Excel में कक्षों की एक श्रेणी के लिए एक नाम कैसे असाइन करें

Excel में सूत्र बनाते समय, आप अपने सूत्र में कार्यपत्रक के किसी अन्य भाग से कक्षों को संदर्भित कर सकते हैं। लेकिन अगर आपके पास बहुत सारे सूत्र हैं, तो उन सभी सेल संदर्भों को भ्रमित किया जा सकता है। भ्रम दूर करने का एक आसान तरीका है.

एक्सेल में एक फीचर शामिल है, जिसे "नाम" कहा जाता है, जो आपके फ़ार्मुलों को अधिक पठनीय और कम भ्रमित कर सकता है। किसी कक्ष या कक्षों की श्रेणी को संदर्भित करने के बजाय, आप उस कक्ष या श्रेणी को एक नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं और सूत्रों में उस नाम का उपयोग कर सकते हैं। इससे आपके फॉर्मूले समझने और बनाए रखने में बहुत आसान हो जाएंगे.

नीचे दिए गए सूत्र में, हम एक ही कार्यपुस्तिका में "उत्पाद डेटाबेस" नामक किसी अन्य कार्यपत्रक से कई कक्षों (बोल्ड में) का संदर्भ देते हैं। इस मामले में, वर्कशीट का नाम हमें एक अच्छा विचार देता है कि कोशिकाओं की श्रेणी में क्या निहित है, "ए 2: डी 7"। हालाँकि, हम फार्मूला को छोटा और पढ़ने में आसान बनाने के लिए इस श्रेणी की कोशिकाओं के लिए एक नाम का उपयोग कर सकते हैं.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (सभी, 'उत्पाद डेटाबेस! A2: D7,2, FALSE))

नोट: उपरोक्त सूत्र में प्रयुक्त VLOOKUP फ़ंक्शन के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Excel में VLOOKUP का उपयोग करने के बारे में हमारा लेख देखें। आप "IF" फ़ंक्शन और अन्य उपयोगी कार्यों का उपयोग करना भी सीख सकते हैं.

सेल के लिए नाम कैसे बनाएँ या नाम बॉक्स का उपयोग करके सेल की एक श्रृंखला

कक्षों की एक श्रेणी के लिए एक नाम निर्दिष्ट करने के लिए, उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप नाम देना चाहते हैं। कोशिकाओं को सन्निहित नहीं होना चाहिए। गैर-सन्निहित कोशिकाओं का चयन करने के लिए, उन्हें चुनते समय "Ctrl" कुंजी का उपयोग करें.

सेल ग्रिड के ऊपर "नाम बॉक्स" में माउस पर क्लिक करें.

बॉक्स में कोशिकाओं की श्रेणी के लिए एक नाम टाइप करें और "एंटर" दबाएं। उदाहरण के लिए, हमने अपने "उत्पाद डेटाबेस" वर्कशीट "उत्पाद" पर चयनित सेल को बुलाया। कोई सिंटैक्स नियम है जिसका आपको नाम चुनते समय पालन करना चाहिए। आप केवल एक अक्षर, एक अंडरस्कोर (_), या बैकस्लैश (\) के साथ नाम शुरू कर सकते हैं। शेष नाम अक्षरों, संख्याओं, अवधियों और अंडरस्कोर से मिलकर बना हो सकता है। नामों को परिभाषित करते समय क्या मान्य है और क्या नहीं, इसके बारे में अतिरिक्त वाक्यविन्यास नियम हैं.

इस लेख की शुरुआत से सूत्र याद है? इसमें कार्यपुस्तिका में "उत्पाद डेटाबेस" वर्कशीट का संदर्भ और उस वर्कशीट पर कोशिकाओं की एक श्रृंखला शामिल थी। अब, हमने अपने "उत्पाद डेटाबेस" कार्यपत्रक पर कक्षों की श्रेणी का प्रतिनिधित्व करने के लिए "उत्पाद" नाम बनाया है, हम उस नाम को सूत्र में उपयोग कर सकते हैं, जो नीचे बोल्ड में दिखाया गया है.

= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (सभी,उत्पाद,2, FALSE))

नोट: "नाम बॉक्स" का उपयोग करते हुए नाम बनाते समय, नाम का दायरा कार्यपुस्तिका में चूक जाता है। इसका मतलब है कि नाम उपलब्ध वर्कशीट में किसी भी वर्कशीट पर किसी विशिष्ट वर्कशीट को संदर्भित किए बिना उपयोग करने के लिए उपलब्ध है। आप किसी विशेष कार्यपत्रक में गुंजाइश को सीमित करने का विकल्प चुन सकते हैं, इसलिए नाम का उल्लेख करते समय कार्यपत्रक नाम का उपयोग करना होगा, जैसे कि इस लेख की शुरुआत में उदाहरण में.

नाम प्रबंधक का उपयोग करके नाम कैसे संपादित करें

एक्सेल "नाम प्रबंधक" नामक एक उपकरण प्रदान करता है, जो आपकी कार्यपुस्तिका में नामों को खोजने, संपादित करने और हटाने के लिए आसान बनाता है। आप नाम बनाने के लिए नाम प्रबंधक का भी उपयोग कर सकते हैं, यदि आप नाम के बारे में अधिक विवरण निर्दिष्ट करना चाहते हैं। नाम प्रबंधक तक पहुँचने के लिए, "सूत्र" टैब पर क्लिक करें.

"सूत्र" टैब के "परिभाषित नाम" अनुभाग में, "नाम प्रबंधक" पर क्लिक करें.

नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। किसी मौजूदा नाम को संपादित करने के लिए, सूची में नाम का चयन करें और "संपादित करें" पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, हम "उत्पाद" नाम संपादित करने जा रहे हैं.

"नाम संपादित करें" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। आप "नाम" को स्वयं बदल सकते हैं और साथ ही नाम में "टिप्पणी" जोड़ सकते हैं, जो नाम का प्रतिनिधित्व करता है के बारे में अधिक विवरण प्रदान करता है। आप उन कक्षों की श्रेणी को भी बदल सकते हैं जिन्हें यह नाम "डायलॉग्स का विस्तार करें" बटन पर क्लिक करके "रिफर्स" संपादित करें बॉक्स के दाईं ओर दिया गया है.

नोट: आप देखेंगे कि "स्कोप" ड्रॉप-डाउन सूची ग्रे हो गई है। जब आप किसी मौजूदा नाम को संपादित करते हैं, तो आप उस नाम का "स्कोप" नहीं बदल सकते। जब आप पहली बार नाम बनाएँगे तो आपको स्कोप चुनना होगा। यदि आप चाहते हैं कि कार्यक्षेत्र पूरी कार्यपुस्तिका के बजाय एक विशिष्ट कार्यपत्रक हो, तो आप इस तरह से एक नाम बना सकते हैं जो आपको प्रारंभ में गुंजाइश निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है। हम आपको दिखाएंगे कि बाद के अनुभाग में कैसे करें.

एक उदाहरण के रूप में, मान लें कि हमने अपने "उत्पाद डेटाबेस" में एक और उत्पाद जोड़ा है और हम इसे "उत्पाद" नाम की सेल श्रेणी में शामिल करना चाहते हैं। जब हम "डायलॉग का विस्तार करें" बटन पर क्लिक करते हैं, तो "एडिट नेम" डायलॉग बॉक्स में केवल "रिफ़र्स टू" एडिट बॉक्स होता है। हम सीधे "उत्पाद डेटाबेस" वर्कशीट पर कोशिकाओं की श्रेणी का चयन करते हैं, जिसमें नई गयी उत्पाद वाली पंक्ति भी शामिल है। वर्कशीट का नाम और सेल रेंज स्वचालित रूप से "रिफर्स" एडिट बॉक्स में प्रवेश कर जाते हैं। अपने चयन को स्वीकार करने और पूर्ण "संपादित नाम" संवाद बॉक्स में लौटने के लिए, "डायलॉग को संकुचित करें" बटन पर क्लिक करें। नाम में परिवर्तन को स्वीकार करने के लिए "नाम संपादित करें संवाद बॉक्स" पर "ओके" पर क्लिक करें.

