एक्सेल में डेटा सत्यापन के साथ डेटा इनपुट को कैसे प्रतिबंधित करें
यदि आप अन्य लोगों से डेटा एकत्र करने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, लेकिन यह पाते हैं कि वे अक्सर आपके सावधानीपूर्वक नियोजित कोशिकाओं को गलत तरह की जानकारी से भर देते हैं, तो डेटा सत्यापन मदद कर सकता है.
यह उपकरण आपको विशिष्ट कोशिकाओं को केवल ठीक से स्वरूपित डेटा की अनुमति देने के लिए प्रतिबंधित करता है। यदि कोई व्यक्ति कुछ भी दर्ज करता है, जो कि व्यय रिपोर्ट पर "$ 15.68" के बजाय "हवाई अड्डे पर दोपहर के भोजन" जैसा नहीं होता है, तो एक्सेल इनपुट को अस्वीकार कर देता है जब तक कि वे इसे सही नहीं पाते। यह सुनिश्चित करने के लिए एक निष्क्रिय-आक्रामक तरीके के रूप में सोचें कि लोग आपका समय बर्बाद नहीं करते हैं.
एक उदाहरण के रूप में, यहां How-To Geek के लिए बुनियादी व्यय रिपोर्ट वर्कशीट दी गई है। मान लें कि हम यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि लोग केवल संख्यात्मक मान दर्ज करें जो मुद्रा के रूप में स्वरूपित होते हैं (यानी, कुछ अंक, एक दशमलव बिंदु, उसके बाद कुछ और कोशिकाओं में दो और अंक)।.
सबसे पहले, उन सभी कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप प्रतिबंधित करना चाहते हैं.
रिबन पर "डेटा" टैब पर स्विच करें, और फिर "डेटा सत्यापन" बटन पर क्लिक करें। यदि आपकी विंडो पूर्ण आकार की नहीं है और आप लेबल नहीं देख सकते हैं, तो यह दो क्षैतिज बॉक्स, हरे रंग की चेक मार्क और लाल क्रॉस के साथ आइकन है.
डेटा सत्यापन विंडो में, "सेटिंग्स" टैब पर, "अनुमति दें" ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें। यहां, आप अपने चयनित कक्षों के लिए अनुमति देने के लिए एक विशिष्ट प्रकार का इनपुट सेट कर सकते हैं। हमारी व्यय रिपोर्ट के लिए, हम जोर देकर कहते हैं कि उपयोगकर्ता दो दशमलव मानों के साथ एक संख्या में रखते हैं, इसलिए हम "दशमलव" विकल्प का चयन करेंगे। आप अन्य मानदंडों का भी चयन कर सकते हैं, जैसे कि यह सुनिश्चित करना कि सेल में पाठ, समय या दिनांक, किसी विशिष्ट लंबाई का पाठ, या यहां तक कि आपका पसंदीदा कस्टम अनुकूलन शामिल है.
"अनुमति" ड्रॉपडाउन पर आप जिस भी प्रकार का डेटा चुनते हैं, बाकी "सेटिंग" टैब पर आपके लिए उपलब्ध विकल्पों को बदल देता है। चूंकि हम मुद्रा के लिए एक संख्यात्मक मूल्य चाहते हैं, इसलिए हम "डेटा" ड्रॉपडाउन को "बीच" सेटिंग में सेट कर रहे हैं। फिर, हम 0.00 का न्यूनतम मान और 10000.00 का अधिकतम मान कॉन्फ़िगर कर रहे हैं, जो हमारी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त से अधिक है.
इसे हमारे परीक्षण के लिए, सत्यापन सेटिंग लागू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें, और फिर अनुचित मान में डालने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, यदि हम भोजन की लागत के बजाय नाश्ते के मूल्य के लिए "पेनकेक्स" टाइप करते हैं, तो हमें एक त्रुटि संदेश मिलेगा.
हालांकि यह लोगों को केवल सही प्रकार के डेटा में प्रवेश करने से रोकता है, यह उन्हें इस बात पर कोई प्रतिक्रिया नहीं देता है कि किस प्रकार के डेटा की आवश्यकता है। तो, चलो सेट अप भी.
डेटा सत्यापन विंडो (डेटा> रिबन पर डेटा सत्यापन) पर वापस जाएं। आपको यहां दो विकल्प मिले हैं (और आप चाहें तो दोनों का उपयोग कर सकते हैं)। आप पॉप-अप टूल टिप का उपयोग करने के लिए "इनपुट संदेश" टैब का उपयोग कर सकते हैं, लोगों को जब भी वे एक सेल का चयन करते हैं, जिसके लिए डेटा सत्यापन चालू होता है, तो आप जिस प्रकार का डेटा चाहते हैं। गलत प्रकार के डेटा दर्ज करने पर वे जो त्रुटि देखते हैं उसे कस्टमाइज़ करने के लिए आप "एरर अलर्ट" टैब का भी उपयोग कर सकते हैं.
पहले "इनपुट संदेश" टैब पर जाएँ। यहां, सुनिश्चित करें कि "सेल चयनित होने पर इनपुट संदेश दिखाएं" विकल्प चालू है। फिर, अपने इनपुट टूलटिप को एक शीर्षक और कुछ पाठ दें। जैसा कि आप नीचे देख सकते हैं, सिर्फ एक सेल में क्लिक करने से संदेश पॉप हो जाता है जिससे लोगों को पता चलता है कि क्या अपेक्षित है.
"त्रुटि चेतावनी" टैब पर, आप उन गलत संदेश को अनुकूलित कर सकते हैं जिन्हें लोग गलत प्रकार के डेटा दर्ज करते समय देखते हैं। सुनिश्चित करें कि "अवैध डेटा दर्ज किए जाने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं" विकल्प चालू है। "स्टाइल" ड्रॉपडाउन से अपनी त्रुटि संदेश के लिए एक शैली चुनें। आप स्टॉप (एक्स के साथ लाल सर्कल), चेतावनी (एक विस्मयादिबोधक बिंदु के साथ पीले त्रिकोण), या सूचना (नीली चोटी "मैं") के साथ जा सकते हैं, इस बात पर निर्भर करता है कि आप संदेश कितना मजबूत चाहते हैं।.
अपने संदेश के लिए एक शीर्षक टाइप करें, संदेश का पाठ और फिर "ओके" को समाप्त करने के लिए हिट करें.
अब, यदि कोई अनुचित डेटा दर्ज करने की कोशिश करता है, तो वह त्रुटि संदेश थोड़ा अधिक उपयोगी है (या यदि आप चाहें तो व्यंग्यात्मक).
यह डेटा सत्यापन को स्थापित करने के लिए अतिरिक्त लेगवर्क का एक सा है, लेकिन यदि आप अन्य लोगों से डेटा एकत्र करने के लिए स्प्रैडशीट का उपयोग करते हैं तो यह आपको बहुत समय बाद बचा सकता है। यह अपनी गलतियों को रोकने के लिए भी उपयोगी है। और यह दोगुना सच है यदि आपने सूत्र या किसी भी प्रकार के स्वचालन कार्य को सेट किया है जो उस डेटा पर निर्भर करता है.
