Outlook 2013 में अनुलग्नकों का प्रबंधन कैसे करें

एक समय आता है, नौकरी-शिकार, या पुराने परिवार के सदस्यों के साथ तस्वीरें साझा करना, जहां आपको ईमेल के लगाव के रूप में पुराने तरीके से सामान भेजने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप काम पर ईमेल करते हैं, तो यह आपके ईमेल प्रदर्शनों की सूची का हिस्सा हो सकता है.

अनुलग्नकों के बारे में बात है, उन्हें भेजने के संबंध में एक प्रकार का अलिखित कोड है। उदाहरण के लिए, जब आप एक ई-मेल में एक बड़ी फ़ाइल भेज सकते हैं (यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितनी सेवा या आईएसपी की अनुमति देंगे), यह आवश्यक रूप से कुशल नहीं है। इसी तरह, कई फाइलों को भेजना आमतौर पर कंटेनर फाइल में बेहतर तरीके से पूरा किया जाता है.

बेशक, यह जिस तरह की फाइल है, उसके आधार पर यह अपने गंतव्य पर पहुंच सकती है या नहीं। .EXE, .BAT, और अन्य निष्पादन योग्य प्रकारों में समाप्त होने वाली फाइलें अक्सर (आमतौर पर) मैलवेयर के साथ जुड़े होने के कारण अवरुद्ध (छीन ली जाती हैं) या हो जाएंगी। यदि आप इस तरह एक फ़ाइल भेजना चाहते हैं, तो आपको संभवतः इसे .ZIP संग्रह में संलग्न करना होगा.

आउटलुक में ई-मेल लिखना और संपर्कों को प्रबंधित करना बहुत सरल है, और अटैचमेंट को जोड़ना और संभालना अब तक दूसरा स्वभाव होना चाहिए, बहुत से उपयोगकर्ता यह महसूस नहीं कर सकते हैं कि वे इसे बेहतर कर सकते हैं।.

एक अटैचमेंट जोड़ना

अनुलग्नक जोड़ने के लिए, आप किसी फ़ाइल या फ़ाइलों को रिक्त ईमेल संदेश पर खींच सकते हैं, और इसे अनुलग्नक के रूप में चिपकाया जाएगा। या, रिबन पर "संलग्न फाइल" बटन पर क्लिक करें, शामिल करें अनुभाग में.

आपको उस स्थान पर ब्राउज़ करना होगा जहां आप जिस फ़ाइल को संलग्न करना चाहते हैं वह स्थित है और फिर उस फ़ाइल या फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप अपने संदेश में शामिल करना चाहते हैं, फिर "सम्मिलित करें" पर क्लिक करें, वैकल्पिक रूप से, छोटे तीर पर क्लिक करें और "सम्मिलित करें" चुनें। टेक्स्ट ”और आपके अटैचमेंट को इनलाइन डाला जाएगा, अर्थात यह आपके संदेश में अलग फाइल के बजाय दिखाई देगा.

एक बार संलग्न होने के बाद, आप इसे सब्जेक्ट लाइन के नीचे अटैच फील्ड में देख पाएंगे.

अंत में, मान लें कि आपने अपना अनुलग्नक संलग्न कर लिया है, और आपको पता है कि यह गलत है। कोई समस्या नहीं है, आप बस अपने कीबोर्ड पर "हटाएं" बटन हिट लगाव का चयन कर सकते हैं, या आप "निकालें" पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और चयन कर सकते हैं।

फ़ाइलें केवल एक चीज नहीं है जिसे आप संदेश में संलग्न कर सकते हैं, हालांकि, आप आइटम और हस्ताक्षर भी संलग्न कर सकते हैं.

अन्य सामग्री संलग्न करना

आइटम में व्यावसायिक कार्ड (.VCF फ़ाइलें, पहले चर्चा की गई), कैलेंडर और आउटलुक आइटम शामिल हो सकते हैं, जो नोट्स, कार्य, संपर्क और अन्य सामान जो आप आउटलुक में खोल सकते हैं.

कैलेंडर एक और चीज है जिसे आप संभवतः समय-समय पर साझा करना चाहते हैं, और यदि आप "अटैच आइटम" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि ऐसा करना आसान है। अपने कैलेंडर को साझा करने का मतलब यह नहीं है कि आपको हर एक दिन हर एक आइटम साझा करना होगा। आप बस कुछ दिनों या एक सप्ताह को साझा करना चाह सकते हैं, जैसे कंपनी पलायन या पारिवारिक अवकाश यात्रा कार्यक्रम.

