Outlook 2013 में कैलेंडर कैसे बनाएं, प्रबंधित करें, और साझा करें

जब तक आप ज़िम्मेदारियों से मुक्त जीवन व्यतीत कर रहे होते हैं, सूर्य शायद उगता है और आपके दैनिक कैलेंडर पर बस जाता है। यदि आपको पता नहीं है कि दैनिक आधार पर क्या हो रहा है, तो आप जल्दी से छूटी नियुक्तियों और आश्चर्य बैठकों के चक्रव्यूह में खुद को खो सकते हैं.

आइए आउटलुक के कैलेंडर के बारे में बात करें क्योंकि ई-मेल के बाहर, (शायद और भी कई बार), संगठित और उत्पादक घटनाओं को प्रबंधित करने और सामान प्राप्त करने की क्षमता पर निर्भर करता है। आउटलुक महान एपलॉम्ब के साथ जो करता है, उनमें से एक, शायद अन्य अनुप्रयोगों की तुलना में बेहतर है, कैलेंडरिंग है। जब यह ईवेंट बनाने, संशोधित करने और साझा करने की बात आती है, तो आउटलुक के कैलेंडर फ़ंक्शन दूसरे-से-कोई नहीं हैं.

यह लेख मुख्य रूप से सरल सामान पर केंद्रित होगा। हम आपको दिखाएंगे कि कैसे अपने कैलेंडर बनाएं और प्रबंधित करें, अपॉइंटमेंट्स, मीटिंग्स जोड़ें, और आसान सहयोग के लिए अपनी पता पुस्तिका में उन्हें दूसरों के साथ साझा भी करें। जब तक हम काम नहीं करेंगे, तब तक हम बताएंगे कि ई-मेल या कॉन्टैक्ट और एड्रेस बुक्स जैसी ऑबजेक्ट्स के लिए आउटलुक का उपयोग कैसे किया जाता है, आप कैलेंडर को अपने व्यस्त जीवन में शामिल कर सकते हैं और अपने घर या छोटे कार्यालय को बेहतर बना सकते हैं।.

कैलेंडर मूल बातें

जब भी आप आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आपके पास अपने निपटान में इसकी कैलेंडरिंग क्षमताएं होंगी। यहां तक ​​कि अगर आपके पास कोई ईमेल खाता सेट नहीं है, तो भी आप इसके बाकी सुविधाओं के लिए आउटलुक का उपयोग कर सकते हैं। कैलेंडर, सबसे अच्छा काम करता है, हालाँकि, यदि आप इसकी सहयोगी क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं, तो ईमेल खाते का उपयोग करके आश्वासन देते हैं कि आप बैठक के निमंत्रण भेजने और सहभागी सूचनाएं प्राप्त करने में सक्षम हैं.

इसके बावजूद, यहां आपका मूल, हर रोज़ का कैलेंडर, यानी डिफ़ॉल्ट कैलेंडर आपके डिफ़ॉल्ट Outlook प्रोफ़ाइल से संबद्ध है। यह मासिक दृश्य है, लेकिन आप दृश्य बदलने के लिए अरेंज टैब पर फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, नीचे कार्य सप्ताह दृश्य (पूरे सप्ताह का दृश्य) है। यह बहुत सरल है, मौसम के साथ (आप इसे अपने शहर में सेट कर सकते हैं), और एक खोज बॉक्स। यदि आपकी कोई बैठक या नियुक्तियाँ हैं, तो आप उन्हें यहाँ देखेंगे, और आप कैलेंडर के किनारों पर क्रमशः "पिछला नियुक्ति" या "अगला नियुक्ति" बटन पर क्लिक करके पिछले या अगले सप्ताह को छोड़ सकते हैं.

आइए थोड़ा सा आगे बढ़ें और अपने विशिष्ट या विशेष आवश्यकताओं के अनुरूप अपने कैलेंडर की व्यवस्था को बेहतर बनाने के तरीके पर ध्यान दें.

फ्लेक्सिंग योर कैलेंडर का मसल

आप अपने कैलेंडर की व्यवस्था और स्वरूप को बदलने के लिए काफी कुछ कर सकते हैं। यदि आप नीचे दिए गए दृश्य टैब की जांच करते हैं, तो आपको शैलियों का एक पूरा वर्गीकरण दिखाई देता है, जिसे आप एक कैलेंडर के लिए नियोजित कर सकते हैं जो आपकी संगठनात्मक आवश्यकताओं के अनुरूप है.

