Google शीट में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

यदि आप साझा Google Sheets फ़ाइल पर दूसरों के साथ काम कर रहे हैं, तो कभी-कभी लोग अप्रत्याशित डेटा या ऐसा कुछ भी दर्ज कर सकते हैं जो किसी सूत्र को तोड़ता है। सभी को यह सुनिश्चित करने का एक तरीका कि आप जो डेटा चाहते हैं, वह ड्रॉप-डाउन सत्यापन सूची में उनके लिए प्रदान करना है.

ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

ड्रॉप-डाउन सूची एक शानदार तरीका है जिससे डेटा लोग आपके फॉर्म, एप्लिकेशन या स्प्रैडशीट में दर्ज कर सकते हैं, ठीक उसी तरह से जैसे आप उम्मीद कर रहे हैं। यह लोगों को उस डेटा को इनपुट करने के लिए बहुत तेज़ तरीका प्रदान करता है क्योंकि वे आपके द्वारा प्रदान की गई पूर्व-कॉन्फ़िगर सूची से चयन कर रहे हैं.

पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह है अपनी Google शीट फ़ाइल खोलें और वह सेल चुनें, जिसके लिए आप ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करना चाहते हैं.

इसके बाद, "डेटा" मेनू खोलें और "डेटा सत्यापन" कमांड चुनें.

मानदंड ड्रॉप-डाउन से, या तो "एक सीमा से सूची" या "आइटम की सूची" चुनें।

• एक सीमा से सूची: मूल्यों की एक सूची जो एक ही या एक अलग शीट में अन्य कोशिकाओं से चुनी गई है। उदाहरण के लिए, यदि आप शीट 2 पर B1-B9 कक्षों में मान का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप टाइप करेंगे Sheet2 बी 1: B9 उनके पास मौजूद डेटा को ड्रॉप-डाउन सूची में, या आपकी शीट से किसी भी सेल का चयन करके सीधे प्रदर्शित करें.
• वस्तुओं की सूचि: पूर्व निर्धारित डेटा आइटम की एक सूची। यह या तो पाठ या संख्या हो सकता है, और आप प्रत्येक मान स्वयं टाइप करेंगे, उन्हें कॉमा (और कोई रिक्त स्थान) द्वारा अलग नहीं किया जाएगा। यह विकल्प आपको अन्य कोशिकाओं से सीधे डेटा सम्मिलित करने की अनुमति नहीं देता है.

यहां, हम "आइटम की सूची" विकल्प का उपयोग कर रहे हैं और कई संख्यात्मक विकल्प प्रदान कर रहे हैं.

आपके द्वारा ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाई देने वाले डेटा को दर्ज करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपके पास "सेल में ड्रॉप-डाउन सूची दिखाएँ" विकल्प सक्षम है या नहीं तो चयनित सेल में मान दिखाई नहीं देंगे।.

आप यह भी चुन सकते हैं कि जब कोई व्यक्ति उस मूल्य को दर्ज करने की कोशिश करता है जो सूची में नहीं है। "शो चेतावनी" विकल्प उन्हें अमान्य डेटा दर्ज करने देता है, लेकिन इसे शीट में चिह्नित करता है (हम सिर्फ एक बिट में कैसे देखेंगे)। "रिजेक्ट इनपुट" विकल्प उन्हें कुछ भी दर्ज करने से रोकता है जो आपकी सूची में नहीं है.

और अंत में, आप लोगों को कोशिकाओं में जो कुछ चुन सकते हैं, उसके बारे में कुछ संकेत देने के लिए "सत्यापन सहायता पाठ दिखाएं" विकल्प को सक्षम कर सकते हैं। विकल्प चुनने के बाद, आप जो भी निर्देश चाहते हैं, उसे टाइप करें.

आगे बढ़ें और काम पूरा होने पर "सहेजें" पर क्लिक करें.

अपनी नई ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग कैसे करें

जब आप कर लेते हैं, तो शीट का उपयोग करने वाला कोई भी उन कक्षों में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक कर सकता है और सूची से मूल्य चुन सकता है.

यदि आपने "सत्यापन सत्यापन सहायता पाठ दिखाएं" विकल्प का चयन किया है, तो वह पाठ तब भी पॉप अप होता है जब कोई भी मान्य सेल में से किसी एक का चयन करता है.

यदि कोई ऐसा मान दर्ज करता है जो सूची में कुछ से मेल नहीं खाता है और आपके पास "शो चेतावनी" विकल्प चालू है, तो अमान्य डेटा सेल में चिह्नित है.

अपने माउस को हॉवर करने से पता चलता है कि यह क्यों चिह्नित है.

यदि इसके बजाय, आपके पास "अस्वीकृत इनपुट" विकल्प है, तो लोगों को इस तरह की चेतावनी मिलेगी जब वे अपनी सूची में शामिल किसी भी चीज़ को दर्ज करने का प्रयास करेंगे।.

यदि आपको अपनी ड्रॉप-डाउन सूची से किसी भी आइटम को हटाने या संशोधित करने की आवश्यकता है तो डेटा> डेटा सत्यापन आपके द्वारा बनाई गई सूची से किसी भी आइटम को संपादित करने के लिए। सूची को पूरी तरह से हटाना उतना ही आसान है जितना नीचे स्थित "हटाएं हटाएं" बटन पर क्लिक करना आसान है.