Excel में डेटा को सारांशित करने के लिए सारांश कार्यों का उपयोग करें

जो लोग नियमित रूप से एक्सेल का उपयोग करते हैं, उनके लिए डेटा बनाने और हेरफेर करने के लिए अंतर्निहित सूत्रों और कार्यों की संख्या चौंकाती है। एक्सेल का शाब्दिक रूप से सभी द्वारा उपयोग किया जाता है: छात्रों के लिए एक वित्तीय वर्ग से वॉल स्ट्रीट पर फंड प्रबंधकों को हेज करने के लिए। यह बेहद शक्तिशाली है, लेकिन एक ही समय में बहुत सरल है.

केवल एक्सेल के साथ शुरुआत करने वालों के लिए, आपको जिन कार्यों को सीखना चाहिए, उनके पहले समूह में से एक सारांश कार्य हैं। इनमें SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL और AGGREGATE शामिल हैं। इन कार्यों को संख्यात्मक डेटा पर सबसे अच्छा उपयोग किया जाता है.

इस लेख में, मैं आपको एक सूत्र बनाने और फ़ंक्शन को एक्सेल स्प्रेडशीट में सम्मिलित करने का तरीका बताऊंगा। एक्सेल में प्रत्येक फ़ंक्शन लेता है बहस, वे मान हैं जिन्हें फ़ंक्शन को आउटपुट की गणना करने की आवश्यकता होती है.

सूत्र और कार्य को समझना

उदाहरण के लिए, यदि आपको 2 और 2 को एक साथ जोड़ने की आवश्यकता है, तो फ़ंक्शन होगा योग और तर्क संख्या होगी 2 तथा 2. हम आम तौर पर इसे 2 + 2 के रूप में लिखते हैं, लेकिन एक्सेल में आप इसे लिखेंगे = SUM (2 + 2). यहां आप दो शाब्दिक संख्याओं के इस सरल जोड़ के परिणाम देख सकते हैं.

हालांकि इस सूत्र में कुछ भी गलत नहीं है, यह वास्तव में आवश्यक नहीं है। आप बस टाइप कर सकते हैं = 2 + 2 एक्सेल में और वह भी काम करेगा। Excel में, जब आप किसी फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं योग, यह तर्क का उपयोग करने के लिए अधिक समझ में आता है। उसके साथ योग फ़ंक्शन, एक्सेल कम से कम दो तर्कों की उम्मीद कर रहा है, जो स्प्रेडशीट पर कोशिकाओं का संदर्भ होगा.

हम एक्सेल सूत्र के अंदर एक सेल का संदर्भ कैसे देते हैं? खैर, यह बहुत आसान है। हर पंक्ति में एक नंबर होता है और हर कॉलम में एक अक्षर होता है। A1 शीर्ष बाईं ओर स्प्रेडशीट पर पहली सेल है। B1 A1 के दाईं ओर सेल होगा। A2, सीधे A1 से नीचे की कोशिका है। काफी आसान है?

इससे पहले कि हम अपना नया फॉर्मूला लिखें, उसके साथ काम करने के लिए कॉलम A और B में कुछ डेटा जोड़ें। आगे बढ़ें और हमारे डेटा सेट के लिए A1 से A10 और B1 से B10 तक रैंडम नंबर टाइप करें। अब D1 पर जाएं और टाइप करें = SUM (A1, B1). आपको यह देखना चाहिए कि परिणाम केवल A1 + B1 का मान है.

एक्सेल में फॉर्मूला टाइप करते समय कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए। सबसे पहले, आप देखेंगे कि जब आप पहली बार कोष्ठक लिखते हैं ( फ़ंक्शन नाम के बाद, Excel स्वचालित रूप से आपको बताएगा कि फ़ंक्शन क्या तर्क देता है। हमारे उदाहरण में, यह दिखाता है संख्या 1, संख्या 2, आदि। आप अल्पविराम से अलग तर्क देते हैं। यह विशेष फ़ंक्शन मानों की एक अनंत संख्या ले सकता है क्योंकि SUM फ़ंक्शन कैसे काम करता है.

दूसरे, या तो आप मैन्युअल रूप से सेल संदर्भ (A1) में टाइप कर सकते हैं या आप ओपन कोष्ठक टाइप करने के बाद सेल A1 पर क्लिक कर सकते हैं। एक्सेल सेल को भी उसी रंग में हाइलाइट करेगा जैसे सेल रेफरेंस ताकि आप संबंधित मानों को ठीक से देख सकें। इसलिए हमने एक पंक्ति को एक साथ सम्‍मिलित किया है, लेकिन हम बिना फार्मूला को दोबारा टाइप किए या कॉपी और पेस्ट किए बिना बाकी सभी पंक्तियों को कैसे जोड़ सकते हैं? सौभाग्य से, एक्सेल यह आसान बनाता है.

अपने माउस कर्सर को सेल D1 के निचले दाएं कोने में ले जाएं और आप इसे एक सफ़ेद क्रॉस से एक ब्लैक प्लस चिन्ह में बदलेंगे.

अब अपने माउस बटन को क्लिक करें और दबाए रखें। कर्सर को डेटा के साथ अंतिम पंक्ति तक खींचें और फिर अंत में जाने दें.

