मेल फिल्टर और स्टार सिस्टम
आज का गीक स्कूल पाठ जीमेल में लेबल को शामिल करने और फिर सितारों के साथ महत्वपूर्ण ईमेल को ट्रैक करने की हमारी चर्चा को व्यापक बनाएगा.
स्कूल की मान्यता- जीमेल जानने के लिए
- द मोबाइल ऐप, कंपोज़िंग मेल, और वार्तालाप
- इनबॉक्स प्रबंधन और लेबल
- मेल फिल्टर और स्टार सिस्टम
- अनुलग्नक, हस्ताक्षर और सुरक्षा
- निमंत्रण और अवकाश प्रतिक्रियाएं
- जीमेल का उपयोग टास्क लिस्ट के रूप में करें
- एकाधिक खाते, कीबोर्ड शॉर्टकट और रिमोट साइनआउट
- अन्य खातों तक पहुँचने के लिए अपने जीमेल खाते का उपयोग करें
- पावर टिप्स और जीमेल लैब्स
लेबल महान हैं, लेकिन उन्हें फ़िल्टर को शामिल करके बहुत अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है, इसलिए कुछ मानदंडों को पूरा करने वाले संदेशों में स्वचालित रूप से एक लेबल या लेबल लागू होता है। यह संगठन के साथ बहुत मदद करता है और इनबॉक्स अराजकता को बहुत कम कर सकता है.
खोज बॉक्स का उपयोग करके एक नया फ़िल्टर बनाएं
एक नया फ़िल्टर बनाने के लिए, हम "खोज" बॉक्स में खोज विकल्प निर्दिष्ट करेंगे और खोज से एक फ़िल्टर बनाएँगे। ऐसा करने के लिए, "खोज" बॉक्स पर नीचे तीर पर क्लिक करें.
खोज विकल्प बॉक्स में अपना खोज मापदंड दर्ज करें। आप किसी विशिष्ट व्यक्ति या पूरे डोमेन (@ example.com) के संदेश खोजने के लिए चुन सकते हैं, विषय में कुछ शब्दों के साथ, अन्य शर्तों के रूप में.
इस खोज के आधार पर एक फ़िल्टर बनाने के लिए, "इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएँ" लिंक पर क्लिक करें.
फ़िल्टर विकल्प प्रदर्शित करते हैं। चेक बॉक्स का चयन करें, जो इंगित करता है कि आप उन संदेशों के साथ क्या करना चाहते हैं जो खोज मानदंडों से मेल खाते हैं.
उदाहरण के लिए, हमने "HTG स्कूल" लेबल के साथ निर्दिष्ट ईमेल पते से आने वाले संदेशों को हमेशा चिह्नित करने और उन संदेशों को हमेशा "महत्वपूर्ण" के रूप में चिह्नित करने के लिए चुना है। हमने इस व्यक्ति से सभी मौजूदा ईमेल को फ़िल्टर लागू करने का भी निर्णय लिया है।.
नोट: यदि आप अपने लेबल को फ़ोल्डरों की तरह काम करना चाहते हैं, तो आप ईमेलों को स्वचालित रूप से ईमेल में आने के लिए "इनबॉक्स (इसे छोड़ दें)" का चयन कर सकते हैं। यह आपके ईमेल को अधिक व्यवस्थित रखता है, हालांकि आपको एक महत्वपूर्ण संदेश गुम होने का खतरा हो सकता है क्योंकि यह आपके इनबॉक्स में स्वचालित रूप से प्रकट नहीं होगा.
एक बार जब आपने अपने फ़िल्टर मानदंड निर्दिष्ट कर लिए हों, तो "फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें।
नोट: जब आप किसी संदेश को फ़िल्टर में क्रिया के रूप में अग्रेषित करना चुनते हैं, तो केवल नए संदेश प्रभावित होंगे। कोई भी मौजूदा संदेश, जिसके लिए फ़िल्टर लागू होता है, अग्रेषित नहीं किया जाएगा.
एक संदेश प्रदर्शित करता है कि आपका फ़िल्टर बनाया गया है। उस स्क्रीनशॉट में ध्यान दें, उस व्यक्ति के सभी संदेश "HTG स्कूल" लेबल के साथ लेबल किए गए हैं.
संदेशों को भी महत्वपूर्ण रूप से स्वचालित रूप से चिह्नित किया गया था (प्रेषकों के बाईं ओर स्थित टैग आइकन पीले रंग से भरे हुए हैं).
