कैसे फिर कभी एक दस्तावेज़ फैक्स करने के लिए

फैक्स मशीनें अभी भी दुनिया भर के कार्यालयों में ट्रकिंग कर रही हैं। सरकारी एजेंसियों, वकीलों, डॉक्टरों और अन्य धीमी गति से चलने वाले संगठनों को अक्सर फैक्स की आवश्यकता होती है - सबसे अच्छा, यह एक आवश्यक बुराई है.

फैक्स को अक्सर ईमेल से अधिक सुरक्षित के रूप में देखा जाता है, हालांकि यह वास्तव में नहीं है। फैक्स मशीनें बिना किसी एन्क्रिप्शन के फ़ोन लाइनों पर संवाद करती हैं और फ़ैक्स मशीनों को अक्सर व्यस्त क्षेत्रों में रखा जाता है जहाँ दस्तावेज़ों को आसानी से किसी के भी द्वारा पकड़ा जा सकता है.

फैक्स करने के विकल्प

फैक्स करने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं। यदि आप कानूनों द्वारा सीमित नहीं हैं या क्योंकि दूसरे छोर पर व्यक्ति फ़ैक्स का उपयोग करता है, तो इन विकल्पों में से एक का प्रयास करें:

ईमेल दस्तावेज़: हां, विनम्र ईमेल कई फैक्सों को बदल सकता है। आप शायद वैसे भी कंप्यूटर से टाइप किए गए दस्तावेज़ को फ़ैक्स कर रहे हैं, इसलिए फ़ैक्स मशीन के उपयोग से क्यों परेशान हैं? फ़ाइल को ईमेल में संलग्न करें या केवल ईमेल में महत्वपूर्ण पाठ शामिल करें.
स्कैन और ईमेल: यदि आपके पास फैक्स मशीन है जो स्कैनर के रूप में भी कार्य करती है, तो आप इसका उपयोग अपने कंप्यूटर में पीडीएफ फाइलों के रूप में कागज के दस्तावेजों को स्कैन करने के लिए कर सकते हैं। ईमेल भेजने के लिए उन पीडीएफ फाइलों को संलग्न करें। आप दस्तावेज़ को स्कैन करने के लिए अपने फोन का उपयोग करने की कोशिश भी कर सकते हैं - यकीन है, यह सबसे अच्छी गुणवत्ता नहीं होगी, लेकिन हमने कुछ बहुत कम गुणवत्ता वाले फैक्स देखे हैं.
दस्तावेज़ अपलोड करें: कुछ संगठन आपको इन स्कैन किए गए दस्तावेज़ फ़ाइलों को केवल ईमेल करने के बजाय वेब पर अपलोड करने की अनुमति दे सकते हैं.
घोंघा मेल का उपयोग करें: घोंघा मेल फैक्स करने के लिए एक धीमा विकल्प है जो कई मायनों में बदतर है, लेकिन यह हमेशा खराब नहीं होता है। यदि आपके पास फ़ैक्स मशीन नहीं है और दस्तावेज़ अत्यावश्यक नहीं है, तो आप आमतौर पर दस्तावेज़ को फ़ैक्स करने के बजाय अधिकांश संगठनों को मेल कर सकते हैं। ज़रूर, आपको डाक प्रणाली से निपटना होगा, लेकिन कम से कम आपको कुछ भी फैक्स करने की आवश्यकता नहीं है.

बिना मुद्रण के दस्तावेज पर हस्ताक्षर करें

आपको दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने और उन्हें किसी को भेजने के लिए हो सकता है, और एक बार वे मुद्रित होने के बाद आपको फैक्स करने के लिए लुभा सकते हैं। आखिरकार, विकल्प दस्तावेज़ को प्रिंट करना, उस पर हस्ताक्षर करना, उसे अपने कंप्यूटर में वापस स्कैन करना और ईमेल करना होगा। ऐसा करने में अपना समय बर्बाद करने के बजाय, आप अपने कंप्यूटर पर एक दस्तावेज़ पर अपने असली हस्ताक्षर को लागू करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। बस एक बार अपने हस्ताक्षर पर कब्जा कर लें और इसे एक छवि के रूप में संग्रहीत किया जाएगा जो आप दस्तावेजों पर लागू कर सकते हैं। आप आसानी से भविष्य के दस्तावेजों को बिना प्रिंट किए हस्ताक्षर कर सकते हैं.

यदि आपके पास स्टाइलस के साथ एक टैबलेट है, तो आप अपनी स्क्रीन पर सीधे एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए स्टाइलस का उपयोग भी कर सकते हैं.

एक दस्तावेज़ ऑनलाइन फैक्स करें

ऑनलाइन फ़ैक्स सेवाएँ आपको स्वयं या यहाँ तक कि टेलीफ़ोन लाइन की फैक्स मशीन की आवश्यकता के बिना किसी दस्तावेज़ को फैक्स करने की अनुमति देती हैं। दस्तावेज़ अपलोड करने और प्राप्तकर्ता का फ़ोन नंबर दर्ज करने के लिए आप वेब-आधारित इंटरफ़ेस का उपयोग करते हैं। सेवा स्वयं सभी अंतिम-मील सामान की देखभाल करती है, अपने दस्तावेज़ को अपने स्वयं के टेलीफोन लाइनों के माध्यम से दूरस्थ फैक्स मशीन पर फैक्स करती है.

