दस्तावेजों और टेम्पलेट्स को प्रतिबंधित करना और उनकी सुरक्षा करना

किसी दस्तावेज़ को प्रतिबंधित करना और उसकी सुरक्षा सुनिश्चित करना आपकी प्रगति पर अंतिम अधिकार है.

स्कूल की मान्यता

1. सामान्य लेआउट और स्वरूपण सुनिश्चित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना
2. एक दस्तावेज़ के लिए किए गए परिवर्तन का ट्रैक रखना
3. दस्तावेज़ में टिप्पणियों को बदलने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करना
4. दस्तावेजों और टेम्पलेट्स को प्रतिबंधित करना और उनकी सुरक्षा करना
5. संस्करण, तुलना, और दस्तावेजों का संयोजन

भले ही आप चाहते हैं कि अन्य समीक्षक बदलावों का सुझाव दें और किसी दस्तावेज़ में टिप्पणी करें, ऐसे समय भी हो सकते हैं जब आप उन्हें संपादन करने और फ़ॉर्मेटिंग को बदलने से रोकना चाहते हैं.

इसके अलावा, आप सभी परिवर्तन ट्रैकिंग या समीक्षकों को केवल टिप्पणी करने के लिए बाध्य करना चाह सकते हैं। ऐसा करने का पूरा बिंदु यह सुनिश्चित करना है कि आपके दस्तावेज़ को इस तरह से बदला नहीं जा सकता है जो आपकी दृष्टि या शैली का अनुपालन नहीं करता है.

इस पाठ में, हम आपको दिखाएंगे कि अन्य समीक्षकों के स्वरूपण और संपादन को अपने दस्तावेज़ में कैसे प्रदर्शित किया जा सकता है। एक बार जब आपका दस्तावेज़ अंतिम स्थिति के करीब होता है, तो आप अनजाने में परिवर्तन करने से बचने के लिए इसे अंतिम के रूप में चिह्नित कर सकते हैं.

इसके अलावा, आप केवल समीक्षकों की अपनी टीम को शामिल करने के लिए अपने दस्तावेज़ तक पहुंच को सीमित करना चाह सकते हैं। हम आपको दिखाएंगे कि पासवर्ड आपके दस्तावेज़ की सुरक्षा कैसे करता है। फिर, आप केवल अपनी टीम को पासवर्ड बता सकते हैं और कोई और दस्तावेज़ नहीं खोल सकेगा.

हम आपको किसी दस्तावेज़ में फ़ॉर्मेटिंग को प्रतिबंधित करने के लिए शुरू करने से दूर करेंगे.

दस्तावेज़ में स्वरूपण प्रतिबंधित करें

जब आप समीक्षा के लिए अन्य के लिए एक दस्तावेज़ वितरित करते हैं, तो आप उन्हें दस्तावेज़ के स्वरूपण को बदलना नहीं चाह सकते हैं। वर्ड आपको सभी विषयों और शैलियों में से कुछ को प्रतिबंधित करने की अनुमति देता है, साथ ही समीक्षकों को कुछ विषयों और शैलियों को बदलने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, "रिव्यू" टैब के "प्रोटेक्ट" सेक्शन में "एडिट प्रतिबंधित" पर क्लिक करें.

"प्रतिबंधित संपादन" फलक मुख्य पाठ के दाईं ओर प्रदर्शित होता है। "फ़ॉर्मेटिंग प्रतिबंध" अनुभाग में, "शैलियों के चयन के लिए फ़ॉर्मेटिंग को सीमित करें" चुनें और "सेटिंग ..." लिंक पर क्लिक करें.

"फ़ॉर्मेटिंग प्रतिबंध" संवाद बॉक्स में, "चेक की गई शैलियों को वर्तमान में अनुमति दी गई है" बॉक्स में सभी शैलियों को डिफ़ॉल्ट रूप से चुना गया है। दस्तावेज़ में उपयोग की जाने वाली केवल कुछ शैलियों का चयन करने के लिए, आप सभी शैलियों का चयन करने के लिए "कोई नहीं" बटन का उपयोग कर सकते हैं और फिर उन लोगों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप अनुमति देना चाहते हैं। आप "अनुशंसित न्यूनतम" पर क्लिक करके अनुमति देने के लिए Word की अनुशंसित न्यूनतम शैलियों का भी उपयोग कर सकते हैं, यदि संवाद बॉक्स के निचले भाग में "स्वरूपण" अनुभाग में अतिरिक्त प्रतिबंध चुनें, यदि वांछित है, और जब किया जाए तो "ठीक" पर क्लिक करें.

निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स यह प्रदर्शित करता है कि क्या आप उन शैलियों को हटाना चाहते हैं जिन्हें अनुमति नहीं है। हम आपको सलाह देते हैं कि आप ऐसा न करें। यह पता चल सकता है कि आप भविष्य में इन शैलियों का उपयोग दस्तावेज़ में करना चाहते हैं। अन्य समीक्षक उन्हें बदल नहीं पाएंगे या उन्हें लागू नहीं कर पाएंगे.

