Outlook 2013 में संपर्क कैसे बनाएं और प्रबंधित करें

यदि आपके पास संपर्क नहीं है तो आउटलुक का अधिक उपयोग नहीं है। निश्चित रूप से, आप जाते ही ईमेल पते दर्ज कर सकते हैं, लेकिन यह समय लेने वाली और त्रुटि-प्रवण है। अपने संपर्कों को पहले से ही आउटलुक में रखना बेहतर है, इसलिए आप कुछ ही क्लिक में एक त्वरित संदेश को बंद कर सकते हैं.

हाल के एक लेख में, हमने चर्चा की कि आउटलुक का उपयोग कैसे शुरू किया जाए, और आज हम संपर्क के साथ काम करना शामिल करना चाहते हैं। आपके संपर्क आपके आउटलुक अनुभव के केंद्र होंगे, जिनके साथ आप पत्राचार करते हैं और आप एप्लिकेशन का उपयोग कैसे करते हैं.

जैसा कि आप उम्मीद कर सकते हैं, आप आउटलुक के साथ बहुत सारे संपर्क प्रबंधन कर सकते हैं, और इससे पहले कि आप इसका उपयोग करना शुरू करें, इसके लिए एक पता पुस्तिका स्थापित करना बहुत मायने रखता है।.

एड्रेस बुक बनाना

अपने संपर्कों को प्रबंधित करना शुरू करने के लिए, पहली चीज जो आप करना चाहते हैं वह है पीपल मोड को खोलना ताकि आप काम करने के लिए नीचे उतर सकें। आपकी पता पुस्तिका में संपर्क जोड़ने के कुछ तरीके हैं। शुरुआत में, आपको अपनी पता पुस्तिका को अपने वेबमेल या अन्य ई-मेल प्रोग्राम जैसे किसी अन्य स्रोत से आयात करने की संभावना है.

ध्यान दें, आपके पास प्रत्येक ईमेल खाते के लिए, आपके पास एक पता पुस्तिका होनी चाहिए। इस विशेष स्थिति में, हमारे पास हमारी स्थानीय आउटलुक डेटा फ़ाइल के लिए एक स्थानीय पता पुस्तिका है, और हमारे पास हमारे ईमेल खाते के साथ एक और जुड़ा हुआ है.

किसी भी घटना में, मूल बातें कवर करें ताकि यदि आपके पास आयात करने के लिए कोई पता पुस्तिका नहीं है, तो आप मैन्युअल रूप से संपर्क जोड़ना शुरू कर सकते हैं। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में हम अपनी नई पता पुस्तिका का एक हिस्सा देखते हैं, जो अभी के लिए पूरी तरह से खाली है.

शुरू करने के लिए, बस "नया संपर्क" बटन पर क्लिक करें और यह एक नई संपर्क विंडो खोलेगा। पहली चीज जो आप पर कूद सकती है, वह कितनी व्यस्त है, लेकिन यह डर नहीं है, यदि आप रिबन पर कई विशेषताओं को देखते हैं, तो आप देखेंगे कि यह एक सुंदर मानक है, रन-ऑफ-द-मिल संपर्क फ़ॉर्म.

चलो फिर पीछा करते हैं और उचित मूल्यों को भरकर हाउ-टू गीक के लिए संपर्क करें। आप एक छवि भी जोड़ सकते हैं, जो अनावश्यक है, लेकिन फिर भी ब्लैंड, बोरिंग एड्रेस बुक के लिए एक अच्छा स्पर्श है.

अपने संपर्क या संपर्कों में प्रवेश करने के बाद, आप या तो "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करना चाहेंगे या आप अपना संपर्क बनाने के लिए "सहेजें और नया" पर क्लिक कर सकते हैं। चलो करते हैं। हमारे पास एक ही कंपनी के लिए एक नया संपर्क या एक नया संपर्क बनाने के बीच एक विकल्प है.

इस मामले में, हम टाइपिंग पर समय बचाने के लिए उत्तरार्द्ध का चयन करेंगे, जिसके बाद हम अपनी नई पता पुस्तिका प्रविष्टियों को प्रकट करने के लिए "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करेंगे।.

बुरा नहीं है, हमारे पास पहले से ही दो संपर्क हैं जिन्हें हम ईमेल कर सकते हैं लेकिन, यार, क्या यह समय लेने वाली है। यदि हम किसी अन्य स्रोत से आउटलुक में संपर्क जानकारी स्थानांतरित कर सकते हैं तो यह बहुत आसान होगा.

