एक्सेल में चेक वर्कशीट की जाँच कैसे करें

एक्सेल की वर्तनी जाँच सुविधा में वह सभी घंटियाँ और सीटी नहीं हैं जो वर्ड करता है, लेकिन यह बुनियादी वर्तनी-जाँच कार्यक्षमता प्रदान करता है। आप एक वर्कशीट की कोशिकाओं में शब्दों की वर्तनी की जांच कर सकते हैं और शब्दों को शब्दकोश में जोड़ सकते हैं.

दुर्भाग्य से, एक्सेल आपकी वर्तनी की जांच नहीं करता है जैसा कि आप टाइप करते हैं (उन्हें लाल रंग में रेखांकित करके) जैसे वर्ड करता है। आपको केवल यह सूचित किया जाता है कि जब आप वर्तनी जाँच चलाते हैं तो एक शब्द गलत लिखा जाता है.

वर्तमान वर्कशीट की जाँच कैसे करें

किसी वर्कशीट की वर्तनी जांचने के लिए, उस वर्कशीट के लिए स्क्रीन के नीचे स्थित टैब पर क्लिक करें, जिस पर आप स्पेल चेक चलाना चाहते हैं.

जब आप वर्तनी जांच चलाते हैं, तो यह वर्तमान में चयनित सेल से शुरू होता है, इसलिए, यदि आप कार्यपत्रक के "शुरुआत" में वर्तनी जांच शुरू करना चाहते हैं, तो कर्सर को शुरू करने से पहले सेल "A1" पर रखें।.

जब आप वर्तनी जांच शुरू करने के लिए तैयार हों, तो "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें.

"प्रूफ़िंग" अनुभाग में "वर्तनी" पर क्लिक करें। वर्तनी जांच शुरू करने के लिए आप रिबन पर किसी भी टैब के साथ "F7" दबा सकते हैं.

कोश में पहला शब्द नहीं पाया गया सेल हाइलाइट किया गया है और "स्पेलिंग" डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करता है। प्रश्नवाचक शब्द "नॉट इन डिक्शनरी" एडिट बॉक्स में प्रदर्शित होता है। यदि आप शब्द वास्तव में अपने उद्देश्यों के लिए सही हैं, तो आप गलत वर्तनी वाले शब्द की "अनदेखी" या "सभी को अनदेखा" करने का विकल्प चुन सकते हैं। यदि ऐसा है, तो आप शब्द "ऐड टू डिक्शनरी" चुन सकते हैं यदि शब्द वह है जिसका आप अक्सर उपयोग करते हैं.

यदि आपने वास्तव में किसी शब्द को गलत वर्तनी दी है, तो आप या तो "सुझाव" की सूची से सही वर्तनी वाले शब्द का चयन कर सकते हैं या "इन डिक्शनरी में नहीं" एडिट बॉक्स में सही वर्तनी दर्ज कर सकते हैं (यदि यह "सुझाव" सूची में सूचीबद्ध नहीं है) । फिर, "बदलें" पर क्लिक करें। इस त्रुटि की सभी घटनाओं को एक ही परिवर्तन के साथ बदलने के लिए, "सभी बदलें" पर क्लिक करें.

यदि संदिग्ध शब्द वह है जिसे आप अक्सर गलत मानते हैं, तो आप जल्दी से इसके लिए एक स्वतः सुधार प्रविष्टि सेट कर सकते हैं, ताकि अगली बार गलती होने पर यह स्वतः ही सही हो जाए। ऐसा करने के लिए, या तो "इन नॉट इन डिक्शनरी" एडिट बॉक्स में सही शब्द दर्ज करें या इसे "सुझाव" सूची से चुनें और "वर्तनी" डायलॉग बॉक्स पर "ऑटोकरेक्ट" पर क्लिक करें। आपकी कार्यपत्रक में शब्द को सही करने के अलावा, स्वतः सुधार प्रविष्टि स्वतः बनाई जाती है। अगली बार जब आप गलत शब्द टाइप करते हैं, तो यह आपके द्वारा निर्दिष्ट प्रतिस्थापन शब्द के साथ स्वचालित रूप से बदल दिया जाएगा। हम स्वतः सुधार प्रविष्टियों के बारे में बात करते हैं और एक्सेल में प्रतीकों को कीबोर्ड शॉर्टकट असाइन करने के बारे में अपने लेख में उन्हें कैसे बनाते हैं.

जब वर्तनी जांच समाप्त हो जाती है, तो एक संवाद बॉक्स आपको बताता है। इसे बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

ध्यान दें कि "इनवॉइस" वर्कशीट पर "रेफ्रीजेटर" शब्द इस वर्कशीट की वर्तनी जांच में नहीं मिला था। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह उस सेल में एक सूत्र का परिणाम है जिसने "इनवॉइस" वर्कशीट पर दर्ज किए गए "आइटम कोड" के आधार पर "उत्पाद डेटाबेस" वर्कशीट पर एक सेल से शब्द को पकड़ा। "रेफरीगेटर" को ठीक करने के लिए, हमें "प्रोडक्ट डेटाबेस" वर्कशीट पर एक वर्तनी जाँच चलाने की ज़रूरत है, जिसे हम अगले भाग में करेंगे।.

