आपको फ़ार्मुलों और फ़ंक्शंस की आवश्यकता क्यों है?

यह हाउ-टू गीक स्कूल वर्ग उन लोगों के लिए है जो एक्सेल का उपयोग करते हैं, या एक्सेल का उपयोग करने की कोशिश करते हैं, लेकिन सूत्रों और कार्यों की अवधारणा से भयभीत हैं। इसका उद्देश्य आपको केवल कुछ पाठों में एक्सेल प्रो या कम से कम एक सक्षम शौकिया बनाना है.

स्कूल की मान्यता

1. आपको फॉर्मूले और कार्यों की आवश्यकता क्यों है?
2. एक सूत्र को परिभाषित करना और बनाना
3. सापेक्ष और निरपेक्ष सेल संदर्भ, और स्वरूपण
4. उपयोगी कार्य आपको पता होना चाहिए
5. लुकअप, चार्ट, सांख्यिकी और पिवट टेबल्स

ध्यान दें: Uninitiated के लिए, How-To Geek School के लिए पहली श्रृंखला में यह पहला पाठ है। हम प्रत्येक सप्ताह के दिन, सोमवार से शुक्रवार तक एक नया पाठ चला रहे हैं, अब तक हमने हर विषय को कवर किया है। तो अधिक समय तक बने रहें, और हम इस बारे में औपचारिक घोषणा करेंगे कि यह अगले सप्ताह कैसे काम करेगा.

एक्सेल क्या है और हमें इसकी आवश्यकता क्यों है?

यदि आप एक कार्यालय व्यवस्थापक हैं, तो आप शायद एक्सेल का उपयोग करते हैं। अगर आप सेल्समैन हैं तो डिट्टो। यदि आप एक वित्तीय विश्लेषक हैं, तो निश्चित रूप से, आप जरुरत एक्सेल। इन और कई अन्य व्यवसायों के लिए, स्प्रेडशीट के साथ काम करना दैनिक दिनचर्या में एक आवश्यक उपकरण है.

जो लोग गणित के जादूगर हैं, वे शायद एक्सेल में ले जाएंगे और इसका उपयोग अपने कम्प्यूटेशनल प्रक्रियाओं के एक प्राकृतिक विस्तार की तरह करेंगे। हम में से अधिकांश ... शायद उस विभाग में कुछ मदद की जरूरत है.

यदि आपने हाई स्कूल के बीजगणित की कक्षा में ध्यान नहीं दिया, तो फरेब मत कीजिए! आपको इस हॉव-गीक स्कूल श्रृंखला से सूत्रों और कार्यों के कुछ बुनियादी ज्ञान को सीखने और उन्हें अपने काम पर लागू करने की आवश्यकता है.

यदि आपको नहीं पता कि आपको Microsoft Excel की आवश्यकता है या नहीं, तो आपको शायद यह नहीं दिखाया गया है कि यह क्या कर सकता है। एक बार जब आप जानते हैं, तो आप जटिल और थकाऊ कार्यों को आसान बनाने के लिए अपने काम में इसका उपयोग करने के तरीके पा सकते हैं.

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल नाम और संख्या दर्ज करने के लिए सिर्फ एक कार्यक्रम से अधिक है। उदाहरण के लिए, यदि आप केवल अपनी कक्षा में छात्रों के नाम सूचीबद्ध करना चाहते हैं तो आप केवल एक वर्ड डॉक्यूमेंट बना सकते हैं। निबंध लिखने और सूची बनाने के लिए शब्द ठीक है, लेकिन गणना करने के लिए, आपको एक्सेल के सूत्र और कार्यों की आवश्यकता है.

एक्सेल इंटरफ़ेस का एक संक्षिप्त दौरा

इससे पहले कि हम गोता लगाएँ, आइए एक्सेल इंटरफ़ेस की संक्षिप्त समीक्षा करें। आप यह सब सामान पहले से ही जान सकते हैं, लेकिन यह समीक्षा करने के लिए कभी दर्द नहीं देता है.

