6 टिप्स टुवर्ड्स नॉट पॉइंटलेस मीटिंग्स

चाहे वह तदर्थ था या एक अनुसूचित, अधिकांश बैठकें तब मदद करने के लिए नहीं लगती हैं जब यह काम करने की बात आती है। आप सोचते होंगे कि परियोजना में शामिल होने वाले सभी लोगों को बैठना और उन समस्याओं के माध्यम से बात करना, जो उनके द्वारा हल की गई हैं, फिर उन्हें हल करने के तरीकों के लिए विचार-मंथन करना एक या दूसरे तरीके से मददगार होगा। खैर, WebEx के इन लोगों का कहना है कि बैठक व्यर्थ है। और मुझे पूरा यकीन है कि आप में से अधिकांश सहमत हैं, क्योंकि किसी ने जाकर यह बनाया है: एक कैलकुलेटर यह पता लगाने के लिए कि सिर्फ मीटिंग होने से कितना पैसा बर्बाद हुआ!

चुटकुले एक तरफ, एक बुरी तरह से प्रबंधित बैठक कर्मचारियों को दूर ले जाएगी कि उन्हें क्या करने के लिए भुगतान किया जा रहा है, फोन को अप्राप्य छोड़ दिया, ईमेल अनुत्तरित। और सबसे बुरा यह है कि अधिकांश समय, लोग बैठक को दूर करने के लिए अधिक से अधिक पूरा करने के लिए आते हैं - महान, बस मुझे क्या चाहिए, अधिक सामान। लेकिन यह कहना नहीं है कि बैठकें पूरी तरह से कार्यस्थल से बाहर होनी चाहिए। बैठक में गति संबंधी चीजों में मदद करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं.

1. साठ मिनट में चला गया

बैठकों के लिए एक घंटे से अधिक समय तक रहना अपराध होना चाहिए। बिल्ली, यह एक होना चाहिए पाप के लिये अनुसूचित बैठकें लंबे समय तक चलती हैं। तर्क सरल है: अपने कर्मचारियों को उनके काम से दूर ले जाने का क्या मतलब है ताकि वे कर सकें बातचीत वे क्या कर रहे हैं?

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यदि यह केवल एक रिपोर्ट है, तो वे हमेशा आपको एक प्रस्ताव भेज सकते हैं, या 23 केबी ईमेल अनुलग्नक के साथ ऐसा कर सकते हैं। यदि आप चाहते हैं कि सभी को लूप में रखा जाए, तो विभाग के प्रमुख को अपने कार्यालय में ले जाएं या काम के बाद उसके साथ एक कुप्पा पकड़ लें, आपको जो जानकारी चाहिए, उसे प्राप्त करें और फिर 15 मिनट बाद उन्हें जंगली में छोड़ दें।.

साप्ताहिक प्रगति बैठकें शायद ही मददगार हो सकती हैं, क्योंकि ज्यादातर काम करने के लिए एक हफ्ते से ज्यादा समय चाहिए होता है होगा अगर हम रिपोर्ट करने के लिए कुछ भी नहीं है, तो बस चुपचाप बैठे रहें और एक-दूसरे को घूरें.

मुद्दा ये है: बैठकों में उत्पादकता बढ़नी चाहिए, देरी की प्रक्रिया नहीं। हर बैठक में बात करें, और उनकी गिनती करें.

2. नोड-डर्स, बाहर रखें

ऐसी कई बैठकें हुईं जिनमें मुख्य रूप से एक व्यक्ति बात कर रहा था और बाकी सभी इससे सहमत थे भाषणएर। यदि बैठकें सिर्फ लोगों की प्रतिध्वनि को सुनने के लिए होती हैं, तो आप सभापति की बैठक की रिकॉर्डिंग को सभी के लिए संकेत देने के लिए रख सकते हैं।.

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इसे ठीक करने के लिए, कमरे में केवल निर्णय निर्माता हैं। और आप उन लोगों को चाहते हैं जो अपने मन की बात कहने से डरते नहीं हैं। आप उस कार्यकारी को चाहते हैं जो आपके विभाग के बजट के लिए लड़ाई लड़ेगा। आप ऐसा प्रबंधक चाहते हैं जो आपकी ओर से बोलने वाले अतिरिक्त और अप्रासंगिक कार्यभार को रोक सके। आप चाहते हैं कि आपका बहादुर सुपरवाइज़र आपके बॉस को बताए, “नहीं, पिता. हम हैं नहीं आपको एक नई कार मिल रही है। टीम इस साल बैंकॉक जाना चाहती है, और हम उड़ान में शैंपेन पीने जा रहे हैं! "

मुद्दा ये है: यदि आप एक बैठक में फंसने जा रहे हैं, तो किए गए निर्णयों में थोड़ी विविधता होने से यह आपके घंटे के लायक होगा.

3. हम फिर से किस बारे में बात कर रहे हैं?

एक बैठक के दौरान कितनी बार, आपके साथियों में से एक ने आपके प्रबंधक से इस विषय पर कुछ अप्रासंगिक होने के लिए कहा है, और वे कम से कम एक (दूसरे) घंटे बिताते हैं, जब आप अपने फोन से फ़िदा होते समय यह पता लगाने की कोशिश कर रहे हैं, कि आप नाराज नहीं दिखना चाहते हैं।?

किसी व्यक्ति के विचारों की रेलगाड़ी का अचानक प्रश्न से निकलना असामान्य नहीं है, लेकिन यदि उस प्रश्न का उत्तर देने से, और अन्य सभी मुद्दों के एजेंडे की सूची अनुत्तरित हो जाती है, तो इससे बाकी कर्मचारियों की उत्पादकता प्रभावित होगी।.

