कैसे Microsoft Office दस्तावेज़ों का आकार कम करें

यहां तक ​​कि तेजी से इंटरनेट कनेक्शन, भारी हार्ड ड्राइव और मुफ्त क्लाउड स्टोरेज के लोड के इन समयों में, फ़ाइल का आकार कभी-कभी मायने रखता है। आपके पास उन फ़ाइलों के आकार की सीमा हो सकती है जिन्हें आप ईमेल के माध्यम से भेज या प्राप्त कर सकते हैं, या हो सकता है कि आप थंब ड्राइव स्पेस पर कम चल रहे हों। कारण जो भी हो, यदि आपके पास कार्यालय दस्तावेज़ हैं जिनमें चित्र शामिल हैं, तो आप उन फ़ाइलों के आकार को महत्वपूर्ण रूप से कम करने में सक्षम हो सकते हैं.

कार्यालय पहले से ही परदे के पीछे काम करता है ताकि फाइलों के आकार को छोटा रखने में मदद मिल सके। नई DOCX फ़ाइल प्रकार अनिवार्य रूप से एक ज़िप फ़ाइल के रूप में कार्य करती है, जो फ़ाइल की सामग्री को संपीड़ित करती है। दस्तावेज़ में एक से अधिक बार दिखाई देने वाले चित्र और पाठ केवल वास्तविक फ़ाइल में एक बार संग्रहीत किए जाते हैं। इसलिए, कम से कम Office ऐप्स के हाल के संस्करणों में, आप पाएंगे कि बड़े फ़ाइल आकार आमतौर पर आपके दस्तावेज़ों में बहुत सारी अलग-अलग तस्वीरों के होने का परिणाम होते हैं.

अच्छी खबर यह है कि ऑफिस ऐप्स उन इमेज साइज को ध्यान में रखते हुए कुछ आसान टूल भी देते हैं। इस लेख में, हम अपने उदाहरण के रूप में Office 2016 (अधिक विशेष रूप से, Word 2016) का उपयोग कर रहे हैं। लेकिन आपको वही उपकरण मिलेंगे जिनकी चर्चा हम अन्य Office ऐप्स में करते हैं, जैसे Excel और PowerPoint, और Office के पिछले संस्करणों में कम से कम Office 2010 पर वापस जाना.

अपने कार्यालय दस्तावेज़ में चित्रों को संपीड़ित करें

चित्रों के साथ दस्तावेज़ के फ़ाइल आकार को कम करने की कोशिश में आपको जो पहला कदम उठाना चाहिए, वह उन चित्रों को संपीड़ित करना है। प्रत्येक कार्यालय ऐप बस ऐसा करने के लिए एक उपयोगी उपकरण प्रदान करता है। हम यहां वर्ड का उपयोग कर रहे हैं (और हम निम्नलिखित चरणों में इसका उल्लेख करेंगे), लेकिन आपको अन्य कार्यालय एप्लिकेशन में उसी स्थान पर सुविधाएं मिलेंगी.

अपने दस्तावेज़ में, इसे चुनने के लिए किसी भी चित्र पर क्लिक करें। जब आप किसी चित्र का चयन करते हैं तो कार्यालय टूलबार पर दिखाई देने वाले प्रारूप मेनू पर क्लिक करें.

स्वरूप मेनू पर, चित्र चित्र पर क्लिक करें.

कंप्रेस पिक्चर्स विंडो में, "केवल इस तस्वीर पर लागू करें" पर क्लिक करें यदि आप केवल आपके द्वारा चुनी गई तस्वीर को संपीड़ित करना चाहते हैं। जब इस विकल्प की जाँच नहीं की जाती है, तो आपके कार्य दस्तावेज़ में सभी चित्रों पर लागू होंगे। यदि आप अपने दस्तावेज़ में चित्र खींच चुके हैं, तो "चित्रों के काटे गए क्षेत्रों को हटाएं" का चयन करें और उन क्षेत्रों को निकालना चाहते हैं जिन्हें आपने काट दिया है। बस ध्यान दें कि यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो आप बाद में क्रॉपिंग को पूर्ववत नहीं कर पाएंगे, जब तक आप मूल चित्र को फिर से नहीं बनाते हैं। आप चित्रों को संपीड़ित करने के लिए एक रिज़ॉल्यूशन भी चुन सकते हैं। सबसे कम रिज़ॉल्यूशन चुनें जो आपकी ज़रूरतों को पूरा करेगा। ठीक होने पर क्लिक करें.

