माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बेसिक्स ट्यूटोरियल - एक्सेल का उपयोग करना सीखना

यदि आपके पास Microsoft Office स्थापित है, लेकिन पहले कभी भी Excel को नहीं छुआ है क्योंकि आप या तो इसका उपयोग करना नहीं जानते थे या यह नहीं जानते थे कि यह आपके लिए क्या कर सकता है, तो आप इस पोस्ट को सीखने पर अवश्य पढ़ें एक्सेल का उपयोग कैसे करें!

Microsoft Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट अनुप्रयोग है जिसका उपयोग किसी साधारण डेटाबेस से किसी भी चीज़ के लिए किया जा सकता है, जो कि विंडोज़ फॉर्म, मैक्रोज़ और ऐड-ऑन के साथ पूर्ण रूप से भरे हुए विंडोज़ एप्लिकेशन तक होता है। आप कार ऋण भुगतान की गणना करने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, ग्राफ़ डेटा, ग्राहक रिकॉर्ड प्रबंधित कर सकते हैं, पता पुस्तिका रख सकते हैं, आदि.

एक्सेल वर्तमान में दैनिक वित्तीय डेटा विश्लेषण के लिए अधिकांश बड़े वित्तीय संस्थानों द्वारा उपयोग किया जाता है। इसमें वित्तीय कार्यों, सूत्रों और ऐड-ऑन की एक विशाल श्रृंखला है जो आपको सरल, त्वरित तरीके से डेटा को संग्रहीत और विश्लेषण करने के लिए एक्सेल का उपयोग करने की अनुमति देता है।.

इस ट्यूटोरियल में, हम एक्सेल की मूल बातों से गुजरने जा रहे हैं: वर्कबुक बनाना, वर्कशीट का उपयोग करना, डेटा दर्ज करना, सूत्रों का उपयोग करना, इत्यादि ताकि आप सॉफ्टवेयर के साथ सहज हो सकें और इसके साथ खेलकर अपने आप सीखना शुरू कर सकें।.

एक्सेल में पहला कदम

सबसे पहले, चलो एक्सेल खोलें और प्रोग्राम के इंटरफ़ेस पर एक नज़र डालें। एक्सेल खोलें और एक नई कार्यपुस्तिका स्वचालित रूप से बनाई जाएगी। एक्सेल में एक वर्कबुक शीर्ष स्तर की वस्तु है। इसमें वर्कशीट शामिल है, जो आपके साथ काम कर रहे सभी वास्तविक डेटा को रखेगा। एक वर्कबुक तीन वर्कशीट से शुरू होती है, लेकिन आप किसी भी समय वर्कशीट को तब तक जोड़ या हटा सकते हैं जब तक कि दी गई वर्कबुक में कम से कम एक वर्कशीट हो।.

अब आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे Excel के संस्करण के आधार पर, निम्न स्क्रीन पूरी तरह से अलग दिख सकती है। Microsoft ने Office 2003 से 2007 तक और अंत में 2013 में इंटरफ़ेस को बेतहाशा बदल दिया है। दुर्भाग्य से, मुझे इस ट्यूटोरियल को लिखने के लिए एक संस्करण चुनना होगा और मैं वर्तमान में Excel 2010 चुन रहा हूँ क्योंकि यह 2007 और 2013 और इन तीनों के बीच सही है संस्करण नए रिबन इंटरफ़ेस का उपयोग करते हैं। Office 2013 केवल लुक को अधिक साफ बनाता है, लेकिन समग्र लेआउट अभी भी वैसा ही है.

शीर्ष पर, आपके पास कई टैब के साथ एक्सेल रिबन है और क्विक एक्सेस टूलबार में शीर्ष पर छोटे आइकन का एक गुच्छा भी है। इन छोटे चिह्नों से आप बहुत ही सामान्य एक्सेल फ़ंक्शन करते हैं जैसे कि वर्कशीट या फ्रीजिंग पैन में पंक्तियों को जोड़ना या हटाना आदि.

यदि आप रिबन इंटरफ़ेस को कस्टमाइज़ करना चाहते हैं, यानी, एक्सेल के पुराने संस्करण से एक बटन या विकल्प जोड़ें, जिसे आप याद करते हैं, तो आप उस पर क्लिक करके कर सकते हैं फ़ाइल और फिर पर क्लिक करें विकल्प.

अब पर क्लिक करें रिबन को अनुकूलित करें नीचे बाईं ओर और आप संभवतः कोई भी संभावित विकल्प जोड़ या हटा सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह आपको लोकप्रिय कमांड दिखाता है, लेकिन आप अलग-अलग टैब के सभी संभावित विकल्पों को देखने के लिए ड्रॉपडाउन पर क्लिक कर सकते हैं। इसके अलावा, एक विकल्प मुझे वास्तव में पसंद है रिबन में नहीं ड्रॉपडाउन से। इस तरह आप आसानी से देख सकते हैं कि कौन से कमांड पहले से ही रिबन पर नहीं हैं और फिर आपको जो भी लगता है आपको चाहिए.

