अपने प्रोफेसर को ईमेल कैसे करें और एक त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करें
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प्रोफेसर आसपास के सबसे व्यस्त लोगों में से कुछ हैं। उन्हें व्याख्यान, कार्यालय के घंटे, स्नातक छात्रों और सहकर्मियों के साथ काम करना, सम्मेलनों और अन्य सार्वजनिक कार्यक्रमों में भाग लेना और आचरण करना, प्रकाशित करना और शोध प्रस्तुत करना होता है। लेकिन भले ही वे समय पर कम हों, लेकिन ईमेल के माध्यम से उनके साथ संवाद करने और समय पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने के तरीके हैं ताकि आप कम असफलताओं के साथ अपना काम करना जारी रख सकें.
नाम के लिए एक चेहरा रखो
उस पहले ईमेल को भेजने से पहले अपने प्रोफेसर से मिलने के लिए आदर्श है। स्कूल के पहले सप्ताह के दौरान अपना परिचय दें। अपने प्रोफेसर को आपके हितों, आपके सवालों, या आपके लिए कुछ और के बारे में बताएं। यह दिखाते हुए कि आप उन्हें अधिक जानने के लिए पर्याप्त देखभाल करते हैं, व्यक्तिगत रूप से आपके अनुरोध पर आने पर उन्हें समय पर प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। आप जितना बेहतर इंप्रेशन छोड़ेंगे, उतना ही बेहतर वे आपको याद रख सकते हैं.
जब किसी असाइनमेंट के बारे में सवालों के साथ उस पहले ईमेल को भेजने का समय आता है, तो आपका प्रोफेसर आपके नाम के सामने अपना चेहरा लगा सकेगा। इससे उन्हें आपके ईमेल को संदर्भ में लाने में मदद मिलती है। यदि वे अतीत में आपके साथ सफलतापूर्वक संवाद कर चुके हैं, तो वे बिना किसी हिचकिचाहट के फिर से संवाद करने के लिए तैयार होंगे। और शायद वे पहले से ही भरोसा करेंगे कि आप एक गंभीर छात्र हैं.
एक विस्तृत विषय पंक्ति का उपयोग करें
विषय पंक्ति वह सब कुछ है जब उसे ईमेल पर समय पर प्रतिक्रिया मिलने की बात आती है। सबसे पहले, जब लोग प्रेषकों से ईमेल प्राप्त करते हैं, जो वे नहीं जानते हैं, तो वे सुराग के लिए विषय पंक्ति को देखते हैं। अकेले विषय पंक्ति के आधार पर, वे ऐसे मेल को हटा सकते हैं जो उनके लिए अनचाहा या बस महत्वहीन लगता है.
अब, प्रोफेसर प्रशासनिक और वर्ग-संबंधित मामलों के लिए छात्र ईमेल का जवाब देने के लिए बाध्य हैं। लेकिन विषय की रेखा अभी भी आपके प्रोफेसर के माध्यम से तेजी से प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है। एक विषय पंक्ति को तैयार करें ताकि इसे देखने के बाद, आपका प्रोफेसर खुल जाए और इसे तुरंत पढ़ ले - बाद में पढ़ने के लिए इसे दाखिल करने के बजाय। (अगला लक्ष्य ईमेल को इस तरह से तैयार करना है कि पढ़ने के तुरंत बाद, आपका प्रोफेसर तुरंत जवाब दे, लेकिन हम बाद के अनुभाग में उस पर पहुंचेंगे।)
इसलिए अपना ईमेल भेजने से पहले इसे उसके विशिष्ट उद्देश्य तक सीमित कर दें। उस उद्देश्य को राज्य के रूप में सीधे विषय पंक्ति में रखें.
उपयोग करने के बजाय, "मैं आपकी कक्षा में दाखिला लेना चाहता हूं," विशेष रूप से वर्ग का नाम और वे आपको नामांकन में कैसे मदद कर सकते हैं:
जितना अधिक विशिष्ट आप हो सकते हैं, उतना आसान आप इसे अपने प्रोफेसर के लिए बनाते हैं। एक बहुत ही विशिष्ट शीर्षक उन्हें एक नज़र में बता देता है कि उनसे क्या अपेक्षित है.
विनम्र और औपचारिक बनें
एक बार जब आप एक अच्छी विषय पंक्ति का उपयोग कर लेते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि आपका उद्घाटन आपके प्रोफेसर को पूरा संदेश पढ़ने से न रोके। आप "अरे" कहना नहीं चाहते हैं और फिर अपने संदेश के साथ चलते हैं। यह एक अनप्रोफेशनल टोन सेट करता है जो प्रभावी संचार के लिए एक बाधा हो सकता है। आप शिष्टाचार के पक्ष में गलत करना चाहते हैं.