नाम प्रबंधक का उपयोग करके किसी नाम को कैसे हटाएं

यदि आप तय करते हैं कि आपको किसी नाम की आवश्यकता नहीं है, तो इसे हटाना आसान है। जैसा कि हमने पिछले भाग में चर्चा की थी, "नाम प्रबंधक" संवाद बॉक्स तक पहुँचें। फिर, उस नाम का चयन करें जिसे आप नामों की सूची में हटाना चाहते हैं और "हटाएं" पर क्लिक करें।.

प्रदर्शित होने वाले पुष्टिकरण संवाद बॉक्स पर, "ठीक" पर क्लिक करें यदि आप सुनिश्चित हैं कि आप चयनित नाम को हटाना चाहते हैं। आप "नाम प्रबंधक" संवाद बॉक्स में वापस आ जाते हैं। इसे बंद करने के लिए "बंद" पर क्लिक करें.

"नया नाम" डायलॉग बॉक्स का उपयोग करके नाम कैसे बनाएं

जब आप एक या अधिक कक्षों का चयन करके एक नया नाम बनाते हैं और फिर "नाम बॉक्स" में एक नाम दर्ज करते हैं, तो नाम का डिफ़ॉल्ट कार्यक्षेत्र पूरी कार्यपुस्तिका है। इसलिए, यदि आप किसी विशेष कार्यपत्रक में किसी नाम के दायरे को सीमित करना चाहते हैं तो आप क्या करते हैं?

उन कक्षों का चयन करें, जिन्हें आप नाम निर्दिष्ट करना चाहते हैं। "सूत्र" टैब पर क्लिक करें और फिर "परिभाषित नाम" अनुभाग में "नाम निर्धारित करें" पर क्लिक करें.

नोट: आपको पहले कक्षों का चयन करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप चाहें तो बाद में "विस्तार डायलॉग" बटन का उपयोग करके भी उन्हें चुन सकते हैं.

"नया नाम" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। ध्यान दें कि यह पहले उल्लेख किए गए "संपादित नाम" संवाद बॉक्स के समान है। मुख्य अंतर यह है कि अब आप नाम के दायरे को बदल सकते हैं। मान लें कि हम नाम के दायरे को केवल "चालान" वर्कशीट में सीमित करना चाहते हैं। यदि हम किसी अन्य कार्यपत्रक पर कक्षों की श्रेणी के लिए एक ही नाम का उपयोग करने में सक्षम होना चाहते हैं तो हम ऐसा करेंगे.

सबसे पहले, हम वह नाम दर्ज करेंगे जिसका हम उपयोग करना चाहते हैं, जो हमारे मामले में "उत्पाद" है। अपना नाम बनाते समय वाक्यविन्यास नियमों को याद रखें। फिर, "उत्पाद" नाम के दायरे को केवल "चालान" वर्कशीट में सीमित करने के लिए, हम "स्कोप" ड्रॉप-डाउन सूची से चयन करते हैं.

नोट: "नया नाम" संवाद बॉक्स "नाम प्रबंधक" संवाद बॉक्स पर "नया" पर क्लिक करके भी पहुँचा जा सकता है.

"टिप्पणी" बॉक्स में, यदि वांछित है, तो नाम के बारे में अधिक जानकारी दर्ज करें। यदि आप उन कक्षों का चयन नहीं करते हैं, जिनके लिए आप नाम निर्दिष्ट कर रहे हैं, तो "डायलर्स" के दाईं ओर "विस्तार करें" बटन पर क्लिक करें, उसी तरह से हमने जो नाम पहले संपादित किए थे, उसी तरह की कोशिकाओं का चयन करने के लिए "रिफ़र्स" संपादित करें । नया नाम बनाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

नाम स्वचालित रूप से उसी "नाम बॉक्स" में डाला जाता है जिसका उपयोग हम इस लेख की शुरुआत में एक श्रेणी की कोशिकाओं को नाम देने के लिए करते थे। अब, हम "इनवॉइस" वर्कशीट पर सूत्रों में नाम (उत्पाद) के साथ सेल रेंज संदर्भ ('उत्पाद डेटाबेस'! $ A $ 2: $ D: 7) की जगह ले सकते हैं, जैसे हमने इस लेख में पहले किया था।.