जब आप एक रिक्त एक्सेल स्प्रेडशीट खोलते हैं, तो इसे "कार्यपुस्तिका" या "पुस्तक" के रूप में जाना जाता है और पुस्तक में प्रत्येक स्प्रेडशीट को "वर्कशीट" या "शीट" के रूप में जाना जाता है।

एप्लिकेशन के शीर्ष पर "रिबन" (ग्रे) का प्रभुत्व है, जिसे "टैब" (लाल) में विभाजित किया गया है, जो तब "अनुभाग" (नीला) में उप-विभाजित होते हैं.

रिबन के नीचे "नाम बॉक्स" है, जो आपको "कोशिकाओं" का नाम बदलने देता है और फिर दाईं ओर एक ऐसा क्षेत्र है जो आपको अपने सभी महत्वपूर्ण "सूत्र" बनाने की अनुमति देता है। यदि आप प्रत्येक आइकन पर मंडराते हैं, तो आप देख सकते हैं। प्रत्येक बटन का उद्देश्य, लेकिन हम जिस चीज से सबसे अधिक चिंतित हैं, वह विस्तृत क्षेत्र है जहां हमारे सूत्र और कार्य प्रदर्शित किए जाएंगे.

अंत में, वर्कशीट को "कॉलम" (अक्षरों द्वारा निरूपित) और "पंक्तियों" (संख्याओं द्वारा इंगित) में व्यवस्थित किया गया है। प्रत्येक स्थान एक "सेल" है और कोशिकाओं का एक समूह "रेंज" के रूप में जाना जाता है। यदि आपके पास एक पुस्तक में कई शीट हैं, तो आप शीट के नीचे देखे गए टैब का उपयोग करके जल्दी से उनके माध्यम से फ्लिप कर सकते हैं। उसके नीचे, ग्रे स्थिति बार में, आप अपने पृष्ठ दृश्य और ज़ूम स्तर समायोजित कर सकते हैं.

यह बहुत आसान है, और इस HTG स्कूल श्रृंखला में आपके द्वारा सामना की जाने वाली कुछ शब्दावली का संक्षिप्त अवलोकन.

क्या एक समारोह है?

एक फ़ंक्शन एक गणना या ऑपरेशन है जो एक परिणाम देता है। किसी फ़ंक्शन में इनपुट को "तर्क" कहा जाता है।

सभी कार्य एक समान चिह्न [=] से शुरू होते हैं। इस तरह से एक्सेल तर्कों को पाठ के रूप में नहीं जानता है। उदाहरण के लिए, = AVERAGE (2,4) एक फ़ंक्शन है लेकिन AVERAGE (2,4) केवल पाठ का एक स्ट्रिंग है। एक समान चिह्न के बिना, एक्सेल परिणाम की गणना नहीं करेगा। इस फ़ंक्शन में तर्क 2 और 4 हैं.

ध्यान दें, एक्सेल फ़ंक्शन को सूचीबद्ध करने के लिए ऊपरी-केस अक्षरों का उपयोग करता है, लेकिन आप उन्हें लिखते समय निचले या ऊपरी-केस अक्षरों का उपयोग कर सकते हैं.

एक्सेल में, "फंक्शन लाइब्रेरी" "सूत्र" टैब पर पाया जा सकता है.

कार्यों की 13 श्रेणियां हैं, जिनमें से कुछ हैं:

• गणितीय: AVERAGE () - संख्याओं की एक श्रृंखला के औसत की गणना करता है.
• दिनांक और समय: DATEVALUE () - "30 नवंबर 2013" जैसे पाठ की एक स्ट्रिंग को एक संख्या में परिवर्तित करता है ताकि आप इस तिथि को अन्य तिथि और समय के कार्यों में उपयोग कर सकें। जब तक आप उन्हें पहले नंबरों में नहीं बदलेंगे, आप तारीखों के साथ गणित नहीं कर सकते। हम इसे 4 अध्याय में विस्तार से बताते हैं.
• पाठ: LEN () - एक स्ट्रिंग की लंबाई लौटाता है। उदाहरण के लिए = LEN ("एक्सेल") 5 है.
• तार्किक: IF () - IF () फ़ंक्शन को लिखा जाता है जैसे = IF, (तब, A, अन्यथा B)। इसलिए, यदि "परीक्षण" सही है, तो इसका परिणाम A है; यदि "परीक्षण" सच नहीं है, तो बी.
• लुकअप और संदर्भ: ये स्प्रेडशीट में कहीं और मूल्यों को देखने के लिए आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, VLOOKUP एक ​​सेल खोजने के लिए मूल्यों की तालिका में दिखता है.

