लिब्रे ऑफिस में मालिक और उपयोगकर्ता पासवर्ड के साथ दस्तावेजों और पीडीएफ फाइलों को कैसे सुरक्षित रखें

एक पीडीएफ फाइल की सुरक्षा के दो तरीके हैं: एक मालिक पासवर्ड और एक उपयोगकर्ता पासवर्ड। हम प्रत्येक के उद्देश्य को समझाएंगे और आपको दिखाएंगे कि उन्हें अपनी पीडीएफ फाइलों में कैसे लागू किया जाए.

स्वामी, या अनुमतियाँ, पासवर्ड आपको एक पीडीएफ फाइल की अनुमति देने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक पीडीएफ फाइल को प्रिंट करने की अनुमति नहीं देना चाहते हैं, या पृष्ठों को निकाला जाना चाहते हैं, तो आप वह चुन सकते हैं जिसे आप अनुमति देना चाहते हैं और पीडीएफ फाइल के लिए एक मालिक पासवर्ड की अनुमति नहीं देते हैं। मालिक पासवर्ड को मास्टर पासवर्ड भी कहा जा सकता है। यह आपको उन अनुमतियों को बदलने की अनुमति देता है.

उपयोगकर्ता, या ओपन, पासवर्ड आपको उपयोगकर्ता को पीडीएफ देखने के लिए एक पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता देता है। यदि वे सही पासवर्ड दर्ज नहीं करते हैं, तो पीडीएफ फाइल नहीं खुलेगी.

पीडीएफ फाइलों की सुरक्षा के लिए कई ऑनलाइन सेवाएं हैं, जैसे कि पीडीएफप्रोटेक्ट, लेकिन यदि आप एक संवेदनशील दस्तावेज़ में पासवर्ड जोड़ना चाहते हैं, तो आप शायद इसे उस सेवा पर अपलोड करने में सहज नहीं हैं जिसे आप नहीं जानते हैं। तो, हम इस गाइड में सबसे अच्छा ऑफ़लाइन विकल्प पर ध्यान केंद्रित करेंगे.

हमने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक पासवर्ड प्रोटेक्टेड पीडीएफ फाइल बनाने का तरीका कवर किया है, लेकिन यह केवल एक यूजर पासवर्ड ही जोड़ता है। मालिक का पासवर्ड जोड़ने का कोई विकल्प नहीं है। हमने कुछ शोध किया, और पाया कि आपकी पीडीएफ फाइलों को ऑफलाइन सुरक्षित रखने का सबसे अच्छा विकल्प मुफ्त ऑफिस सूट लिबर ऑफिस है। हम आपको बताएंगे कि Microsoft Word या LibreOffice Writer डॉक्यूमेंट को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित रखें और डॉक्यूमेंट से पासवर्ड से सुरक्षित PDF फाइल कैसे बनाएं.

नोट: हम अपने उदाहरण में एक वर्ड फाइल का उपयोग करते हैं, लेकिन आप लिबरऑफिस राइटर डॉक्यूमेंट्स (.odos फाइल) के साथ भी यही काम कर सकते हैं। आप LibreOffice में पीडीएफ फाइलें भी खोल सकते हैं। भले ही आप राइटर, कैल्क या इंप्रेस में हों, लेकिन वे लिब्रे ऑफिस ड्रा में खुलते हैं, लेकिन ड्रा में पासवर्ड की सुरक्षा की प्रक्रिया अन्य लिब्रे ऑफिस प्रोग्रामों की तरह ही होती है और इसका वर्णन "हाउ टू कन्वर्ट द डॉक्यूमेंट टू द डॉक्यूमेंट" पासवर्ड संरक्षित पीडीएफ फाइल "अनुभाग नीचे। आप एक असुरक्षित पीडीएफ फाइल को एक संरक्षित पासवर्ड में परिवर्तित कर रहे होंगे.

डॉक्यूमेंट में Open और अनुमतियां पासवर्ड कैसे जोड़ें

शुरू करने से पहले, लिबरऑफिस डाउनलोड करें और इसे स्थापित करें, या आप पोर्टेबल संस्करण डाउनलोड कर सकते हैं यदि आप लिब्रे ऑफिस स्थापित नहीं करेंगे। लिबर ऑफिस राइटर खोलें और फिर वर्ड फाइल खोलें। टूलबार पर "सहेजें" बटन पर नीचे तीर पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "इस रूप में सहेजें" चुनें.

इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, जहाँ आप संरक्षित दस्तावेज़ को सहेजना चाहते हैं, वहाँ नेविगेट करें। हमारे उदाहरण के लिए, हम मूल दस्तावेज़ को बदलने जा रहे हैं। यदि आप संरक्षित दस्तावेज़ को नई फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो "फ़ाइल नाम" बॉक्स में फ़ाइल के लिए एक अलग नाम दर्ज करें। पासवर्ड को दस्तावेज़ की सुरक्षा के लिए, "पासवर्ड के साथ सहेजें" बॉक्स को चेक करें। फिर, "सहेजें" पर क्लिक करें.

यदि आप मूल फ़ाइल की जगह ले रहे हैं, तो संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें के रूप में सहेजें की पुष्टि करें। फ़ाइल को बदलने के लिए "हां" पर क्लिक करें.

पासवर्ड सेट करें संवाद बॉक्स में, आप पीडीएफ फाइलों के लिए उपयोगकर्ता और मालिक पासवर्ड की तरह, दो प्रकार के पासवर्ड निर्दिष्ट कर सकते हैं। दस्तावेज़ देखने के लिए उपयोगकर्ता को पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता होती है (जैसे उपयोगकर्ता पासवर्ड), "फ़ाइल एन्क्रिप्शन पासवर्ड" के तहत "पासवर्ड को खोलने के लिए पासवर्ड दर्ज करें" बॉक्स और "पासवर्ड की पुष्टि करें" बॉक्स में टाइप करें। यदि आप संपादन के विरुद्ध दस्तावेज़ (स्वामी पासवर्ड की तरह) की भी रक्षा करना चाहते हैं, तो संवाद बॉक्स के मध्य में "विकल्प" पर क्लिक करें और "पासवर्ड दर्ज करने की अनुमति दें" बॉक्स और "पासवर्ड की पुष्टि करें" बॉक्स के नीचे एक पासवर्ड लिखें। फाइल शेयरिंग पासवर्ड.

नोट: फ़ाइल शेयरिंग पासवर्ड केवल लिब्रे ऑफिस राइटर के लिए काम करता है, वर्ड डॉक्यूमेंट्स के लिए नहीं। यदि आप फ़ाइल साझाकरण पासवर्ड का उपयोग करना चाहते हैं, तो अपने दस्तावेज़ को एक .odt फ़ाइल के रूप में सहेजें, जो ऊपर दिए गए चित्र के रूप में सहेजे गए डायलॉग बॉक्स पर "Save as type" ड्रॉप-डाउन सूची में पहला विकल्प है।.

संपादन की अनुमति देने के लिए एक पासवर्ड दर्ज करने से स्वचालित रूप से दस्तावेज़ केवल-पढ़ने के लिए मोड में खुल जाता है। यदि आप फ़ाइल को केवल पासवर्ड के बिना डिफ़ॉल्ट रूप से रीड-ओनली मोड में खोलना चाहते हैं, तो "ओपन फाइल रीड-ओनली" बॉक्स को चेक करें और फाइल शेयरिंग पासवर्ड के तहत पासवर्ड बॉक्स खाली छोड़ दें.

ओके पर क्लिक करें".

यदि आपने दस्तावेज़ में एक खुला पासवर्ड लागू किया है, तो अगली बार जब आप फ़ाइल खोलते हैं, तो आपको खुले पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा.

यदि आपकी फ़ाइल एक लिबर ऑफिस राइटर डॉक्यूमेंट (.odt) है और आपने एक फाइल शेयरिंग पासवर्ड इसे सौंपा है, तो डॉक्यूमेंट को रीड-ओनली मोड में खोला जाएगा। दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए, पीले पट्टी में "दस्तावेज़ संपादित करें" बटन पर क्लिक करें.

फ़ाइल को संशोधित करने में सक्षम होने के लिए आपको फ़ाइल साझाकरण पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा.

डॉक्यूमेंट को पासवर्ड प्रोटेक्टेड पीडीएफ फाइल में कैसे बदलें

आप एक वर्ड डॉक्यूमेंट या लिबर ऑफिस डॉक्यूमेंट को पासवर्ड प्रोटेक्टेड पीडीएफ फाइल में भी बदल सकते हैं और उसमें यूजर और ओनर पासवर्ड लगा सकते हैं। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ खोलें और फिर फ़ाइल मेनू से "पीडीएफ के रूप में निर्यात करें" चुनें.