अपने संदेश को विनम्रता और सम्मानपूर्वक लिखें जितना आप कर सकते हैं, भले ही इसका अर्थ है कुछ अशुद्धि की अनुमति देना। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप सामान्य आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए गर्मियों में सामुदायिक कॉलेज की कक्षा ले रहे हैं। आपका प्रशिक्षक तकनीकी रूप से एक प्राध्यापक नहीं है, लेकिन इस वर्ष अभी-अभी अंशकालिक पढ़ाना शुरू किया है.
आप अभी भी उन्हें "प्रोफेसर" के रूप में संबोधित करना चाहते हैं क्योंकि यह औपचारिक, विनम्र है, और यह दर्शाता है कि आप एक अच्छा संचार स्थापित करने के लिए उत्सुक हैं। सही होने तक शिष्टाचार के पक्ष में - जब आपका प्रशिक्षक आपको "श्री" के रूप में संदर्भित करने का आग्रह करता है बॉब ”या“ जॉय। ”
यहां आपके संदेश को विनम्र रखने के कुछ अन्य तरीके दिए गए हैं:
- हमेशा अपने नाम के साथ साइन अप करें - यदि कक्षा में बहुत सारे छात्र हैं तो अधिमानतः पहले और अंतिम.
- एक वाक्य या वाक्यांश के साथ बंद करें जो आपके संदेश को पढ़ने के लिए आपकी प्रशंसा दर्शाता है। यह आपके नाम पर हस्ताक्षर करने से पहले एक वाक्य हो सकता है, जैसे कि, "मैं इस प्रोफेसर जॉन को देखकर आपकी सराहना करता हूं।" या यह आपके नाम के बाद "धन्यवाद" हो सकता है।.
- विषय पर रहो; स्पर्शरेखाओं पर जाना यह दर्शाता है कि आप वास्तव में उनके समय का सम्मान नहीं करते हैं, क्योंकि उनके पास संभवतः सैकड़ों अन्य ईमेल प्राप्त करने के लिए हैं.
- यह मत समझो कि वे आपसे जो भी अनुरोध करेंगे, वह करेंगे। छात्रों के लिए कुछ चीजें हैं जिन्हें प्रोफेसरों को करना चाहिए, जैसे कि यदि आप किसी और चीज से मिलते हैं तो आपको कोर्स में प्रवेश की अनुमति देनी चाहिए। लेकिन फिर भी, यह मत मानो कि वे जो कुछ भी पूछेंगे, वह करेंगे। आप असम्मान नहीं दिखाना चाहते या उन्हें इस बात पर पुनर्विचार करने का कारण नहीं देते कि वे आपकी मदद कैसे करना चाहते हैं। इसलिए विनम्रता से पूछें, जितनी संभव हो उतनी कम धारणाओं का संकेत है.
उचित नाम और लेबल का उपयोग करें
जैसा कि पहले से ही कवर किया गया है, अपनी विशिष्ट विषय पंक्ति के भीतर उचित लेबल का उपयोग करें और अपने प्रोफेसर से विनम्रतापूर्वक संदर्भित करें। लेबल, संख्या, दिनांक और समय सही होना सुनिश्चित करें। यदि आप किसी मीटिंग के समय के बारे में स्पष्ट नहीं हैं या गलती से गलत परीक्षण का संदर्भ देते हैं, तो आपके प्रोफेसर को अतिरिक्त समय डबल-चेक करने के लिए खर्च करना होगा और संभवतः आपको स्पष्टता के लिए फिर से ईमेल करना होगा। यह एक वार्तालाप के लिए संभावित रूप से त्वरित प्रतिक्रिया देता है जो कई ईमेल में फैला हुआ है.
बात को केंद्रित करें
जब आप किसी ईमेल में एक स्पर्शरेखा पर जाते हैं या हाथ में कार्य के लिए आवश्यक से अधिक (व्यक्तिगत) जानकारी विभाजित करते हैं, तो यह अंततः आपके प्रोफेसर के कीमती पढ़ने के समय के साथ-साथ आपके स्वयं के समय को भी बर्बाद कर देता है। इस बिंदु पर चिपके रहना ईमेल भेजने में लगने वाले समय में कटौती करने और स्पष्टीकरण के लिए अतिरिक्त ईमेल लिखने की आवश्यकता को कम करने के कई तरीकों में से एक है.
