डेटा सत्यापन का उपयोग करके एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची बनाएं

यदि आप एक बड़े एक्सेल उपयोगकर्ता हैं, तो आप अपने आप को एक ऐसी स्थिति में पा सकते हैं, जहाँ आप चाहते हैं कि आप सेल के लिए एक सेल के लिए विकल्पों की ड्रॉपडाउन सूची से सेल के लिए पाठ कॉपी और पेस्ट करने के बजाय केवल एक मान ले सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास अपने निजी बजट के लिए एक एक्सेल शीट है और हर बार जब आप एक नई पंक्ति में लेन-देन दर्ज करते हैं, तो आप यह लिखते हैं कि इसकी आय या व्यय.

खैर कभी-कभी आप इसे गलत तरीके से टाइप कर सकते हैं या आपके पास विभिन्न प्रकार के खर्चों और आय की लंबी सूची हो सकती है, इसलिए इसे बनाए रखने और याद रखने के लिए दर्द हो सकता है। एक्सेल में एक आसान समाधान एक ही शीट या किसी अन्य शीट पर किसी विशेष कॉलम से खींचे गए विकल्पों की अपनी ड्रॉपडाउन सूची बनाना है। यह बहुत उपयोगी हो सकता है क्योंकि अब आप एक डेटाबेस की तरह अपनी सभी संदर्भ सूचियों को संग्रहीत करने के लिए एक शीट का उपयोग कर सकते हैं और कार्यपुस्तिका में किसी अन्य शीट पर उनका उपयोग कर सकते हैं.

इसे कैसे किया जा सकता है? यह वास्तव में बहुत मुश्किल नहीं है! ऐसे:

1. सबसे पहले, एक नई कार्यपुस्तिका बनाएं और चालू करें पत्रक 1 पंक्ति 1, कॉलम 1 (A1) में शुरू करें और कॉलम में कुछ खर्च श्रेणियों में टाइप करें। उदाहरण के लिए, मैं यहाँ आया हूँ:

2. अब जब आपको अपनी संदर्भ सूची मिल गई, तो आगे बढ़ें और उनमें डेटा वाली कोशिकाओं का चयन करें। हमारे मामले में, हम A1 से A8 तक की कोशिकाओं का चयन करेंगे। A1 पर बायाँ-क्लिक करें और माउस बटन को नीचे दबाए रखें और तब तक खींचें जब तक आप A8 तक न पहुँच जाएँ.

3. अब बाईं ओर सूत्र टेक्स्टबॉक्स के बगल वाले बॉक्स में (जिसे नाम बॉक्स भी कहा जाता है), अपनी सूची के लिए एक नाम लिखें और Enter दबाएं। मैंने टाइप किया व्यय हमारी सूची के लिए। ऐसा करने से मूल रूप से A1 से A8 तक की कोशिकाएं एक नाम देती हैं ताकि कोशिकाओं के समूह को A8 के माध्यम से A1 कहने के बजाय एक नाम से संदर्भित किया जा सके।.

4. अब हम अपनी सूची का उपयोग उन मूल्यों के साथ ड्रॉपडाउन मेनू बनाने के लिए कर सकते हैं। पहले उस सेल का चयन करें जहाँ आप चाहते हैं कि आपकी ड्रॉपडाउन सूची बनाई जाए। यह एक ही शीट पर या एक अलग शीट पर हो सकता है। मैं आगे बढ़ी और उदाहरण के लिए Sheet2 पर सेल A1 का चयन किया.

अगला, शीर्ष मेनू पर जाएं और चुनें डेटा और फिर मान्यकरण. यदि आप रिबन इंटरफ़ेस के साथ एक्सेल के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको क्लिक करना होगा डेटा टैब.

पर सेटिंग्स टैब चुनें सूची के नीचे अनुमति दें शीर्षक। सुनिश्चित करो इन-सेल ड्रॉपडाउन चयनित है और फिर उस नाम में टाइप करें जिसे हमने पहले बनाया था (व्यय इस मामले में) के साथ ए = सामने की ओर संकेत करें। तो यह होना चाहिए "= व्यय".

क्लिक करें ठीक और अब आप देखेंगे कि आपके द्वारा चयनित वर्तमान सेल में एक छोटा तीर है जो इसके बगल में नीचे की ओर इंगित करता है। तीर पर क्लिक करें और आप उन आइटमों की सूची देखेंगे जिनसे हमने शीट 1 में टाइप किया है.

अब क्या होगा अगर आपको 1000 पंक्तियों में उस सूची की आवश्यकता है? खैर, यह आसान भी है। बस अपने कर्सर को A1 सेल के निचले दाएं कोने पर ले जाएं और फिर उसे नीचे खींचें जहाँ तक आप चाहें। सभी कक्षों में अब ड्रॉपडाउन सूची उपलब्ध होगी.

बस! याद रखें, इसका उपयोग किसी भी एक्सेल शीट पर किया जा सकता है, जहां आपके पास कुछ प्रकार की लुकअप सूची होती है, जिन्हें बार-बार टाइप करने की आवश्यकता होती है। डेटा सत्यापन का उपयोग करके, आप मानवीय त्रुटियों से बच सकते हैं और दक्षता बढ़ा सकते हैं। यदि आपके पास एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करने के बारे में कोई प्रश्न है, तो एक टिप्पणी पोस्ट करें और मैं मदद करने की कोशिश करूंगा। का आनंद लें!