Excel में सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके स्वरूप कक्ष

यदि आप Excel के पुराने संस्करणों का उपयोग करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, तो Excel 2007, 2010 और 2013 में सशर्त स्वरूपण विकल्प आपको विस्मित कर देंगे। तो आप सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके परेशान क्यों करना चाहेंगे? यहाँ, मैं एक्सेल की इस सुविधा का उपयोग करने के कारण के कुछ कारण बता रहा हूँ:

1. अपने डेटा को और अधिक आकर्षक बनाने के लिए.

2. एक नज़र में समझने के लिए अपने स्प्रेडशीट को आसान बनाने के लिए.

3. समस्या समाधान में सहायता के लिए कुछ प्रकार की संख्याओं की पहचान करना.

4. अपने डेटा से निष्कर्ष निकालने में आपकी सहायता करने के लिए.

5. हरे और लाल रंग का उपयोग करके उपयोगकर्ता को "अच्छा" या "बुरा" दिखाई देना.

अब, आप अपने स्वयं के मानदंड के आधार पर एक सीमा में प्रत्येक सेल को प्रारूपित करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं (और चुनने के लिए बहुत सारे स्वरूपण विकल्प हैं)। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक लाभ पत्र है और आप हरे रंग के रूप में $ 200 से अधिक के सभी मुनाफे को रंग देना चाहते हैं और सभी लाभ $ 200 से कम पीले और लाल के रूप में सभी नुकसान हैं, तो आप सशर्त स्वरूपण का उपयोग जल्दी से आपके लिए सभी काम कर सकते हैं।.

एक्सेल में सशर्त स्वरूपण

सशर्त स्वरूपण आपको विभिन्न प्रकार के डेटा को अलग करने में सक्षम होने के साथ-साथ जल्दी और आसानी से महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा को प्रारूपित करने में सक्षम बनाता है। आप उन फ़ॉर्मेटिंग विकल्पों के लिए नियम बना सकते हैं जो Microsoft Excel को आपके लिए ऑटो-फ़ॉर्मेट करने की अनुमति देंगे। आपको वास्तव में केवल तीन सरल चरणों का पालन करना होगा.

चरण 1: उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं.

चरण 2: दबाएं सशर्त फॉर्मेटिंग होम मेनू, शैलियाँ अनुभाग के अंतर्गत बटन.

चरण 3: अपने नियमों का चयन करें। वहां सेल नियमों को हाइलाइट करें तथा शीर्ष / निचला नियम शीर्ष पर जो आपको मूल्यों के साथ तुलना करने देता है। इस उदाहरण के लिए, हमने तीन नियम लगाए। पहला यह था कि $ 200 से अधिक कोई भी मूल्य हरा था.

यह ध्यान देने योग्य है कि केवल हाईलाइट सेल्स रूल्स सेक्शन का उपयोग किसी डेटासेट को दूसरे डेटासेट से तुलना करने के लिए भी किया जा सकता है। बाकी सब कुछ बस एक डेटासेट का उपयोग करेंगे जिसे आपने हाइलाइट किया है और एक दूसरे के खिलाफ मूल्यों की तुलना करें। उदाहरण के लिए, ग्रेटर थान नियम का उपयोग करते समय, मैं A1 से A20 तक के मूल्यों की तुलना एक विशिष्ट संख्या के खिलाफ कर सकता हूं या B1 से B20 के मुकाबले A1 से A20 की तुलना कर सकता हूं.

दूसरे और तीसरे नियम में भी यही तर्क लागू किया गया था। दूसरा नियम यह था कि $ 0 और $ 200 के बीच कुछ भी स्वरूपित पीला था। तीसरा नियम यह था कि $ 0 से कम कुछ भी प्रारूपित लाल था। यहां बताया गया है कि समाप्त स्प्रेडशीट का एक हिस्सा कैसा दिखता है.

यदि आपको ये फ़ॉर्मेटिंग विकल्प पसंद नहीं हैं, तो एक्सेल में कई अलग-अलग नए सशर्त फ़ॉर्मेटिंग विकल्प हैं, जिनसे आप उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप रंगीन तीर की तरह चिह्न सम्मिलित कर सकते हैं (चिह्न सेट), बार चार्ट जैसे दूसरे उदाहरण में (डेटा बार्स), या पिछले उदाहरण की तरह स्वचालित रूप से चयनित रंगों की एक श्रृंखला (रंग तराजू)। ये तीन विकल्प केवल एक ही डेटासेट के मानों की तुलना करते हैं। यदि आप A1 से A20 का चयन करते हैं, तो यह केवल उन मूल्यों की एक-दूसरे से तुलना करेगा.

यदि आप बाद में निर्णय लेते हैं कि आप अपनी कोशिकाओं को सशर्त रूप से स्वरूपित नहीं करना चाहते हैं, तो आपको केवल इतना करना होगा कि आपको स्वरूपण को स्पष्ट करना होगा। ऐसा करने के लिए, सशर्त स्वरूपण बटन का चयन करें और चुनें स्पष्ट नियम. फिर, चुनें कि क्या आप केवल चयनित कक्षों से या संपूर्ण कार्यपत्रक से नियम साफ़ करना चाहते हैं.

