एक दस्तावेज़ के लिए किए गए परिवर्तन का ट्रैक रखना

अब जब आपने पाठ 1 में अपने दस्तावेज़ के लिए टेम्प्लेट सेटअप किया है, और आपके दस्तावेज़ का पहला ड्राफ्ट लिखा गया है, तो यह संपादन का समय है। यदि आपके पास दस्तावेज़ पर सहयोग करने वाले कई लोग हैं, तो आप यह जानने के लिए Word में ट्रैक परिवर्तन सुविधा का उपयोग कर सकते हैं कि क्या परिवर्तन किए गए थे और उन्हें किसने बनाया था.

स्कूल की मान्यता

1. सामान्य लेआउट और स्वरूपण सुनिश्चित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना
2. एक दस्तावेज़ के लिए किए गए परिवर्तन का ट्रैक रखना
3. दस्तावेज़ में टिप्पणियों को बदलने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करना
4. दस्तावेजों और टेम्पलेट्स को प्रतिबंधित करना और उनकी सुरक्षा करना
5. संस्करण, तुलना, और दस्तावेजों का संयोजन

जब आप "ट्रैक परिवर्तन" के साथ एक दस्तावेज़ बदलते हैं, तो आप दस्तावेज़ में किए गए प्रत्येक परिवर्तन को रंगीन मार्कअप के रूप में प्रदर्शित करते हैं, प्रत्येक समीक्षक को एक अलग रंग सौंपा जाता है।.

हटाए गए पाठ गायब नहीं होते हैं - इसे पार किया गया है और रेखांकित पाठ प्रदर्शित किए गए हैं। इससे आप दस्तावेज़ में सभी परिवर्तनों को स्थायी करने से पहले देख सकते हैं और प्रत्येक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। हम आपको इस पाठ में बाद में परिवर्तनों को स्वीकार करने और अस्वीकार करने का तरीका दिखाएंगे.

इस पाठ में, हम आपको "ट्रैक परिवर्तन" सुविधा को चालू करने और विभिन्न विचारों का उपयोग करने का तरीका दिखाएंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि अन्य समीक्षक अपने परिवर्तनों को ट्रैक करते हैं, आप "ट्रैक परिवर्तन" सुविधा को लॉक कर सकते हैं। एक बार सभी परिवर्तन किए जाने के बाद, प्रत्येक परिवर्तन की समीक्षा की जानी चाहिए। हम आपको दिखाएंगे कि परिवर्तनों को कैसे स्वीकार और अस्वीकार करना है। उपलब्ध कई विकल्पों का उपयोग करके "ट्रैक परिवर्तन" सुविधा को अनुकूलित करें.

ट्रैक परिवर्तन चालू करें

"ट्रैक परिवर्तन" चालू करने के लिए, समीक्षा टैब पर क्लिक करें और क्लिक करेंट्रैक परिवर्तन।"

जब "ट्रैक परिवर्तन" चालू होता है, तो बटन नीले रंग की पृष्ठभूमि के साथ प्रदर्शित होता है.

अब, दस्तावेज़ में किए गए कोई भी परिवर्तन रंगीन मार्कअप के रूप में प्रदर्शित होंगे.

मार्कअप दृश्य बदलें और ट्रैक किए गए परिवर्तन छुपाएं

जब आप "ट्रैक परिवर्तन" चालू करते हैं, तो मार्कअप को देखने के विभिन्न तरीके होते हैं। "ऑल मार्कअप" दृश्य आपके दस्तावेज़ के सभी वास्तविक संशोधनों को प्रदर्शित करता है, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है। यह "ट्रैक परिवर्तन" के साथ खोले गए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट दृश्य है। हालाँकि, यदि आपके पास दस्तावेज़ में बहुत अधिक संशोधन हैं, तो यह सभी संशोधन दिखाने के साथ इसे पढ़ने के लिए भ्रमित हो सकता है.

अपने दस्तावेज़ की पठनीयता में सुधार करने के लिए, आप "सिंपल मार्कअप" दृश्य का उपयोग कर सकते हैं, जो जटिल मार्कअप को छुपाता है। ध्यान दें कि प्रत्येक परिवर्तन पाठ के बाईं ओर एक ऊर्ध्वाधर पट्टी द्वारा चिह्नित है। "सभी मार्कअप" दृश्य से "सिंपल मार्कअप" दृश्य पर स्विच करने के लिए इस बार पर क्लिक करें.