स्क्रीन के निचले भाग में, आपको Sheet1, Sheet2 और Sheet3 नाम की तीन शीट दिखाई देंगी। यह वह डिफ़ॉल्ट संख्या है जो प्रत्येक Excel कार्यपुस्तिका के साथ प्रारंभ होती है.

एक्सेल के पुराने संस्करणों में कार्य फलक स्क्रीन के दाईं ओर स्थित था, हालांकि अब इसे हटा दिया गया है और सभी कार्यों को फ़ाइल टैब में स्थानांतरित कर दिया गया है। यह वह जगह है जहां आप कई सामान्य कार्य कर सकते हैं जैसे कि कार्यपुस्तिका खोलना, एक नया बनाना, मुद्रण और बहुत कुछ.

एक्सेल से शुरुआत करना

कुछ भी सीखने का सबसे अच्छा तरीका वास्तव में कुछ उपयोगी करना है और एक्सेल इसका सबसे अच्छा उदाहरण है! मान लीजिए कि आप एक हाई स्कूल या कॉलेज के शिक्षक हैं और आप अपने छात्र के ग्रेडों पर नज़र रखना चाहते हैं, उनकी औसत गणना करें और उन्हें कक्षा में उत्तीर्ण करने के लिए सबसे कम ग्रेड बताएं जो उन्हें अपनी अंतिम परीक्षा में प्राप्त करने की आवश्यकता होगी।.

एक साधारण समस्या की तरह लगता है और यह है (एक बार जब आप अपने सिर में सूत्र प्राप्त करते हैं)! एक्सेल आपके लिए यह बहुत जल्दी कर सकता है, तो आइए देखें कि कैसे.

सबसे पहले, आइए Excel में कोशिकाओं में कुछ डेटा डालें। एक्सेल में, कॉलम को ए से शुरू और जेड और उससे आगे तक जारी रखने के लिए लेबल किया जाता है। एक सेल केवल एक विशेष पंक्ति संख्या और कॉलम है, अर्थात A1 एक एक्सेल वर्कशीट में पहली सेल है.

टाइप करते हैं छात्र अच्छी तरह से ए 1 और फिर टाइप करें ए के माध्यम से ए जैसा कि नीचे दिखाए गए स्तंभ ए के छात्र के नाम जारी हैं:

अब प्रवेश करते हैं परीक्षण 1, परीक्षण २, तथा परीक्षण ३ क्रमशः बी 1, सी 1 और डी 1 कोशिकाओं में। अब हमारे पास 5 × 4 ग्रिड हैं, तो चलिए नीचे दिए गए कुछ नकली टेस्ट ग्रेड भी भरें:

अब आइए एक्सेल में फॉर्मेटिंग सेल के कुछ बेसिक्स जानें। अभी हमारी तालिका बहुत अच्छी नहीं लगती है क्योंकि पाठ और संख्याएँ अलग-अलग संरेखित हैं और हेडर नेत्रहीन डेटा से अलग नहीं हैं। सबसे पहले, सभी आंकड़ों को केंद्र में रखें ताकि चीजें अच्छे दिखें। सेल पर क्लिक करें ए 1 और अपने माउस को सेल में नीचे खींचें D6 संपूर्ण डेटा सेट को हाइलाइट करने के लिए:

फिर होम टैब पर क्लिक करें और क्लिक करें केंद्र का औचित्य बटन। ग्रिड अब सीधे शीर्षकों के नीचे सभी डेटा के साथ केंद्रित है.

अब आइए अधिक देखें कि हम एक्सेल कोशिकाओं को कैसे प्रारूपित कर सकते हैं। आइए पहली पंक्ति का रंग कुछ और बदल दें ताकि हम हेडर को स्पष्ट रूप से डेटा से अलग कर सकें। सेल पर क्लिक करें ए 1 और सेल में बटन दबाए रखते हुए माउस को खींचें डी 1. राइट क्लिक करें और चुनें प्रारूप कोशिकाएं.

अब आपके पास इस समय दो विकल्प हैं। आप ऊपर की छवि में देखेंगे, एक सामान्य राइट-क्लिक मेनू जो कट, कॉपी आदि से शुरू होता है, लेकिन आप मेनू के ठीक ऊपर एक प्रकार का फ्लोटिंग टूलबार भी देखेंगे। यह फ़्लोटिंग मेनू एक लोकप्रिय विकल्प टूलबार है जो आपको फॉन्ट बदलने, टेक्स्ट का आकार बदलने, सेल को पैसे या प्रतिशत के रूप में स्वरूपित करने देता है, आपको पृष्ठभूमि या फ़ॉन्ट का रंग बदलने और सेल में बॉर्डर जोड़ने देता है। यह सुविधाजनक है क्योंकि आपको प्रारूप कक्ष संवाद को अलग से नहीं खोलना है और वहां करना है.