एक निरंतर मूल्य का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक नाम का उपयोग कैसे करें

नाम बनाते समय आपको कक्षों को संदर्भित नहीं करना पड़ता है। आप एक निरंतर या किसी सूत्र का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक नाम का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, नीचे दी गई वर्कशीट विभिन्न आकारों के विगेट्स में मूल्य की गणना करने के लिए उपयोग की गई विनिमय दर को दर्शाती है। क्योंकि विनिमय दर में अक्सर परिवर्तन होता है, यह उपयोगी होगा यदि यह एक ऐसी जगह पर स्थित था जिसे ढूंढना और अद्यतन करना आसान है। चूंकि नामों को संपादित करना आसान है, जैसा कि पहले चर्चा की गई थी, हम विनिमय दर का प्रतिनिधित्व करने और नाम के लिए एक मूल्य प्रदान करने के लिए एक नाम बना सकते हैं.

ध्यान दें कि सूत्र में मौजूदा विनिमय दर वाले सेल का निरपेक्ष सेल संदर्भ होता है। हम एक ऐसे नाम का उपयोग करेंगे जो वर्तमान विनिमय दर को संदर्भित करेगा, इसलिए इसे बदलना आसान है और विनिमय दर का उपयोग करने वाले सूत्रों को समझना आसान है.

एक ऐसा नाम बनाने के लिए जिसे एक स्थिर मान दिया जाएगा, "सूत्र" टैब पर क्लिक करके "नया नाम" संवाद बॉक्स खोलें और फिर "परिभाषित नाम" अनुभाग में "नाम निर्धारित करें" पर क्लिक करें। "ExchangeRate" जैसे निरंतर मान का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक नाम दर्ज करें। इस नाम के लिए एक मान निर्दिष्ट करने के लिए, मूल्य के बाद "संदर्भित" को संपादित करें बॉक्स में एक बराबर चिह्न (=) दर्ज करें। बराबर चिह्न और मूल्य के बीच एक स्थान नहीं होना चाहिए। नाम बनाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

नोट: यदि आपके कार्यपुस्तिका में कई स्थानों पर आपके द्वारा उपयोग किया गया कोई सूत्र है, तो आप उस सूत्र को "संदर्भ" से संपादित करें बॉक्स में दर्ज कर सकते हैं ताकि आप बस उस प्रत्येक कक्ष में नाम दर्ज कर सकें जहाँ आपको सूत्र का उपयोग करने की आवश्यकता है.

अब, हम नए नाम का उपयोग उन सूत्रों में कर सकते हैं जहाँ हम विनिमय दर का उपयोग करना चाहते हैं। जब हम एक सेल पर क्लिक करते हैं जिसमें एक फार्मूला होता है जिसमें एक निरपेक्ष सेल संदर्भ होता है, तो नोटिस करें कि परिणाम "0.00" है। ऐसा इसलिए है क्योंकि हमने संदर्भित किए जा रहे सेल से विनिमय दर को हटा दिया है। हम उस सेल संदर्भ को हमारे द्वारा बनाए गए नए नाम से बदल देंगे.

सेल संदर्भ (या उस सूत्र के अन्य भाग को हाइलाइट करें जिसे आप किसी नाम से बदलना चाहते हैं) और आपके द्वारा बनाए गए नाम को लिखना प्रारंभ करें। जैसे ही आप टाइप करते हैं, कोई भी मिलान नाम पॉपअप बॉक्स में प्रदर्शित होता है। उस नाम का चयन करें जिसे आप पॉपअप बॉक्स में क्लिक करके सूत्र में सम्मिलित करना चाहते हैं.

नाम सूत्र में डाला गया है। परिवर्तन को स्वीकार करने और सेल को अपडेट करने के लिए "एन्टर" दबाएं.

ध्यान दें कि परिणाम नाम द्वारा संदर्भित विनिमय दर का उपयोग करके अपडेट किया गया है.

यदि आप बहुत सारे फ़ार्मुलों के साथ जटिल एक्सेल वर्कबुक बनाते हैं तो नाम बहुत उपयोगी हैं। जब आपको अपनी कार्यपुस्तिकाओं को दूसरों को वितरित करने की आवश्यकता होती है, तो नामों का उपयोग करके दूसरों के लिए, साथ ही साथ अपने सूत्रों को समझना आसान हो जाता है.