सेटिंग्स स्क्रीन का उपयोग करके एक नया फ़िल्टर बनाएं
आप "सेटिंग" में एक फ़िल्टर भी बना सकते हैं।
पहले बताए अनुसार "सेटिंग" स्क्रीन पर पहुंचें और शीर्ष पर "फ़िल्टर" लिंक पर क्लिक करें.
"एक नया फ़िल्टर बनाएं" लिंक पर क्लिक करें.
अपनी खोज और फ़िल्टर मानदंड को पिछली विधि में बताए गए तरीके से निर्दिष्ट करें और फ़िल्टर विकल्प संवाद पर "फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें.
अपने इनबॉक्स में वापस समाप्त होने के बजाय, आप "फ़िल्टर" स्क्रीन पर वापस आ जाते हैं और आपका नया फ़िल्टर सूचीबद्ध होता है। आप इसे निर्यात करने के लिए संपादित कर सकते हैं, हटा सकते हैं, या इसका चयन कर सकते हैं (निर्यात फ़िल्टर की चर्चा इस पाठ में बाद में की जाएगी).
अपने इनबॉक्स में लौटने के लिए "इनबॉक्स" लेबल पर क्लिक करें.
एक नया फ़िल्टर बनाने के लिए एक विशिष्ट संदेश का उपयोग करें
आप किसी मौजूदा संदेश के आधार पर एक फ़िल्टर भी बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी संदेश सूची में या लेबल में एक संदेश चुनें.
"अधिक" एक्शन बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "इन जैसे संदेशों को फ़िल्टर करें" चुनें.
ध्यान दें कि "फ़िल्टर" संवाद पर "से" फ़ील्ड स्वचालित रूप से भर जाती है। आप जो भी अन्य फ़िल्टर मानदंड चाहते हैं उसे दर्ज करें और "इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें।
पहले वर्णित के रूप में अगले संवाद पर फ़िल्टर विकल्प का चयन करके अपने फ़िल्टर मानदंडों को निर्दिष्ट करें.
नोट: आप अवांछित ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए फ़िल्टर प्राप्त करने के लिए इस विधि का उपयोग कर सकते हैं जैसे ही आप उन्हें प्राप्त करते हैं.
कई प्रेषकों के लिए एक ही फ़िल्टर लागू करें
आप कई ईमेल पतों पर संदेशों को प्रबंधित करने के लिए एक फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हम "HTG स्कूल" लेबल के साथ कई लोगों के संदेशों को लेबल करने के लिए निर्दिष्ट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "खोज" बॉक्स पर नीचे तीर का उपयोग करके खोज विकल्प संवाद खोलें.
"से" फ़ील्ड में प्रत्येक ईमेल पते को जोड़ें, "ओआर" शब्द के साथ अलग किया गया और "इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें।
इन ईमेल पतों में से किसी भी संदेश पर एक ही लेबल लागू करने के लिए, "लेबल लागू करें" चेक बॉक्स चुनें और पॉपुलर सूची से वांछित लेबल चुनें। इस फ़िल्टर के लिए कोई अन्य कार्य लागू करें और "फ़िल्टर बनाएँ" पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप अपने पहले दो नए पते से प्राप्त संदेशों को इस फ़िल्टर को लागू करना चाहते हैं, तो चयन करने के लिए "मिलान वार्तालापों के लिए फ़िल्टर भी लागू करें" चेक बॉक्स को याद रखें।.
निर्यात और आयात फ़िल्टर
अब जब आप फ़िल्टर सेट करना सीख गए हैं, तो आपने संभवतः कुछ बहुत उपयोगी फ़िल्टर बनाए हैं, जिन्हें आप अन्य जीमेल खातों में उपयोग करना चाहते हैं। आप एक खाते से फ़िल्टर निर्यात कर सकते हैं और उन्हें दूसरे में आयात कर सकते हैं.
एक फ़िल्टर निर्यात करें
फ़िल्टर निर्यात करने के लिए, पहले "सेटिंग" स्क्रीन पर "फ़िल्टर" स्क्रीन का उपयोग करें ("सेटिंग" गियर बटन का उपयोग करके)। फिर, उस सूची का चयन करें जिसे आप सूची में निर्यात करना चाहते हैं और "निर्यात करें" पर क्लिक करें।
नोट: आप एक ही बार में निर्यात करने के लिए कई फ़िल्टर का चयन कर सकते हैं.
"इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स में, फ़िल्टर को सहेजना चाहते हैं, जहां नेविगेट करें। फ़िल्टर को XML फ़ाइल के रूप में एक डिफ़ॉल्ट नाम से सहेजा जाता है जिसे आप चाहें तो बदल सकते हैं, बस .xml के रूप में एक्सटेंशन को छोड़ दें और "सहेजें" पर क्लिक करें।
अब आपके पास एक फाइल है जिसका आप बैकअप ले सकते हैं, दूसरे कंप्यूटर पर ट्रांसफर कर सकते हैं, किसी दोस्त के साथ साझा कर सकते हैं या किसी अन्य जीमेल अकाउंट में आयात कर सकते हैं.
एक फ़िल्टर आयात करें
अपने जीमेल खाते में एक फिल्टर आयात करने के लिए, "सेटिंग" स्क्रीन पर "फिल्टर" का उपयोग करें, और "आयात फिल्टर" लिंक पर क्लिक करें.
"आयात फ़िल्टर" के तहत, "फ़ाइल चुनें" पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप फ़िल्टर आयात करने के बारे में अपना विचार बदलते हैं, तो "आयात रद्द करें" लिंक पर क्लिक करें.
"ओपन" संवाद बॉक्स में, उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने अपना निर्यात किया हुआ फ़िल्टर सहेजा था। फ़ाइल का चयन करें और "खोलें" पर क्लिक करें।
फ़ाइल का नाम "फ़ाइल चुनें" बटन के बगल में सूचीबद्ध है। फ़ाइल खोलने के लिए "फ़ाइल खोलें" पर क्लिक करें और इसमें फ़िल्टर आयात करें.
फ़िल्टर फ़ाइल खोले जाने के दौरान "खोज" बॉक्स के नीचे एक संदेश प्रदर्शित होता है। फ़ाइल में कितने फ़िल्टर हैं, इसके आधार पर इसमें कुछ समय लग सकता है.
चयनित फ़ाइल के सभी फ़िल्टर "आयात फ़िल्टर" के अंतर्गत सूचीबद्ध होते हैं, उन फ़िल्टर का चयन करें जिन्हें आप आयात करना चाहते हैं। यदि आप मौजूदा ईमेल संदेशों में आयातित फ़िल्टर लागू करना चाहते हैं (जैसे आप एक नया फ़िल्टर बनाते समय), तो "मौजूदा मेल पर नए फ़िल्टर लागू करें" चेकबॉक्स चुनें, और "फ़िल्टर बनाएँ" पर क्लिक करें।
एक संवाद बॉक्स फ़िल्टर निर्माण प्रक्रिया की प्रगति को प्रदर्शित करता है। आप "रोकें" पर क्लिक करके फ़िल्टर का निर्माण रद्द कर सकते हैं।
जब फ़िल्टर बनाए जाते हैं, तो वे आपकी सूची में "फ़िल्टर" स्क्रीन पर प्रदर्शित होते हैं.
स्टार सिस्टम का उपयोग करके महत्वपूर्ण ईमेल का ट्रैक रखें
जीमेल का स्टार सिस्टम आपको अपने सबसे महत्वपूर्ण ईमेल को चिह्नित करने की अनुमति देता है ताकि आप उन्हें बाद में आसानी से पा सकें। डिफ़ॉल्ट रूप से, तारांकित संदेशों को पीले तारे के साथ लेबल किया जाता है, लेकिन आप अन्य रंग और प्रकार के तारों को जोड़ सकते हैं.
आपके इनबॉक्स में प्रेषक के नाम के बाईं ओर सितारे प्रदर्शित होते हैं.
एक संदेश में एक स्टार जोड़ें
अपने इनबॉक्स में एक संदेश में एक स्टार जोड़ने के लिए, प्रेषक के नाम के आगे स्टार आइकन पर क्लिक करें, जैसा कि ऊपर चित्रित किया गया है.
आप एक स्टार को संदेश में जोड़ सकते हैं जब वह खुला हो। ऐसा करने के लिए, संदेश के ऊपरी-दाएं कोने में स्थित तारांकित आइकन पर क्लिक करके तिथि के दाईं ओर ले जाएं। बातचीत में, यह बातचीत के शीर्ष पर पहले संदेश के दाईं ओर होगा.