यदि आपको त्वरित टूलबार में उपलब्ध कुछ और उन्नत प्रारूपण करना है, तो आगे बढ़ें और संवाद खोलें। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको संवाद विधि दिखाऊंगा, ताकि हम इसे देख सकें। स्वरूप कक्ष संवाद में, पर क्लिक करें पैटर्न्स टैब और पैलेट से एक रंग का चयन करें। मैंने इसे विशिष्ट बनाने के लिए पीला चुना.

ओके पर क्लिक करें और अब आप देखेंगे कि रंग चयनित सेल के लिए बदल दिया गया है.

चलो कोशिकाओं के बीच कुछ सीमाएं भी जोड़ते हैं ताकि अगर हम एक्सेल शीट को प्रिंट करने का निर्णय लेते हैं, तो हर चीज के बीच काली रेखाएं होंगी। यदि आप सीमाएँ नहीं जोड़ते हैं, तो आप एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से जो लाइनें देखते हैं, वे कागज पर प्रिंट नहीं होती हैं। पूरे ग्रिड का चयन करें और पर जाएं प्रारूप कोशिकाएं फिर। इस बार जाना है सीमा टैब। पर क्लिक करें बाहर तथा के भीतर बटन और आपको सीमाओं के अनुसार बटन के नीचे छोटे डिस्प्ले बॉक्स को सीधे देखना चाहिए.

ठीक पर क्लिक करें और अब आपके पास सभी कक्षों के बीच काली रेखाएँ होनी चाहिए। तो अब हमने बहुत अच्छे लगने के लिए अपना ग्रिड तैयार कर लिया है! आप अपने डेटा के लिए इस प्रकार का प्रारूपण कर सकते हैं जिस तरह से आप उचित महसूस करते हैं.

Excel में फ़ार्मुलों और फ़ंक्शंस का उपयोग करना

अब चलो मज़ेदार हिस्से पर आते हैं: वास्तव में कुछ करने के लिए एक्सेल फ़ंक्शन और फ़ार्मुलों का उपयोग करना! इसलिए हम अपने पहले तीन छात्रों के बाद अपने 5 छात्रों के लिए औसत ग्रेड की गणना करना चाहते हैं। एक्सेल में एक औसत फ़ंक्शन होता है जिसका उपयोग हम इस मूल्य की गणना करने के लिए स्वचालित रूप से कर सकते हैं, लेकिन हम सूत्रों और कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए इसे थोड़ा अलग तरीके से करने जा रहे हैं।.

नामक शीर्ष लेख जोड़ें योग कॉलम में एफ तथा औसत कॉलम में जी और उन्हें उसी तरह प्रारूपित करें जैसे हमने अन्य हेडर कोशिकाओं को किया था.

अब पहले हम प्रत्येक छात्र के लिए तीन ग्रेड की राशि की गणना करने के लिए एक्सेल के फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे। सेल में क्लिक करें F2 और टाइप करें= राशि (" बिना उद्धरण। = चिन्ह एक्सेल को बताता है कि हम इस सेल में कुछ प्रकार के फॉर्मूला लगाने की योजना बना रहे हैं। जब आप पहले कोष्ठक में टाइप करते हैं, तो एक्सेल आपको एक छोटा सा लेबल दिखाएगा जिसमें दिखाया जाएगा कि यह फ़ंक्शन किस प्रकार के चर लेता है.

SUM शब्द एक्सेल में एक अंतर्निहित फ़ंक्शन है जो कोशिकाओं की एक निर्दिष्ट श्रेणी के योग की गणना करता है। पहले कोष्ठक के बाद इस बिंदु पर, आप उन कोशिकाओं की श्रेणी का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप योग करना चाहते हैं! कोशिकाओं को एक-एक करके टाइप करने की आवश्यकता नहीं है! आगे बढ़ो और बी 2 को डी 2 तक कोशिकाओं का चयन करें और आप देखेंगे कि सूत्र स्वचालित रूप से अपडेट किया गया है और नीले रंग में है.

सीमा का चयन करने के बाद, समापन कोष्ठक में लिखें (शिफ्ट + 0) और दबाएँ दर्ज. और अब आपके पास संख्याओं का योग है! बहुत मुश्किल सही नहीं है !? हालाँकि, आप कह सकते हैं कि 100 या 500 छात्रों के सेट के लिए ऐसा करना एक शाही दर्द होगा! खैर, अन्य छात्रों के लिए अपने सूत्र को स्वचालित रूप से कॉपी करने का एक आसान तरीका है.