उन शैलियों को रखने के लिए "नहीं" पर क्लिक करें जिन्हें आपके दस्तावेज़ में अनुमति नहीं है.

इन प्रतिबंधों को लागू करने से पहले, आपको सुरक्षा को लागू करना शुरू करना चाहिए। हम आपको यह दिखाने के बाद चर्चा करेंगे कि संपादन को कैसे प्रतिबंधित किया जाए.

दस्तावेज़ में संपादन प्रतिबंधित करें

किसी दस्तावेज़ के समीक्षकों के लिए फ़ॉर्मेटिंग को प्रतिबंधित करने के अलावा, आप दस्तावेज़ पर संपादन करने वाले समीक्षकों के प्रकार को भी प्रतिबंधित कर सकते हैं। "प्रतिबंधित संपादन" फलक पर, "दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें" चेक बॉक्स का चयन करें और ड्रॉप-डाउन सूची से संपादन के प्रकार को इंगित करने के लिए एक विकल्प चुनें जिसे आप अपने दस्तावेज़ में अनुमति देना चाहते हैं। आप अन्य समीक्षकों को केवल परिवर्तनों को ट्रैक करने, टिप्पणियों को दर्ज करने या फ़ॉर्म भरने की अनुमति दे सकते हैं। आप दस्तावेज़ को प्रतिबंधित भी कर सकते हैं जैसे कि अन्य लोग केवल इसे पढ़ सकते हैं और कोई बदलाव नहीं कर सकते हैं.

आप पूछ सकते हैं कि अंतर केवल ट्रैक किए गए परिवर्तनों के संपादन को प्रतिबंधित करने और "ट्रैक परिवर्तन" को बंद रखने के बीच है, जैसा कि पाठ 2 में चर्चा की गई है। वास्तव में कोई अंतर नहीं है; कार्यक्षमता समान है। जो भी तरीका आपके लिए आसान हो आप उसका उपयोग कर सकते हैं.

आप प्रतिबंधित स्वरूपण और संपादन, या उन लोगों को अपवाद निर्दिष्ट कर सकते हैं, जिन्हें दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप से संपादित करने की अनुमति है। "प्रतिबंधित संपादन" फलक के "अपवाद (वैकल्पिक)" अनुभाग में "अधिक उपयोगकर्ता ..." लिंक पर क्लिक करें.

"उपयोगकर्ता जोड़ें" संवाद बॉक्स पर, आप वर्तमान कंप्यूटर से उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं, जिनमें से एक वर्तमान कंप्यूटर का हिस्सा है, या किसी के ईमेल पते को दर्ज करके। सभी उपयोगकर्ताओं और ईमेल पतों को एक अर्धविराम से अलग करें और किए जाने पर "ओके" पर क्लिक करें.

"प्रतिबंधित संपादन" फलक के "अपवाद (वैकल्पिक)" अनुभाग में "व्यक्ति" बॉक्स में "उपयोगकर्ता जोड़ें" संवाद बॉक्स डिस्प्ले पर जिन लोगों को आपने जोड़ा है। दस्तावेज़ के सभी या उस हिस्से का चयन करें जिसे आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति संपादित करने में सक्षम हो और फिर उस व्यक्ति के लिए "व्यक्तिगत" बॉक्स में चेक बॉक्स का चयन करें.

अब जब आपने दस्तावेज़ के लिए वांछित स्वरूपण और संपादन प्रतिबंधित कर दिया है, तो आपको वर्ड को यह बताना होगा कि वह प्रभावी होने के लिए सुरक्षा को लागू करना शुरू कर दे। "प्रतिबंधित संपादन" फलक के "प्रारंभ प्रवर्तन" अनुभाग में, "हाँ, प्रारंभ प्रवर्तन सुरक्षा" पर क्लिक करें।

"सुरक्षा प्रारंभ करें" संवाद बॉक्स पर, सुनिश्चित करें कि "पासवर्ड" विकल्प चुना गया है, एक पासवर्ड दो बार दर्ज करें, और "ओके" पर क्लिक करें।

ध्यान दें कि एक पासवर्ड आवश्यक नहीं है और दस्तावेज़ की पूरी तरह से रक्षा नहीं करता है (दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट नहीं किया गया है)। यह बस लोगों को प्रारूपण और संपादन प्रतिबंधों को बंद करने से रोकने में मदद करता है.

यदि आप "उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण" चुनते हैं, तो आपको निम्नलिखित त्रुटि दिखाई देगी:

“आपकी मशीन सूचना अधिकार प्रबंधन (IRM) के लिए सेट नहीं की गई है। IRM सेट करने के लिए, Office में साइन इन करें, एक मौजूदा IRM संरक्षित संदेश या दस्तावेज़ खोलें, या अपने हेल्प डेस्क से संपर्क करें। "

हम एक पासवर्ड का उपयोग करने की सलाह देते हैं। यह बहुत सरल है.

एक बार प्रतिबंध लागू होने के बाद, "संपादन को प्रतिबंधित करें" फलक उपयुक्त पाठ को प्रदर्शित करता है जो समीक्षक को केवल अनुमेय संपादन और स्वरूपण कार्य करने की अनुमति देता है.