने के लिए, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें, विकल्प पर क्लिक करें और ट्रस्ट सेंटर श्रेणी का चयन करें। ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और गोपनीयता विकल्प चुनें। "सहेजें पर फ़ाइल गुणों से व्यक्तिगत जानकारी निकालें" विकल्प को सक्षम करें। यदि यह ग्रे दिखाई देता है, तो नीचे दिए गए दस्तावेज़ इंस्पेक्टर बटन पर क्लिक करें, दस्तावेज़ इंस्पेक्टर को चलाएँ, और दस्तावेज़ की सभी व्यक्तिगत जानकारी को हटा दें। फिर आपको चेकबॉक्स पर क्लिक करने में सक्षम होना चाहिए.

याद रखें, आपको प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए इस विकल्प को अलग से बदलना होगा.

यह जानकारी उपयोगी हो सकती है, और इसमें से कुछ भी सहयोग के लिए या निगमों के लिए महत्वपूर्ण है जो एक दस्तावेज़ पर काम करने वाले लोगों पर नज़र रखते हैं। लेकिन जब दस्तावेज़ प्रकाशित करने का समय आ जाता है, तो आप शायद इस मेटाडेटा को निकालना चाहेंगे.