निम्नलिखित कैलेंडर देखें। हमने इसके स्वरूप में कुछ छोटे बदलाव किए हैं। एक के लिए, आप रंग बदल सकते हैं, जो एक सूक्ष्म लेकिन अच्छा स्पर्श है.

व्यू टैब आपको उस मोड पर उच्चारण करने के लिए कई अन्य दृश्य जोड़ने देता है। उदाहरण के लिए, वहाँ-टू-बार है, जो आपको कैलेंडर, लोगों और कार्यों को राइट-हैंड कॉलम (ऊपर देखें) में जोड़ने देता है। यह टू-डू बार आपके द्वारा चालू मोड के लिए अनुकूलन योग्य है, इसलिए भले ही आपको फ़ंक्शंस और कैलेंडर सक्षम किया गया हो, जैसा कि उपरोक्त स्क्रीनशॉट में है, यदि आप अपने इनबॉक्स में स्विच करते हैं, तो आपको पुनः सक्षम करने की आवश्यकता होगी -डॉ बार.

प्रत्येक मोड में व्यू टैब के साथ खेलना एक अच्छा विचार है क्योंकि वे सभी बिल्कुल समान नहीं होंगे। उदाहरण के लिए, कैलेंडर दृश्य में रीडिंग पेन का अधिक उपयोग नहीं किया गया है, लेकिन यह निश्चित रूप से आपके इनबॉक्स में एक बढ़िया अतिरिक्त है.

इसी तरह, डेली टास्क व्यू सक्षम के साथ एक दैनिक कैलेंडर दृश्य देखें। आप नीचे दिए गए कार्यों के साथ आप यहां दैनिक कैलेंडर देख सकते हैं.

हम आगामी लेख में कार्यों के बारे में अधिक बात करेंगे, लेकिन अब उन सभी चीजों पर ध्यान केंद्रित करें जिन्हें आप नियुक्तियों और बैठकों के बारे में जानना चाहते हैं.

नियुक्ति और बैठकें जोड़ना

आइए नियुक्तियों और बैठकों की स्थापना देखें। निम्नलिखित उदाहरण में, हम पिज्जा पार्टी का आयोजन कर रहे हैं। पाठ्यक्रम का विषय, नियुक्ति की प्रकृति है, और जबकि पिज्जा पार्टी जरूरी "नियुक्ति" नहीं है, आपको यह विचार मिलता है। फिर आप अन्य बारीकियों को जोड़ सकते हैं जैसे कि पिज्जा पार्टी हो रही है, और इसकी शुरुआत और अंत समय.

घटना में नोट्स, निर्देश, या निर्देश जोड़ने के लिए बहुत सारी जगह (तकनीकी रूप से असीमित) है। यदि आपके पास अन्य लोग नहीं हैं, तो निश्चित रूप से, यह किसी पार्टी का ज्यादा हिस्सा नहीं है। इसलिए हमें कुछ उपस्थित लोगों को आमंत्रित करना होगा। एक बार जब आप लोगों को आमंत्रित करते हैं, तो इसे अब नियुक्ति नहीं माना जाता है। इसके बजाय, Outlook इसे मीटिंग में बदलता है। निम्न स्क्रीनशॉट में, हम देखते हैं कि हमारी नई नियुक्ति बदल गई है.

आप हाथ से नाम लिख सकते हैं, या अपनी पता पुस्तिका से उपस्थित लोगों को जोड़ने के लिए "टू" बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आपने अभी तक एक पता पुस्तिका स्थापित नहीं की है, तो हम आपको जीमेल जैसे अन्य स्रोतों से संपर्क जोड़ने और प्रबंधित करने का तरीका बता सकते हैं।.

आप सीधे पीछा कर सकते हैं और बस रिबन के होम टैब से "नई मीटिंग" पर क्लिक करें। जब आप उपस्थित लोगों को आमंत्रित कर रहे हैं, तो आपके पास आगे प्रतिक्रिया के विकल्प का अनुरोध करने का विकल्प है.

