बीसीसी क्या है, और आप एक भयानक व्यक्ति क्यों हैं यदि आप इसका उपयोग नहीं करते हैं
आधुनिक डिजिटल वर्कफ़्लो में कुछ सुविधाएं इतनी व्यापक रूप से उपलब्ध हैं लेकिन ईमेल BCC फ़ंक्शन के रूप में इतनी व्यापक रूप से अनदेखी (या एकमुश्त दुरुपयोग) हैं। यदि आप इसकी शक्ति का दुरुपयोग या उपेक्षा करने के दोषी हैं (और आपके पास एक अच्छा मौका है), तो यह पश्चाताप करने का समय है और इस प्रक्रिया में, स्पैम पर कटौती करें और अपने दोस्तों और परिवार की गोपनीयता की रक्षा करें.
बीसीसी क्या है और कहां से आई है?
हर ईमेल क्लाइंट में तीन एड्रेस स्लॉट होते हैं: TO, CC, और BCC, जो क्रमशः "[डिलीवर]", "कार्बन कॉपी" और "ब्लाइंड कार्बन कॉपी" के लिए खड़े होते हैं। ये डिनोटेशन दुनिया के एक होल्डओवर हैं जो इलेक्ट्रॉनिक मेल से पहले थे: भौतिक पत्र और मेमो.
उदाहरण के लिए, मध्य शताब्दी के व्यापार मेमो में, प्राथमिक प्राप्तकर्ता के लिए एक टीओ स्लॉट होगा, उन व्यक्तियों के लिए एक सीसी स्लॉट जो संचार में होना चाहिए, लेकिन जो प्राथमिक प्राप्तकर्ता नहीं थे, और तीसरा स्लॉट, बीसीसी, के लिए जिन व्यक्तियों को संचार पर होना आवश्यक है, लेकिन जो भी कारण हैं, उनकी पहचान को टीओ और सीसी पते स्लॉट में प्राप्तकर्ताओं को प्रसारित मेमो से रोक दिया जाएगा।.
इलेक्ट्रॉनिक मेल के आगमन पर, पेपर मेल और मेमो में उपयोग किए जाने वाले समान सम्मेलनों की प्रतिलिपि बनाई गई थी, दोनों परिचितों से बाहर थे और क्योंकि वे संदेश उपयोगी नहीं रह गए थे, भले ही संदेश अब शारीरिक रूप से कॉपी और वितरित नहीं किया गया था.
यदि ईमेल के आगमन से पहले दशकों तक ये परंपराएँ मौजूद रहीं और आधी सदी या उसके बाद भी जारी रहीं, तो फिर परेशानी कहाँ से पैदा होती है? बीसीसी के दुरुपयोग के दो रूप हैं: निष्क्रिय-आक्रामक नेत्रहीन कार्बन प्रतिलिपि (परेशानी का दुर्भावनापूर्ण रूप) और गोपनीयता की रक्षा के लिए अंधा-कार्बन नकल का उपयोग करने की उपेक्षा (परेशानी जो अज्ञानता से उत्पन्न होती है)। आइए प्रत्येक से बचने के लिए कैसे और क्यों पर एक नज़र डालें.
पैसिव-एग्रेसिव ब्लाइंड कार्बन कोपिंग को नो कहें
नेत्रहीन कार्बन कॉपी का सबसे खराब उपयोग एक आक्रामक सहकर्मी को निष्क्रिय रूप से आक्रामक करना है। इस प्रकार की बीसीसी की फसलें तब खराब हो जाती हैं जब कर्मचारी अपने सहकर्मियों पर अप्रत्यक्ष रूप से झगड़ने के तरीके के रूप में बीसीसी फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, अपने मालिक को चूसते हैं, या अन्यथा काम के दौरान हिजिंक में उलझे रहते हैं।.
ईसी कॉमिक्स की छवि शिष्टाचार.
एक कर्मचारी, उदाहरण के लिए, अपने बॉस को एक ईमेल पर बीसीसी के पते के रूप में डाल सकता है जिसे वे किसी अन्य कर्मचारी को भेज रहे हैं ताकि उनका मालिक यह देख सके कि वे दूसरे कर्मचारी के साथ संवाद कर रहे हैं या दूसरा कर्मचारी किसी प्रकार की बाध्यता को पूरा करने में विफल हो रहा है या समयसीमा। इस तरह की गुप्त-गिलहरी संचार आम तौर पर कार्यस्थल पर होती है और हम किसी भी प्रकार के व्यवहार का समर्थन नहीं करते हैं जो एक छोटे और निष्क्रिय आक्रामक कार्य वातावरण को जन्म देता है।.
मामले पर हमारी एकमात्र सलाह है: इसे रोको.
जब तक आपका एचआर डिपार्टमेंट या आपका बॉस नहीं होगा स्पष्ट रूप से आपके पास आता है और आपको अपने संचार BCC को निर्देश देता है, आपको अभ्यास से बचना चाहिए.
