आसान प्रबंधन के लिए कलर कोड आउटलुक

प्रतिदिन कार्यालय में कई ईमेल का आयोजन और निगरानी रखना स्वयं के लिए एक काम हो सकता है। आज हम रंगीन कोड का उपयोग करने पर एक नज़र डालते हैं ताकि संदेश विषयों की पहचान करना आसान हो और वे किसे भेज रहे हैं.

यह सुविधा शुरुआत से ही कार्यालय 2007 में उपलब्ध है, लेकिन हमने इसे अभी तक कवर नहीं किया है, और यह कुछ ऐसा था जिसे मैंने अनदेखा कर दिया था। हालांकि थोड़ी देर के लिए इसके साथ खेलने के बाद, मैंने पाया कि यह उन ईमेलों की भीड़ को प्रबंधित करने का एक अच्छा तरीका है जो मुझे रोज़ मिलते हैं। यहां हम उन संपर्कों को रंग देने के माध्यम से जाएंगे, जो संदेश भेज रहे हैं ताकि वे स्पॉट करना आसान हो। इसके अलावा विषय वस्तु को अलग-अलग रंग समूहों में वर्गीकृत करने से बात सीधी रखने में मदद मिलती है.

रंग कोड प्रेषक

Outlook खोलें और उस संदेश को हाइलाइट करने के लिए क्लिक करें जिसे आप कलर कोड करना चाहते हैं.

टूल्स पर जाएं और फिर व्यवस्थित करें.

इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के तरीके खुलते हैं और आप कलर्स का उपयोग करना चाहते हैं। अब आप उस कॉन्टेक्ट को जिस कलर से जोड़ना चाहते हैं, उसे सिलेक्ट कर सकते हैं। आप केवल आपके लिए भेजे गए संदेशों के लिए एक विशिष्ट रंग का चयन कर सकते हैं, जो समूह और व्यक्तिगत संदेशों के बीच अंतर करने के तरीके के रूप में काम आता है.

रंगों के साथ क्या किया जा सकता है, इसका एक उदाहरण यहां दिया गया है। आप केवल सबसे महत्वपूर्ण प्रेषक के लिए कुछ रंग बनाना चाहते हैं, हालांकि, मैं इस उदाहरण के साथ थोड़ा ओवरबोर्ड कर सकता हूं.

रंग श्रेणियाँ

आपके संदेशों को नेत्रहीन रूप से व्यवस्थित करने का एक और उपयोगी तरीका उनके लिए रंग श्रेणियां जोड़ना है। आप प्रत्येक रंग श्रेणी से संबंधित ईमेल विषय को अनुकूलित कर सकते हैं.

संदेश में शीर्ष पर श्रेणी रंग पट्टी होगी और आप रंग बदलने के लिए बार पर राइट-क्लिक कर सकते हैं.

आप श्रेणी बदलने के लिए श्रेणियाँ अनुभाग के तहत एक संदेश पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं.

आप प्रत्येक श्रेणी का नाम बदल सकते हैं जो भी आपके लिए समझ में आता है.

आप विभिन्न मेल के लिए एक नई श्रेणी बनाना चाहते हैं। क्रियाएँ \ वर्गीकृत और सभी श्रेणियों पर जाएं.

रंग श्रेणियाँ स्क्रीन में न्यू पर क्लिक करें और श्रेणी को एक नाम और रंग दें, आप इसे एक कीबोर्ड शॉर्टकट भी प्रदान कर सकते हैं.

अब आप जिस श्रेणी में हैं, उसी के आधार पर अपने ईमेल संदेशों के माध्यम से छाँट सकते हैं.

यदि आप जल्दी से अपने ईमेल पर नज़र रखने में सक्षम होना चाहते हैं, तो यह जानने के लिए कि रंग श्रेणियों का उपयोग करना मददगार हो सकता है। उम्मीद है कि यह आपके ईमेल को व्यवस्थित करने के साथ शुरू हो सकता है ताकि आप जान सकें कि नुकीले बालों वाले बॉस आपको और अधिक प्रभावी ढंग से करना चाहते हैं.