जानें कैसे एक्सेल मैक्रोज़ का उपयोग करें थकाऊ कार्यों को स्वचालित करने के लिए

एक्सेल के अधिक शक्तिशाली, लेकिन शायद ही कभी इस्तेमाल किए जाने वाले कार्यों में से एक मैक्रोज़ के भीतर स्वचालित कार्यों और कस्टम लॉजिक को आसानी से बनाने की क्षमता है। मैक्रोज़ पूर्वानुमानित, दोहराए जाने वाले कार्यों के साथ-साथ दस्तावेज़ स्वरूपों को मानकीकृत करने के लिए एक आदर्श तरीका प्रदान करते हैं - कई बार कोड की एक पंक्ति लिखने के बिना.

यदि आप उत्सुक हैं कि मैक्रोज़ क्या हैं या वास्तव में उन्हें कैसे बनाया जाए, तो कोई समस्या नहीं है - हम आपको पूरी प्रक्रिया के माध्यम से चलेंगे.

ध्यान दें: यही प्रक्रिया Microsoft Office के अधिकांश संस्करणों में काम करनी चाहिए। स्क्रीनशॉट थोड़ा अलग लग सकता है.

मैक्रो क्या है?

Microsoft Office मैक्रो (जैसा कि यह कार्यक्षमता MS Office अनुप्रयोगों में से कई पर लागू होती है) केवल एक दस्तावेज़ के अंदर सहेजे गए अनुप्रयोगों (VBA) कोड के लिए Visual Basic है। तुलनीय सादृश्य के लिए, HTML के रूप में एक दस्तावेज़ और जावास्क्रिप्ट के रूप में एक मैक्रो के बारे में सोचें। उसी तरह से जब जावास्क्रिप्ट वेबपेज पर HTML में हेरफेर कर सकता है, तो एक मैक्रो किसी दस्तावेज़ में हेरफेर कर सकता है.

मैक्रों अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली हैं और आपकी कल्पना को आकर्षित कर सकते हैं। कार्यों की एक (बहुत) छोटी सूची के रूप में आप एक मैक्रो के साथ कर सकते हैं:

• शैली और स्वरूपण लागू करें.
• डेटा और पाठ में हेरफेर करें.
• डेटा स्रोतों (डेटाबेस, पाठ फ़ाइलें, आदि) के साथ संवाद करें.
• पूरी तरह से नए दस्तावेज़ बनाएँ.
• किसी भी संयोजन, किसी भी क्रम में, उपरोक्त में से कोई भी.

एक मैक्रो बनाना: उदाहरण द्वारा एक स्पष्टीकरण

हम आपकी उद्यान किस्म CSV फ़ाइल से शुरू करते हैं। यहां कुछ भी विशेष नहीं है, पंक्ति और स्तंभ शीर्षक दोनों के साथ 0 और 100 के बीच संख्याओं का सिर्फ 10 × 20 सेट। हमारा लक्ष्य एक अच्छी स्वरूपित, प्रस्तुत करने योग्य डेटा शीट का उत्पादन करना है जिसमें प्रत्येक पंक्ति के लिए सारांश योग शामिल हैं.

जैसा कि हमने ऊपर बताया, एक मैक्रो VBA कोड है, लेकिन एक्सेल के बारे में एक अच्छी बात यह है कि आप उन्हें आवश्यक शून्य कोडिंग के साथ बना / रिकॉर्ड कर सकते हैं - जैसा कि हम यहां करेंगे.

मैक्रो बनाने के लिए, व्यू> मैक्रोज़> रिकॉर्ड मैक्रो पर जाएं.

मैक्रो को एक नाम (कोई स्थान नहीं) असाइन करें और ठीक पर क्लिक करें.

एक बार यह किया जाता है, सब आपके कार्य रिकॉर्ड किए जाते हैं - प्रत्येक सेल परिवर्तन, स्क्रॉल कार्रवाई, विंडो आकार, आप इसे नाम देते हैं.

ऐसे कुछ स्थान हैं जो एक्सेल को रिकॉर्ड मोड बताते हैं। एक मैक्रो मेनू को देखने और यह देखते हुए है कि स्टॉप रिकॉर्डिंग ने रिकॉर्ड मैक्रो के विकल्प को बदल दिया है.

दूसरा नीचे दायें कोने में है। 'स्टॉप' आइकन इंगित करता है कि यह मैक्रो मोड में है और यहां दबाने से रिकॉर्डिंग बंद हो जाएगी (इसी तरह, रिकॉर्ड मोड में नहीं होने पर, यह आइकन रिकॉर्ड मैक्रो बटन होगा, जिसे आप मैक्रोज़ मेनू में जाने के बजाय उपयोग कर सकते हैं).

अब जब हम अपना मैक्रो रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो हम अपने सारांश की गणना लागू करते हैं। सबसे पहले हेडर लगाएं.

अगला, क्रमशः उपयुक्त सूत्र लागू करें:

• = SUM (B2: K2)
• = औसत (B2: K2)
• = मिन (B2: K2)
• = मैक्स (B2: K2)
• = मध्यिका (B2: K2)

अब, सभी गणना कोशिकाओं को हाइलाइट करें और प्रत्येक पंक्ति में गणनाओं को लागू करने के लिए हमारी सभी डेटा पंक्तियों की लंबाई खींचें.

