रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके MS Access 2003 में एक रिपोर्ट बनाएँ

Microsoft Access का उपयोग कई व्यवसायों के भीतर सूचनाओं को संग्रहीत और एक्सेस करने के लिए किया जाता है। आप रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके आसानी से एक साधारण रिपोर्ट भी बना सकते हैं.

अपना एक्सेस डेटाबेस खोलें और बाईं ओर ऑब्जेक्ट फ़ील्ड के नीचे स्थित रिपोर्ट पर क्लिक करें। शीर्ष टूलबार पर नई रिपोर्ट शुरू करने के लिए नए बटन पर क्लिक करें.

नई रिपोर्ट विंडो में रिपोर्ट विज़ार्ड का चयन करें और उसके नीचे ड्रॉप डाउन सूची से चुनें कि रिपोर्ट बनाने के लिए आप किस क्वेरी या तालिका को इकट्ठा करना चाहते हैं। इस उदाहरण में मैं Tech_Company के ग्राहकों के बारे में एक रिपोर्ट बनाना चाहता हूं। आपके पास सही डेटा चयनित क्लिक करने के बाद ठीक है.

विज़ार्ड का यह अगला भाग आपको आपके द्वारा चुनी गई तालिका या क्वेरी से विभिन्न क्षेत्रों का चयन करने की अनुमति देता है। यह बहुत अच्छा है जब आप केवल एक तालिका के भीतर विशिष्ट डेटा के आधार पर एक रिपोर्ट बनाना चाहते हैं। उपलब्ध फ़ील्ड में जानकारी हाइलाइट करें और इसे चयनित फ़ील्ड में ले जाने के लिए ऐरो बटन दबाएं। यहां मैंने ग्राहकों को पहले नाम, अंतिम नाम, शहर और फोन नंबर का चयन किया। इस बिंदु पर आप फ़िनिश का चयन कर सकते हैं, लेकिन आइए विज़ार्ड की थोड़ी अधिक कार्यक्षमता का उपयोग करें, अगला पर क्लिक करें.

इस विंडो में आप अपने डेटा के विभिन्न भागों में ग्रुपिंग को जोड़ना चुन सकते हैं। क्योंकि मैं एक साधारण रिपोर्ट प्रदर्शित कर रहा हूं (कस्टम रिपोर्ट लेखन पर अतिरिक्त ट्यूटोरियल जल्द ही आ रहे हैं), बस नेक्स्ट पर क्लिक करें.

यहां आप चुनते हैं कि रिपोर्ट में डेटा किस क्रम में दिखाई देगा। यह एक ऐसा अनुकूलन है जिसके आधार पर आपको निर्णय लेना होगा कि आप डेटा को कैसे प्रस्तुत करना चाहते हैं। यहां मैं आरोही क्रम में प्रत्येक ग्राहक के अंतिम नाम को क्रमबद्ध करना चुनता हूं.

यह वह जगह है जहां आप रिपोर्ट का लेआउट चुनेंगे। एक बार फिर से इस बात पर निर्भर करता है कि आप डेटा को कैसे प्रस्तुत करना चाहते हैं। इस रिपोर्ट के लिए मैं लेआउट = टेबुलर, ओरिएंटेशन = पोर्ट्रेट चुनता हूं, और मुझे आमतौर पर बॉक्स की जांच करना सबसे अच्छा लगता है "फ़ील्ड की चौड़ाई समायोजित करें ताकि सभी फ़ील्ड एक पृष्ठ पर फिट हो सकें। यह सुनिश्चित करता है कि सभी प्रासंगिक डेटा प्रत्येक पृष्ठ पर हों और एकाधिक पृष्ठों पर बिखरे हुए न हों। Next पर क्लिक करें.

आगे आप रिपोर्ट की शैली या उपस्थिति का चयन करेंगे। एक बार फिर से अपने सर्वश्रेष्ठ रचनात्मक निर्णय का उपयोग करें। इस रिपोर्ट के लिए मैं बोल्ड चुन रहा हूं। Next पर क्लिक करें.

आप लगभग कर चुके हैं! अपनी रिपोर्ट के लिए एक नाम चुनें। यदि यह आपके द्वारा समय-समय पर सहेजने और चलने की योजना बनाने वाली रिपोर्ट है, तो सुनिश्चित करें और एक अच्छे नामकरण सम्मेलन का उपयोग करें ताकि आप और अन्य डेटाबेस उपयोगकर्ता आसानी से रिपोर्ट पा सकें और इसे चला सकें। अपनी रिपोर्ट का नाम देने के बाद, समाप्त करें पर क्लिक करें.

अब आपके द्वारा बनाई गई रिपोर्ट के परिणाम दिखाई देंगे। यहां से आप रिपोर्ट प्रिंट कर सकते हैं, वापस जा सकते हैं और डिज़ाइन में बदलाव कर सकते हैं, या शायद अतिरिक्त टेबल या फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। यदि आप इस बात से खुश हैं कि रिपोर्ट कैसी दिखती है तो इसे सहेज लें और जब आपको इसकी आवश्यकता होगी तब आप इसे खींच पाएंगे.

यदि आप प्रवेश से बिल्कुल भी परिचित नहीं हैं, तो मैं 2003 के प्रशिक्षण के लिए रोडमैप पर जाने की सलाह दूंगा.