कैलेंडर साझा करने से आपको वास्तविक कैलेंडर, तिथि सीमा, विवरण और अन्य उन्नत विकल्प चुनने का विकल्प मिलेगा.

जब आप "ओके" पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि कैलेंडर ईमेल संदेश से जुड़ा होगा, इसलिए इसे खोला और देखा जा सकता है, लेकिन इसे वास्तविक संदेश में भी चिपकाया जाएगा ताकि प्राप्तकर्ता इसे आसानी से एक नज़र में देख सकें।.

आउटलुक आइटम मूल रूप से आउटलुक में कुछ भी आप बना सकते हैं, जो तब संलग्न किया जा सकता है और अन्य आउटलुक उपयोगकर्ताओं को भेजा जा सकता है। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि यह कैसे काम करता है। आप स्रोत चुनते हैं और फिर वहां से, वह आइटम या आइटम चुनें (आप एक से अधिक चुन सकते हैं) जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं.

ध्यान दें, आप यह तय कर सकते हैं कि आप चाहते हैं कि वस्तु वास्तविक भौतिक लगाव के रूप में आए या केवल पाठ के रूप में इनलाइन हो। यह वही है जैसा कि हमने पहले चर्चा की थी कि आप "टेक्स्ट के रूप में सम्मिलित करें" और यह भौतिक संदेश के भाग के रूप में दिखाई देगा.

व्यावसायिक कार्ड उन चीजों में से एक हो सकते हैं, जो आपके द्वारा उपयोग या आवश्यकता नहीं हैं, लेकिन यह एक सरल, सुविधाजनक पैकेज में अपने तत्काल विवरण को साझा करने का एक बहुत ही सुविधाजनक तरीका है। यदि आप अपना (या किसी और का) व्यवसाय कार्ड साझा करना चाहते हैं, तो आप बस इसे अटैच आइटम मेनू से चुनें और आपके संपर्क दिखाई देंगे

वह कार्ड या कार्ड चुनें जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं और "ओके" पर क्लिक करें और कार्ड टेक्स्ट के रूप में दिखाई देंगे और एक .VCF फ़ाइल के रूप में भी संलग्न किया जाएगा, जिसका अर्थ है कि इसे किसी भी पता पुस्तिका में आयात किया जा सकता है जो ऐसी फ़ाइलों का समर्थन करती है।.

संपर्क कार्ड को व्यावसायिक कार्ड के रूप में साझा करना किसी अन्य व्यक्ति से संपर्क जानकारी के साथ आपूर्ति करने, या किसी अन्य व्यक्ति से संपर्क जानकारी आयात करने के लिए इसे अपने पते की पुस्तक में हाथ से टाइप किए बिना आयात करना है।.

संलग्नक को संभालना

बेशक, ईमेल के साथ, हमेशा प्राप्त करने के साथ-साथ देने का अवसर होता है। तो, जब आप अपने इनबॉक्स में संलग्नक के साथ संदेश आते हैं तो आप क्या करते हैं? आमतौर पर यह बहुत सरल है, जैसे कि निम्न छवि में। आप देखते हैं कि हमारा परीक्षण संदेश संलग्न छवि के साथ आ गया है.

अगर हम केवल अटैचमेंट पर क्लिक करते हैं, तो आप देखते हैं कि रिबन कॉल अटैचमेंट टूल्स में विकल्प दिखाई देते हैं। यहां से आप इस पर कार्रवाई कर सकते हैं। ध्यान दें कि यदि आपको कई फाइलें मिलती हैं, तो आप अपने सभी अटैचमेंट्स को एक ही बार में सहेज सकते हैं और यदि आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि क्या अटैचमेंट को खोलना बुद्धिमानी है, तो आप इसे हटा सकते हैं, हालांकि यह केवल संदेश को हटाने के लिए समझदार है आपको संदेह है.

आप किसी संदेश में किसी भी अनुलग्नक पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और रिबन के समान क्रियाओं को करने के लिए परिणामी ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग कर सकते हैं.

अटैचमेंट को हैंडल करते समय, कैविट्स लाजिमी है। अटैचमेंट खतरनाक हो सकता है क्योंकि जिसने पिछले बीस सालों में ईमेल का इस्तेमाल किया है वह अटैच कर सकता है। निचला रेखा, ऐसी किसी भी चीज़ को न खोलें, जिसे आप किसी ऐसे व्यक्ति से नहीं जानते जिसे आप जानते या विश्वास नहीं करते हैं, और हमेशा अपने कंप्यूटर पर वायरस / मैलवेयर स्कैनर का उपयोग करें.