एक बार ऐसा करने के बाद, प्रत्येक पंक्ति को अपनी संबंधित सारांश प्रदर्शित करनी चाहिए.

अब, हम पूरी शीट के लिए सारांश डेटा प्राप्त करना चाहते हैं, इसलिए हम कुछ और गणनाएँ लागू करते हैं:

क्रमश:

• = SUM (एल 2: L21)
• = अवेरेज (बी 2: के 21) *इसकी गणना सभी डेटा पर की जानी चाहिए क्योंकि पंक्ति औसत का औसत सभी मानों के औसत के बराबर नहीं होता है.
• = मिन (एन 2: N21)
• = मैक्स (O2: O21)
• = मध्यिका (B2: K21) * ऊपर के रूप में एक ही कारण के लिए सभी डेटा भर में गणना.

अब जब गणना की जाती है, तो हम शैली और स्वरूपण लागू करेंगे। सबसे पहले सभी सेल में सेलेक्ट जनरल (सभी Ctrl + A या तो पंक्ति और कॉलम हेडर के बीच की सेल पर क्लिक करके) को लागू करें और होम मेनू के अंतर्गत "कोमा स्टाइल" आइकन चुनें।.

अगला, पंक्ति और स्तंभ शीर्ष दोनों पर कुछ दृश्य स्वरूपण लागू करें:

• साहसिक.
• केंद्रित.
• पृष्ठभूमि रंग भरें.

और अंत में, कुछ शैली को योगों पर लागू करें.

जब सब समाप्त हो जाता है, तो यह हमारी डेटा शीट जैसा दिखता है:

चूंकि हम परिणामों से संतुष्ट हैं, इसलिए मैक्रो की रिकॉर्डिंग बंद कर दें.

बधाई - आपने अभी-अभी एक्सेल मैक्रो बनाया है.

अपने नए रिकॉर्ड किए गए मैक्रो का उपयोग करने के लिए, हमें अपनी एक्सेल वर्कबुक को मैक्रो इनेबल्ड फ़ाइल फॉर्मेट में सेव करना होगा। हालाँकि, ऐसा करने से पहले, हमें पहले सभी मौजूदा डेटा को साफ़ करने की आवश्यकता है ताकि यह हमारे टेम्पलेट में एम्बेडेड न हो (हर बार जब हम इस टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, तो हम सबसे अद्यतित डेटा आयात करेंगे).

ऐसा करने के लिए, सभी कक्षों का चयन करें और उन्हें हटा दें.

अब डेटा को मंजूरी दे दी गई है (लेकिन एक्सेल फ़ाइल में मैक्रोज़ अभी भी शामिल है), हम फ़ाइल को मैक्रो सक्षम टेम्पलेट (XLTM) फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि यदि आप इसे मानक टेम्पलेट (XLTX) फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं तो मैक्रोज़ करेगा नहीं इससे चलाया जा सकता है। वैकल्पिक रूप से, आप फ़ाइल को एक विरासत टेम्पलेट (XLT) फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं, जो मैक्रोज़ को चलाने की अनुमति देगा.

एक बार जब आप फ़ाइल को टेम्पलेट के रूप में सहेज लेते हैं, तो आगे बढ़कर Excel को बंद कर दें.

एक एक्सेल मैक्रो का उपयोग करना

कवर करने से पहले कि हम इस नए रिकॉर्ड किए गए मैक्रो को कैसे लागू कर सकते हैं, सामान्य रूप से मैक्रोज़ के बारे में कुछ बिंदुओं को कवर करना महत्वपूर्ण है:

• मैक्रोज़ दुर्भावनापूर्ण हो सकते हैं.
• ऊपर का बिंदु देखें.

VBA कोड वास्तव में काफी शक्तिशाली है और वर्तमान दस्तावेज़ के दायरे से बाहर फ़ाइलों में हेरफेर कर सकता है। उदाहरण के लिए, एक मैक्रो आपके My Documents फ़ोल्डर में रैंडम फ़ाइलों को बदल या हटा सकता है। जैसे, आपको यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है केवल विश्वसनीय स्रोतों से मैक्रोज़ चलाएं.

उपयोग करने के लिए हमारे डेटा प्रारूप मैक्रो को डालने के लिए, Excel टेम्पलेट फ़ाइल खोलें जो ऊपर बनाई गई थी। जब आप ऐसा करते हैं, तो मान लें कि आपके पास मानक सुरक्षा सेटिंग्स सक्षम हैं, तो आपको कार्यपुस्तिका के शीर्ष पर एक चेतावनी दिखाई देगी जो कहती है कि मैक्रोज़ अक्षम हैं। क्योंकि हम अपने द्वारा बनाए गए मैक्रो पर भरोसा करते हैं, 'सामग्री सक्षम करें' बटन पर क्लिक करें.

