मास डिस्ट्रीब्यूशन के लिए अपना वर्ड डॉक्यूमेंट तैयार करें
यह अतिथि आलेख आस्कर द्वारा लिखा गया था, जो डेमोगीक टेक साइट के पीछे गीक है.
यदि आप एक टीम पर काम करते हैं या जब आप अपने ग्राहकों के साथ काम कर रहे होते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने दस्तावेज़ों को सही तरीके से वितरित करें ताकि दस्तावेज़ में जानकारी सही दर्शकों तक पहुँचे और जानकारी की गोपनीयता का सम्मान किया जाए.
Word 2007 में एक सुविधा है जिसके साथ आप औपचारिक रूप से अपने समूह को लोगों के समूह को उचित वितरण के लिए या यहां तक कि किसी भी व्यक्ति के साथ अपने दस्तावेज़ को औपचारिक रूप से तैयार कर सकते हैं।.
तैयारी
Word 2007 लॉन्च करें और दस्तावेज़ को जिस तरह से आप चाहते हैं, बनाएं.
एक बार जब आप दस्तावेज़ से खुश हो जाते हैं और वितरित करने के लिए तैयार होते हैं, तो ईमेल एप्लिकेशन को हिट करने से पहले एक पल के लिए रुकें और वितरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें। ध्यान रखें कि ये चरण अलग-थलग हैं और इसका मतलब यह है कि आप उन चरणों को चुन सकते हैं और चुन सकते हैं जिनका आप अनुसरण करना चाहते थे.
पर क्लिक करें कार्यालय बटन और "पर क्लिक करेंतैयार करनामेनू विकल्प। 7 अलग-अलग विकल्प हैं जिन्हें आपको देखने में सक्षम होना चाहिए। मैं उनमें से प्रत्येक विकल्प की व्याख्या करूँगा ताकि आप अपनी वितरण आवश्यकताओं के लिए विकल्पों का सही संयोजन चुन सकें और चुन सकें.
दस्तावेजों की संपत्ति
सूची में पहला “गुण' वह विकल्प जिसके साथ आप दस्तावेज़ के बारे में मेटाडेटा जानकारी दर्ज कर सकते हैं.
आप दस्तावेज़ लेखक, शीर्षक, विषय, कीवर्ड, श्रेणी, स्थिति और टिप्पणियों का नाम दर्ज कर सकते हैं.
इनमें से कुछ के माध्यम से देखा जा सकता है फ़ाइल >> गुण संवाद.
ध्यान रखें कि एक बार जब आप दस्तावेज़ को अंतिम रूप दे देते हैं तो आप इन गुणों को नहीं देख पाएंगे, लेकिन तब तक जब तक आप इसे खोलने से पहले दस्तावेज़ का एक विचार प्राप्त करने के लिए अपने दस्तावेज़ के साथ गुणों को जोड़ सकते हैं।.
दस्तावेज़ का निरीक्षण करें
सूची में दूसरा विकल्प "दस्तावेज़ का निरीक्षण करें”विकल्प। अपने दस्तावेज़ को वितरित करने की तैयारी के हिस्से के रूप में आप टिप्पणियों, संशोधनों, संशोधन के निशान, स्याही के एनोटेशन के लिए दस्तावेज़ का निरीक्षण कर सकते हैं। आप छिपे हुए मेटाडेटा या किसी भी व्यक्तिगत जानकारी के लिए निरीक्षण कर सकते हैं जिसे दस्तावेज़ के साथ सहेजा गया है। आप किसी भी कस्टम XML डेटा का निरीक्षण कर सकते हैं जिसे दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत किया गया है। आप हेडर, फुटर और किसी भी वॉटरमार्क के लिए किसी भी जानकारी के लिए निरीक्षण कर सकते हैं। अंत में, आप दस्तावेज़ में किसी भी छिपे हुए पाठ का निरीक्षण भी कर सकते हैं.