यदि आप एक वेबमेल सेवा या किसी अन्य का उपयोग करते हैं, तो आपके संपर्क वहां सबसे अधिक होने की संभावना है और इसे आउटलुक में आयात करने की आवश्यकता होगी। यदि आप एक-एक करके प्रत्येक संपर्क में प्रवेश करना चाहते हैं, तो आप निश्चित रूप से ऐसा करने के लिए स्वागत करते हैं, लेकिन हम आपकी मुख्य संपर्क सूची को आयात करने की सलाह देते हैं, चाहे वह थंडरबर्ड, या जीमेल, या किसी अन्य ईमेल सेवा से हो.

संपर्क रिकॉर्ड आयात करना और निर्यात करना

भले ही आप जीमेल या याहू मेल का उपयोग करें!, या आपके पास 1997 से एक ईमेल खाता है जिसे आपने सावधानी से रखा है और बनाए रखा है, संपर्क और सभी, अनिवार्य रूप से आपको अपने Outlook संपर्कों में संपर्क करने की आवश्यकता हो सकती है।.

ऐसा करने के लिए, आप किसी अन्य स्रोत से संपर्क निर्यात कर सकते हैं और फिर उन्हें Outlook में आयात कर सकते हैं। आम तौर पर यह आसानी से आपके ईमेल खाते या क्लाइंट से सेटिंग्स या विकल्पों तक पहुंच और फिर निर्यात संपर्क विकल्प का चयन करके आसानी से पूरा किया जाता है.

आम तौर पर तब, आपको केवल आउटलुक में आयात करना होगा। यह काफी सरल प्रक्रिया है, और यह अधिकांश ईमेल अनुप्रयोगों में समान होगी। हम अनुशंसा करते हैं कि आप हमारे लेख को पढ़ें, जो बताता है कि आउटलुक में संपर्कों को कैसे निर्यात और आयात किया जाए और इसके विपरीत.

vCard? क्या एक vCard है?

आपने vCards (वर्चुअल कार्ड फ़ाइल या .VCF) सुना होगा, हो सकता है कि आपने एक प्राप्त किया हो या एक का उपयोग किया हो। vCards, एक मानक इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड प्रारूप है, जिसे आप दूसरों के साथ विनिमय कर सकते हैं जैसे कि ईमेल हस्ताक्षर या अनुलग्नक के माध्यम से.

भले ही, कई तरीके हैं जो आप आउटलुक में vCards संभाल सकते हैं। सबसे संभावित परिदृश्य वह है जहां आपको vCard से संपर्क आयात करने या निर्यात करने की आवश्यकता हो सकती है। हाउ-टू गीक में इस प्रक्रिया का पूरा विवरण है, जो जल्दी से उस पर गति लाएगा.

कभी-कभी, आपके पास एक एकल vCard फ़ाइल में संग्रहीत कई vCards हो सकते हैं। यदि आप इस फ़ाइल को परिवर्तित करने का प्रयास करते हैं, तो फ़ाइल में केवल पहला vCard आयात किया जाएगा। इस सीमा को पार करने के लिए, आपको सबसे पहले एक .CSV फ़ाइल में परिवर्तित करने की आवश्यकता है और फिर इसे Outlook में आयात करें। हम आपको इस लेख को उस प्रक्रिया के पूर्ण विवरण के लिए पढ़ने की सलाह देते हैं.

अंत में, आप अपने सभी संपर्कों को व्यक्तिगत vCards या एक एकल मास्टर vCard में निर्यात कर सकते हैं, जैसा कि पिछले पैराग्राफ में वर्णित है। एक बार फिर, हमारे पास यह करने के लिए एक महान छोटा ट्यूटोरियल है, इसलिए इसके साथ ही आपको गति प्रदान करनी चाहिए कि आप कैसे और आसानी से आउटलुक से बाहर vCards प्राप्त कर सकते हैं।.

संपर्क समूह बनाएं और प्रबंधित करें

आइए अब उन समूहों पर चर्चा करें, जो किसी संदेश का चयन करने में शीघ्रता से सक्षम होते हैं, आत्माओं के एक चुनिंदा समूह को आश्वासन देते हैं कि आप किसी को शामिल करना नहीं भूलते हैं और आपको प्रत्येक नाम को To: फ़ील्ड में टाइप करने से बचाता है।.

