आउटलुक में AutoArchive क्या है और यह कैसे काम करता है?
यदि आपने मेलबॉक्स सफाई उपकरण का उपयोग किया है, तो आपने ऑटोक्रेक्टिव बटन देखा होगा, लेकिन आप इस बात से सावधान हो सकते हैं कि यह कैसे काम करता है और यह क्या करेगा। यहाँ यह है कि यह क्या करता है और आप इसे कैसे उपयोग कर सकते हैं.
AutoArchive बटन पर क्लिक करने से Outlook में सभी फ़ोल्डरों के माध्यम से स्विंग करने और आपके द्वारा सेट किए गए किसी भी AutoArchive नियमों को लागू करने का कारण बनता है (चिंता न करें, डिफ़ॉल्ट AutoArchive नियम कुछ भी नहीं करना है, इसलिए आप किसी भी तरह से नुकसान नहीं कर सकते बटन पर क्लिक करके)। लेकिन अगर आप अपने पुराने सामानों को एक संग्रह में ले जाना चाहते हैं, जहां वे रास्ते से बाहर हैं, तो AutoArchive यह है कि आप इस प्रक्रिया को कैसे स्वचालित करते हैं। चलो इसे स्थापित करने और इसे चलाने के माध्यम से चलते हैं.
AutoArchive को कैसे चालू करें
सबसे पहले, आपको AutoArchive चालू करना होगा और इसकी सेटिंग्स चुननी होगी। फ़ाइल> विकल्प> उन्नत पर जाएं और फिर "स्वतः संग्रह सेटिंग" बटन पर क्लिक करें.
जब तक "ऑट ऑट्रिच हर रन" विकल्प बंद हो जाता है (जो कि डिफ़ॉल्ट है), ऑटोरैच कभी नहीं चलेगा.
एक बार जब आप "प्रत्येक पर ऑटो चलाएं" विकल्प चालू करते हैं, तो सभी विकल्प अब उपलब्ध हैं.
फ़ोल्डर क्लीनअप के विपरीत, जिसमें फ़ाइल विकल्प में सेटिंग्स की एक विंडो होती है और फिर आप उन सेटिंग्स को किसी भी फ़ोल्डर के खिलाफ चलाने की अनुमति दे सकते हैं जिन्हें आप मैन्युअल कार्य के रूप में पसंद करते हैं, यहां दिखाई गई ऑटोरिचिव सेटिंग्स डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स हैं। प्रत्येक फ़ोल्डर जिसमें AutoArchive स्विच किया गया है, इन डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग कर सकता है, या यदि आप चाहें तो आप विभिन्न फ़ोल्डरों के लिए अलग-अलग सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं। हम इसे बाद में कैसे करेंगे, इसके बारे में जानेगे, लेकिन अब, हम डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स को देखते हैं.
AutoArchive को कैसे सेट करें
ध्यान देने वाली पहली बात यह है कि एक बार AutoArchive चालू होने के बाद, यह हर 14 दिनों में चलेगा। आप बदल सकते हैं कि ऊपर और नीचे तीर का उपयोग करके या में एक संख्या टाइप करके, और आप 1 से 60 दिनों तक किसी भी मूल्य का चयन कर सकते हैं। आप किसी भी दो-अंकीय संख्या में टाइप कर सकते हैं, लेकिन यदि यह 60 से अधिक है, तो Outlook "ओके" पर क्लिक करने पर एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित करेगा और आपको सहेजने से पहले मूल्य बदलना होगा.
अगला विकल्प- "ऑटोरैक्टिव रन करने से पहले प्रॉम्प्ट करें" -आपको आउटलुक दिखाने का विकल्प देता है कि ऑटोरैक्टिव होने से पहले आप एक संकेत दें। यह संकेत आपको सेटिंग्स की समीक्षा करने या यदि आप चाहते हैं तो AutoArchive के इस रन को रद्द करने देता है.
बाकी सेटिंग्स क्या आइटम संग्रहीत की जाएंगी, और संग्रह प्रक्रिया के दौरान क्या होता है। यहां पहला विकल्प- "समाप्त हो चुकी वस्तुओं को हटाएं (केवल ईमेल फ़ोल्डर)" - उन ईमेलों से संबंधित है जिनके पास एक समाप्ति तिथि है, जो उनके लिए जोड़ी गई हैं। यदि आप उन फ़ोल्डरों के लिए AutoArchive को चालू करते हैं, तो भी यह कार्य या घटनाओं को प्रभावित नहीं करेगा.
बाकी सेटिंग्स सभी आइटम्स पर लागू होती हैं, न कि केवल ईमेल पर। इसका अर्थ है कैलेंडर ईवेंट, कार्य, नोट्स और जर्नल प्रविष्टियाँ.