आपके दस्तावेज़ में चित्रों की संख्या के आधार पर, Word को उन सभी को संपीड़ित करने में कुछ पल लग सकते हैं। जब यह समाप्त हो जाए, तो अपने दस्तावेज़ को सहेजें और नई फ़ाइल का आकार जांचें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप परिवर्तनों के साथ रहना चाहते हैं, तो आप हमेशा अपने दस्तावेज़ को एक नई फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं और फिर मूल संस्करण के साथ फ़ाइल आकार की तुलना कर सकते हैं.

चित्रों से संपादन जानकारी निकालें

कार्यालय एप्लिकेशन सभी प्रकार के शानदार चित्र संपादन उपकरण प्रदान करते हैं, जब आप उनका उपयोग करते हैं। जब आप उनका उपयोग करते हैं, तो Word मूल चित्र को बनाए रखता है और आपके द्वारा किए गए संपादन पर नज़र रखता है ताकि आप उन्हें पूर्ववत कर सकें या मूल चित्र पर वापस लौटें । यदि आप अपनी छवियों को प्रारूपित करने के तरीके से खुश हैं, तो संपादन जानकारी को सहेजने से आपकी फ़ाइल का आकार बढ़ जाता है। यदि आपके दस्तावेज़ में चित्रों को संपीड़ित करने से आपकी फ़ाइल का आकार बहुत नीचे नहीं गया है, तो आप सहेजे गए स्वरूपण जानकारी को हटा सकते हैं। दोबारा, आप दस्तावेज़ को एक नई फ़ाइल के रूप में सहेजना शुरू कर सकते हैं इससे पहले कि आप शुरू करें ताकि आप आवश्यक होने पर मूल में वापस आ सकें.

अपने दस्तावेज़ को खोलने के साथ, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें.

फ़ाइल मेनू पर, विकल्प पर क्लिक करें.

Word विकल्प विंडो में, बाईं ओर के चयन से, उन्नत पर क्लिक करें.

उन्नत वर्ड विकल्प विंडो में, दाईं ओर "छवि आकार और गुणवत्ता" अनुभाग तक स्क्रॉल करें। फ़ाइल को सहेजते समय Word को फ़ॉर्मेटिंग जानकारी को त्यागने के लिए "डेटा संपादित करना छोड़ें" विकल्प का चयन करें। इस अनुभाग में अन्य विकल्प आपको संपीड़ित छवियों के विरुद्ध दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने की अनुमति देते हैं और जब छवियाँ संपीड़ित होती हैं, तो इसके लिए एक डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन का चयन करें (हालाँकि आप कंप्रेसिंग करते समय हमेशा एक नए रिज़ॉल्यूशन का चयन कर सकते हैं).

जब आप ऐसा कर लें, तो अपनी फ़ाइल को सहेजें (या नई फ़ाइल के रूप में सहेजें) और फिर नई फ़ाइल का आकार देखें। यह संभवतः एक अच्छा सा नीचे चला गया है.

हमारे उदाहरण में, हमने एक वर्ड फाइल ("इमेज में फाइल 1.docx") ली है, जिसमें लगभग 20 अच्छी क्वालिटी के चित्र हैं और जिनका वजन लगभग 48 एमबी है। उन छवियों में से कई को क्रॉप किया गया था, कुछ का आकार बदला गया था, और कई अन्य तरीकों से संपादित किए गए थे। छवियों को संपीड़ित करने और सहेजी गई फ़ॉर्मेटिंग जानकारी को निकालने के बाद, नई फ़ाइल ("फ़ाइल 2 (संपीड़ित) .docx" निम्न छवि में है) अब केवल 35 एमबी से कम है, फ़ाइल आकार में लगभग 27% की कमी है। और DOCX प्रारूप में संपीड़न में निर्मित चित्रण करने के लिए, हमने उस फ़ाइल को भी ज़िप किया। जैसा कि आप देख सकते हैं, ज़िप्ड और अनज़ैप्ड फ़ाइलों के बीच आकार में अंतर नगण्य है.

और बस! छवियां बड़ी हैं और वे आपके कार्यालय दस्तावेजों के आकार को तेजी से बढ़ा सकते हैं। लेकिन ऑफिस ऐप्स में बिल्ट इन कम्प्रेशन टूल्स का उपयोग करके और पुरानी एडिटिंग की जानकारी को हटाकर, आप उन ऑफिस दस्तावेज़ों के आकार को काफी कम कर सकते हैं, जिनमें बिना ज्यादा मेहनत के चित्र हैं।.