आप इसे पिछले एक का उपयोग कैसे कर सकते हैं? खैर, तारीख समारोह से पाठ में सप्ताह का दिन प्राप्त करने के लिए। आप इस नंबर को समझने के लिए किसी तालिका को स्कैन करने के लिए VLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं, जैसे "बुधवार"।

वित्तीय, इंजीनियरिंग और सांख्यिकी के लिए विशेष कार्य भी हैं जो "अधिक कार्य" मेनू पर अलग से सूचीबद्ध हैं.

फॉर्मूला क्या है?

एक सूत्र "ऑपरेटर", "ऑपरेंड" और "फ़ंक्शन" का संयोजन है।

उदाहरण के लिए, फ़ंक्शन = SUM संख्याओं की एक सूची जोड़ता है (यह आमतौर पर उपयोग किया जाता है, जिसे Excel में पहले मेनू पर सूचीबद्ध किया गया है, जो ग्रीक अक्षर सिग्मा (Σ) द्वारा संक्षिप्त किया गया है, जो कि एक श्रृंखला को योग करने के लिए गणितज्ञ उपयोग करते हैं। ).

आप एक सूत्र का उपयोग करते हैं जैसे हाथ से गणना करना। उदाहरण के लिए, आप अपने परिवार के बजट को इस तरह एक सूत्र में रख सकते हैं:

शेष नकद = (4 * साप्ताहिक वेतन) - बंधक - भोजन - उपयोगिताओं

ऑपरेटरों को गुणा किया जाता है [*] और घटाना [-]। संचालन "साप्ताहिक वेतन", "बंधक", "भोजन" और "उपयोगिताओं" के मूल्य हैं। इसका परिणाम "अतिरिक्त नकदी" है।

नाम और पते

"भोजन" और अन्य ऑपरेंड्स के मूल्य ऐसे नाम हैं जिन्हें आप एक्सेल में परिभाषित करते हैं। "नाम" के बिना, आपको "पता" का उपयोग करना होगा।

सेल का पता पंक्ति-स्तंभ संकेतन का उपयोग करके लिखा जाता है। पंक्तियों को संख्याएँ और स्तंभ, अक्षर दिए गए हैं। स्प्रेडशीट में पहली सेल A1 है। जब आप वर्णमाला के अंत तक पहुँच चुके होते हैं, तो पंक्तियाँ AA, AB, BA, BB और इसके आगे की संख्या होती हैं.

सूत्र परिवार-बजट उदाहरण से अधिक जटिल हो सकते हैं। हाई स्कूल में आपने जाना कि एक वृत्त का क्षेत्रफल त्रिज्या गुणा pi वर्ग या thatr है².

एक्सेल में, आप सूत्र = PI () * त्रिज्या ^ 2 का उपयोग करके इसे लिख सकते हैं.

यहाँ, PI () है समारोह वह संख्या 3.14 लौटाती है और "त्रिज्या" एक "नाम" है जो हमने एक सेल को दिया है जिसमें त्रिज्या है; "ऑपरेटर" प्रतिपादक (^) और गुणक (*) हैं.

आदेश और वरीयता

कोष्ठक का उपयोग गणना में क्रम और पूर्ववर्तीता को दर्शाने के लिए किया जाता है.