यदि आप एक प्रतिक्रिया का अनुरोध करते हैं (केवल शब्द को बाहर रखने और उस पर छोड़ने के बजाय), तो आमंत्रितों के पास आरएसवीपी के लिए एक मौका होगा। ध्यान दें, यह एक Microsoft उत्पाद जैसे कि आउटलुक डॉट कॉम ई-मेल खाते के साथ अद्भुत काम करता है, जहाँ आपको सीधे संदेश में प्रतिक्रिया विकल्प दिए जाते हैं.

जीमेल में, आप एक आमंत्रण पर उसी तरह से कार्य कर पाएंगे। हालाँकि, आप जवाब देते हैं, यह ईवेंट आयोजक को भेजा जाएगा और स्वचालित रूप से उनके Outlook में जोड़ा जाएगा.

अब जब हम नियुक्तियों और बैठकों पर स्पष्ट हैं, तो हम उन्हें संशोधित करने और रद्द करने के लिए आगे बढ़ेंगे क्योंकि परिवर्तन अपरिहार्य है, और कभी-कभी हमारी सबसे अच्छी योजना पूरी हो जाती है.

मीटिंग्स और ट्रैकिंग प्रतिक्रियाओं को संशोधित करना या रद्द करना

कुछ सामने आया है, और हमें शनिवार रात को अपनी पिज्जा पार्टी को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। यह हमारे लिए कोई समस्या नहीं है लेकिन हमारे उपस्थित लोगों के बारे में क्या है? ठीक है, उनकी योजना पूरी तरह से उन पर निर्भर करती है, लेकिन आउटलुक कम से कम उन्हें परिवर्तनों के प्रति सचेत करना आसान बनाता है.

किसी मीटिंग को संशोधित करने और अपने सहभागियों को सचेत करने के लिए, पहले अपने Outlook कैलेंडर से ईवेंट खोलें और आपके द्वारा आवश्यक परिवर्तन करें। इस मामले में, हम केवल एक दिन बैठक को वापस ले जा रहे हैं। ध्यान दें, आप "अपडेट भेजें" पर क्लिक कर सकते हैं और आपके आमंत्रितों को परिवर्तन पर अपडेट किया जाएगा.

इस बिंदु पर, यदि किसी भी उपस्थित व्यक्ति ने पहले आपके निमंत्रण को स्वीकार कर लिया था, तो उन्हें इसे फिर से स्वीकार करने की आवश्यकता होगी.

अब यह दिखाने का एक अच्छा समय हो सकता है कि आपकी मीटिंग की प्रगति को कैसे ट्रैक किया जाए। "ट्रैकिंग" बटन पर क्लिक करें और यहां से आप अपनी मीटिंग की प्रगति देख सकते हैं। अभी, केवल एक आमंत्रित व्यक्ति ने स्वीकार किया है, शायद इस शनिवार को इतना अच्छा समय नहीं है.

उह, फिर से कुछ अभी सामने आया है और हमें बैठक को रद्द करने की आवश्यकता है। बस "मीटिंग रद्द करें" बटन पर क्लिक करें। अब आपका आमंत्रण बदल जाएगा और आपको बुरी खबर पर क्लिक करने और भेजने के लिए "भेजें रद्द" बटन मिलेगा.

यह उतना ही आसान है, आपके पिछले आमंत्रितों को एक अद्यतन ईमेल प्राप्त होगा और आपके Outlook कैलेंडर से ईवेंट हटा दिया जाएगा.

आयोजन

आपके अपॉइंटमेंट-किए-मीटिंग्स में प्रवेश करने और सहेजने के बाद, आप इसे अपने कैलेंडर पर देखेंगे। जब आप इस पर मंडराते हैं, तो आप प्रासंगिक विवरण देखेंगे। इस बिंदु पर, यदि सब कुछ अच्छा है, तो आप इसे छोड़ सकते हैं और अन्य चीजों पर आगे बढ़ सकते हैं.

यदि, हालाँकि, आप इसे बदलना या हटाना चाहते हैं, तो आप इसे डबल क्लिक करके या रिबन पर उपयुक्त कार्रवाई का उपयोग करके खोल सकते हैं, यहाँ "ओपन" बटन है.