इसके अलावा, यदि आपने कई नियम बनाए हैं, तो आप भूल सकते हैं कि आपने किन नियमों को लागू किया है। चूंकि आप कई नियमों को एक ही सेल में लागू कर सकते हैं, इसलिए यह विशेष रूप से भ्रमित करने वाला हो सकता है यदि किसी और ने स्प्रेडशीट बनाई हो। सभी नियमों को देखने के लिए, सशर्त स्वरूपण बटन पर क्लिक करें और फिर पर क्लिक करें नियम प्रबंधित करें.

जब आपके पास एक से अधिक नियम एक ही श्रेणी की कोशिकाओं पर लागू होते हैं, तो उच्चतर मिसाल से लेकर निचली वरीयता तक के नियमों का मूल्यांकन किया जाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, जोड़े गए नवीनतम नियम में उच्च प्राथमिकता होगी। आप नियम को क्लिक करके और फिर ऑर्डर बदलने के लिए अप और डाउन एरो बटन का उपयोग करके बदल सकते हैं। इसके अलावा, आप बहुत ऊपर की ओर ड्रॉपडाउन पर क्लिक कर सकते हैं और कार्यपुस्तिका में केवल वर्तमान चयन या प्रत्येक शीट के लिए नियम देख सकते हैं.

एक चेकबॉक्स भी कहा जाता है अगर सच है तो बंद करो, यहाँ मैं विस्तार में नहीं जाऊँगा क्योंकि यह काफी जटिल है। हालाँकि, आप इस पोस्ट को Microsoft से पढ़ सकते हैं जो इसे बहुत विस्तार से समझाता है.

नई सशर्त स्वरूपण विकल्प Excel 2010

एक्सेल 2010 में सब कुछ ठीक वैसा ही है जब यह एक्सेल में सम्मिलित सशर्त स्वरूपण की बात आती है। हालांकि, एक नई विशेषता है जो वास्तव में इसे और अधिक शक्तिशाली बनाती है।.

इससे पहले मैंने उल्लेख किया था कि ए सेल नियमों को हाइलाइट करें अनुभाग आपको एक ही स्प्रेडशीट पर डेटा के एक सेट की दूसरे सेट से तुलना करने देता है। 2010 में, अब आप उसी कार्यपुस्तिका में किसी अन्य वर्कशीट का संदर्भ ले सकते हैं। यदि आप Excel 2007 में ऐसा करने का प्रयास करते हैं, तो यह आपको किसी अन्य कार्यपत्रक से डेटा का चयन करने देगा, लेकिन अंत में ओके पर क्लिक करने का प्रयास करने पर आपको एक त्रुटि संदेश देगा.

Excel 2010 में, अब आप ऐसा कर सकते हैं, लेकिन यह थोड़ा मुश्किल है इसलिए मैं इसे चरण दर चरण समझाने जा रहा हूँ। मान लीजिए कि मेरे पास दो कार्यपत्रक हैं और प्रत्येक पत्रक पर मेरे पास बी 2 से बी 12 तक लाभ जैसी किसी चीज के लिए डेटा है। यदि मैं यह देखना चाहता हूं कि शीट 1 से बी 2 से बी 12 में कौन से मूल्य शीट 2 के बी 2 से अधिक हैं, तो मैं पहले शीट 1 में बी 2 से बी 12 मान का चयन करूंगा और फिर क्लिक करूंगा महान थान हाइलाइट सेल नियमों के तहत.

अब सेल संदर्भ बटन पर क्लिक करें जो मैंने ऊपर दिखाया है। बॉक्स बदल जाएगा और कर्सर आइकन एक सफेद क्रॉस बन जाएगा। अब आगे बढ़ें और शीट 2 पर क्लिक करें और चुनें केवल सेल बी 2। करना नहीं B2 से B12 तक की संपूर्ण श्रेणी का चयन करें.

आप देखेंगे कि बॉक्स में अब एक मान है = Sheet2! $ B $ 2. हमें इसे बदलने की आवश्यकता है = Sheet2! $ बी 2. मूल रूप से, बस से छुटकारा $ 2 से पहले आता है। यह कॉलम को ठीक रखेगा, लेकिन पंक्ति संख्या को स्वचालित रूप से बदलने की अनुमति देगा। जो भी कारण के लिए, यह आपको पूरी सीमा का चयन नहीं करने देगा.

सेल संदर्भ बटन पर फिर से क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें। अब शीट 1 में शीट 2 से अधिक वाले मानों को आपके द्वारा चुने गए प्रारूपण विकल्पों के अनुसार स्वरूपित किया जाएगा.

उम्मीद है, कि सभी समझ में आता है! जब एक्सेल 2013 को देखते हैं, तो सशर्त स्वरूपण की बात नहीं आती है। अंतिम टिप के रूप में, यदि आपको लगता है कि डिफ़ॉल्ट नियम उस चीज़ से मेल नहीं खाते हैं जिसे आप पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप क्लिक कर सकते हैं नए नियम विकल्प और खरोंच से शुरू करते हैं। एक नया नियम बनाने के बारे में बहुत अच्छी बात यह है कि आप यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से सेल को प्रारूपित करना है, जो बहुत शक्तिशाली है, एक सूत्र का उपयोग कर सकते हैं.

भले ही सशर्त स्वरूपण सतह पर अपेक्षाकृत आसान और सरल लगता है, यह आपके डेटा और आपकी आवश्यकताओं के आधार पर काफी जटिल हो सकता है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो एक टिप्पणी पोस्ट करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। का आनंद लें!