Outlook 2013 में कार्य कैसे बनाएं और प्रबंधित करें इसकी शुरुआत करें

यदि आप उन लोगों में से एक हैं जिनके पास एक व्हाइटबोर्ड या नोटपैड है जो कभी-विकसित करने वाली सूची में है, या आपकी डेस्क और मॉनिटर पोस्ट-इसके साथ सजी हैं® आपको महत्वपूर्ण घटनाओं की याद दिलाता है, तो यह लेख आपके लिए.

आउटलुक आपको कार्यों से युक्त सूचियों को करने देगा, जिससे आप सभी प्रकार की चीजें कर सकते हैं, जैसे कि नियत तिथियां, रिमाइंडर, श्रेणियां, और बहुत कुछ। संपूर्ण बिंदु एक अधिक सक्रिय प्रकार की कार्य सूची बनाना है, जिसके साथ आप बातचीत कर सकते हैं और आपको ईमानदार रखेंगे.

कार्य दृश्य में कार्य करना

हम हाल ही में आउटलुक 2013 की विभिन्न जटिलताओं पर चर्चा कर रहे हैं, इसलिए यदि आप इसके लिए नए हैं, तो हम आपको हमारा परिचय पढ़ने की सलाह देते हैं.

अन्यथा, आउटलुक को टास्क व्यू तक खोलें और चारों ओर देखें। पहली नज़र में, आप देखेंगे कि यह बहुत खाली और बंजर है। ऐसा इसलिए है क्योंकि हम अभी तक इसे भरने के लिए आवश्यक सामानों की भीड़ के साथ भर चुके हैं और चलाने के लिए काम करते हैं.

आइए आपको बताते हैं कि कैसे आप एक समर्थक की तरह कार्य का उपयोग कर सकते हैं और आउटलुक के साथ अपने जीवन को व्यवस्थित कर सकते हैं। थोड़े समय और काम के साथ, आपके पास कार्यों का एक व्यापक सेट होगा, जिसे आप याद दिलाने के लिए सेट कर सकते हैं जब वे होने वाले हैं, या आप उन्हें किसी अन्य व्यक्ति को भी सौंप सकते हैं!

कार्य जोड़ना

शुरू करने के लिए, आप कार्यों को जोड़ना चाहते हैं। आप देखेंगे कि बाएं हाथ की ओर परिचित फ़ोल्डर फलक है। आप इस दृश्य को नए फ़ोल्डर्स जोड़ सकते हैं, प्रभावी रूप से तब अपने कार्यों को श्रेणियों में व्यवस्थित कर सकते हैं। आप एक नया फ़ोल्डर समूह भी बना सकते हैं ताकि यदि आवश्यक हो तो आप अपने कार्यों को अपने पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन के बीच फिर से अलग कर सकें.

शुरू करने के लिए, आप देखेंगे कि एक कार्य फ़ोल्डर समूह में मेरे कार्य और दो उप कार्य फ़ोल्डर हैं: टू-डू सूची और कार्य। यदि हम शीर्ष-सबसे फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करते हैं, तो हम एक "नया फ़ोल्डर समूह" बना सकते हैं जिसे हम वर्क टास्क नाम देंगे.

आप "एक नया कार्य जोड़ने के लिए यहां क्लिक करें" पर क्लिक करके एक त्वरित कार्य जोड़ सकते हैं या आप होम रिबन पर "नया कार्य" पर क्लिक कर सकते हैं। निम्नलिखित शीर्षक रहित कार्य को देखें, जिसमें आप कई विकल्प लागू कर सकते हैं, कार्य दिखा सकते हैं, इसके विवरण, साथ ही साथ इसे प्रबंधित कर सकते हैं.

आइए कुछ मूलभूत विवरणों के साथ अपने कार्य को थोड़ा सा भरें और फिर "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करें। आप अपनी आरंभ तिथि, अंतिम तिथि (यदि लागू हो), स्थिति, प्राथमिकता और पूर्णता प्रतिशत चुन सकते हैं। आप "अनुस्मारक" बॉक्स को भी देख सकते हैं और आउटलुक को बता सकते हैं कि आपका कार्य कब होने वाला है.

कार्य देखना, संशोधित करना और अद्यतन करना

कुछ कार्य बनाने के बाद, हम उन्हें हमारे कार्य दृश्य में सूचीबद्ध देख सकते हैं। आप यहां कुछ बुनियादी छेड़छाड़ कर सकते हैं जैसे नियत तारीख को बदलना या एक श्रेणी निर्दिष्ट करना, लेकिन यदि आप वास्तव में देखना और संपादित करना चाहते हैं, तो आपको इसे खोलने के लिए डबल-क्लिक करना होगा.

यहां एक बार फिर हमारा काम है। हम इसमें बदलाव कर सकते हैं जैसे कि स्थिति या प्राथमिकता, या हम "विवरण" बटन पर क्लिक कर सकते हैं.

