Microsoft Outlook में कस्टम खोज फ़ोल्डर के साथ समय बचाएं

आउटलुक में खोज करना बहुत आसान है, लेकिन अगर आप उन्हें नियमित रूप से करते हैं, तो उन खोजों को बार-बार टाइप करने से क्यों परेशान होते हैं? कस्टम खोज फ़ोल्डर आपको उन कस्टम खोजों को सहेजने देते हैं ताकि आप बस एक या दो क्लिक करके उन्हें वापस पा सकें.

और जब यह केवल एक खोज की तरह कस्टम खोज फ़ोल्डर के बारे में सोचने के लिए लुभावना है, तो वे वास्तव में उससे भी ज्यादा अच्छे हैं। चूँकि वे स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं, वे वास्तव में जीमेल में लेबल्स फ़ीचर के समान वर्चुअल फ़ोल्डर्स जैसे काम करते हैं, अधिक शक्तिशाली को छोड़कर। एक ऐसा फ़ोल्डर चाहते हैं जो केवल उन संदेशों को दिखाता है जो किसी विशेष व्यक्ति से बिना पढ़े, और एक या अधिक अनुलग्नक हैं? कोई बात नहीं.

आइए एक नज़र डालते हैं कि उन्हें कैसे स्थापित किया जाए.

Outlook में एक पूर्वनिर्धारित खोज फ़ोल्डर बनाएँ

आउटलुक में पहले से ही कई पूर्वनिर्धारित खोज फ़ोल्डर हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। आप इनमें से किसी को भी कस्टमाइज़ नहीं कर सकते हैं, लेकिन जब वे आपकी ज़रूरतों को पूरा करते हैं, तो वे पहली नज़र में देखने लायक होते हैं.

इसके साथ शुरू करने के लिए, आपको विंडो के बाईं ओर अपने आउटलुक डेटा फ़ाइल में फ़ोल्डर्स की सूची के नीचे अपने खोज फ़ोल्डर मिलेंगे। प्रत्येक डेटा फ़ाइल में स्वयं का खोज फ़ोल्डर होता है, इसलिए यदि आप एक से अधिक खाते की जाँच के लिए Outlook का उपयोग करते हैं, तो आप प्रत्येक के लिए अलग-अलग खोज फ़ोल्डर सेट कर सकते हैं.

जब तक आप अपना पहला खोज फ़ोल्डर नहीं बना लेते, तब तक आप "खोज फ़ोल्डर" फ़ोल्डर का चयन नहीं कर पाएंगे। एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, रिबन पर "फ़ोल्डर" टैब पर जाएं और फिर "नया खोज फ़ोल्डर" बटन पर क्लिक करें.

यह नई खोज फ़ोल्डर विंडो खोलता है। आपको रीडिंग मेल, मेल फ्रॉम पीपल एंड लिस्ट और ऑर्गनाइजिंग मेल जैसी श्रेणियों में पूर्वनिर्धारित खोज फ़ोल्डरों का एक समूह दिखाई देगा। अधिकांश फ़ोल्डर्स बहुत आत्म-व्याख्यात्मक हैं, इसलिए हम उन्हें विस्तार से कवर नहीं करेंगे-आप बस उनके माध्यम से ब्राउज़ कर सकते हैं.

यहां, हम एक नया खोज फ़ोल्डर बना रहे हैं जो अपठित मेल दिखाता है। यह एक सुपर आसान खोज फ़ोल्डर है, क्योंकि यह आपके सभी अपठित मेल को दिखाता है, कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह किस फ़ोल्डर में संग्रहीत है। बस उस खोज फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप बनाना चाहते हैं, और फिर "ओके" बटन दबाएं।.

बहुत आसान है, है ना? अब, अपने स्वयं के कस्टम खोज फ़ोल्डर बनाने पर एक नज़र डालें, जो अधिक शक्तिशाली हैं.

Outlook में एक कस्टम खोज फ़ोल्डर बनाएँ

कस्टम खोज फ़ोल्डर्स आपको अतिरिक्त मापदंड बताते हैं कि पूर्वनिर्धारित खोज फ़ोल्डर में शामिल नहीं है-आप किसी भी क्षेत्र से बहुत खोज कर सकते हैं जिसमें एक Outlook संदेश शामिल है। इससे भी महत्वपूर्ण बात, आप एक कस्टम खोज फ़ोल्डर बना सकते हैं जो संदेशों का चयन करने के लिए कई मानदंडों का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, आपके पास कुछ लोगों से केवल एक ही संदेश प्रदर्शित हो सकता है और जिसमें विषय पंक्ति में विशिष्ट शब्द हैं.

एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, रिबन पर "फ़ोल्डर" टैब पर जाएं और फिर "नया खोज फ़ोल्डर" बटन पर क्लिक करें.

