महत्वपूर्ण आउटलुक संदेश खड़े करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें
आउटलुक आपको कई तरह से फ़ोल्डर दृश्य बनाने और अनुकूलित करने देता है, जैसे कॉलम जोड़ना या हटाना और संदेशों को सॉर्ट करना। आप Outlook प्रदर्शन संदेशों को उनके गुणों (जैसे प्रेषक, विषय पंक्ति या टाइमस्टैम्प) के आधार पर अलग-अलग तरीकों से बनाने के लिए नियम भी लागू कर सकते हैं। यह कहा जाता है सशर्त फॉर्मेटिंग. आइए नज़र डालते हैं कि यह कैसे काम करता है.
अद्यतन करें: हमारे पाठकों में से एक ने ध्यान दिलाया कि सशर्त स्वरूपण केवल आउटलुक के विंडोज संस्करण पर उपलब्ध है और नहीं macOS संस्करण। धन्यवाद, क्रिस्टी!
शुरू करना
सशर्त स्वरूपण सेट करना प्रारंभ करने के लिए, दृश्य> दृश्य सेटिंग पर जाएं.
आप फोल्डर हेड पर राइट क्लिक करके और "सेटिंग देखें" कमांड का चयन करके एडवांस्ड व्यू सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं.
उन्नत दृश्य सेटिंग्स विंडो आपको फ़ोल्डर दृश्य को अनुकूलित करने देती है। "सशर्त स्वरूपण" बटन पर क्लिक करें.
यह आपको सशर्त स्वरूपण विंडो में लाता है जिसका उपयोग आप विभिन्न नियमों को सेट करने के लिए कर रहे हैं कि संदेश कैसे स्वरूपित किए जाते हैं.
"इस दृश्य के लिए नियम" सूची में प्रदर्शित आइटम डिफ़ॉल्ट नियम हैं जो अन-अनुकूलित फ़ोल्डर दृश्य के साथ आते हैं। उदाहरण के लिए, आप देख सकते हैं कि "अनरीड मैसेज" 11 अंकों के आकार के साथ बोल्ड, ब्लू सेगो यूआई फ़ॉन्ट में प्रदर्शित किए गए हैं.
नियम कैसे काम करते हैं
"नियम" वे स्थितियाँ हैं जो एक संदेश को आउटलुक के लिए स्वरूपण लागू करने के लिए मिलना है। डिफ़ॉल्ट नियमों में, उदाहरण के लिए, "अपठित संदेश" नियम तब सक्रिय होता है जब कोई संदेश अपठित के रूप में चिह्नित किया जाता है। जब वह नियम सक्रिय हो जाता है, तो आउटलुक इसे प्रदर्शित करने के लिए बोल्ड, ब्लू, 11-पॉइंट सेगो यूआई फ़ॉन्ट का उपयोग करता है.
Outlook सूची के शीर्ष से क्रम में नियम लागू करता है। सूची में उच्चतर नियम नीचे के नियमों से अधिक पूर्वता लेते हैं। यह कैसे व्यवहार में काम करता है? मान लें कि आपके पास दो नियम हैं, एक सूची के शीर्ष पर जो फ़ॉन्ट को हरे रंग में बदलता है, और एक सूची में नीचे की ओर होता है जो फ़ॉन्ट को लाल में बदल देता है। यदि कोई संदेश दोनों नियमों की शर्तों को पूरा करता है, तो फ़ॉन्ट को हरे रंग में बदल दिया जाएगा क्योंकि वह नियम सूची में ऊपर है-नियम जो फ़ॉन्ट को लाल करने के लिए सेट किया गया है उसे अनदेखा कर दिया गया है.
डिफ़ॉल्ट नियमों के साथ, आप केवल फ़ॉन्ट बदल सकते हैं। आप डिफ़ॉल्ट नियमों को हटा नहीं सकते हैं, या आदेश को चारों ओर ले जा सकते हैं, या नियम के लिए शर्तों को बदल सकते हैं। आप डिफ़ॉल्ट नियमों को बंद कर सकते हैं, हालांकि उन्हें "इस दृश्य के लिए नियम" सूची में अनचेक करके.
नया नियम कैसे जोड़ें
सशर्त स्वरूपण विंडो में, "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। सूची में "शीर्षक रहित" नामक एक नया नियम जोड़ा जाएगा। अपने नियम को एक नाम दें और फिर "स्थिति" बटन पर क्लिक करें.
फ़िल्टर विंडो आपको स्थिति, या शर्तों पर निर्णय लेने देती है कि मेल को फॉर्मेट किया जाना है.
हम यहां केवल एक सरल उदाहरण का उपयोग करने जा रहे हैं और इसमें "रॉब वुडगेट" द्वारा भेजे गए संदेशों की तलाश है और विषय क्षेत्र में "आउटलुक" शब्द शामिल हैं।.
ऐसा करने के लिए, पहले "से" बटन पर क्लिक करें, जो पता पुस्तिका को खोलता है, और संपर्क चुनें.
फिर हम "आउटलुक" को "शब्द के लिए खोजें" फ़ील्ड में जोड़ते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि "विषय फ़ील्ड केवल" विकल्प "इन-ड्रॉप-डाउन" सूची से चुना गया है। जब आप कर लें तो "ओके" पर क्लिक करें.
सशर्त स्वरूपण में वापस, "फ़ॉन्ट" बटन पर क्लिक करें.