एक्सेल यह जानने के लिए पर्याप्त रूप से स्मार्ट है कि सूत्र को बदलना चाहिए और केवल दूसरी ए 1 + बी 1 को नीचे दिखाने के बजाय अन्य पंक्तियों में मूल्यों को प्रतिबिंबित करना चाहिए। इसके बजाय, आप A2 + B2, A3 + B3 इत्यादि देखेंगे.

उपयोग करने का एक और तरीका भी है योग एक्सेल में तर्कों के पीछे एक और अवधारणा बताती है। मान लीजिए कि हम A1 से A12 तक के सभी मानों को जोड़ना चाहते हैं, तो हम इसके बारे में कैसे जाएंगे? हम कुछ टाइप कर सकते हैं = एसयूएम (ए 1, ए 2, ए 3, आदि), लेकिन यह बहुत समय लेने वाला है। एक्सेल रेंज का उपयोग करने का एक बेहतर तरीका है.

A1 से A12 के योग के लिए, हमें बस इतना करना है = SUM (A1: A12) एक कॉमा के बजाय दो सेल संदर्भों को अलग करने वाले एक बृहदान्त्र के साथ। तुम भी कुछ टाइप कर सकते हैं = SUM (A1: बी 12) और यह A1 थ्रू A12 और B1 थ्रू B12 में सभी मानों को जोड़ देगा.

यह एक्सेल में फ़ंक्शंस और फ़ार्मुलों का उपयोग करने का एक बहुत ही बुनियादी अवलोकन था, लेकिन यह इतना है कि आप सभी डेटा योग फ़ंक्शंस का उपयोग करना शुरू कर सकते हैं.

सारांश कार्य

डेटा के समान सेट का उपयोग करते हुए, हम शेष सारांश कार्यों का उपयोग करने जा रहे हैं, यह देखने के लिए कि हम किस प्रकार की संख्याओं की गणना कर सकते हैं। के साथ शुरू करते हैं COUNT तथा COUNTA कार्यों.

यहाँ मैंने प्रवेश किया है COUNT डी 2 और ए में कार्य करते हैं COUNTA E2 में कार्य करते हैं, का उपयोग करते हुए A2: A12 दोनों फ़ंक्शन के लिए डेटा सेट के रूप में सीमा। मैंने A9 में मान को टेक्स्ट स्ट्रिंग में भी बदल दिया नमस्ते अंतर दिखाने के लिए. COUNT केवल उन कोशिकाओं को गिना जाता है जिनके पास संख्याएँ होती हैं COUNTA उन कोशिकाओं को गिना जाता है जिनमें पाठ और संख्याएँ होती हैं। दोनों कार्य रिक्त कोशिकाओं की गणना नहीं करते हैं। यदि आप रिक्त कक्षों को गिनना चाहते हैं, तो उपयोग करें COUNTBLANK समारोह.

अगला ऊपर हैं औसत, MEDIAN तथा मोड कार्य करता है। औसत आत्म-व्याख्यात्मक है, मध्य संख्याओं के एक समूह में मध्य संख्या है और संख्याओं के समूह में मोड सबसे सामान्य संख्या या संख्या है। Excel के नए संस्करणों में, आपके पास है MODE.SNGL तथा MODE.MULT क्योंकि एक से अधिक संख्या हो सकती है जो संख्याओं के समूह में सबसे आम संख्या है। मैंने नीचे के उदाहरण में श्रेणी के लिए B2: B12 का उपयोग किया.

आगे बढ़ते हुए, हम बी 2: बी 12 के सेट के लिए MIN, MAX और STDEV की गणना कर सकते हैं। STDEV फ़ंक्शन यह गणना करेगा कि औसत मान से व्यापक रूप से मान कैसे निकाले जाते हैं। Excel के नए संस्करणों में, आपके पास है STDEV.P तथा STDEV.S, जो पूरी जनसंख्या के आधार पर या एक नमूने के आधार पर क्रमशः गणना करता है.

अंत में, एक और दो उपयोगी कार्य हैं विशाल तथा छोटे. वे दो तर्क लेते हैं: सेल रेंज और के-वें सबसे बड़ा मूल्य जिसे आप वापस करना चाहते हैं। इसलिए यदि आप सेट में दूसरा सबसे बड़ा मूल्य चाहते हैं, तो आप दूसरे तर्क के लिए 2, तीसरे सबसे बड़े नंबर के लिए 3 आदि का उपयोग करेंगे. छोटे उसी तरह काम करता है, लेकिन आपको k-th सबसे छोटी संख्या देता है.

अंत में, एक फ़ंक्शन कहा जाता है समग्र, जो आपको उपरोक्त वर्णित किसी भी अन्य कार्य को लागू करने की अनुमति देता है, लेकिन आपको छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने, त्रुटि मानों को अनदेखा करने आदि जैसी चीजें करने देता है, आपको संभवतः इसका उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन आप इसके बारे में अधिक जान सकते हैं। यदि आपको इसकी आवश्यकता है तो.

तो यह एक्सेल में सबसे आम सारांश कार्यों में से कुछ का एक बुनियादी अवलोकन है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो एक टिप्पणी पोस्ट करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। का आनंद लें!