यदि आपको केवल फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता नहीं है, तो ये सेवाएँ आपको कुछ प्रतिशत खर्च किए बिना यहां कुछ पृष्ठ भेजने की अनुमति देंगी। यदि आपको दस्तावेजों को अधिक बार फैक्स करना है, तो आपको कुछ भुगतान करना पड़ सकता है - लेकिन आपको फैक्स मशीन और टेलीफोन लाइन के लिए भुगतान करना होगा, वैसे भी.

इन सेवाओं में तकनीकी रूप से फैक्सिंग शामिल है, लेकिन कम से कम वे एक क्लिंकी पुरानी फैक्स मशीन का उपयोग करने का मन नहीं करते हैं और इसके लिए जरूरी नहीं है कि आपके पास लैंडलाइन टेलीफोन हो.

एक फैक्स ऑनलाइन प्राप्त करें

यदि आपके पास घर का कार्यालय है, तो फैक्स प्राप्त करना सिरदर्द हो सकता है। आपकी फ़ैक्स मशीन को हर समय फ़ैक्स के लिए सुनना और उसकी आवश्यकता होती है। फैक्स प्राप्त करने के लिए आपको एक समर्पित लाइन की आवश्यकता होती है ताकि जब आप फोन पर हों तो आपको कोई फैक्स न मिले। जब आप सुनिश्चित करें कि आपका लैंडलाइन फोन बंधे नहीं है, तो आप एक विशिष्ट समय पर लोगों को आपसे एक दस्तावेज़ फैक्स करने के लिए कह सकते हैं.

इस सभी बकवास से निपटने के बजाय, लोगों को आपसे दस्तावेज़ों को स्कैन करने और ईमेल करने के लिए कहें। यदि आप ईमेल पर भरोसा नहीं करना चाहते हैं तो आप अन्य उपकरणों का भी उपयोग कर सकते हैं - उदाहरण के लिए, आप वेब पेज बनाने के लिए ड्रॉपबॉक्स के साथ JotForm का उपयोग कर सकते हैं जहां लोग पीडीएफ फाइलों को अपलोड कर सकते हैं और वे आपके ड्रॉपबॉक्स में एक फ़ोल्डर में दिखाई देंगे।.

आप एक ऐसी सेवा का उपयोग करने का भी प्रयास कर सकते हैं जो आपको एक समर्पित फैक्स नंबर प्रदान करता है और आपको वहां फैक्स प्राप्त करने की अनुमति देता है। ये आम तौर पर पैसे खर्च करते हैं - आखिरकार, फैक्स सेवा को एक समर्पित लैंडलाइन फोन नंबर के लिए भुगतान करना पड़ता है और आपके लिए इसे मॉनिटर करना पड़ता है। eFax एक महीने में 10 फ्री इनकमिंग पेज ऑफर करता है, हालांकि ये आपको कोई फ्री आउटगोइंग पेज नहीं देते हैं। HelloFax आपको पाँच मुफ्त पृष्ठ भेजने की सुविधा देता है, लेकिन यह है। हर मुफ्त ऑनलाइन फ़ैक्सिंग सेवा में इस तरह की पकड़ होती है - सबसे महत्वपूर्ण सुविधाओं के लिए आपको भुगतान करने के लिए मुफ्त ऑफ़र मौजूद है। फ़ैक्सिंग में फ़ैक्स मशीनों और लैंडलाइन टेलीफ़ोन नंबर के साथ इंटरफेस करना शामिल है, और यह मुफ़्त नहीं है। इसका उपयोग अक्सर व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है, और व्यवसाय इस तरह की चीजों पर पैसा खर्च करने को तैयार हैं.

द लास्ट रिजॉर्ट: एक ओनर के बिना एक वास्तविक फैक्स मशीन का उपयोग करें

यदि आप ऑनलाइन सेवाओं या घोंघा मेल से निपटना नहीं चाहते हैं और आपके पास फैक्स के रूप में सामयिक दस्तावेज भेजने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, तो भी अपनी फैक्स मशीन खरीदने और लैंडलाइन टेलीफोन का उपयोग करने का विकल्प है। आप शायद एक स्थानीय स्टोर पर जा सकते हैं जो नकल प्रदान करता है और वे आपको फैक्स भेजने के लिए कुछ सेंट का भुगतान करने देंगे। यदि आप अक्सर फैक्स भेजते हैं तो यह आदर्श नहीं है, लेकिन यदि आपको प्रति वर्ष एक बार कुछ फैक्स करना है, तो यह एक अच्छा विकल्प हो सकता है.

बेशक, इसमें अभी भी फैक्स मशीन का उपयोग करना शामिल है। कुछ संगठन केवल फ़ैक्स की मांग करते हैं और आप वेब-आधारित फ़ैक्स सेवा के लिए अत्यंत संवेदनशील दस्तावेज़ अपलोड करने में सहज महसूस नहीं कर सकते हैं। यदि आप फ़ैक्स की मांग करने वाले संगठन से निपटना चाहते हैं तो आप बहुत कुछ नहीं कर सकते.

फ़ैक्सिंग अभी भी थोड़ी देर के लिए हमारे साथ रहेगा, यदि केवल उन नियमों के कारण जो स्वास्थ्य देखभाल और कानूनी संगठनों को आधुनिक विकल्पों के बजाय पुराने फैक्स सिस्टम का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं.

चित्र साभार: फ़्लिकर पर अभिषेक सारदा, फ़्लिकर पर एक भटकती यूकाई के किस्से, फ़्लिकर पर प्रामाणिक सनकी