अपने आउटलुक डेटा फ़ाइल के आकार को कैसे कम करें

आउटलुक डेटा फाइलें समय के साथ बहुत बड़ी हो सकती हैं, खासकर अगर आपको बहुत सारे अटैचमेंट मिलते हैं। यदि आप पुराने संदेशों को हटाते हैं, तो भी आपके Outlook डेटा फ़ाइल का आकार तदनुसार कम नहीं होता है.

आपकी आउटलुक डेटा फाइलें (.pst और .ost फ़ाइलें) आपके सभी ईमेल (आपके सभी फ़ोल्डर में, भेजे गए ईमेल सहित), संपर्क, कैलेंडर अपॉइंटमेंट, कार्य और नोट्स, साथ ही साथ उनके संबद्ध फ़ाइल अटैचमेंट शामिल हैं। जब आप अधिक ईमेल और अनुलग्नक भेजते और प्राप्त करते हैं, तो अपने कैलेंडर में और अधिक नियुक्तियाँ जोड़ें, और अधिक कार्य और नोट्स बनाएं, आपकी आउटलुक डेटा फाइलें आसानी से आकार में कई गीगाबाइट्स तक बढ़ सकती हैं। मेरा एक गीगाबाइट है, लेकिन यह अभी भी बहुत बड़ा है.

भले ही आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करते हैं, या जब आप आउटलुक से बाहर निकलते हैं तो यह स्वचालित रूप से खाली हो जाता है, डेटा फ़ाइल में कब्जा कर लिया गया स्थान जारी नहीं किया जाता है। हालाँकि, आप उस स्थान को पुनः प्राप्त कर सकते हैं संकुचित आपका आउटलुक डेटा फ़ाइल। यहाँ है कि कैसे करना है.

एक कदम: अपने खातों की जाँच करें और आप क्या जरूरत नहीं हटाएं

इससे पहले कि आप कॉम्पैक्ट करने की प्रक्रिया से गुज़रें, आप आउटलुक के माध्यम से जाना चाहेंगे और ऐसी किसी भी चीज़ को हटा सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। हम यह जांचने की सलाह देते हैं कि आपके विभिन्न फ़ोल्डर कितने बड़े हैं, इसलिए आप जानते हैं कि कौन-सी वस्तुएँ सबसे अधिक स्थान खाली करेंगी। याद रखें, आप ईमेल के अलावा कैलेंडर, कार्य और नोट्स आइटम भी हटा सकते हैं। अपने फ़ोल्डरों के आकार की जांच करने के लिए, उस खाते (इनबॉक्स डेटा फ़ाइल) में इनबॉक्स (या किसी अन्य फ़ोल्डर) का चयन करें जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं, और "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।.

बैकस्टेज स्क्रीन पर, "टूल" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "मेलबॉक्स क्लीनअप" चुनें.

मेलबॉक्स सफाई संवाद बॉक्स पर, "मेलबॉक्स आकार देखें" पर क्लिक करें.

फ़ोल्डर आकार संवाद बॉक्स आपको वर्तमान में चयनित खाते में प्रत्येक फ़ोल्डर का आकार दिखाता है। स्क्रॉल करें और देखें कि कौन से फ़ोल्डर बड़े हैं, जहां आप आइटम हटाना चाहते हैं। जब आप पूरा कर लें तो "बंद करें" पर क्लिक करें.

हटाए गए आइटम फ़ोल्डर का आकार देखने के लिए, "हटाए गए आइटम आकार देखें" पर क्लिक करें।.

हमारा हटाए गए आइटम फ़ोल्डर बहुत बड़ा नहीं है, लेकिन हमें अपनी डेटा फ़ाइल को संकुचित करने से पहले इसे वैसे भी खाली कर देना चाहिए। "बंद करें" पर क्लिक करें.

आप मेलबॉक्स क्लीनअप संवाद बॉक्स में वापस आ जाते हैं। यदि आप अपने खाते से अधिक आइटम हटाना चाहते हैं, तो अपने खाते में वापस जाने के लिए "बंद करें" पर क्लिक करें। किसी भी ईमेल, कैलेंडर, कार्य और नोट्स आइटम का चयन करें जो आप नहीं चाहते हैं और हटाएं दबाएं। आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को दरकिनार करके चयनित आइटमों को स्थायी रूप से हटाने के लिए Shift + Delete दबा सकते हैं.