पीडीएफ विकल्प संवाद बॉक्स पर, "सुरक्षा" टैब पर क्लिक करें.

फ़ाइल एन्क्रिप्शन और अनुमति के तहत, शुरू में "कोई खुला पासवर्ड सेट" (उपयोगकर्ता पासवर्ड) और "कोई अनुमति पासवर्ड सेट" (स्वामी पासवर्ड) नहीं है। ये पासवर्ड सेट करने के लिए, "पासवर्ड सेट करें" पर क्लिक करें.

सेट पासवर्ड सेट करें संवाद बॉक्स में, सेट ओपन पासवर्ड के तहत, उपयोगकर्ता पासवर्ड दो बार दर्ज करें जो पीडीएफ फाइल को देखने के लिए आवश्यक होगा। सेट अनुमति पासवर्ड के तहत, स्वामी पासवर्ड दर्ज करें जो पीडीएफ फाइल को प्रिंट, एडिट या कंटेंट से निकाले जाने से रोक देगा। ओके पर क्लिक करें".

नोट: आपको दोनों पासवर्ड का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन हम अनुशंसा करते हैं कि आप अधिक सुरक्षा के लिए करें। लागू की गई दोनों पासवर्डों में से केवल एक के साथ एक पीडीएफ फाइल (दोनों में से किसी एक) के रूप में सुरक्षित नहीं है। प्लैनेट पीडीएफ बताता है कि पीडीएफ फाइलों को सुरक्षित करते समय दो पासवर्ड एक से बेहतर क्यों हैं.

आपको पीडीएफ विकल्प संवाद बॉक्स में लौटाया गया है और पासवर्ड की स्थिति निर्धारित सेट बटन के नीचे प्रदर्शित होती है। यदि आपने एक अनुमति (स्वामी) पासवर्ड सेट करने के लिए चुना है, तो संवाद बॉक्स के दाईं ओर के विकल्प सक्रिय हो जाते हैं। यदि आप नहीं चाहते हैं कि कोई भी दस्तावेज़ को प्रिंट करे या दस्तावेज़ में किसी प्रकार का बदलाव न करे, तो मुद्रण और परिवर्तन के तहत "अनुमति नहीं है" चुनें। यदि आप केवल मुद्रण के प्रकार और परिवर्तनों को सीमित करना चाहते हैं, तो मुद्रण और परिवर्तन के तहत एक अन्य विकल्प चुनें। यदि आप अपनी पीडीएफ फाइल से किसी को भी सामग्री की नकल नहीं करना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि "सामग्री की प्रतिलिपि सक्षम करें" बॉक्स अनियंत्रित है। एक्सेस करने के उद्देश्यों के लिए, "एक्सेस टूल के लिए टेक्स्ट एक्सेस को सक्षम करें" चेक बॉक्स को छोड़ना एक अच्छा विचार है। "निर्यात" पर क्लिक करें.

"निर्यात" संवाद बॉक्स पर, उस फ़ोल्डर में नेविगेट करें जिसमें आप पासवर्ड संरक्षित पीडीएफ फाइल को सहेजना चाहते हैं। "फ़ाइल का नाम" बॉक्स में फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें और "सहेजें" पर क्लिक करें.

यदि आपने एक खुला (उपयोगकर्ता) पासवर्ड पीडीएफ फाइल को सौंपा है, तो अगली बार खोलने पर आपसे उस पासवर्ड के लिए पूछा जाएगा.

आपको शीर्षक बार में फ़ाइल नाम के दाईं ओर "(SECURED)" दिखाई देगा, यह दर्शाता है कि यह एक एन्क्रिप्टेड पीडीएफ फाइल है.

यदि आपने पीडीएफ फाइल के लिए एक अनुमति (स्वामी) पासवर्ड लागू किया है, और मुद्रण की अनुमति नहीं देने का विकल्प चुना है, तो आपको "फाइल" टैब पर क्लिक करने पर "प्रिंट" विकल्प दिखाई देगा।.

किसी दस्तावेज़ में खुले और अनुमतियों के पासवर्ड को जोड़ने और दस्तावेज़ों को पासवर्ड से संरक्षित पीडीएफ फाइल में बदलने की प्रक्रियाएँ लिबर ऑफिस Calc, इंप्रेशन और ड्रॉ में भी समान हैं।.