Outlook में वार्तालाप क्लीन अप टूल का उपयोग कैसे करें

कुछ लोग अपने Outlook फ़ोल्डर को पूरी तरह से नियंत्रित रखना पसंद करते हैं, ईमेल के साथ बड़े करीने से वर्गीकृत और एक तार्किक, न्यूनतम फ़ोल्डर संरचना में संग्रहीत किया जाता है। हम में से अधिकांश ऐसा नहीं हैं, इसलिए Microsoft ने मदद करने के लिए उपकरण प्रदान किए हैं। इन उपकरणों में से एक अल्पज्ञात वार्तालाप सफाई उपकरण है, जो बातचीत से अनावश्यक ईमेल को हटा या स्थानांतरित कर देता है। यहां देखिए यह कैसे काम करता है.

आप एकल वार्तालाप, एक फ़ोल्डर या एक फ़ोल्डर और उसके सभी उप-फ़ोल्डरों के विरुद्ध वार्तालाप क्लीन अप टूल चला सकते हैं। यह उन ईमेलों की तलाश करता है जो निरर्थक हैं, जिनका अर्थ है कि वार्तालाप में एक अन्य संदेश में पूर्ण रूप से शामिल किया गया। यह तब (डिफ़ॉल्ट रूप से) हटाता है या इन ईमेल को किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने इसे कैसे सेट किया है। यह आपके मेलबॉक्स को एक ही संदेश की कई प्रतियों से भरे रहने में मदद करता है.

सबसे पहले, आपको वार्तालाप क्लीन अप पैरामीटर सेट करने की आवश्यकता है। फ़ाइल> विकल्प> मेल पर जाएं और फिर "वार्तालाप क्लीन अप" अनुभाग तक स्क्रॉल करें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, वार्तालाप क्लीनअप आइटमों को हटा देता है, लेकिन यदि आप इसके बजाय किसी बेमानी आइटम को फ़ोल्डर में ले जाना चाहते हैं, तो आप "ब्राउज़ करें" पर क्लिक कर सकते हैं और उस फ़ोल्डर को चुन सकते हैं, जिसे आप उन्हें स्थानांतरित करना चाहते हैं। यह आसान है यदि आप अपने लिए दो बार जांचना चाहते हैं कि जो उपकरण वास्तव में मिल रहे हैं वे संदेश बेमानी हैं। वार्तालाप क्लीनअप टूल हमारे अनुभव में विश्वसनीय है, लेकिन कभी-कभी चीजों को स्वयं जाँचने के लिए कोई विकल्प नहीं है.

आप संभवतः अन्य डिफ़ॉल्ट विकल्पों को छोड़ सकते हैं क्योंकि वे हैं क्योंकि वे बहुत अधिक समझ में आते हैं, लेकिन अगर आपकी स्थिति या प्राथमिकताएं अलग हैं, तो आगे बढ़ें और मापदंडों को चालू या बंद करें जैसा कि आप फिट देखते हैं। एक बार जब आप अपनी इच्छानुसार सेटिंग्स प्राप्त कर लेते हैं, तो Outlook पर वापस जाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

अब, आपको उपकरण खोलने की आवश्यकता है। "होम" टैब पर, "क्लीन अप" बटन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू आपको उस वार्तालाप को साफ करने का विकल्प देता है जो वर्तमान में फ़ोल्डर, पूरे फ़ोल्डर या पूरे फ़ोल्डर और सभी उप-फ़ोल्डरों में चुना गया है.

यदि आपको "क्लीन अप कन्वर्सेशन" विकल्प की आवश्यकता नहीं है, तो आप इस मेनू को फ़ोल्डर> क्लीन अप फ़ोल्डर पर क्लिक करके भी एक्सेस कर सकते हैं.

हम अभी के लिए "क्लीन अप फोल्डर" के साथ जाएंगे, लेकिन यह प्रक्रिया एक ही है कि क्या आप एक वार्तालाप, एक फ़ोल्डर, या एक फ़ोल्डर और उसके उप-फ़ोल्डर्स को साफ करते हैं। और एक-क्लिक विकल्प के लिए, आप हमेशा नेविगेशन फलक में एक फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और "क्लीन अप फ़ोल्डर" का चयन कर सकते हैं।

पहली बार जब आप इस टूल को चलाते हैं, तो एक चेतावनी पॉप अप होती है, जिससे आपको सेटिंग्स बदलने, टूल चलाने या ऑपरेशन रद्द करने का विकल्प मिलता है।.

यदि आप चाहते हैं कि उपकरण इस पॉपअप को देखे बिना चले, तो "इस संदेश को फिर से न दिखाएं" विकल्प को सक्षम करें.

टूल को चलाने के लिए "क्लीन अप फोल्डर" पर क्लिक करें (यदि आपने "इस संदेश को फिर से प्रदर्शित न करें" विकल्प पर स्विच किया है, तो इस समय से यह टूल जैसे ही आप इसे चुनेंगे उतना ही चलेगा)। जब उपकरण चल रहा हो, जो बहुत कम समय ले सकता है यदि आप इसे बहुत सारे संदेशों वाले फ़ोल्डर पर पहली बार चला रहे हैं, तो आउटलुक के निचले भाग में एक स्थिति नोटिस बार में दिखाई देता है.

यह चालू रहते हुए आप Outlook का उपयोग कर सकते हैं। एक बार स्थिति नोटिस गायब हो जाने के बाद, उपकरण समाप्त हो गया है। यह आपको नहीं बताएगा कि यह समाप्त हो गया है-उपकरण आपकी मदद करने के लिए पृष्ठभूमि में चलाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, न कि आपको संदेशों के साथ बमबारी करने के लिए-लेकिन यह आपको बताएगा कि क्या इसे साफ करने के लिए कोई संदेश नहीं मिल सकता है.

यही सब है इसके लिए। जब हमने इस टूल को 2487 ईमेल वाले एक उदाहरण फ़ोल्डर पर चलाया, तो इसमें 502 मेल पाए गए जिन्हें हटाया जा सकता था। फोल्डर में ईमेल का पांचवां हिस्सा बेमानी था, इसलिए यह एक आंख खोलने वाला और प्रयोग करने लायक उपकरण है यदि आप अंतरिक्ष से बाहर भाग रहे हैं या बातचीत के माध्यम से थक गए हैं.