एक वृत्त का क्षेत्र भी हम πrr लिख सकते हैं लेकिन नहीं (circler)², इसलिए आपको सही उत्तर प्राप्त करने के लिए आदेश और पूर्वता को समझने की आवश्यकता है। गुणन के पहले व्यय का मूल्यांकन किया जाता है, इसलिए इस मामले में कोष्ठक की आवश्यकता नहीं होती है। फ़ंक्शन पहले त्रिज्या को वर्ग करता है फिर पाई द्वारा गुणा करता है.

यदि आप किसी भी संभावित संदेह को समाप्त करना चाहते हैं तो आप स्पष्ट हो सकते हैं और लिख सकते हैं = Pi * (त्रिज्या ^ 2).

हम पाठ 2 में आगे के आदेश और पूर्वता का पता लगाएंगे.

अगला आनेवाला…

इस श्रृंखला के शेष भाग के लिए, हम चार प्रमुख क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करेंगे:

पाठ 2: सूत्र बनाना और बनाना

आरंभ करने के लिए, सूत्र का पता लगाने का पहला तरीका है कि सूत्र कैसे बनाएं और बुनियादी नियमों को समझें:

• कैसे एक सूत्र बनाने के लिए
• गणना संचालक
• आदेश और पूर्वता
• सूत्र के भीतर किसी फ़ंक्शन का उपयोग कैसे किया जाता है, यह प्रदर्शित करता है

पाठ 3: सेल संदर्भ और स्वरूपण

इस पाठ में, हम तीन प्रकार के सेल संदर्भ (सापेक्ष, पूर्ण और मिश्रित) पर चर्चा करते हैं, स्वरूपण, कैसे स्थानांतरित या प्रतिलिपि और सूत्र, और परिपत्र संदर्भ।.

मान लीजिए कि आपके पास सेल B1 में एक सूत्र है जो = A1 * 2 कहता है। यदि आप उस सूत्र को सेल B2 (दाईं ओर एक सेल) में कॉपी करते हैं, तो सेल संदर्भ भी बदल जाता है.

नया सूत्र B1 * 2 कहता है। आप सेल के संदर्भ को एंकर करने के लिए डॉलर के चिह्न ($) का उपयोग कर सकते हैं ताकि इसे कॉपी करने से यह न बदले जहां यह इंगित करता है (चिंता न करें, हम इसे थोड़ा सा कवर करते हैं).

पाठ 4: उपयोगी कार्य जो आपको पता होने चाहिए

यह पाठ सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कुछ कार्यों की व्याख्या करता है और हम उन्हें उपयोगी गणनाओं में कैसे लागू कर सकते हैं और "घोंसला" कार्यों के लिए कैसे.

फंक्शन को नेस्ट करने का मतलब एक फंक्शन को दूसरे के अंदर डालना है। उदाहरण के लिए, यदि आप जानना चाहते हैं कि आज का दिन क्या है, तो लिखें = WEEKDAY (अब ()).

अब () आज की तारीख देता है और WEEKDAY () इसे 1 से 7. की संख्या में बदल देता है। अब WEEKDAY के अंदर "नेस्टेड" है ().

पाठ 5: उन्नत कार्य: यदि, नेस्टेड-आईएफ और लुकअप

यदि आप जटिल मॉडल या एल्गोरिदम बनाना चाहते हैं, तो आपको यह जानना होगा कि IF और नेस्टेड IF सहित तर्क और लुकअप फ़ंक्शंस को कैसे मिलाएं और VLOOKUP और HLOOKUP सहित स्टेटमेंट और लुकअप.

लुकअप फंक्शन का एक उदाहरण = COLUMN () होगा। यह सेल संदर्भ का कॉलम नंबर देता है, जैसे, A = COLUMN (A1).

हम संक्षेप में पिवट टेबल भी कवर करेंगे। डेटा से अर्थ निकालने के लिए एक पिवट टेबल का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, आप बिक्री की एक सूची ले सकते हैं और उन्हें क्षेत्र या बिक्री व्यक्ति द्वारा समूहित कर सकते हैं ताकि आप प्रत्येक के लिए योग दे सकें.