हम संदेश बनाने जा रहे हैं जो हमारे द्वारा निर्धारित फ़िल्टर से मेल खाते हैं जो बैंगनी और बोल्ड में प्रदर्शित होते हैं। अपनी इच्छानुसार सेट अप करें, "ओके" बटन पर क्लिक करें, सशर्त स्वरूपण विंडो को बंद करने के लिए फिर से "ओके" पर क्लिक करें, और फिर उन्नत दृश्य सेटिंग्स विंडो को बंद करने के लिए एक और समय।.
नियम तुरंत लागू होते हैं। आप नीचे देख सकते हैं कि हमारी शर्तों को पूरा करने वाले संदेश अब बोल्ड और पर्पल हैं.
यह सिर्फ एक सरल उदाहरण है-आप बहुत सारी स्थितियों को जोड़ सकते हैं, यहां तक कि बहुत जटिल भी। उस फ़िल्टर विंडो में वापस, आप उन अतिरिक्त स्थितियों का एक समूह देखने के लिए "अधिक विकल्प" टैब पर स्विच कर सकते हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं.
यहां आप संदेश का मिलान करना चुन सकते हैं कि क्या:
- इसे एक विशेष श्रेणी सौंपी गई है
- यह पढ़ा या पढ़ा हुआ नहीं है
- इसमें संलग्नक या कोई संलग्नक नहीं है
- इसे उच्च, सामान्य या निम्न प्राथमिकता के रूप में चिह्नित किया गया है
- यह आपके द्वारा किसी और के द्वारा, किसी एक के द्वारा, या पूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया है
- आप जिस पाठ को खोज रहे हैं, वह केस से मेल खाने की जरूरत है
- यह एक विशेष आकार, एक विशेष आकार की तुलना में अधिक या छोटा या दो आकारों के बीच है
"उन्नत" टैब पर स्विच करें, और आप जटिल स्थिति बना सकते हैं.
उन्नत टैब आपको आउटलुक में कहीं से भी किसी भी क्षेत्र का चयन करने की अनुमति देता है, और एक शर्त का चयन करता है जिसे आप मिलान करना चाहते हैं। यह काफी सरल हो सकता है, जैसे कि प्रेषक को सटीक पते पर मिलान करना, लेकिन आपके पास चुनने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं। मान लें कि आप चाहते हैं कि आपका नियम आपके द्वारा प्राप्त ईमेल से मेल खाए। "फ़ील्ड" बटन पर क्लिक करें, "दिनांक / समय फ़ील्ड्स" को इंगित करें, और फिर "प्राप्त" विकल्प पर क्लिक करें.
अपनी स्थिति चुनने के लिए "शर्त" ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें.
विकल्प आपकी अपेक्षा से बहुत अधिक हैं:
- किसी भी समय
- बिता कल
- आज
- आने वाला कल
- पिछले 7 दिनों में
- अगले 7 दिनों में
- पिछले सप्ताह
- इस सप्ताह
- अगले सप्ताह
- पिछले महीने
- इस महीने
- अगले महीने
- पर
- पर या बाद में
- तब या पहले
- के बीच
- मौजूद
- अस्तित्व में नहीं है
और अन्य क्षेत्रों में आप समान मात्रा में विकल्प चुन सकते हैं.
अपनी स्थिति चुनें, एक मूल्य जोड़ें, और "सूची में जोड़ें" बटन पर क्लिक करें.
आप सूची में जितनी चाहें उतनी शर्तें जोड़ सकते हैं। आपको यह पता लगाने के लिए कि कितने क्षेत्र हैं, यहाँ केवल "सभी मेल फ़ील्ड" मेनू पर एक नज़र है.
"ऑल कांटेक्ट फील्ड्स" मेनू में विकल्पों के चार कॉलम हैं-इतने कि हम इसे एक समझदार स्क्रीनशॉट में फिट नहीं कर सके। इसलिए हम प्रत्येक क्षेत्र और स्थितियों से गुजरने वाले नहीं हैं, लेकिन अब आप जानते हैं कि वे कहां हैं और उनका उपयोग कैसे करना है.
आप अपनी इच्छानुसार चीजों को प्राप्त करने के लिए एक नियम में कई शर्तें लगा सकते हैं। यदि वे एक निश्चित संपर्क से हैं, तो पिछले सात दिनों में प्राप्त किए गए आउटलुक प्रदर्शन संदेशों को लाल रंग के 16 वें फ़ॉन्ट में रखना चाहते हैं, विषय में एक विशिष्ट शब्द शामिल करें, तथा एक लगाव शामिल है? एक समस्या नहीं है.
कैसे एक नियम को नष्ट करने के लिए
यदि आपने एक नियम बनाया है और आप नहीं चाहते हैं, तो इसे हटाना आसान है। सशर्त स्वरूपण विंडो में, वह नियम चुनें जिसे आप हटाना चाहते हैं और "हटाएं" बटन पर क्लिक करें। बस याद रखें कि आप केवल बनाए गए नियमों को ही हटा सकते हैं-आउटलुक के अंतर्निहित डिफ़ॉल्ट नियमों को नहीं.
आप जितनी चाहें उतनी शर्तें जोड़ सकते हैं, और जितने चाहें उतने नियम बना सकते हैं। और जैसा कि हमने आपको पहले दिखाया था, एक बार जब आप सशर्त स्वरूपण नियम प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप किसी अन्य फ़ोल्डर में, या यदि आप चाहें तो सभी फ़ोल्डर में दृश्य की प्रतिलिपि बना सकते हैं।.