नोट: मार्कअप दृश्य स्विच करना दस्तावेज़ में सभी ट्रैक किए गए परिवर्तनों को प्रभावित करता है, न कि केवल उसी जगह जहां आपने ऊर्ध्वाधर बार क्लिक किया था.

"सिंपल मार्कअप" दृश्य पाठ में ट्रैक किए गए परिवर्तनों को छिपाता है और टिप्पणियों (पाठ 3 में चर्चा की गई) को छोटे गुब्बारों में ढंक देता है, और लाल रंग में ट्रैक किए गए परिवर्तनों को प्रदर्शित करने वाले ऊर्ध्वाधर पट्टियों को दर्शाता है। "ऑल मार्कअप" दृश्य पर स्विच करने के लिए बार पर क्लिक करें और सभी इनलाइन ट्रैक किए गए परिवर्तनों को देखें.

आप "रिव्यू" टैब के "ट्रैकिंग" अनुभाग में "समीक्षा के लिए प्रदर्शन" ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके मार्कअप दृश्य भी बदल सकते हैं.

"सरल मार्कअप" और "ऑल मार्कअप" विचारों के अलावा, आप दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण को देखने के लिए "नो मार्कअप" भी चुन सकते हैं, जैसे कि सभी ट्रैक किए गए परिवर्तनों को स्वीकार कर लिया गया था (हम बाद में परिवर्तनों को स्वीकार करने और अस्वीकार करने पर चर्चा करेंगे यह पाठ) या "मूल" दस्तावेज़ के मूल संस्करण को देखने के लिए। "नो मार्कअप" और "ऑरिजनल" विकल्प दोनों इनलाइन मार्कअप को छिपाते हैं.

नोट: "कोई मार्कअप" और "मूल" विकल्प भी उस दस्तावेज़ को प्रिंट करने में मदद करते हैं, जिसने उसमें बदलाव किए हैं। यदि आप ट्रैक किए गए परिवर्तनों को छिपाते हैं, तो वे प्रिंट नहीं करेंगे.

इनलाइन के बजाय गुब्बारे के बजाय संशोधन दिखाएं

डिफ़ॉल्ट रूप से, अधिकांश संशोधन इनलाइन प्रदर्शित होते हैं, जिसमें पाठ स्वयं को चिह्नित किया जाता है। हालांकि, आप गुब्बारों में संशोधन दिखाने के लिए चुन सकते हैं, जो अधिकांश संशोधनों को सही मार्जिन में स्थानांतरित करता है। इससे दस्तावेज़ को पढ़ना आसान हो सकता है और गुब्बारे कुछ मार्कअप के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करते हैं.

गुब्बारों में संशोधन दिखाने के लिए, "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें और फिर "ट्रैकिंग" अनुभाग में "मार्कअप दिखाएं" पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से "गुब्बारे" और फिर "गुब्बारे में संशोधन दिखाएं" चुनें.

अधिकांश संशोधन "मार्कअप क्षेत्र" को सही मार्जिन में प्रदर्शित करते हैं। हालाँकि, कोई भी जोड़ा गया पाठ अभी भी इनलाइन प्रदर्शित करता है.

मार्कअप इनलाइन को फिर से देखने के लिए, "शो मार्कअप" ड्रॉप-डाउन मेनू से फिर से गुब्बारे का चयन करें और फिर "सभी संसोधन इनलाइन दिखाएं" या "केवल टिप्पणियां दिखाएं और गुब्बारे में स्वरूपण दिखाएं" का चयन करें।

नोट: ट्रैक किए गए परिवर्तनों को छुपाने से छुटकारा नहीं मिलता है। आपको अपने अंतिम दस्तावेज़ को वितरित करने से पहले उन्हें पूरी तरह से हटाने के लिए प्रत्येक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करना होगा। हम इस पाठ में थोड़े समय बाद परिवर्तनों को स्वीकार करने और अस्वीकार करने पर चर्चा करेंगे.