मान लें कि आपने "संग्रहित किया है या पुरानी वस्तुओं को हटा दिया है" स्विच किया हुआ है, डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स आउटलुक के लिए 6 महीने से अधिक पुरानी वस्तुओं को एक नई, अलग। Pst फ़ाइल में संग्रहित करने के लिए है (डिफ़ॉल्ट रूप से), और इसे नेविगेशन फलक में दृश्यमान करें। आउटलुक ताकि आप जब चाहें संग्रहीत वस्तुओं तक पहुंच सकते हैं। आप 1 दिन से लेकर 60 महीनों तक किसी भी मूल्य के "पुराने आइटम साफ़ करें" को बदल सकते हैं, आइटमों को संग्रहीत करने के लिए एक अलग। Pst फ़ाइल चुनें, या "पुरानी वस्तुओं को स्थायी रूप से हटाएं" चुनें।
चेतावनी दी जाती है कि यह विलोपन हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को बायपास करता है, और आपके आइटम पूरी तरह से Outlook से हटा दिए जाएंगे। आप अभी भी अपनी सेटिंग्स के आधार पर अपने मेल सर्वर पर इसे एक्सेस कर सकते हैं, लेकिन आपको इस पर भरोसा नहीं करना चाहिए। यदि आप हमेशा के लिए आइटम हटाना चाहते हैं तो केवल इस विकल्प को चुनें.
जब आप "ओके" पर क्लिक करते हैं, तो ऑटोरिचिव चालू हो जाएगा। यह आज से शुरू होने वाले (हर 14 दिन डिफ़ॉल्ट रूप से) आपके द्वारा चुने गए "रन ऑटोक्रेक्टिव हर रन" मूल्य के अनुरूप चलेगा। तो एक बार जब आप इसे चालू करते हैं, तो आपको यह उम्मीद करनी चाहिए कि यह बहुत जल्दी चलेगा। हमारे परीक्षणों में, इसे स्विच करने के बीच में दस मिनट से भी कम समय लगा और प्रॉम्प्ट प्राप्त करते हुए हमें बताया गया कि AutoArchive चलने वाला था। AutoArchive केवल कुछ फ़ोल्डरों पर डिफ़ॉल्ट रूप से चलता है, इसलिए यदि आप इसे विशिष्ट फ़ोल्डरों पर चलाना चाहते हैं-या आप यह अनुकूलित करना चाहते हैं कि यह अलग-अलग फ़ोल्डरों पर कैसे चलता है -पढ़ें.
अलग-अलग फोल्डर्स के लिए AutoArchive को कैसे ऑन और कस्टमाइज़ करें
जब आप AutoArchive को चालू करते हैं, तो यह केवल निम्नलिखित फ़ोल्डरों के खिलाफ डिफ़ॉल्ट रूप से चलता है:
- भेजी गई आइटम
- हटाए गए आइटम
- केलिन्डर
- कार्य
यदि आप इसे किसी अन्य फ़ोल्डर में चलाना चाहते हैं, तो आपको इसे प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए चालू करना होगा (या इसे उन चार फ़ोल्डरों में से किसी एक पर बंद करना होगा जिनके विरुद्ध आप इसे चलाना नहीं चाहते हैं)। नेविगेशन फलक में फ़ोल्डर को राइट-क्लिक करके और "गुण" क्लिक करके ऐसा करें।
आप रिबन में फ़ोल्डर गुण फ़ोल्डर का चयन करके भी फ़ोल्डर गुणों तक पहुँच सकते हैं। (कैलेंडर और टास्क जैसे फ़ोल्डरों के लिए जो नेविगेशन फलक में दिखाई नहीं देते हैं, यह फ़ोल्डर गुणों तक पहुंचने का एकमात्र तरीका है।) सीधे AutoArchive सेटिंग्स पर जाने का विकल्प भी है, जो आपको एक बार एक कदम बचाता है। ' फ़ोल्डर गुण के अंदर फिर से.
फ़ोल्डर गुण विंडो में, उस फ़ोल्डर की सेटिंग तक पहुंचने के लिए AutoArchive टैब पर क्लिक करें.
अधिकांश फ़ोल्डरों के लिए, "इस फ़ोल्डर में आइटम संग्रहीत न करें" सेटिंग डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होगी। इसका मतलब यह है कि जब AutoArchive प्रक्रिया चलती है, तो फ़ोल्डर को अनदेखा किया जाएगा और इसमें कोई भी आइटम संग्रहीत नहीं किया जाएगा। यदि आप फ़ोल्डर को शामिल करना चाहते हैं, तो "डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर में संग्रहित आइटम" विकल्प पर स्विच करें.
वैकल्पिक रूप से, यदि आप चाहते हैं कि इस फ़ोल्डर के लिए AutoArchive सेटिंग डिफॉल्ट से भिन्न हों, तो "इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहीत करें" पर स्विच करें और सेटिंग्स को अपनी प्राथमिकता में संशोधन करें.
यदि किसी भी बिंदु पर आप डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करने के लिए सभी फ़ोल्डरों को वापस करना चाहते हैं, तो आप फ़ाइल> विकल्प> उन्नत> ऑटोरिचिव सेटिंग्स पर वापस जा सकते हैं और "इन सेटिंग्स को सभी फ़ोल्डरों में लागू करें" बटन पर क्लिक करें। इसके बजाय "इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहीत करें" वाले सभी फ़ोल्डर बदल जाएंगे "डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर में" संग्रहित आइटम हैं "इसके बजाय स्विच किया गया".
एक बार जब आप ऑटोक्रेक्टिव डिफॉल्ट सेटिंग्स, और फोल्डर प्रति सेटिंग्स प्राप्त कर लेते हैं, तो जिस तरह से आप चाहते हैं, सेट करें, आप प्रक्रिया को पृष्ठभूमि में चुपचाप काम करने के लिए छोड़ सकते हैं, आपके लिए स्थान खाली कर सकते हैं और अपने फ़ोल्डरों को बहुत अधिक फूला हुआ रख सकते हैं।.