नई खोज फ़ोल्डर विंडो में, सूची के नीचे स्क्रॉल करें, "कस्टम खोज फ़ोल्डर बनाएँ" विकल्प चुनें, और फिर दिखाई देने वाले "चुनें" बटन पर क्लिक करें।.

कस्टम खोज फ़ोल्डर विंडो में, अपने फ़ोल्डर के लिए एक नाम लिखें.

अगला, आप खोज के मानदंड स्थापित करेंगे, इसलिए "मानदंड" बटन दबाएं.

खोज फ़ोल्डर मानदंड विंडो आपको वास्तव में अपनी खोज को अनुकूलित करने की सुविधा देता है, और आप जितने चाहें उतने उपलब्ध मानदंडों का चयन कर सकते हैं.

"संदेश" टैब में मूल मानदंड होते हैं जो आपको विषय या संदेश के मुख्य शब्दों, प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं की खोज करने देता है। आप उन संदेशों की खोज को भी सीमित कर सकते हैं, जहाँ आप "टू" लाइन या "टू" या "सीसी" लाइन पर अन्य लोगों के साथ एकमात्र व्यक्ति हैं.

और आप संदेशों के लिए एक समय सीमा भी निर्दिष्ट कर सकते हैं जब वे प्राप्त किए गए, भेजे गए, संशोधित किए गए हैं, और इसी तरह। इसलिए, उदाहरण के लिए, आप केवल उन संदेशों को दिखा सकते हैं जो पिछले सात दिनों में प्राप्त हुए थे.

"अधिक विकल्प" टैब आपकी खोज को कम करने के लिए और भी अधिक मापदंड प्रदान करता है। आप विशिष्ट श्रेणियों में संदेशों द्वारा खोज सकते हैं, जो बिना पढ़े हुए हैं या संलग्नक हैं, संदेश के महत्व से, जिन्हें ध्वजांकित किया गया है या नहीं, और यहां तक ​​कि संदेश के वास्तविक आकार से भी। पिछले एक को बड़े अनुलग्नकों को खोजने और हटाने के लिए सहायक हो सकता है, वैसे.

"उन्नत" टैब आपको उन सभी क्षेत्रों के आधार पर मापदंड जोड़ने देता है जो एक आउटलुक ऑब्जेक्ट स्टोर कर सकते हैं। उनमें से भार हैं, इसलिए हम उन्हें यहां कवर नहीं करेंगे। लेकिन अगर आपको किसी ऐसी चीज़ से खोज करने की ज़रूरत है जो आपको अन्य टैब पर नहीं मिली है, तो संभावना है कि आप इसे "फ़ील्ड" बटन पर क्लिक करके और मेनू ब्राउज़ करके पाएंगे।.

जब आप उन तीन टैब पर इच्छित सभी मापदंड सेट कर रहे हों, तो आगे बढ़ें और कस्टम खोज फ़ोल्डर विंडो पर लौटने के लिए "ओके" बटन पर क्लिक करें। आपके द्वारा किए जाने से पहले एक और बात यहां आप कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा बनाई गई कस्टम खोज आपके Outlook डेटा फ़ाइल के सभी फ़ोल्डरों से खींचेगी। यदि आप उसे केवल कुछ फ़ोल्डरों तक सीमित करना चाहते हैं, तो "ब्राउज़ करें" बटन पर क्लिक करें.

फ़ोल्डर चुनें विंडो में, उन फ़ोल्डरों का चयन करें जिन्हें आप खोज में शामिल करना चाहते हैं, और फिर "ओके" बटन पर क्लिक करें.

और फिर मुख्य अनुकूलित विंडो में वापस जाएं, आगे बढ़ें और फिर से "ओके" पर क्लिक करें.

Outlook कस्टम खोज फ़ोल्डर बनाता है और इसे आपके फ़ोल्डर दृश्य में जोड़ता है.

एक बार जब आप इसे उपयोग करने के हैंग हो जाते हैं, तो कस्टम खोज फ़ोल्डर सुविधा बहुत शक्तिशाली होती है। यहां उन चीजों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनके लिए आप खोज फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं:

• अपने बॉस को संदेश और संदेश
• श्रेणी के अनुसार अनसुलझे फॉलोअप झंडे वाले संदेश (उदाहरण के लिए, आप व्यक्तिगत श्रेणी में केवल अनसुलझे आइटम खोज सकते हैं)
• उच्च महत्व वाले संदेश
• क्लाइंट से और उसके लिए संदेश (आप खोज बॉक्स में अपने संपूर्ण डोमेन का उपयोग भी कर सकते हैं और सभी क्षेत्रों को खोजना चुन सकते हैं)
• अनुलग्नकों वाले संदेश और वे एक निश्चित आकार से अधिक हैं (बड़ी अनुलग्नकों से छुटकारा पाने के लिए और आपकी डेटा फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए महान)

और वह सिर्फ सतह को खरोंचता है। तो, आप किस प्रकार के खोज फ़ोल्डर बनाते हैं? हमें टिप्पणियों में बताएं!