यदि प्राथमिक संचार से बाहर के लोगों को लूप में रखा जाना है, तो उच्चतर, उन्हें सीसी एड्रेस के रूप में शामिल करने के लिए और टीओ के पते को यह सूचित करने के लिए कि कौन शामिल था और किस कारण से है.
न केवल यह कार्यस्थल में एक अधिक परिपक्व संवाद का निर्माण करता है, यह आपको एक विशेष रूप से शर्मनाक घटना से बचने में भी मदद करता है: यदि आपका बॉस या अन्य बीसीसी प्राप्तकर्ता उत्तर-सभी फ़ंक्शन का उपयोग करता है, तो वे प्रभावी रूप से खुद को अनमस्क करते हैं और प्रकट करते हैं कि वे सामग्री के लिए निजता रखते हैं पूर्व ईमेल का। यह समझाने की कोशिश करें कि एक सहकर्मी को आप वाटर कूलर में साजिश कर रहे थे.
सौभाग्य से, बीसीसी फ़ंक्शन का उपयोग करने वाले दुर्भावनापूर्ण रूप से लोगों की संख्या छोटी है, जो हमें उन लोगों की ओर ले जाती है जो दुरुपयोग का थोक बनाते हैं: अनजाने.
दोस्तों कार्बन कॉपी दोस्तों मत करो
यदि अधिकांश लोग अपने सहकर्मियों के खिलाफ मनोवैज्ञानिक युद्ध अभियान के भाग के रूप में बीसीसी फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए दुर्भावनापूर्ण रूप से नहीं हैं, तो वह हमें कहां छोड़ता है? यह हमें छोड़ देता है लाखों उन लोगों के बारे में जो अनजाने में भी BCC फ़ंक्शन का पहली बार उपयोग करते हैं.
डेनवर पब्लिक लाइब्रेरी, पश्चिमी इतिहास संग्रह की छवि शिष्टाचार.
बीसीसी समारोह इतना महत्वपूर्ण क्यों है? यह आपको उस व्यक्ति के बिना किसी को एक ईमेल भेजने की अनुमति देता है, जो हर किसी को देखता है जो ईमेल प्राप्त करता है, प्रभावी रूप से उनकी निजी जानकारी को सुरक्षित रखता है। यहां एक उदाहरण ईमेल अग्रेषित किया गया है, जो हमारे अपने ईमेल अभिलेखागार से लिया गया है:
ऊपर गोपनीयता-फ़िल्टर की गई छवि में हर नीला धब्बा एक ईमेल पता है। न केवल आगे प्राप्तकर्ताओं की सूची में 40 से अधिक ईमेल पते थे, जिन पर हम शामिल थे, लेकिन अग्रेषित ईमेल में बचे हुए फॉरवर्ड ब्लॉक के दो सेट हैं (ऊपर देखा गया) जिसमें क्रमशः 13 और 8 ईमेल पते शामिल हैं। इसका मतलब है कि ईमेल के पूर्ण निकाय में 60 से अधिक ईमेल पते हैं.
अब, आप अपने आप से पूछ सकते हैं “तो क्या? इससे क्या फर्क पड़ता है? ”यह कई कारणों से मायने रखता है। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण है, आपकी संपर्क सूची में लोगों की गोपनीयता (और वे मित्र, परिवार, या व्यावसायिक सहयोगी हों) की गोपनीयता का सम्मान करना। यह बिना यह कहे चला जाता है कि जो लोग अपने दर्जनों दोस्तों और सहयोगियों के साथ फॉरवर्ड और मास ईमेल को आग लगाते हैं, वे उन दर्जनों प्राप्तकर्ताओं में से प्रत्येक से व्यक्तिगत रूप से संपर्क करने में समय नहीं लेते हैं और पूछते हैं कि क्या वे अपनी संपर्क जानकारी हर किसी के साथ साझा करना चाहेंगे? पता सूची। प्रश्न में व्यक्ति की अनुमति के बिना संपर्क जानकारी साझा करना अनुचित है.
यह और भी अधिक अपमानजनक और परेशान करने वाला हो जाता है कि आपके द्वारा ईमेल किए जाने वाले लोगों की भीड़ अधिक विविध है। यदि आप एक छोटे नागरिक संगठन में दस लोगों को ईमेल कर रहे हैं जो पहले से ही एक-दूसरे को जानते हैं, तो समस्या मूक हो सकती है। यदि आप एक शिक्षक हैं और आप छात्रों को कुछ पूरक सामग्री के दर्जनों (यदि सैकड़ों नहीं) ईमेल कर रहे हैं, तो अचानक आप बहुत से अन्य लोगों के साथ व्यक्तिगत संपर्क जानकारी साझा कर रहे हैं, जिन्हें वे साझा नहीं करना चाहते हैं।.
