PowerPoint प्रस्तुति में Excel वर्कशीट को कैसे लिंक या एम्बेड करें

कभी-कभी, आप Microsoft PowerPoint प्रस्तुति में Excel स्प्रेडशीट पर डेटा शामिल करना चाहते हैं। ऐसा करने के कुछ तरीके हैं, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आप स्रोत एक्सेल शीट के साथ संबंध बनाए रखना चाहते हैं या नहीं। चलो एक नज़र डालते हैं.

लिंकिंग और एंबेडिंग के बीच अंतर क्या है?

आपके पास पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन में स्प्रेडशीट शामिल करने के लिए वास्तव में तीन विकल्प हैं। पहला केवल स्प्रेडशीट से उस डेटा को कॉपी करना है, और फिर इसे लक्ष्य दस्तावेज़ में पेस्ट करना है। यह ठीक काम करता है, लेकिन यह सब वास्तव में करता है डेटा को पावरपॉइंट में एक साधारण टेबल में बदल देता है। आप इस पर PowerPoint की मूल तालिका स्वरूपण टूल का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन रूपांतरण के बाद आप एक्सेल की किसी भी सुविधा का उपयोग नहीं कर सकते.

हालांकि यह कभी-कभी उपयोगी हो सकता है, आपके अन्य दो विकल्प-लिंकिंग और एम्बेडिंग-बहुत अधिक शक्तिशाली हैं, और हम आपको इस लेख में कैसे करें यह दिखाने जा रहे हैं। दोनों बहुत समान हैं, जिसमें आप अपनी लक्षित प्रस्तुति में एक वास्तविक एक्सेल स्प्रेडशीट सम्मिलित करते हैं। यह एक एक्सेल शीट की तरह दिखेगा, और आप इसे हेरफेर करने के लिए एक्सेल के टूल का उपयोग कर सकते हैं। अंतर यह आता है कि ये दो विकल्प उस मूल एक्सेल स्प्रेडशीट के संबंध में कैसे व्यवहार करते हैं:

• अगर तुम संपर्क एक प्रस्तुति में एक एक्सेल वर्कशीट, लक्ष्य प्रस्तुति और मूल एक्सेल शीट एक कनेक्शन बनाए रखती है। यदि आप एक्सेल फ़ाइल को अपडेट करते हैं, तो वे अपडेट स्वचालित रूप से लक्ष्य प्रस्तुति में दिखाई देते हैं.
• अगर तुम एम्बेड एक प्रस्तुति में एक एक्सेल वर्कशीट, वह कनेक्शन टूट गया है। मूल एक्सेल शीट को अपडेट करने से लक्ष्य प्रस्तुति में डेटा स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होता है.

दोनों विधियों के फायदे हैं, निश्चित रूप से। एक दस्तावेज़ को जोड़ने का एक फायदा (कनेक्शन को बनाए रखने के अलावा) यह है कि यह आपके PowerPoint प्रस्तुति की फ़ाइल का आकार नीचे रखता है, क्योंकि डेटा अभी भी एक्सेल शीट में संग्रहीत है और केवल PowerPoint में प्रदर्शित होता है। एक नुकसान यह है कि मूल स्प्रेडशीट फ़ाइल को उसी स्थान पर रहने की आवश्यकता है। यदि ऐसा नहीं होता है, तो आपको इसे फिर से लिंक करना होगा। और चूंकि यह मूल स्प्रेडशीट के लिंक पर निर्भर करता है, इसलिए यह इतना उपयोगी नहीं है कि आपको उन लोगों को प्रस्तुति वितरित करने की आवश्यकता हो, जिनके पास उस स्थान तक पहुंच नहीं है।.

दूसरी तरफ, उस डेटा को एम्बेड करना, प्रस्तुति के आकार को बढ़ाता है, क्योंकि एक्सेल डेटा वास्तव में PowerPoint फ़ाइल में एम्बेडेड है। हालांकि, एम्बेड करने के कुछ विशिष्ट फायदे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप उस प्रस्तुति को उन लोगों को वितरित कर रहे हैं, जिनके पास मूल Excel शीट तक पहुँच नहीं हो सकती है, या यदि प्रस्तुति को उस विशिष्ट बिंदु पर एक्सेल शीट को दिखाने की आवश्यकता है (अद्यतन होने के बजाय), एम्बेड करना (और तोड़ना) मूल पत्रक से कनेक्शन) अधिक समझ में आता है.