आप राइट-क्लिक संदर्भ मेनू से एक ही रिबन नियंत्रण के कई उपयोग कर सकते हैं.

अपनी मीटिंग या अपॉइंटमेंट के साथ, विकल्प टैब पर ध्यान दें, जो आपको कुछ बदलावों को प्रभावित करने देगा जैसे कि आपकी स्थिति (व्यस्त, तम्बू से बाहर, आदि), एक अनुस्मारक सेट करें, समय क्षेत्र बदलें, और अंत में सेट करें। आवर्ती के रूप में घटना.

आवर्ती घटनाएं आम हैं, जैसे कि साप्ताहिक बैठक या त्रैमासिक आय घटना, या सिर्फ एक दोस्त के साथ दोपहर का भोजन, इसलिए यह जानना अच्छा है कि उन्हें कैसे सेट किया जाए। जैसा कि आप स्क्रीनशॉट से देख सकते हैं, वर्कआउट करना बहुत आसान होना चाहिए। आप अपॉइंटमेंट का समय, पैटर्न और निश्चित रूप से रेंज या कितनी देर तक पुनरावृत्ति कर सकते हैं.

आप निम्नलिखित छवि में देखते हैं, हमने हर सोमवार को दोपहर एक बजे के लिए एक आवर्ती घटना की स्थापना की है, जो अनिश्चित काल तक जारी रहेगी.

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि बैठकों और नियुक्तियों में कई महत्वपूर्ण अंतर होते हैं, फिर भी वे देखते हैं और उसी तरह संशोधित किए जा सकते हैं, इसलिए नियुक्तियों के लिए आपके द्वारा देखे जाने वाले सभी विकल्प बैठकों के लिए समान होंगे।.

एक कैलेंडर आइटम के लिए एक फ़ाइल या दस्तावेज़ संलग्न करना

आइए कल्पना करें कि आपने एक नियुक्ति की है, जैसे कि अपने पालतू जानवर को पशु चिकित्सक के पास ले जाना, या अपना तेल बदलवाना, और किसी भी स्थिति में, आपके पास एक दस्तावेज या छवि है जिसे आप इसे संलग्न करना चाहते हैं ताकि आप भूल न जाएं।.

निम्नलिखित उदाहरण में, हम अपने तेल को अंततः बदल रहे हैं, और हमें इसके लिए एक कूपन मिला है। आप कूपन को प्रिंट कर सकते हैं और इसे पहले से याद रखने की कोशिश कर सकते हैं, या आप इसे केवल नियुक्ति में संलग्न कर सकते हैं, इसलिए जब आउटलुक आपको याद दिलाता है, तो कूपन सही है इसलिए आप इसे प्रिंट कर सकते हैं, जबकि आप इसके बारे में सोच रहे हैं.

ऐसा करने के लिए, आप "फ़ाइल संलग्न करें" पर क्लिक करना चाहते हैं और फिर उस स्थान पर ब्राउज़ करें जहां यह सहेजा गया है। आप फ़ाइल को या तो सम्मिलित कर सकते हैं, पाठ के रूप में इनलाइन पेस्ट कर सकते हैं, या फ़ाइल के स्थान को हाइपरलिंक के रूप में सम्मिलित कर सकते हैं। इस उदाहरण में, हम बस पीडीएफ संलग्न करने जा रहे हैं.

बेशक, यह एक अत्यधिक उपयोगी सुविधा होने जा रही है यदि आपको किसी व्यावसायिक बैठक के लिए दस्तावेजों को साझा करने, छात्रों को अध्ययन सामग्री भेजने की आवश्यकता है, या जब भी स्थिति पूरक जानकारी के लिए बुला सकती है।.

प्रबंधन और कैलेंडर साझा करना

कैलेंडर प्रबंधित करने से आप दो चीजों को पूरा कर सकते हैं। आप विभिन्न स्रोतों से कैलेंडर खोल सकते हैं, और आप कैलेंडर समूह बना और सहेज सकते हैं.

यदि आप "ओपन कैलेंडर" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप इंटरनेट से कई स्रोतों से एक कैलेंडर बना सकते हैं, या आप एक रिक्त कैलेंडर बना सकते हैं। एक रिक्त कैलेंडर बनाने का एक फायदा यह है कि आप अपने काम और गृह जीवन को अलग रख सकते हैं.