इससे भी बुरी बात यह है कि अगर कोई भी गलती से आपके द्वारा भेजे गए किसी भी ईमेल को "रिप्लाई ऑल" हिट कर देता है तो आप पूरी तरह से लोड किए गए TO और CC स्लॉट्स के साथ भेज सकते हैं, मूल प्राप्तकर्ता सूची का हर एक व्यक्ति उत्तर प्राप्त करता है. सबसे अच्छा, यह अपेक्षाकृत हानिरहित है, लेकिन निश्चित रूप से सभी के समय को बर्बाद कर देता है क्योंकि वे चर्चा में नया क्या है यह देखने के लिए ईमेल खोलते हैं। सबसे खराब रूप में, जैसा कि दुनिया भर के निगमों में कई बार हुआ है, ईमेल अपने स्वयं के जीवन पर ले जा सकता है क्योंकि सैकड़ों कर्मचारी उत्तर देते हैं, बहस करते हैं, और अन्यथा ईमेल के साथ बातचीत करते हैं। इस तरह की उत्तर-सभी श्रृंखला प्रतिक्रियाओं में हजारों ईमेल आ सकते हैं और यहां तक कि ज्वाला युद्ध भी हो सकते हैं (20 वीं शताब्दी के अंत में टैंडम कंप्यूटर्स में एक ऐसा ज्वाला युद्ध हुआ था, जिसके लिए चली गई वर्षों).
दूसरा, और आप में से उन लोगों के लिए अधिक व्यावहारिक चिंता जो अच्छे ईमेल शिष्टाचार के बारे में कम परवाह कर सकते हैं और अपने दोस्तों की गोपनीयता की रक्षा कर सकते हैं, इन प्रकार के बल्क ईमेल अनजाने में दुर्भावनापूर्ण सॉफ़्टवेयर और फ़सल काटने के लिए ईमेल पते की छोटी सूची बनाते हैं। यदि आपका ईमेल पता लौकिक दुनिया के चारों ओर भेजे गए एक विशाल ईमेल फॉरवर्ड पर समाप्त होता है, तो आप निश्चिंत हो सकते हैं कि कहीं न कहीं उस लाइन के साथ जो आप स्पैम सूची में समाप्त करेंगे। इससे भी बुरी बात यह है कि यदि आपके इनबॉक्स के आंत्र में बैठे आपके अग्रेषित ईमेल के साथ समाप्त होने वाले उपयोगकर्ताओं में से एक, मैलवेयर से हिट हो जाता है जो इनबॉक्स में पाए गए संपर्क सूचियों और ईमेल पतों के माध्यम से प्रतिकृति करता है, तो आप संभवतः एक दुर्भावनापूर्ण ईमेल के साथ समाप्त होंगे आप के लिए अपना रास्ता खोजने.
BCC का उपयोग करना
यदि आप बाद के शिविर में हैं, तो जो लोग बीसीसी फ़ंक्शन को अनदेखा करते हैं, आप संभवतः अपने आप से पूछ रहे हैं कि आप हमारे द्वारा उल्लिखित गोपनीयता और सुरक्षा फ़ास पेस से बचने के लिए क्या कर सकते हैं। चिंता मत करो, एक बार जब आप जानते हैं कि बीसीसी फ़ंक्शन को अनदेखा करना कितना भयानक है, तो यह आसानी से स्पष्ट हो जाता है कि आपको अपने पिछले खराब ईमेल व्यवहारों को धोने के लिए क्या करने की आवश्यकता है.
सबसे पहले, और सबसे ऊपर, आप अपने आप से पूछते हैं “क्या मुझे वास्तव में इस ईमेल को मेरी संपर्क सूची में सभी को भेजने की आवश्यकता है? उनमें से तीस? उनमें से कोई भी? ”अधिकांश ईमेल के लिए उन सवालों का जवाब है: नहीं। आपको अपनी संपर्क सूची में व्यक्तिगत ईमेल या सभी को अग्रेषित करने की आवश्यकता नहीं है।.
दूसरा, जब आप करना एक समय में बहुत सारे लोगों को ईमेल करने के लिए एक वैध कारण के साथ खुद को खोजें। जैसे, उदाहरण के लिए, आप एक नए ईमेल प्रदाता पर स्विच कर रहे हैं या आप अपने सौ दोस्तों और रिश्तेदारों को अपना नया मेलिंग पता भेजना चाहते हैं, केवल उपयुक्त बात यह है कि उनके पते बीसीसी स्लॉट में डाल दें। यह सुनिश्चित करता है कि मास टू / सीसी ईमेलिंग की सभी बुराइयों को समाप्त कर दिया जाए: सभी प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते को निजी रखा जाए, एक प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर स्पैम बॉट या मालवेयर के टुकड़े का कोई मौका नहीं है, जो दूसरे प्राप्तकर्ता के ईमेल को काटता है, और यदि उनमें से किसी को भी आपको एक प्रश्न पूछने के लिए उत्तर देने की आवश्यकता होती है, तो वे अपने प्रश्न या हर दूसरे व्यक्ति पर टिप्पणी नहीं करेंगे.
BCC गोपनीयता बढ़ाता है, सुरक्षा बढ़ाता है, और इनबॉक्स crud पर कटौती करके आपके मित्रों और सहयोगियों को भटकना पड़ता है। ऐसा करने से बचने का बिल्कुल कोई कारण नहीं है कि ऐसा करते समय पते को अलग पते के स्लॉट में रखना उतना ही सरल है.