आगे, हम एक CSV से नवीनतम डेटा सेट आयात करने जा रहे हैं (यह वह स्रोत है जो हमारे मैक्रो को बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली वर्कशीट है).

CSV फ़ाइल के आयात को पूरा करने के लिए, आपको एक्सेल के लिए इसे सही तरीके से व्याख्या करने के लिए कुछ विकल्प निर्धारित करने पड़ सकते हैं (जैसे कि सीमांकक, शीर्षलेख उपस्थित इत्यादि).

एक बार हमारा डेटा आयात हो जाने के बाद, बस मैक्रोज़ मेनू (व्यू टैब के तहत) पर जाएँ और व्यू मैक्रोज़ चुनें.

परिणामी संवाद बॉक्स में, हम ऊपर दर्ज किए गए "प्रारूपडेटा" मैक्रो को देखते हैं। इसे चुनें और रन पर क्लिक करें.

एक बार दौड़ने के बाद, आप कुछ क्षणों के लिए कर्सर को इधर-उधर कूदते हुए देख सकते हैं, लेकिन जैसा कि आप देखेंगे कि डेटा में हेरफेर किया जाएगा ठीक ठीक जैसा कि हमने इसे रिकॉर्ड किया है। जब सब कहा और किया जाता है, तो यह हमारे मूल की तरह दिखना चाहिए - अलग-अलग डेटा को छोड़कर.

हूड के तहत खोज: क्या एक मैक्रो काम करता है

जैसा कि हमने कई बार उल्लेख किया है, एक मैक्रो विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (VBA) कोड द्वारा संचालित होता है। जब आप मैक्रो को "रिकॉर्ड" करते हैं, तो एक्सेल वास्तव में आपके द्वारा अपने संबंधित VBA निर्देशों में सब कुछ अनुवाद कर रहा है। इसे सीधे शब्दों में कहें - आपको कोई कोड लिखने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि एक्सेल आपके लिए कोड लिख रहा है.

मैक्रो संवाद से हमारे मैक्रो को चलाने वाले कोड को देखने के लिए, संपादन बटन पर क्लिक करें.

खुलने वाली विंडो उस स्रोत कोड को प्रदर्शित करती है जो मैक्रो बनाते समय हमारे कार्यों से रिकॉर्ड किया गया था। बेशक, आप इस कोड को संपादित कर सकते हैं या यहां तक ​​कि पूरी तरह से कोड विंडो के अंदर नए मैक्रोज़ बना सकते हैं। हालांकि इस लेख में उपयोग की जाने वाली रिकॉर्डिंग कार्रवाई सबसे अधिक आवश्यकताओं के अनुरूप होगी, स्रोत कोड को संपादित करने के लिए अधिक अनुकूलित कार्यों या सशर्त क्रियाओं की आवश्यकता होगी.

हमारे उदाहरण एक कदम आगे ले जा ...

Hypothetically, मान लें कि हमारी स्रोत डेटा फ़ाइल, data.csv, एक स्वचालित प्रक्रिया द्वारा निर्मित होती है जो हमेशा फ़ाइल को उसी स्थान पर सहेजती है (उदा। C: \ Data \ data.csv हमेशा सबसे हाल का डेटा है)। इस फ़ाइल को खोलने और इसे आयात करने की प्रक्रिया को आसानी से मैक्रो में भी बनाया जा सकता है:

1. एक्सेल टेम्प्लेट फ़ाइल खोलें जिसमें हमारा "फ़ॉर्मेटडेटा" मैक्रो हो.
2. एक नया मैक्रो रिकॉर्ड करें जिसका नाम "लोडडाटा" है.
3. मैक्रो रिकॉर्डिंग के साथ, डेटा फ़ाइल को आयात करें जैसे आप सामान्य रूप से करेंगे.
4. डेटा आयात होने के बाद, मैक्रो को रिकॉर्ड करना बंद करें.
5. सभी सेल डेटा हटाएं (सभी का चयन करें फिर हटाएं).
6. अपडेट किया गया टेम्प्लेट सहेजें (मैक्रो सक्षम टेम्प्लेट प्रारूप का उपयोग करना याद रखें).

एक बार ऐसा करने के बाद, जब भी टेम्प्लेट खोला जाता है तो दो मैक्रोज़ होंगे - एक जो हमारे डेटा को लोड करता है और दूसरा जो इसे फॉरमेट करता है.

यदि आप वास्तव में कोड संपादन के साथ अपने हाथों को गंदा करना चाहते हैं, तो आप इन कार्यों को आसानी से "लोडडाटा" से उत्पन्न कोड की प्रतिलिपि बनाकर और "स्वरूपदत्ता" से कोड की शुरुआत में सम्मिलित करके एक ही मैक्रो में जोड़ सकते हैं।.

इस टेम्पलेट को डाउनलोड करें

आपकी सुविधा के लिए, हमने इस लेख में उत्पादित एक्सेल टेम्पलेट और साथ ही साथ खेलने के लिए आपके लिए एक नमूना डेटा फ़ाइल दोनों को शामिल किया है.

कैसे-कैसे गीक से एक्सेल मैक्रो टेम्पलेट डाउनलोड करें