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यह एक बिंदु है एक है सीमित प्रत्येक बैठक के माध्यम से प्राप्त करने के लिए एजेंडा की संख्या, और सुनिश्चित करें कि बैठक की अध्यक्षता करने वाले पूर्व निर्धारित एजेंडों को प्राप्त करते हैं; न आधिक न कम। जितनी जल्दी हो सके एजेंडों को साफ करने के लिए साठ मिनट के निशान का उपयोग करें। यदि अन्य चीजों में भाग लेना है, और यदि यह केवल बीच में है कुछ लोग पूरी टीम के बजाय जो मीटिंग रूम के अंदर बैठी है, उन्हें मीटिंग से पहले या बाद में बाहर ले जाने के लिए कहें.

मुद्दा ये है: अपनी बैठकों को सार्थक बनाने के लिए ट्रैक पर रहें.

4. विचार सस्ते हैं; समाधान के साथ आओ

खाली दिमाग के साथ आने वाले उपस्थित लोगों की तुलना में एक बैठक के लिए कुछ भी बुरा नहीं होता है। आजकल, खाली सुझाव इसे काट नहीं सकते। बॉस ट्रैक रिकॉर्ड चाहते हैं। प्रबंधक ROI चाहते हैं। कार्यकारी लोग व्यवहार्यता चाहते हैं। और वे सिर्फ प्रकाश बल्ब नहीं चाहते हैं, वे सबूत चाहते हैं कि एक विचार कर सकते हैं तथा मर्जी काम। उस प्रमाण को पाने के लिए, आपको पहले अपना शोध करना चाहिए.

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जब आप ऐसा नहीं करते हैं, तो ऐसा होता है.

Ashkin Fureit: तुम्हें पता है क्या, मुझे लगता है कि हमें एक नए आपूर्तिकर्ता पर स्विच करने का प्रयास करना चाहिए.आप: आपके मन में कौन है?Ashkin Fureit: ओह, मैं किसी नए सप्लायर को नहीं जानता। मैंने अभी सोचा था कि यह एक नया करने के लिए स्विच करने के लिए एक अच्छा विचार होगा क्योंकि यह हमेशा देर हो चुकी है.

समूह अगले एजेंडे पर जाने से पहले, एक और 15 मिनट बर्बाद करते हुए गेंद को पास करना शुरू कर देता है। अगली बैठक में, वही आपूर्तिकर्ता अभी भी उपयोग किया जाता है.

अगर अश्किन के हाथों में पहले से ही वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं, उनके उद्धरण और उनकी प्रस्तावित डिलीवरी की तारीखों के संपर्क थे, तो टीम वहां निर्णय ले सकती है और फिर कौन सा नया आपूर्तिकर्ता लेना है। यह समस्या पाँच मिनट से भी कम समय में हल हो जाती.

मुद्दा ये है: अपने विचारों का स्वामित्व लें और आगे बढ़ें। बस शानदार विचारों का सुझाव देना बंद करो ताकि किसी और को इसे निष्पादित करने के लिए इंतजार करना पड़े.

5. क्रिस्टल स्पष्ट बस इसे काट सकता है

आप कितनी बार एक बैठक से यह सोचकर निकलते हैं कि आपके प्रबंधक ने एक बात कही थी, लेकिन यह नहीं था कि आपने क्या सुना? बाहर निकलने से पहले सब कुछ साफ कर लें। यदि संचार एक निरंतर समस्या है, तो आपके प्रबंधक के पास कमरे में अन्य गवाह होने के दौरान अपने आप को या खुद को दोहराने के लिए एक अच्छा विचार है.

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मुद्दा ये है: इससे पहले कि आप सभी अलग-अलग गोलपोस्टों में दौड़ना शुरू करें, अपनी टीम के लक्ष्यों को स्पष्ट करें.

यदि यह काम नहीं करता है, तो अगले टिप का प्रयास करें.

6. मुझे एक मिनट दो

मीटिंग मिनट चीजों को चलाने के लिए महान उपकरण हैं यदि आप जानते हैं कि उन्हें सही कैसे करना है। शुरुआत के लिए, इसमें कई चीजें होनी चाहिए: जो तय किया गया है; क्या करने की आवश्यकता है और इसे करने का प्रभारी कौन है; और इसके लिए समय सीमा। पहली बात यह सुनिश्चित करेगी कि बैठक वास्तव में किसी चीज के लिए उपयोगी थी, दूसरी यह सुनिश्चित करती है कि सभी को उनकी संबंधित भूमिकाएं सौंपी गई हैं, और तीसरी बात यह है कि उन्हें पसीना आना चाहिए.

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यदि आप यह नहीं जानते हैं कि बैठक कक्ष में क्या हुआ था, तो मिनट आपकी मदद करेगा और बाकी सभी को आपके बीयरिंग सही मिलेंगे। नहीं तो बैठकें किसलिए?

मुद्दा ये है: जब कोई चीज इधर-उधर हो जाए तो कोई भी मूर्ख नहीं बनता.

निष्कर्ष

एक सामान्य से बेहतर जानता है, यही वजह है कि मैं बैठकों पर आपके विचार जानना चाहता हूं: क्या वे काम करते हैं? क्या वे आज के कार्यस्थल में आवश्यक हैं? क्या आपके कार्यालय में तनावपूर्ण साप्ताहिक या मासिक अनुष्ठान है जो कार्यालय की बैठक है? नीचे कि टिप्पणियों अनुभाग के लिए अपने विचार साझा करें.