Microsoft Word या Outlook में आपके लेखन की पठनीयता का परीक्षण कैसे करें

Microsoft वर्ड और आउटलुक में लंबे समय से आप जो लिख रहे हैं, उसके लिए "पठनीयता" आंकड़े देखने की क्षमता है, इसलिए आप जानते हैं कि आप कितना सरल या जटिल लिख रहे हैं। यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि आपका लेखन आपके इच्छित दर्शकों के लिए पर्याप्त रूप से पठनीय है.

Word के पुराने संस्करणों में, सुविधा आपके स्टेटस बार पर केवल एक क्लिक दूर थी। 2013 से शुरू होने वाले संस्करणों में, आपको पहले सुविधा को सक्षम करना होगा, और फिर एक वर्तनी और व्याकरण की जांच करके इसे एक्सेस करना होगा.

वर्ड और आउटलुक में वर्तनी और व्याकरण की जाँच प्रूफिंग पैनल में होती है, और दस्तावेजों को प्रमाणित करने का एक ठोस तरीका पेश करता है। वहाँ कार्यालय के लिए कुछ बेहतर व्याकरण-जाँच ऐड-इन्स हैं, लेकिन अगर आपके पास वे सक्षम हैं, तो भी आपको पठनीय आँकड़ों का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए अंतर्निहित व्याकरण जाँच सक्षम करने की आवश्यकता होगी। क्या यह लायक है कि यह वास्तव में आप पर निर्भर है। और अगर आपको व्याकरण की जाँच करने में कोई आपत्ति नहीं है, लेकिन आप काम करते समय स्क्वीगली अंडरलाइन से विचलित न हों, तो आप टाइप करते समय वर्तनी और व्याकरण की जाँच हमेशा बंद कर सकते हैं।.

पठनीयता सांख्यिकी को कैसे सक्षम करें

Word में पठनीयता आँकड़ों तक पहुँचने के लिए, आपको सबसे पहले फीचर को चालू करना होगा। Word में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प पर क्लिक करें। विकल्प विंडो में, प्रूफिंग टैब चुनें। "वर्तनी के साथ चेक व्याकरण" और "पठनीयता दिखाएँ आंकड़े" चेक बॉक्स दोनों को सक्षम करें। ठीक होने पर क्लिक करें.

Outlook में प्रक्रिया समान है। फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प पर क्लिक करें। विकल्प विंडो में, मेल टैब का चयन करें और फिर "वर्तनी और स्वतः सुधार" बटन पर क्लिक करें.

संपादक विकल्प विंडो में, प्रूफिंग टैब चुनें। दोनों "वर्तनी के साथ जाँच व्याकरण" और "पठनीयता दिखाएँ आंकड़े" चेक बॉक्स को सक्षम करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

ध्यान दें कि वर्ड और आउटलुक दोनों में, आप वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों की जाँच के लिए विकल्पों को अचयनित कर सकते हैं, यदि आप इस विचलित कर पाते हैं.

पठनीयता आँकड़े कैसे देखें

अब जब आपने रीडिंग स्टैटिस्टिक्स को सक्षम कर लिया है, तो डॉक्यूमेंट की पठनीयता स्कोर या टेक्स्ट का चयन सरल है। आपको बस एक वर्तनी और व्याकरण की जाँच करनी है। आप जाँच करने के लिए विशिष्ट पाठ का चयन कर सकते हैं, या यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि पूरे दस्तावेज़ की जाँच के लिए कुछ भी नहीं चुना गया है। F7 मारकर या खिड़की के नीचे स्थित स्थिति पट्टी में प्रूफिंग बटन पर क्लिक करके वर्तनी और व्याकरण की जाँच शुरू करें।.

वर्तनी और व्याकरण की जाँच के माध्यम से चलाएँ और जब आप कर लें, तो पठनीयता सांख्यिकी विंडो पॉप हो जाएगी.

विंडो आपको शब्द और वर्ण गणना जैसे कुछ बुनियादी आँकड़े दिखाती है, साथ ही कुछ औसत जैसे प्रति वाक्य वाक्य। रीडेबिलिटी सेक्शन में, आपको दो स्कोर दिखाई देंगे: फ्लेश रीडिंग इज़ी और फ़्लेश-किन्किड ग्रेड स्तर। दोनों स्कोर फॉर्मूला पर आधारित हैं जो औसत वाक्य लंबाई (एएसएल) और प्रति शब्द (एएसडब्ल्यू) औसत शब्दांश के लिए खाते हैं.

• Flesch पढ़ना आसानी. यह स्कोर आपके पाठ की पठनीयता को 100 अंकों के पैमाने पर रखता है, जिससे उच्च अंक पढ़ने में आसान होते हैं। 0-60 से स्कोर आमतौर पर कॉलेज या कॉलेज के स्नातक स्तर के रूप में माना जाता है और पढ़ने में काफी कठिन होता है। 60-80 के स्कोर को सादे अंग्रेजी में पढ़ने और लिखने के लिए काफी आसान माना जाता है। अधिकांश पेशेवर दस्तावेज इस सीमा में आते हैं। 80 से अधिक अंक बच्चों के लिए पढ़ना आसान माना जाता है.
• Flesch-Kincaid ग्रेड स्तर. यह स्कोर अमेरिका के स्कूल ग्रेड स्तरों पर आधारित पाठ की पठनीयता को दर्शाता है। उदाहरण के लिए 4.0 का स्कोर, लिखने का मतलब है कि एक चौथे ग्रेडर द्वारा समझा जा सकता है। अधिकांश पेशेवर दस्तावेज़ 7.0-11.0 की सीमा में आते हैं.

और अगर आप चीजों के पीछे के गणित को जानना पसंद करते हैं, तो फ़्लेश रीडिंग ईज़ी फ़ोकस को निर्धारित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला सूत्र है:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

Flesch-Kincaid ग्रेड स्तर स्कोर निर्धारित करने में उपयोग किया जाने वाला सूत्र है:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59

और बस! यह सक्षम करने और उपयोग करने के लिए एक सरल सुविधा है और, जबकि आप पठनीयता स्कोर पर लिखी गई हर चीज को आधार नहीं बनाना चाहते, वे अभी भी यह सुनिश्चित करने के लिए एक उपयोगी उपकरण हो सकते हैं कि आप अपने लेखन के साथ सही दर्शकों को मार रहे हैं.