दस्तावेज़ को वितरित करने से पहले आप जो निरीक्षण विकल्प बनाना चाहते थे उसे चुनें और जब आप “हिट” करेंनिरीक्षण“बटन वर्ड दस्तावेज़ का निरीक्षण करेगा और आपको इसके निरीक्षण पर मिलने वाली किसी भी वस्तु की सूचना देगा.
जिन वस्तुओं पर आपके ध्यान की आवश्यकता है उन्हें विस्मयादिबोधक चिह्न के साथ चिह्नित किया जाएगा और यदि आप चाहें तो पुन: निरीक्षण करना चुन सकते हैं.
दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट करें
सूची में तीसरा स्थान है "दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट करें”विकल्प। यदि आप चाहते हैं कि दस्तावेज़ केवल उन लोगों द्वारा देखे जाएं जिन पर आप विश्वास करते हैं, तो यह विकल्प चुनें। यह आपको अपनी पसंद के पासवर्ड के साथ दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करने की अनुमति देता है और उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ देखने के लिए इस पासवर्ड को दर्ज करना पड़ता है.
एक पासवर्ड चुनें जिसे आप समूह में वितरित कर सकते हैं। मेरी सलाह यह है कि ऐसा पासवर्ड न चुनें जिसे आप व्यक्तिगत रूप से उपयोग करते हों, बल्कि एक ऐसा पासवर्ड, जिसका उपयोग कोई भी आपके ऑनलाइन खातों या व्यक्तिगत रूप से उपयोग किए जाने वाले किसी भी संवेदनशील खातों का पता लगाने के लिए नहीं कर सकता है.
एक बार पासवर्ड की पुष्टि करें। पासवर्ड केस-संवेदी होते हैं और पासवर्ड को संरक्षित करना / याद रखना सुनिश्चित करें क्योंकि पासवर्ड भूल जाने का कोई तरीका नहीं है यदि आप भूल जाते हैं और पासवर्ड भूल जाने पर फ़ाइल को खोलने का कोई तरीका नहीं है।.
एक बार एन्क्रिप्ट किए जाने के बाद आपको यह देखने में सक्षम होना चाहिए कि मेनू विकल्प में यह इंगित करने के लिए थोड़ा पृष्ठभूमि रंग है कि यह दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट किया गया है.
जब आपके वितरण समूह के लोग एक एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ को खोलने का प्रयास करते हैं, तो उन्हें पासवर्ड दर्ज करने के लिए प्रेरित किया जाएगा.
पासवर्ड के बिना वे दस्तावेज़ को खोलने में सक्षम नहीं होंगे.
अनुमति प्रतिबंधित करें
सूची में चौथे स्थान पर है "अनुमति प्रतिबंधित करें”विकल्प। दस्तावेज़ के साथ लोग क्या कर सकते हैं, इसे प्रतिबंधित करने के लिए आप "अनुमति प्रतिबंधित करें" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। यदि दस्तावेज़ संवेदनशील है, तो आप दस्तावेज़ को संपादित करने, कॉपी करने और प्रिंट करने से प्रतिबंधित करने के लिए "प्रतिबंधों को प्रतिबंधित करें" का उपयोग कर सकते हैं.
प्रतिबंध को लागू करने के लिए प्रतिबंधित अनुमति Windows राइट्स मैनेजमेंट क्लाइंट का उपयोग करती है.
आपको स्थापित करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है विंडोज राइट्स मैनेजमेंट उपकरण। चिंता न करें, आगे बढ़ें और इसे स्थापित करें, यह विश्वसनीय स्रोत से है। एक बार स्थापित होने के बाद आपको यह कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होना चाहिए कि लोग दस्तावेज़ के साथ क्या कर सकते हैं.
एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें
सूची में पांचवें स्थान पर है “एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें”विकल्प। डिजिटल हस्ताक्षर दस्तावेज़ की अखंडता सुनिश्चित करते हैं। डिजिटल हस्ताक्षर को एक पेपर हस्ताक्षर के रूप में समझें लेकिन सुविधा के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया। जब किसी दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर होते हैं तो यह दस्तावेज़ की अखंडता और विश्वास को दर्शाता है। यह तब काम आएगा जब आप दर्शकों के एक बड़े समूह को दस्तावेज़ वितरित कर रहे हैं.
पर क्लिक करें "एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ेंऑप्शन और वर्ड आपको उक्त डायलॉग के साथ ऑफिस मार्केटप्लेस पर डिजिटल सिग्नेचर प्रोवाइडर्स को खोजने के लिए प्रेरित करेगा.
इसके कार्यालय ऑनलाइन मार्केटप्लेस पर आपको एक डिजिटल सिग्नेचर प्रदाता खोजने में सक्षम होना चाहिए जिसका उपयोग आप दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए कर सकते हैं.
संगतता परीक्षक चलाएँ
चलो अंतिम विकल्प पर जाएंसंगतता परीक्षक चलाएँ" प्रथम। यदि आपने ऐसी कोई भी सुविधा का उपयोग किया है जो Word 2007 के लिए विशिष्ट है और यदि आपको संदेह है कि आपके दर्शक Word के पुराने संस्करणों का उपयोग कर रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए संगतता परीक्षक को चलाना चाहेंगे कि आपका दस्तावेज़ पूरे दर्शकों द्वारा पढ़ा जा सके।.
Word 2007 पूर्वनिर्धारित संगतता जांच का एक सेट चलाएगा और यदि यह कोई अनुकूलता समस्या पाता है तो यह उन्हें उपरोक्त संवाद पर सूचीबद्ध करेगा, यदि आप दस्तावेज़ वितरित करने से पहले अंतिम चरण में जाने के लिए अच्छा नहीं हैं।.
फाइनल के रूप में चिह्नित करें
यह अंतिम चरण होना चाहिए जिसे आप समूह में दस्तावेज़ वितरित करने से पहले पालन करना चाहते थे। जैसा कि नाम इंगित करता है कि यह कार्रवाई दस्तावेज़ को वितरण के लिए सभी सेट के रूप में चिह्नित करेगी.
चूंकि यह दस्तावेज़ में महत्वपूर्ण परिवर्तन करता है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने के लिए प्रेरित किया जाएगा कि आप दस्तावेज़ को अंतिम रूप से चिह्नित करना चाहते हैं.
एक बार जब एक दस्तावेज को अंतिम रूप में चिह्नित किया जाता है तो दस्तावेज को संपादित नहीं किया जा सकता है और किसी भी सबूत रीडिंग, टिप्पणियों आदि को साफ किया जाएगा.
फाइनल किए गए दस्तावेज़ों को स्टेटस बार पर एक नया आइकन मिलता है जो एक पेपर पर रबरस्टैंप की तरह दिखता है.
वितरण के लिए तैयार दस्तावेज़ प्राप्त करने से आपको कुछ स्पष्ट गलतियों से बचने में मदद मिल सकती है जो आप तब बनाते हैं जब आप किसी बड़े समूह के लोगों को दस्तावेज़ वितरित करते हैं। आपको सभी चरणों का पालन करने की आवश्यकता नहीं है; बल्कि आप चुन सकते हैं और चुन सकते हैं कि आप किसे पसंद करते हैं / पसंद करते हैं। Word 2007 वितरण के लिए एक दस्तावेज़ तैयार करते समय यह करने के लिए पर्याप्त लचीला है कि आप इसे करने के लिए क्या कहते हैं.
मुझे आशा है कि आपको यह उपयोगी लगेगा और मुझे आशा है कि आप वितरण से पहले एक दस्तावेज़ को ठीक से अंतिम रूप देने के लिए वर्ड 2007 की क्षमता का उपयोग करेंगे। यदि आपका कोई प्रश्न या टिप्पणी है, तो कृपया मुझे टिप्पणियों में बताएं.