चरण दो: हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करें

जारी रखने से पहले आप कचरा, या "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर को भी खाली करना चाहेंगे। यदि हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में अभी भी आइटम हैं, तो फ़ोल्डर को खाली करने के दो तरीके हैं। यदि यह अभी भी खुला है, तो मेलबॉक्स क्लीनअप संवाद बॉक्स पर "खाली" पर क्लिक करने का एक तरीका है.

एक पुष्टिकरण संवाद बॉक्स यह सुनिश्चित करता है कि आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में आइटमों को स्थायी रूप से हटाना चाहते हैं। "हाँ" पर क्लिक करें.

यदि मेलबॉक्स क्लीनअप संवाद बॉक्स खुला नहीं है, तो आप मेल खाते पर सीधे अपने खाते में हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को भी खाली कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, पहले सुनिश्चित करें कि मेल पेन सक्रिय है। यदि यह नहीं है, तो मेल फलक खोलने के लिए Ctrl + 1 दबाएँ। फिर, उस खाते में हटाए गए आइटम फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं और पॉपअप मेनू से "खाली फ़ोल्डर" चुनें। एक ही पुष्टिकरण संवाद बॉक्स ऊपर प्रदर्शित चित्र.

चरण तीन: अपने आउटलुक डेटा को संकुचित करें

अब आपके द्वारा हटाए गए आइटमों को आप नहीं चाहते हैं और हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली कर दिया है, यह आपकी आउटलुक डेटा फ़ाइल को कॉम्पैक्ट करने का समय है। मुख्य आउटलुक विंडो में, "फाइल" टैब पर फिर से क्लिक करें। फिर, सुनिश्चित करें कि खाता सूचना स्क्रीन सक्रिय है। यदि नहीं, तो बाईं ओर आइटम की सूची में "जानकारी" पर क्लिक करें। "खाता सेटिंग" पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "खाता सेटिंग" चुनें.

खाता सेटिंग संवाद बॉक्स में, "डेटा फ़ाइलें" टैब पर क्लिक करें.

उस Outlook डेटा फ़ाइल का चयन करें जिसे आप सूची में कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं और फिर "सेटिंग" पर क्लिक करें.

यदि वर्तमान में चयनित खाता POP3 खाता (। Pst फ़ाइल) है, तो निम्न संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है। "अभी कॉम्पैक्ट करें" पर क्लिक करें.

अन्यथा, यदि चयनित खाता IMAP खाता (.ost फ़ाइल) है, तो आपको निम्नलिखित संवाद बॉक्स दिखाई देगा। "अभी कॉम्पैक्ट करें" पर क्लिक करें.

Outlook डेटा फ़ाइल के संकुचित होने पर निम्न संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है.

जब कॉम्पैक्ट करने की प्रक्रिया पूरी हो जाती है, तो आपको आउटलुक डेटा फ़ाइल (या आउटलुक डेटा फ़ाइल सेटिंग्स) डायलॉग बॉक्स में लौटा दिया जाता है। इसे बंद करने के लिए "ओके" या "रद्द करें" पर क्लिक करें.

खाता सेटिंग संवाद बॉक्स पर "बंद करें" पर क्लिक करें.

हमारी आउटलुक डेटा फ़ाइल लगभग 951MB से घटकर लगभग 845MB हो गई, इसलिए हम 100MB डिस्क स्थान से थोड़ा पीछे हो गए। आपकी डेटा फ़ाइल जितनी बड़ी होगी, उतनी ही जगह आपको वापस मिल जाएगी.

अपनी Outlook डेटा फ़ाइलों को संकुचित करना न केवल आपको डिस्क स्थान को बचाने में मदद करता है, बल्कि आउटलुक के प्रदर्शन में सुधार भी कर सकता है। एक बड़ी आउटलुक डेटा फ़ाइल आउटलुक को शुरू करने, काम करने और बंद करने में अधिक समय ले सकती है। इसलिए, समय-समय पर अपने आउटलुक डेटा फ़ाइल को जमा करना एक स्मार्ट चीज है.