सेल पर क्लिक करें F2 और फिर अपने माउस को धीरे-धीरे सेल के निचले दाएं किनारे पर ले जाएं। आप देखेंगे कि कर्सर एक मोटी सफेद क्रॉस से स्कीनी ब्लैक क्रॉस में बदल जाता है और सेल के नीचे दाईं ओर एक छोटा ब्लैक बॉक्स होता है.

परिवर्तन होने पर अपने माउस को क्लिक करें और दबाए रखें और फिर उसे अंतिम छात्र की पंक्ति में खींचें। और उसके साथ, एक्सेल एक ही सूत्र का उपयोग करता है, लेकिन वर्तमान पंक्ति कोशिकाओं को अपडेट करता है ताकि उस पंक्ति के डेटा का उपयोग करके प्रत्येक पंक्ति के लिए योग की गणना की जा सके.

इसके बाद सेल में क्लिक करें G2 और हम जो सूत्र शुरू कर रहे हैं उसे निरूपित करने के लिए = संकेत टाइप करें। चूंकि हम औसत प्राप्त करने के लिए योग को 3 से विभाजित करना चाहते हैं, इसलिए = साइन टाइप करें और फिर सारांश सेल F2 चुनें। “3” में टाइप करके फॉर्मूला जारी रखें, जिसका अर्थ है 3 से भाग देना.

Enter दबाएं और अब आप अपने स्वयं के औसत फ़ोरम में प्रवेश कर चुके हैं! आप कोष्ठक का उपयोग कर सकते हैं और इस तरह से सभी गणित कार्य कर सकते हैं। अब वही करें जो हमने औसत कॉलम के साथ किया था और सेल में निचले दाएं कोने पर छोटे ब्लैक बॉक्स पर क्लिक करें G2 और इसे नीचे तक खींचें। Excel आपके सूत्र का उपयोग करके बाकी कोशिकाओं के लिए औसत की गणना करेगा.

और अंत में, चलो एक और सूत्र में यह गणना करते हैं कि कक्षा में ए पाने के लिए प्रत्येक छात्र को फाइनल में क्या प्राप्त करना होगा! हमें जानकारी के तीन टुकड़ों को जानना होगा: उनकी वर्तमान ग्रेड, कक्षा के लिए पासिंग ग्रेड और अंतिम प्रतिशत कुल ग्रेड के लायक है। हमारे पास पहले से ही उनका वर्तमान ग्रेड है जिसे हमने गणना की है और हम मान सकते हैं कि एक 70 पासिंग ग्रेड है और फाइनल कुल ग्रेड का 25% है। यहाँ सूत्र है, जो मुझे इस साइट से मिला है.

अंतिम ग्रेड = परीक्षा वर्थ एक्स परीक्षा स्कोर + (1 - परीक्षा मूल्य) x वर्तमान ग्रेड

फाइनल ग्रेड 70 होगा क्योंकि हम जो मान रहे हैं वह परीक्षा स्कोर है। एग्जाम वर्थ .25 है और हमें एग्जाम स्कोर के लिए हल करना होगा। तो समीकरण बन जाएगा:

परीक्षा का अंक = (अंतिम ग्रेड - (1 - परीक्षा मूल्य) x वर्तमान ग्रेड) / परीक्षा के लायक

तो आइए कॉलम I और सेल I2 में एक नया हेडर बनाएं, जिसमें टाइपिंग हो।= (70- (1-.25) *"और फिर सेल G2 का चयन करें और फिर") /। 25”और फिर Enter दबाएँ। अब आपको स्तंभ के नामों के ऊपर स्थित सूत्र पट्टी में आवश्यक ग्रेड और सूत्र को भी देखना चाहिए। जैसा कि आप नीचे देख सकते हैं, छात्र ए को यह सुनिश्चित करने के लिए कम से कम 49 प्राप्त करने की आवश्यकता है कि उन्हें अपने अंतिम ग्रेड के लिए 70 पासिंग स्कोर प्राप्त हो.

फिर से, सेल के निचले ब्लैक बॉक्स को पकड़ें और डेटा सेट के निचले भाग तक खींचें। और वायोला! आपने अब एक्सेल फ़ंक्शंस का उपयोग किया है, एक्सेल में अपने स्वयं के फ़ार्मुलों का निर्माण किया और उन्हें आकर्षक बनाने के लिए कोशिकाओं को स्वरूपित किया.

उम्मीद है कि यह मदद की! मैं एक्सेल और अन्य कार्यालय उत्पादों की अधिक उन्नत सुविधाओं के लिए इस तरह से और अधिक लिखने की कोशिश करूंगा। कृपया इस एक्सेल ट्यूटोरियल पर अपनी टिप्पणी छोड़ दें! का आनंद लें!