संपर्क समूह स्थापित करने के लिए, रिबन पर "नया संपर्क समूह" पर क्लिक करें.

एक बार खुलने के बाद, आपको पहले यह तय करना होगा कि आप अपने समूह को क्या कॉल करना चाहते हैं (यहां हम हमारा नाम "सीईएस 2015") और फिर "सदस्य जोड़ें" पर क्लिक करें और "Outlook संपर्कों से" का चयन करें। आप एक नया संपर्क भी बना सकते हैं। मक्खी, या एक और पता पुस्तिका चुनें, जैसे कि आप अपनी कंपनी की निर्देशिका से लोगों को शामिल करना चाहते थे.

सूची से, हम अपने समूह के सदस्यों का चयन करते हैं। याद रखें, आप "CTRL" पकड़ कर सदस्यों का चयन कर सकते हैं और प्रत्येक सदस्य को बाएं क्लिक कर सकते हैं। बावजूद, जब भी आप नए सदस्य जोड़ना चाहते हैं, तो आप नाम या नाम का चयन करें और "सदस्य ->" बटन पर क्लिक करें, जो उन्हें समूह में जोड़ देगा.

जब आप समाप्त कर लें, तो "ओके" पर क्लिक करें।

आपको समूह प्रबंधन स्क्रीन पर लौटा दिया जाएगा, जहां आप अपने नए समूह के सदस्यों की समीक्षा कर सकते हैं और अन्य परिवर्तन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप समूह को Vcard या Outlook संपर्क के रूप में अग्रेषित कर सकते हैं, समूह के बारे में नोट्स जोड़ सकते हैं, पूरे समूह को ईमेल कर सकते हैं या केवल उन समूह सदस्यों के साथ एक बैठक बना सकते हैं.

हमारे मामले में, हम केवल समूह बनाने और मुख्य आउटलुक विंडो पर लौटने के लिए "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करने जा रहे हैं। समूह आइकन द्वारा निरूपित हम अपनी संपर्क सूची में अब अपना नया समूह देखते हैं। दाईं ओर, आप समूह के सदस्य को देख सकते हैं और कार्य करने के लिए आइकन हैं। इस उदाहरण में, केवल ई-मेल आइकन उपलब्ध है, साथ ही साथ "संपादित करें" बटन भी.

आपको ध्यान देना चाहिए कि किसी समूह को ईमेल करने का सबसे तेज़ तरीका है कि उसका नाम To: फ़ील्ड में टाइप करें, इसलिए इस मामले में, हम "CES 2015" टाइप कर सकते हैं और Outlook उस समूह में सभी को संदेश भेजना चाहेगा.

लोग विकल्प

यदि आप "फ़ाइल -> विकल्प" पर क्लिक करते हैं, तो आप Outlook को कई अलग-अलग श्रेणियों में कई तरीकों से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

यहां आपके लोग विकल्प हैं। आउटलुक विकल्पों में अन्य श्रेणियों के विपरीत, पीपुल्स विकल्प कुछ और बहुत आसान हैं.

यहां आपको जो विकल्प मिलेंगे, वे आपको तय करेंगे कि नाम कैसे दर्ज किए जाएं, क्या एक अतिरिक्त सूचकांक दिखाया जाए, और ऑनलाइन स्टेटस और तस्वीरों को प्रदर्शित किया जाए.

आउटलुक संपर्कों को प्रबंधित करना काफी सरल है, लेकिन जैसा कि आपने देखा है, आप उन्हें ठीक से बनाए रखने के लिए उनके लिए बहुत कुछ कर सकते हैं। यह आपके आउटलुक अनुभव को राउंड करने के लिए बहुत अधिक उधार देता है यदि आपको अपने नाम और ईमेल पते की तुलना में अपने संपर्कों में अधिक जानकारी मिली है.

उस ने कहा, यदि आप अभी भी अपने प्राथमिक ईमेल प्रदाता के रूप में Gmail जैसी किसी चीज़ का उपयोग करने के लिए आंशिक हैं, तो आप अभी भी अपने संपर्कों को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए आउटलुक का उपयोग कर सकते हैं, जबकि उन्हें अपने जीमेल खाते के साथ समन्वयित रखते हुए।.