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि कई कैलेंडर बनाए गए हैं, और हमने काम के लिए एक विशेष समूह भी बनाया है। आप वास्तव में घटनाओं को एक कैलेंडर से दूसरे में खींच सकते हैं; आप यह देखते हैं कि हमारे द्वारा चुने गए दो कैलेंडर में साप्ताहिक बैठक के लिए हमारे पास प्रविष्टि कैसे है.

कैलेंडर में घटनाओं को खींचने में सक्षम होने का मतलब है कि अगर आपने नियुक्ति या बैठक को जोड़ने में समय बिताया है, यदि आप बाद में यह तय करते हैं कि इसे एक अलग कैलेंडर पर होना चाहिए, तो आपको घटनाओं को फिर से बनाने की आवश्यकता नहीं है।.

अंत में, आप कैलेंडर साझा कर सकते हैं, जो कि एक कैलेंडर को ई-मेल करने की क्षमता के बावजूद, बहुत आत्म-व्याख्यात्मक होना चाहिए। हमने पिछले लेख में इसे संक्षेप में कवर किया था, इसे पूरा करने का यह एक और तरीका है। यहाँ निम्न स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि जब आप इस विकल्प का उपयोग करते हैं तो क्या होता है.

आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप किस कैलेंडर को साझा करते हैं, दिनांक सीमा (एक दिन से पूरे कैलेंडर तक), विवरण का स्तर साझा करने के लिए (सरल उपलब्धता, सीमित और पूर्ण विवरण), और फिर कुछ उन्नत विकल्प हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं.

इस तरह से साझा करने का अर्थ है कि आप अपने कैलेंडर की जानकारी को अन्य Outlook उपयोगकर्ताओं के साथ जल्दी, आसानी से और सहजता से प्रसारित कर सकते हैं, साथ ही आपके लिए भेजे गए कैलेंडर को एकीकृत कर सकते हैं।.

कैलेंडर विकल्प

के माध्यम से सॉर्ट करने के लिए काफी कुछ कैलेंडर विकल्प हैं (हालांकि ई-मेल के साथ बहुत अधिक नहीं)। इन विकल्पों में से अधिकांश का उद्देश्य कैलेंडर को आपकी पेशेवर और व्यक्तिगत आवश्यकताओं के साथ अधिक प्रभावी ढंग से काम करने के लिए कॉन्फ़िगर करना है.

उदाहरण के लिए, आप अपने काम के घंटे और कार्य सप्ताह बदल सकते हैं, छुट्टियां जोड़ सकते हैं, समय क्षेत्र बदल सकते हैं, डिफ़ॉल्ट रंग सेट कर सकते हैं और यहां तक ​​कि फ़ारेनहाइट और सेल्सियस के बीच चयन कर सकते हैं। अपने अवकाश पर उनके माध्यम से अपने तरीके से काम करें और देखें कि आपके लिए सबसे अच्छा काम क्या है.

आउटलुक में कैलेंडर की विशेषताएं शीर्ष पर हैं और यदि आप एक केंद्रीय एक्सचेंज सर्वर के साथ एक संगठन में काम करते हैं, तो आप संभावित रूप से परिचित हैं कि आप साझा कैलेंडर पर कैसे सहयोग कर सकते हैं, घटनाओं को देख सकते हैं, और बहुत कुछ। यह सब मूल रूप से अतिरिक्त बिजली और सुविधा के लिए आपके अपने स्थानीय आउटलुक इंस्टॉलेशन के भीतर काम करता है.

घर पर, एक ही कार्यक्रम में बहुत सारी विशेषताओं के साथ एक कैलेंडर होना अच्छा है। ई-मेल ऐप से अपने कैलेंडर ऐप पर स्विच करने की कोई आवश्यकता नहीं है, आप ईवेंट को शेड्यूल कर सकते हैं और माउस बटन के कुछ ही क्लिक के साथ प्रतिभागियों को जल्दी से आमंत्रित कर सकते हैं, और भी बहुत कुछ.

लेकिन, यह हमारी ओर से पर्याप्त बात है। अब हम आपसे क्यों नहीं सुनते? अपने विचार हमें बताएं या अपनी टिप्पणियाँ हमारे चर्चा मंच में दें.