Outlook 2010 में AutoArchive को कैसे प्रबंधित करें

यदि आप Outlook 2010 को साफ़ रखना चाहते हैं और तेज़ी से चलाना चाहते हैं, तो एक विधि AutoArchive सुविधा सेट करना है। आज हम आपको बताते हैं कि Outlook 2010 में सुविधा को कैसे कॉन्फ़िगर और प्रबंधित किया जाए.

AutoArchive का उपयोग करने से आप अपने हार्ड ड्राइव पर किसी अन्य स्थान पर पुराने आइटम ले जाकर अपने मेलबॉक्स या ईमेल सर्वर में स्थान का प्रबंधन कर सकते हैं.

ऑटो आर्काइव को सक्षम और कॉन्फ़िगर करें

Outlook 2010 में स्वतः संग्रह डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है। इसे चालू करने के लिए, बैकस्टेज व्यू को एक्सेस करने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर विकल्प पर क्लिक करें.

आउटलुक विकल्प विंडो खुलती है फिर उन्नत पर क्लिक करें और फिर AutoArchive सेटिंग्स बटन.

AutoArchive विंडो खुलती है और आप देखेंगे कि सब कुछ ग्रे हो गया है। के बगल वाले बॉक्स को चेक करें हर ऑटो को चलाएं ...

नोट: यदि आप पुराने आइटम विकल्प को स्थायी रूप से हटाते हैं, तो मेल संग्रहीत नहीं किए जाएंगे.

अब आप सेटिंग्स का चयन कर सकते हैं कि आप कैसे ऑटोएक्टिव फीचर का प्रबंधन करना चाहते हैं। यह चुनें कि आप इसे कितनी बार चलाना चाहते हैं, सुविधा के चलने से पहले संकेत दें, आइटम को स्थानांतरित करने के लिए कहां, और अन्य क्रियाएं जो आप प्रक्रिया के दौरान चाहते हैं। आपके द्वारा चयन किए जाने के बाद, ठीक क्लिक करें.

व्यक्तिगत फ़ोल्डरों को मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर करें

संग्रहीत किए गए अलग-अलग फ़ोल्डरों पर अधिक नियंत्रण के लिए, फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और गुण पर क्लिक करें.

AutoArchive टैब पर क्लिक करें और उस फ़ोल्डर के लिए इच्छित सेटिंग्स चुनें। उदाहरण के लिए, आप एक निश्चित फ़ोल्डर को संग्रहीत नहीं करना चाहते हैं या संग्रहीत डेटा को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं.

यदि आप किसी आइटम को मैन्युअल रूप से संग्रह और बैकअप करना चाहते हैं, तो फ़ाइल टैब, क्लीनअप टूल, फिर आर्काइव पर क्लिक करें.

बगल में रेडियो बटन पर क्लिक करें इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर को संग्रहीत करें. उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं। इस उदाहरण में हम इस फ़ोल्डर को अपने स्वयं के विशिष्ट स्थान पर संग्रहीत करना चाहते हैं.

.Pst फाइलें आपके डॉक्यूमेंट फोल्डर में सेव हो जाती हैं और यदि आपको बाद में आप इनका उपयोग करने की आवश्यकता होती है.

AutoArchive सेटअप करने के बाद आप संग्रहीत फ़ाइलों में आइटम पा सकते हैं। नेविगेशन फलक में सूची में अभिलेखागार फ़ोल्डर का विस्तार करें। फिर आप अपने संदेशों को देख और एक्सेस कर सकते हैं.

आप फ़ाइल टैब पर क्लिक करके भी उन्हें एक्सेस कर सकते हैं। फिर आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें.

फिर आप उस संग्रहीत फ़ाइल को ब्राउज़ कर सकते हैं जिसे आप खोलना चाहते हैं.

पुराने ईमेल को संग्रह करना एक अच्छा स्वच्छ मेलबॉक्स रखने में मदद करने, अपने आउटलुक अनुभव को गति देने और ईमेल सर्वर पर स्थान बचाने का एक अच्छा तरीका है। दूसरी अच्छी बात यह है कि आप अपनी ईमेल जरूरतों को पूरा करने के लिए अपने ईमेल अभिलेखागार और विशिष्ट फ़ोल्डरों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.