यदि कार्य से जुड़े अन्य विवरण हैं, तो आप उन्हें यहां भर सकते हैं। हालांकि यह ज्यादातर लोगों के लिए प्रासंगिक नहीं हो सकता है, यदि आप स्वतंत्र ठेकेदारों या सलाहकारों के साथ व्यवहार करते हैं, तो यह एक शानदार जगह है कि वे आपको लगभग कितना खर्च कर रहे हैं.

पुनरावृत्ति पर जाने से पहले कुछ अन्य बातें हैं जिनका हम उल्लेख कर सकते हैं। जब आप कार्य इंटरफ़ेस के बारे में बात कर रहे हैं, तो ध्यान दें कि आप कार्य को हटा सकते हैं या अग्रेषित कर सकते हैं यदि आप तय करते हैं कि यह पीछा करने लायक नहीं है, या आपको उस पर किसी और से इनपुट की आवश्यकता है, क्रमशः.

आप कार्य का प्रबंधन भी कर सकते हैं, जैसे कि इसे पूर्ण रूप से चिह्नित करना, इसे असाइन करना और स्थिति रिपोर्ट भेजना। हम जल्द ही इस बारे में और बात करेंगे। अभी के लिए, आइए संक्षेप में देखें कि आवर्ती कार्यों को कैसे सेट किया जाए.

आवर्ती कार्य के साथ कार्य करना

आवर्ती कार्य बनाना एक आवर्ती नियुक्ति बनाने या आवर्ती बैठक बनाने के समान है। जब आप "पुनरावृत्ति" बटन पर क्लिक करते हैं, तो संवाद आपको बहुत परिचित लगेगा.

तो यहाँ हमारी "काम के सामान के बारे में बात" कार्य है, बुधवार को हर हफ्ते आवर्ती, दृष्टि में कोई अंत नहीं है। यह भी ध्यान दें, कि भले ही आप कार्य को पूरा करने के समय तक कार्य पूरा नहीं करते हैं, फिर भी एक और उत्पन्न होगा.

आप "नए कार्य को पुन: उत्पन्न करें" विकल्प का चयन करके इसे ओवरराइड कर सकते हैं, जो कि x दिन पर स्वचालित रूप से आवर्ती होने के बजाय, कार्य को तब तक पुन: उत्पन्न नहीं करेगा, जब तक कि वर्तमान पूर्ण नहीं हो जाता।.

किसी और को एक कार्य सौंपना

हमारे पास "काम के सामान के बारे में बात है!" कार्य सभी सेट अप किया गया है, अब हमें बस इसे किसी और पर बंद करने की आवश्यकता है! रिबन के टास्क प्रबंधित करें अनुभाग में "टास्क असाइन करें" बटन पर क्लिक करें.

यह एक ई-मेल के रूप में कार्य को खोलेगा, जिसे आप बाद में दूसरों को संबोधित कर सकते हैं। इस मामले में हम केवल किसी और को काम के सामान के बारे में बात करने के लिए कार्य सौंपने जा रहे हैं, इसलिए हम उन्हें ई-मेल करेंगे.

यदि आप एड्रेस को "To" फील्ड में टाइप करना चाहते हैं, या आप अपने एड्रेस बुक से भाग्यशाली नाम लिख सकते हैं। क्या पता पुस्तिका स्थापित नहीं है? संपर्कों को बनाने और प्रबंधित करने के तरीके के बारे में पढ़ें, जिसमें Gmail से अपने संपर्कों को Outlook में सही तरीके से आयात करना शामिल है.

उस प्राप्तकर्ता को "स्वीकार" या "अस्वीकार" करने के विकल्प के साथ एक ई-मेल मिलेगा, हम बॉस को परेशान नहीं करना चाहते हैं, इसलिए हम बस आगे बढ़ेंगे और कार्य स्वीकार करेंगे। इसके अलावा, काम के सामान के बारे में बात करना एक बुरा विचार नहीं है!

अंत में, यदि शक्तियां-कि-अपने वर्तमान में असाइन किए गए कार्य पर प्रगति (या उसके अभाव) जानना चाहती हैं। आप उन्हें स्टेटस रिपोर्ट भेज सकते हैं.

कुल मिलाकर, औसत होम आउटलुक उपयोगकर्ता कार्यों का उपयोग करने की संभावना है क्योंकि घर पर काम करना या टिकटिक बंद करना है, लेकिन यह आपके कार्य करने की क्षमताओं की पूरी श्रृंखला को जानने के लिए उपयोगी है। आइए अब बाकी होम रिबन पर जाएं और इस बारे में बात करें कि आप वहां से कार्य को प्रबंधित करने के लिए क्या कर सकते हैं.

कार्य प्रबंधन और दृश्य द्वारा छंटनी

आपके सप्ताह के दौरान, कुछ कार्य हो जाएंगे, और कुछ नहीं होंगे। जिन्हें आप पूरा करते हैं, आप पूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं और भूल सकते हैं। लेकिन जो आपको नहीं मिलते हैं उन्हें किसी तरह प्रबंधित करने की आवश्यकता होगी या आपके पास केवल उड़ाए गए कार्यों की बढ़ती सूची होगी.