तो, उस सब को ध्यान में रखते हुए, आइए Microsoft PowerPoint में एक एक्सेल शीट को लिंक और एम्बेड करने के तरीके पर एक नज़र डालें.

Microsoft PowerPoint में एक्सेल वर्कशीट को कैसे लिंक या एम्बेड करें

किसी PowerPoint वर्कशॉप में एक्सेल वर्कशीट को जोड़ना या एम्बेड करना वास्तव में बहुत सीधा है, और ऐसा करने की प्रक्रिया लगभग समान है। एक्सेल वर्कशीट और पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन दोनों को एक ही समय में एडिट करना चाहते हैं.

Excel में, उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप लिंक या एम्बेड करना चाहते हैं। यदि आप पूरी वर्कशीट को लिंक या एंबेड करना चाहते हैं, तो पूरी शीट को चुनने के लिए ऊपरी बाएँ हाथ के कोने में पंक्तियों और कॉलम के जंक्शन पर बॉक्स पर क्लिक करें।.

विंडोज में CTRL + C या macOS में कमांड + C दबाकर उन सेल को कॉपी करें। आप किसी भी चयनित सेल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, और फिर संदर्भ मेनू पर "कॉपी" विकल्प चुन सकते हैं.

अब, अपनी PowerPoint प्रस्तुति पर स्विच करें और उस प्रविष्टि बिंदु को रखने के लिए क्लिक करें जहाँ आप जाने के लिए लिंक या एम्बेड की गई सामग्री चाहेंगे। रिबन के होम टैब पर, "पेस्ट" बटन के नीचे स्थित तीर पर क्लिक करें, और फिर ड्रॉपडाउन मेनू से "पेस्ट स्पेशल" कमांड चुनें।.

यह पेस्ट स्पेशल विंडो खोलता है। और यह यहाँ है जहाँ आप फ़ाइल को जोड़ने या एम्बेड करने की प्रक्रियाओं में एकमात्र कार्यात्मक भिन्न पाएंगे.

यदि आप चाहते हैं एम्बेड आपकी स्प्रैडशीट, बाईं ओर "पेस्ट" विकल्प चुनें। यदि आप चाहते हैं संपर्क आपकी स्प्रैडशीट, इसके बजाय "पेस्ट लिंक" विकल्प चुनें। गंभीरता से, यह बात है। यह प्रक्रिया अन्यथा समान है.

आप जो भी विकल्प चुनते हैं, आप अगले बॉक्स में दाईं ओर "Microsoft Excel कार्यपत्रक ऑब्जेक्ट" का चयन करेंगे, और फिर "ओके" बटन पर क्लिक करें.

और आप अपनी PowerPoint प्रस्तुति में अपनी एक्सेल शीट (या आपके द्वारा चयनित सेल) देखेंगे.

अगर तुम जुड़े हुए Excel डेटा, आप इसे सीधे PowerPoint में संपादित नहीं कर सकते, लेकिन मूल स्प्रेडशीट फ़ाइल खोलने के लिए आप इस पर कहीं भी डबल-क्लिक कर सकते हैं। और आपके द्वारा उस मूल स्प्रेडशीट में किए गए कोई भी अपडेट तब आपके PowerPoint प्रस्तुति में दिखाई देते हैं.

अगर तुम एम्बेडेड एक्सेल डेटा, आप इसे सीधे PowerPoint में संपादित कर सकते हैं। स्प्रेडशीट में कहीं भी डबल-क्लिक करें और आप उसी PowerPoint विंडो में रहेंगे, लेकिन PowerPoint रिबन को Excel Ribbon द्वारा बदल दिया जाता है और आप सभी Excel कार्यक्षमता तक पहुँच सकते हैं। यह शांत की तरह है.

और जब आप स्प्रेडशीट का संपादन बंद करना चाहते हैं और अपने PowerPoint नियंत्रणों पर वापस जाना चाहते हैं, तो स्प्रेडशीट के बाहर कहीं भी क्लिक करें.