आपके द्वारा लिखे जा रहे संदेश में एक स्टार जोड़ने के लिए, "कंपोज़" विंडो के निचले-दाएं कोने में "अधिक विकल्प" तीर पर क्लिक करें।.
अपने माउस को "लेबल" विकल्प पर ले जाएं और फिर सबमेनू से "स्टार जोड़ें" चुनें.
आपके "भेजे गए मेल" लेबल में, आपके द्वारा भेजा गया संदेश तारांकित है.
अपने संदेशों पर कई स्टार डिजाइन का उपयोग करें
जीमेल आपको एक दूसरे से संदेशों को अलग करने के लिए कई रंगों और "सितारों" के प्रकारों का उपयोग करने की अनुमति देता है.
यदि आप महत्व के विभिन्न स्तरों के साथ कई संदेशों को चिह्नित करना चाहते हैं तो यह सुविधा उपयोगी है। उदाहरण के लिए, आप उन संदेशों के लिए जामुनी सितारे का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप फिर से पढ़ना चाहते हैं और संदेशों के लिए एक लाल विस्मयादिबोधक बिंदु है जिसका आपको अनुसरण करने की आवश्यकता है.
"सेटिंग" बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "सेटिंग" चुनें। "सामान्य" टैब पर, "सितारे" अनुभाग तक स्क्रॉल करें। विभिन्न प्रकार के सितारों को जोड़ने के लिए "उपयोग में नहीं" अनुभाग से "इन यूज़" अनुभाग से आइकन खींचें। यदि आपके पास उपयोग में एक से अधिक प्रकार के स्टार हैं, तो उपयोग में सभी सितारों के माध्यम से एक ईमेल संदेश चक्र के बगल में स्टार आइकन पर क्लिक करें। यदि आप किसी संदेश को खोलते समय तारांकित करते हैं, तो केवल पहला सितारा प्रकार लागू होता है.
तारांकित संदेश प्राप्त करें
अपने सभी तारांकित संदेशों को देखने के लिए, मुख्य Gmail विंडो के बाईं ओर "Starred" लेबल पर क्लिक करें। आप "खोज" बॉक्स में "तारांकित: तारांकित" लिखकर तारांकित संदेशों की खोज कर सकते हैं.
विशेष प्रकार के स्टार वाले संदेश खोजें
यदि आपने अपने संदेशों को चिह्नित करने के लिए कई अलग-अलग प्रकार के सितारों का उपयोग किया है, तो आप एक विशेष प्रकार के स्टार की खोज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, स्टार के नाम के साथ "है:" का उपयोग करके खोजें (जैसे, "है: रेड-बैंग").
किसी विशेष स्टार के नाम का पता लगाने के लिए, "सेटिंग्स" स्क्रीन पर "सामान्य" टैब तक पहुंचें और वांछित स्टार प्रकार पर अपने माउस को घुमाएं। एक पॉपअप में स्टार का नाम प्रदर्शित होता है.
जीमेल की मदद में उन्नत खोज सहायता विषय में स्टार नामों की एक सूची भी है.
तारांकित संदेशों को प्राथमिक टैब से बाहर रखें
यदि आप इस पाठ में पहले बताए गए विन्यास योग्य टैब का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करते हैं, तो एक स्टार के साथ चिह्नित अन्य टैब के संदेश भी "प्राथमिक" टैब में शामिल किए जाते हैं। यदि आप "प्राथमिक" टैब पर अन्य टैब से तारांकित संदेश नहीं देखना चाहते हैं, तो आप इसे बंद कर सकते हैं.
टैब के दाईं ओर "+" आइकन पर क्लिक करें.
"सक्षम करने के लिए टैब का चयन करें" डायलॉग बॉक्स पर, "प्राथमिक में शामिल शामिल" चेकबॉक्स को अचयनित करें और "सहेजें" पर क्लिक करें।
अगला आनेवाला…
हम अभी लेसन 4 के अंत में यहाँ हैं, लेकिन पहले से ही आप Gmail समर्थक होने के अपने रास्ते पर हैं! केवल चार छोटे दिनों में, आप अब उतना ही जानते हैं जितना आपको अपने इनबॉक्स को वास्तव में चमकदार बनाने के लिए जानने की जरूरत है, और संदेश अब आपके इनबॉक्स को भरने के बिना स्वचालित रूप से उनके निर्दिष्ट लेबल तक पहुंच पाएंगे।.
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