संलग्नक के रूप में एकाधिक फ़ाइलों या बड़ी फ़ाइलों को संभालना

हमने थोड़ी बात की कि एक या शायद कुछ अटैचमेंट को कैसे हैंडल किया जाए, लेकिन क्या होगा अगर आप दर्जनों या सैकड़ों फाइलें अटैच करना चाहते हैं? या, क्या होगा यदि आप एक बड़ी फ़ाइल संलग्न करना चाहते हैं?

बड़ी अटैचमेंट भेजना एक तरह का मामला है, खासकर अगर किसी को प्रक्रिया में बहुत अधिक ईमेल मिलता है। ईमेल पर बड़ी फ़ाइलों को भेजने में समस्या इतनी नहीं है कि आप मेल सर्वर को निश्चित आकार से अधिक संलग्नक की अनुमति देंगे या नहीं। अधिकांश भाग के लिए, आप शायद मेगाबाइट या दो की तुलना में बहुत बड़ी फ़ाइल नहीं भेजेंगे, या कम से कम आपको नहीं चाहिए.

फिर भी, उन समयों को माना जाता है जहां आपको कुछ ऐसा भेजने की आवश्यकता होती है जो थोड़ा सा अनिष्टकारी हो। यदि आप याहू, जीमेल, या माइक्रोसॉफ्ट जैसी वेबमेल सेवा का उपयोग करते हैं, तो उनके आकार की सीमाएं (25Mb, 25Mb, 20Mb, क्रमशः) होंगी, ठीक वैसे ही जैसे आपके ISP, उदा। कॉमकास्ट, टाइम वार्नर, एटी एंड टी, आदि भी (आमतौर पर लगभग 10 एमबी).

ज्यादातर मामलों में, जब फाइलें अत्यधिक रूप से बड़ी या कई होती हैं, तो हम क्लाउड सेवा का उपयोग करने से चूक जाते हैं, जो बहुतायत से होती हैं और अधिकांश फाइलों को भेजने के लिए पर्याप्त खाली स्थान प्रदान करती हैं। अधिक बार नहीं, बस अपनी फ़ाइलों को क्लाउड ड्राइव पर अपलोड करना और फिर उसे साझा करना, ईमेल की तुलना में तेज़ और अधिक विश्वसनीय है। हमारे पास एक आसान तरीका है कि आप ई-मेल पर बड़ी फ़ाइलों को भेजने के बारे में ठीक-ठीक बताते हैं कि आप और अधिक कैसे सीखना चाहते हैं.

जहाँ तक कई फ़ाइलों को भेजने का सवाल है, तो आपको कोई समस्या नहीं होनी चाहिए, बशर्ते यह कुछ हो लेकिन एक बार जब आप दर्जनों चित्रों या दस्तावेज़ों को संलग्न करना शुरू करते हैं, तो चीजें थोड़ी अजीब हो सकती हैं। फिर से, क्लाउड सेवा का उपयोग करने पर विचार करें। भले ही, हम आपको उन्हें भेजने से पहले निश्चित रूप से कई फ़ाइलों को ज़िप करने का सुझाव देते हैं। विंडोज के पास ज़िप फ़ाइलों के लिए मूल समर्थन है, इसलिए आपको अपने प्राप्तकर्ता के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है कि इसे खोलने में सक्षम नहीं है.

कृपया इस लेख को देखें, जो आपको ज़िपित फ़ाइलों के बारे में जानने की जरूरत है.

यह अटैचमेंट की हमारी चर्चा को समाप्त करने के लिए एक बहुत अच्छी जगह की तरह लगता है। वे एक जटिल विषय नहीं हैं, लेकिन चाहे आप आउटलुक, या जीमेल, या किसी अन्य ईमेल का उपयोग करें, फ़ाइलों को भेजने के लिए कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता हो सकती है, बस उन्हें संलग्न करने से परे.

अब तक, हमने आउटलुक की ईमेल शक्तियों के सबसे बुनियादी हिस्सों को कवर किया है - संपर्क, संबोधित करना, रचना करना - ये सभी, साधारण सामान हैं। अब अनुलग्नकों के साथ, आपके पास सरल चीजों का एक अच्छी तरह से गोल ज्ञान है.

अब, हमारे खेल को आगे बढ़ाने का समय आ गया है। जैसा कि आप आउटलुक का उपयोग करते हैं और ईमेल जमा करते हैं, आपको यह सीखना होगा कि क्विक स्टेप्स और नियमों जैसे टूल का उपयोग करके इसे कैसे प्रबंधित किया जाए, जिसके बारे में हम आगामी फीचर में बात करेंगे। इस बीच, और हमेशा की तरह, हम आपको हमारे चर्चा मंच में अपनी प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करते हैं.