उन्हें प्रबंधित करने के कुछ तरीके हैं। आइए रिबन के उस क्षेत्र को देखें और फिर आपको दिखाएं कि इन उपकरणों का अधिकतम उपयोग कैसे करें.

"सूची से निकालें" बटन पर क्लिक करने से यह पूर्ण के रूप में चिह्नित होगा और इसे सूची से हटा देगा। यदि आउटलुक एक समस्या का सामना करता है, जैसे कि यदि कार्य आवर्ती है, या यह अपूर्ण है, तो यह आपसे पूछेगा कि आप इसके बारे में क्या करना चाहते हैं?.

आप अपने कार्य सूची में देखे गए कार्यों के साथ सीधे काम भी कर सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए निम्न स्क्रीनशॉट देखें। आप देखते हैं कि आप इसे पूर्ण रूप में चिह्नित करने के लिए ध्वज आइकन पर क्लिक कर सकते हैं, या आप अपने अनुवर्ती विकल्पों को देखने के लिए राइट-क्लिक कर सकते हैं.

आप यहाँ अगले स्क्रीनशॉट में देख रहे हैं कि हमारा कार्य "हमारे पैरों के साथ फुटबॉल देखने के आसपास बैठना" कल होने वाला है, लेकिन हमने अगले सप्ताह भी इसे फॉलो-अप के लिए चिह्नित किया है। एक अनुवर्ती कार्य का निर्माण मूल रूप से उस समय के लिए दोहराता है जो संभवतः आपको इसे पूरा करने के लिए सबसे उपयुक्त है। इस मामले में, हम कल के कार्य को पूर्ण या हटाने के रूप में चिह्नित कर सकते हैं, लेकिन वह डुप्लिकेट कार्य अभी भी अगले सप्ताह के कारण होगा.

ध्यान दें, आप पांच प्रीसेट अंतराल में से किसी एक कार्य का अनुसरण कर सकते हैं, या आप एक कस्टम फॉलो-अप बना सकते हैं.

अंत में, अपने दृष्टिकोण को बदलने से कार्यों के एक बड़े शरीर के माध्यम से टुकड़ा करने में मदद मिल सकती है। यदि यह रिबन पर नहीं दिखाया गया है, तो आप "दृश्य बदलें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं और आपको ये विकल्प दिखाई देंगे.

यहां एक सरल सूची दिख सकती है। यह दृश्य पूर्ण होने की अवस्थाओं या श्रेणियों, या कुछ और के बीच भेदभाव नहीं करता है। यह सिर्फ आपके पिछले, वर्तमान और भविष्य के कार्यों को एक सरल दृष्टिकोण में प्रस्तुत करता है.

दूसरी ओर, यदि हम सक्रिय कार्यों द्वारा अपने विचार को क्रमबद्ध करते हैं, तो हम देखते हैं कि चीजें हमारे लिए बहुत हद तक संकुचित हैं.

अपने कार्य दृश्य को बदलने के लिए हमेशा याद रखें ताकि आप अधिकतम उत्पादकता क्षमता के लिए उन्हें जल्दी से छाँट सकें या छिपा सकें!

कार्य विकल्प

अंत में, आइए कार्य विकल्पों के साथ खुद को परिचित या पुन: प्राप्त करें। कार्य विकल्प आपको सेटिंग्स बदलने और उनके व्यवहार और उपस्थिति को बदलने देंगे। आप "विकल्प -> कार्य" पर क्लिक करके फ़ाइल मेनू से उन तक पहुंच सकते हैं।

आप नियत तिथियों, अतिदेय और पूर्ण कार्य रंगों, काम के घंटों और अन्य सरल ट्वीक्स के साथ कार्यों पर अनुस्मारक के लिए विकल्प निर्धारित कर सकते हैं। इसलिए अब, यदि आप चाहते हैं कि अतिदेय कार्य उज्ज्वल नीले हों या आप शुरुआत के बजाय दिन के अंत में डिफ़ॉल्ट अनुस्मारक चाहते हैं, तो आप यहां परिवर्तन कर सकते हैं.

जैसा कि आप बता सकते हैं, आउटलुक खुद को एक बहुत अच्छी तरह से गोल अनुप्रयोग होने का खुलासा कर रहा है, और हमने अभी तक कैलेंडरिंग और नोट्स के बारे में भी बात नहीं की है! हम आशा करते हैं कि आप अपने संगठन कौशल को एक दो पायदान पर लाने के लिए कार्य का उपयोग करने में सक्षम हैं। वे वास्तव में सेट करना और असाइन करना आसान है, और उन रिमाइंडर्स को देखना और अपनी सूची की सभी चीजों को धीरे-धीरे जांचना अच्छा लगता है.

इस बीच, हम आपसे सुनने में रुचि रखते हैं। कोई प्रश्न या टिप्पणी है जो आप हमारे साथ छोड़ना चाहते हैं? हमारे चर्चा मंच पर छोड़ दो और आग दूर.