अनावश्यक शब्दों और वाक्यांशों को हड़ताल करें, जैसे, "मैं सोच रहा था कि," या "क्या आपको लगता है कि आप संभवतः ..." कर सकते हैं, इसके बजाय, बस सवाल पूछें। यह आपके प्रोफेसर के साथ बहुत स्पष्ट हो सकता है, लेकिन अभ्यास के साथ लंबे समय तक ऐसा नहीं होगा। क्योंकि आप पेशेवर तरीके से बात करना सीखेंगे, और इससे आत्मविश्वास बढ़ता है.
यहां एक संदेश का उदाहरण दिया गया है जो पढ़ने में अधिक समय लेता है और अपने लंबे रूप में अधिक विचलित होता है:
जैसा कि आप देख सकते हैं, संघनित रूप में संदेश अधिक प्रभावी ढंग से आता है:
इसे छोटा रखें
इसे छोटा रखना बिंदु पर बने रहने के समान है। आदर्श रूप में, आप एक पैराग्राफ में तीन से चार वाक्य से अधिक नहीं चाहते हैं। और आप एक संदेश को बहुत सारे पैराग्राफ के साथ नहीं रखना चाहते हैं। जब तक, कि आप प्रतिक्रिया या एक व्यक्तिगत कहानी साझा कर रहे हैं, जो आपके प्रोफेसर को आपको जानने में मदद करेगा और बेहतर समझेगा कि वे आपकी मदद कैसे कर सकते हैं.
प्रत्यक्ष अनुरोध करें
यहां तक कि अगर आपके पास एक महान विषय पंक्ति है, तो भी आपको संदेश में स्वयं का अनुसरण करने की आवश्यकता है। आप अपने अनुरोध को प्रत्यक्ष करके ऐसा करते हैं। यदि आप अनुरोध को प्रश्न के रूप में उद्धृत करते हैं तो यह स्पष्ट हो सकता है। या यदि आप "कृपया ... [यहाँ अनुरोध करें]" के ओपनर का उपयोग करते हैं, तो ध्यान रखें कि यदि आप किसी विषय पर अपनी राय प्राप्त करने के लिए अपने प्रोफेसर को ईमेल कर रहे हैं, तो यह अभी भी एक अनुरोध है क्योंकि आप पूछ रहे हैं कि वे साझा करने के लिए समय लेते हैं उन्हें क्या पता है.
अपने अनुरोध को इतना स्पष्ट करें कि आपके प्रोफेसर से आपके द्वारा पूछे गए प्रश्नों के बारे में कोई प्रश्न नहीं होगा। यदि आप इस महत्वपूर्ण कदम को पूरा कर सकते हैं, तो आप अपने ईमेल को पढ़ने के तुरंत बाद अपने प्रोफेसर को कार्रवाई करने में मदद कर सकते हैं। और न केवल आप उनसे एक त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करेंगे, बल्कि आप उस प्रतीक्षा सूची में बहुत जल्द सूचीबद्ध हो जाएंगे.
जाँच करना
यहां तक कि अगर आप अपने प्रोफेसर को ईमेल करने में उपरोक्त सिद्धांतों को सफलतापूर्वक लागू करते हैं, और आपको समय पर प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो यह हो सकता है कि आपका प्रोफेसर अभी तक आपके ईमेल पर नहीं पहुंचा है या वर्तमान में एक समय के लिए अनुपलब्ध है। क्या कारण हैं, इसके बारे में चिंता न करें, बस दो दिनों में अगर आपने उनसे पीछे नहीं सुना है, तो विनम्रता से पालन करें। अलग-अलग परिसरों की समय-सीमा पर विचार किए जाने के लिए अलग-अलग नीतियां या संस्कृतियां (भले ही अलिखित) हों, इसलिए यह आपके संदर्भ या संदर्भ के आधार पर भिन्न हो सकती है.
अपने अनुवर्ती ईमेल के ऊपर सूचीबद्ध नमूना सिद्धांतों को लागू करें। यदि किसी कारण से आप अभी भी नहीं मिल रहे हैं, तो एक और अनुवर्ती ईमेल एक और तीन से चार दिनों के बाद उचित हो सकता है (फिर से, स्थिति के आधार पर)। या व्यक्ति में अपने प्रोफेसर से बात करने का समय हो सकता है। यदि ऐसा है, तो सुनिश्चित करें कि आप उनसे यह पता लगाना चाहते हैं कि ईमेल के माध्यम से सबसे अच्छा संवाद कैसे करें.
अपने प्रोफेसर के साथ प्रभावी ढंग से संवाद स्थापित करने से एक विशेष वर्ग में सफल होने के अवसरों में काफी सुधार होता है। उस संचार को समय पर, सुचारू और उत्पादक बनाए रखें ताकि आप अपने काम पर केंद्रित रह सकें.