याद रखें जब हमने कहा था कि वर्तनी जांच शुरू करने से पहले आपको एक वर्कशीट ("A1") की पहली सेल का चयन करना चाहिए? यदि आप भूल गए हैं, और "A1" के अलावा किसी अन्य सेल से वर्तनी जांच शुरू की है, तो आपको इस बिंदु पर पूछा जाएगा कि क्या आप वर्तनी जांच पूरी होने से पहले वर्कशीट की शुरुआत में वर्तनी की जांच जारी रखना चाहते हैं। शेष कार्यपत्रक की जांच करने के लिए "हां" पर क्लिक करें जिसे अभी तक चेक नहीं किया गया है और फिर आपको ऊपर दिखाई गई "वर्तनी जांच पूर्ण" संवाद बॉक्स दिखाई देगा.

कैसे एक बार में एक कार्यपुस्तिका में सभी वर्कशीट की जाँच करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल स्पेल आपकी वर्तमान वर्कशीट की जांच करता है। लेकिन क्या होगा अगर आपकी वर्कबुक में बहुत सारी वर्कशीट हैं और आप उन सभी की जांच करना चाहते हैं? कोई चिंता नहीं। आप आसानी से एक बार में ऐसा कर सकते हैं.

हमारे उदाहरण में, हमारी कार्यपुस्तिका में दो कार्यपत्रक हैं, "चालान" और "उत्पाद डेटाबेस"। पिछले भाग में, हमने केवल "चालान" वर्कशीट की जाँच की थी। अब, हम अपनी कार्यपुस्तिका में दोनों वर्कशीट का चयन करेंगे, ताकि दोनों को अलग-अलग करने के बिना वर्तनी की जांच होगी.

किसी कार्यपुस्तिका में सभी वर्कशीट की जांच करने के लिए, एक्सेल विंडो के नीचे मौजूदा वर्कशीट टैब पर राइट-क्लिक करें और पॉपअप मेनू से "सभी शीट्स चुनें" चुनें।.

उपरोक्त छवि में ध्यान दें कि वर्तमान में चयनित वर्कशीट टैब सफेद में प्रदर्शित होता है और ग्रे में निष्क्रिय टैब प्रदर्शित करता है। जब सभी वर्कशीट टैब चुने जाते हैं, तो वे सभी एक सफेद पृष्ठभूमि के साथ प्रदर्शित होते हैं, जैसा कि नीचे दिखाया गया है.

अब जब आप वर्तनी जांच शुरू करते हैं, तो यह कार्यपुस्तिका में सभी कार्यपत्रकों की जांच करेगा। हमारे मामले में, जब वर्तनी जांच दूसरे वर्कशीट, या "उत्पाद डेटाबेस" वर्कशीट में जाती है, तो यह वर्तनी की त्रुटि पाता है। त्रुटि को ठीक करने के लिए, हम "सुझाव" सूची बॉक्स में सही शब्द का चयन करते हैं और "बदलें" पर क्लिक करते हैं। जैसा कि हमने इस लेख में पहले उल्लेख किया है, अगर हमें लगता है कि हमने अपनी कार्यपुस्तिका में अन्य कक्षों में उसी शब्द को गलत तरीके से लिखा है, तो हम उन सभी को एक ही सही शब्द के साथ ठीक करने के लिए "सभी बदलें" पर क्लिक कर सकते हैं.

याद रखें, आप "नॉट इन डिक्शनरी" एडिट बॉक्स में सही शब्द भी टाइप कर सकते हैं और त्रुटि को ठीक करने के लिए "चेंज" पर क्लिक करें.

जब वर्तनी जांच पूरी हो जाती है, और "वर्तनी जांच पूरी" संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है, तो आप देख सकते हैं कि अंतिम सही त्रुटि कार्यपत्रक पर सेल में ठीक नहीं हुई है.

चिंता मत करो। जब आप डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करते हैं, तो सेल में सही शब्द प्रदर्शित होता है.

आप शब्दकोश में अक्सर उपयोग किए जाने वाले शब्दों को जोड़ने के लिए कस्टम शब्दकोशों का उपयोग कर सकते हैं, जो कि पहले से ही डिफ़ॉल्ट अंतर्निहित शब्दकोश में नहीं हैं, साथ ही "स्पेलिंग" डायलॉग बॉक्स पर "ऐड टू डिक्शनरी" बटन का उपयोग करके आपके द्वारा जोड़े गए शब्दों को हटा दें। आप अतिरिक्त कस्टम शब्दकोश भी बना सकते हैं। वर्तनी जांच केवल मुख्य शब्दकोश के उपयोग तक सीमित हो सकती है, भले ही कस्टम शब्दकोश उपलब्ध हों.